Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Gồm Những Gì? Cách Lập, Lưu Trữ

Trong mỗi doanh nghiệp, chứng từ kế toán là nền tảng của mọi hoạt động kế toán, giúp minh bạch hóa thông tin tài chính và tạo căn cứ pháp lý cho việc kiểm tra, kiểm soát. Vậy Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Gồm Những Gì? Cách Lập, Lưu Trữ chúng ra sao để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp? Bài viết này Le Anh Education sẽ giúp bạn nắm rõ từng khía cạnh quan trọng của chứng từ kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp và tuân thủ các quy định kế toán.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những tài liệu hoặc hồ sơ ghi lại các thông tin liên quan đến các các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Mỗi chứng từ đều chứa các dữ liệu quan trọng như ngày tháng, nội dung giao dịch, số lượng, giá trị, và các bên liên quan.

Vai trò của chứng từ kế toán:

Thực hiện kế toán ban đầu: Việc lập chứng từ kế toán là bước đầu tiên trong quy trình kế toán, góp phần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp. Nếu thiếu chứng từ, doanh nghiệp sẽ không thể tiến hành các hoạt động kế toán cơ bản, ảnh hưởng đến toàn bộ công tác quản lý tài chính.

Cung cấp căn cứ ghi chép sổ sách: Chứng từ kế toán đóng vai trò làm căn cứ cho việc ghi nhận các giao dịch tài chính một cách minh bạch và rõ ràng. Thông tin chi tiết như số tiền, người giao dịch, ngày thực hiện... được ghi nhận đầy đủ, giúp kế toán viên dễ dàng phân loại và định vị chính xác các khoản thu chi, nợ phải trả và tài sản của doanh nghiệp.

Ghi nhận các hoạt động tài chính: Việc lập chứng từ giúp ghi nhận các giao dịch kinh tế và tài chính đã hoàn tất, qua đó đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Xác định trách nhiệm pháp lý: Lập chứng từ kế toán cũng đồng thời là công cụ giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp lý về kế toán và đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện đúng đắn.

Tầm quan trọng đối với việc ghi chép chứng từ:

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác của dữ liệu tài chính. Khi ghi chép các giao dịch, chứng từ giúp kế toán viên kiểm soát và đối chiếu thông tin dễ dàng hơn, hạn chế sai sót trong sổ sách, đồng thời là căn cứ để kiểm tra và kiểm toán nội bộ cũng như bên ngoài.

Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn tăng độ tin cậy của các báo cáo tài chính đối với nhà đầu tư, ngân hàng và các bên liên quan.

>>> Xem thêm: Lộ trình học kế toán hiệu quả cho người mới bắt đầu

2. Các yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán

Theo các nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015: Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

3. Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại theo mục đích sử dụng:

Chứng từ chấp hành: Gồm các loại phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu luân chuyển hàng hóa... Đây là các chứng từ ghi nhận các hoạt động kinh tế và tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.

Chứng từ mệnh lệnh: Bao gồm lệnh chi tiền, lệnh nhập hàng, lệnh xuất hàng, lệnh sản xuất... Chứng từ này biểu hiện các chỉ thị hoặc quyết định của những người có quyền ra lệnh trong tổ chức.

Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp nhiều chức năng, chẳng hạn như hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, giúp đồng thời phản ánh lệnh và thông tin giao dịch trong cùng một tài liệu.

Chứng từ thủ tục: Bao gồm sổ ghi chép, báo cáo tài chính... Các chứng từ này nhằm đáp ứng các yêu cầu về thủ tục và quy định kế toán, đảm bảo việc ghi nhận và báo cáo được thực hiện đúng chuẩn.

Phân loại theo hình thức:

Chứng từ thông thường: Chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ theo truyền thống.

Chứng từ điện tử: Là chứng từ được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử như: file Excel, file PDF, hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.

 4. Chứng từ kế toán gồm những gì?

Hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 133:

 Hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200:

 >>> Tham khảo: Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành cho người mới bắt đầu

5. Cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 18 Chương II Luật 2015 về việc Lập và lưu trữ chứng từ kế toán:

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

6. Cách quản lý, sử dụng chứng từ kế toánTheo Điều 21 Luật Kế toán 2015 về việc Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán:

1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán.

Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

7. Cách in và quản lý chứng từ kế toán trên phần mềm MISA

Hướng dẫn in chứng từ kế toán trực tiếp từ phần mềm MISA

Truy cập vào phân hệ kế toán:

• Mở phần mềm MISA và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
• Chọn phân hệ cần in chứng từ, ví dụ như phân hệ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, hoặc Bán hàng.
• Chọn chứng từ cần in:
• Truy cập vào danh sách chứng từ của phân hệ đã chọn.
• Tìm và chọn chứng từ bạn muốn in. Nếu có nhiều chứng từ, bạn có thể tìm kiếm bằng mã hoặc ngày chứng từ để dễ dàng tìm thấy chứng từ cần in.

Thực hiện in chứng từ:

• Nhấn vào nút In trên thanh công cụ (thường biểu tượng máy in).
• Lựa chọn loại chứng từ cần in, ví dụ: Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho.
• Tùy chỉnh các thông tin cần thiết trong giao diện in (nếu có), ví dụ: thêm chữ ký, logo công ty, hoặc các thông tin phụ khác.
• Nhấn In để in trực tiếp hoặc chọn Xuất ra file PDF nếu muốn lưu trước khi in.

Kiểm tra bản in:

Sau khi in, kiểm tra lại bản in để đảm bảo các thông tin, chữ ký và nội dung chứng từ hiển thị đúng chuẩn.

Cách quản lý và theo dõi chứng từ kế toán trên phần mềm MISA

Phân loại chứng từ theo từng phân hệ:

Trên MISA, các chứng từ được phân loại sẵn theo các phân hệ như Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Tổng hợp, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý từng loại chứng từ.
Khi nhập liệu, lưu ý chọn đúng phân hệ và loại chứng từ để việc theo dõi dễ dàng và không bị nhầm lẫn.

Tìm kiếm và lọc chứng từ:

Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc trong mỗi phân hệ để tìm nhanh chứng từ theo các tiêu chí như mã chứng từ, ngày chứng từ, đối tượng (nhà cung cấp, khách hàng), số tiền, loại tài khoản…

Bạn có thể lưu bộ lọc thường dùng để dễ dàng truy cập nhanh trong các lần tìm kiếm tiếp theo.

Ghi chú và phân quyền người dùng:

Để quản lý chứng từ hiệu quả, bạn có thể ghi chú trực tiếp trên mỗi chứng từ nếu cần lưu lại thông tin quan trọng, như thời hạn thanh toán hoặc yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

Phân quyền truy cập cho các nhân viên kế toán khác, đảm bảo mỗi người chỉ có thể truy cập và chỉnh sửa những chứng từ thuộc trách nhiệm của họ.

Theo dõi trạng thái chứng từ:

Phần mềm MISA có các trạng thái chứng từ như Chưa ghi sổ, Đã ghi sổ, Đã thanh toán, giúp bạn dễ dàng theo dõi quá trình xử lý chứng từ.

Bạn có thể lọc chứng từ theo trạng thái để biết được chứng từ nào đã hoàn tất và chứng từ nào cần được xử lý thêm.

Báo cáo chứng từ:

Tạo các báo cáo liên quan đến chứng từ như: Báo cáo quỹ, báo cáo thu chi, báo cáo công nợ. Những báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về tất cả các chứng từ đã phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định.

Báo cáo có thể được xuất ra file Excel hoặc PDF để lưu trữ và chia sẻ khi cần thiết.

Lưu trữ và sao lưu dữ liệu:

Đảm bảo chứng từ được lưu trữ an toàn bằng cách thường xuyên sao lưu dữ liệu từ phần mềm MISA. Điều này giúp bạn tránh mất mát dữ liệu trong trường hợp có sự cố kỹ thuật.

MISA cung cấp tính năng sao lưu tự động, bạn có thể thiết lập để phần mềm tự động sao lưu dữ liệu vào thời gian định kỳ.

8. Bài tập thực hành về chứng từ kế toán

Bài tập: Lập và xử lý chứng từ kế toán cơ bản

Bài tập 1: Công ty XYZ mua một lô hàng nguyên vật liệu trị giá 5,000,000 VND đã bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Hãy lập và xử lý các chứng từ kế toán cho nghiệp vụ này.

Lời giải:

Lập chứng từ kế toán:

Phiếu nhập kho: Ghi nhận số lượng và giá trị lô hàng nguyên vật liệu.

Giấy báo nợ ngân hàng: Xác nhận khoản tiền đã thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp.

Hạch toán nghiệp vụ:

Nợ TK 152 (Nguyên vật liệu): 4,545,455 VND
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 454,545 VND
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 5,000,000 VND

Lưu trữ chứng từ: Sắp xếp phiếu nhập kho và giấy báo nợ theo hồ sơ của tháng và phân loại vào tệp thanh toán qua ngân hàng.

Bài tập 2: Công ty ABC chi 1,200,000 VND tiền mặt để trả tiền điện cho văn phòng. Hãy lập các chứng từ và xử lý kế toán cho nghiệp vụ này.

Lời giải:

Lập chứng từ kế toán:

Phiếu chi tiền mặt: Chứng từ ghi nhận chi tiền mặt 1,200,000 VND để trả tiền điện.

Hóa đơn tiền điện: Hóa đơn từ công ty cung cấp điện.

Hạch toán nghiệp vụ:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 1,200,000 VND
Có TK 111 (Tiền mặt): 1,200,000 VND

Lưu trữ chứng từ:

Lưu phiếu chi tiền mặt và hóa đơn tiền điện theo thứ tự ngày và đưa vào tệp chi phí quản lý.

Bài tập: Tình huống sắp xếp và lưu trữ chứng từ

Bài tập 1: Công ty có nhiều hóa đơn mua hàng và hóa đơn bán hàng trong tháng. Bạn được yêu cầu sắp xếp chứng từ để tiện cho việc lập báo cáo thuế GTGT.

Lời giải:

Phân loại chứng từ:

Hóa đơn mua hàng: Sắp xếp theo thứ tự ngày, ghi rõ nhà cung cấp và mã hàng hóa.Hóa đơn bán hàng: Sắp

xếp theo thứ tự ngày, lưu kèm phiếu xuất kho.

Lưu trữ chứng từ:

Lưu hóa đơn mua hàng và bán hàng vào hai tệp riêng biệt, đánh dấu theo ngày tháng.

Tạo bảng kê hóa đơn đầu vào và đầu ra để tiện cho việc đối chiếu khi lập báo cáo thuế GTGT.

Bài tập 2: Công ty có các phiếu thu chi liên quan đến nhiều nghiệp vụ như thu tiền bán hàng, chi tiền lương, chi phí vận chuyển. Nhiệm vụ của bạn là tổ chức và lưu trữ các phiếu thu chi này để dễ dàng tra cứu.

Lời giải:

Phân loại chứng từ:

Chia chứng từ thành các loại như: Phiếu thu và Phiếu chi.

Phiếu thu: Bao gồm các nghiệp vụ thu tiền bán hàng, hoàn tiền tạm ứng.

Phiếu chi: Bao gồm chi phí lương, chi phí vận chuyển, chi phí văn phòng phẩm…

Sắp xếp chứng từ:

Lưu phiếu thu và phiếu chi theo ngày phát sinh.

Tạo tệp riêng cho mỗi loại chi phí (lương, vận chuyển, văn phòng phẩm) trong tệp Phiếu chi để dễ tra cứu khi lập báo cáo chi phí.

Chứng từ kế toán đóng vai trò không thể thiếu trong việc quản lý và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong mọi giao dịch. Hy vọng rằng qua bài viết này của Le Anh Education đã giúp bạn đã nắm được Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Gồm Những Gì? Cách Lập, Lưu Trữ chứng từ kế toán, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và bền vững hơn.

>>> Tham khảo: Học Kế Toán Thuế Online: Hướng Dẫn Từ A Đến Z