Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Viết Sai Mọi Trường Hợp

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, việc lập hóa đơn, gửi hóa đơn có thể có sai sót từ người bán hoặc người mua. Bài viết sau Leanh.edu.vn hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mọi trường hợp theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

I. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, phải cấp lại mã của cơ quan Thuế hoặc có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã xử lý sai sót lần đầu.

– Trường hợp lập hóa đơn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan Thuế.

– Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

– Nếu nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

II. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mọi trường hợp

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

1.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần gửi thông báo cho cơ quan Thuế (mẫu 04/SS-HĐĐT) để hủy hóa đơn có mã bị sai sót, lập hóa đơn mới để thay thế, gửi cơ quan Thuế để được cấp mã. Cơ quan Thuế hủy hóa đơn điện tử có sai sót đã lưu trên hệ thống.

1.2. Hóa đơn điện tử có mã đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót

- Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót: thông báo cho người mua; không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT).

- Hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế; về số tiền ghi trên hóa đơn, về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

+ Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

+ Cách 2: Người bán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Do hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế được người bán gửi trực tiếp (hoặc thông qua Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử) cho người mua nên xử lý sai sót hóa đơn điện tử như sau:

2.1. Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

Trong trường hợp này, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai là thông báo cho người mua; không phải lập lại hóa đơn.

Nếu đã gửi dữ liệu hóa đơn có sai sót cho cơ quan Thuế thì người bán thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT).

2.2. Hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế; về số tiền ghi trên hóa đơn, về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

- Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Xem thêm: Mô Tả Công Việc Của Kế Toán Tổng Hợp

Kết Luận

Trên đây là những hướng dẫn xử lý hóa đơn viết sai mà kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ để có những điều chỉnh nghiệp vụ kịp thời.

Để biết thêm những kiến thức và kinh nghiệm làm nghề kế toán các bạn có thể tham khảo các bài viết tại mục Kế toán của Leanh.edu.vn

Để được đào tạo bài bản về kế toán tổng hợp qua những video do các kế toán trưởng đã có nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ các bạn có thể tham khảo khóa học dưới đây:

Khóa học kế toán tổng hợp online

Khóa học này sẽ giúp các bạn có được kiến thức thực tế bài bản và hệ thống để tự tin lên, phân tích được báo cáo tài chính và báo cáo thuế; Sử dụng thành thạo phần mềm Kế toán Misa hoặc Excel

Ngoài ra khi đăng ký khóa học kế toán tổng hợp online bạn còn được tặng phần mềm Kế toán Misa bản quyền full chức năng (update bản mới nhất) và chia sẻ tài liệu, mẫu biểu kế toán giá trị

Leanh.edu.vn chúc các bạn thành công!