Hướng Dẫn Đăng Ký MST Cá Nhân Và Người Phụ Thuộc

Hướng Dẫn Đăng Ký MST Cá Nhân Và Người Phụ Thuộc là một trong những thủ tục quan trọng mà người lao động và doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo thực hiện đúng quy định về thuế thu nhập cá nhân. Qua bài viết này, Lê Ánh Education sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình đăng ký, hồ sơ cần chuẩn bị và cách xử lý các tình huống thường gặp, từ đó tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi kê khai với cơ quan thuế.

I. Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị

Trước khi tiến hành đăng ký mã số thuế (MST) cá nhân và người phụ thuộc, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo đúng quy định của cơ quan thuế. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi, tránh bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.

1. Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị

1, Giấy tờ của cá nhân đăng ký MST

- Căn cước công dân (CCCD) hoặc chứng minh nhân dân (CMTND) còn hiệu lực. Trường hợp người nước ngoài, cần chuẩn bị hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

- Nếu ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký MST thay thì cá nhân cần chuẩn bị thêm giấy ủy quyền theo mẫu của doanh nghiệp.

Lưu ý: Thông tin cá nhân trên giấy tờ tùy thân phải trùng khớp với thông tin kê khai trong tờ khai đăng ký MST. Những lỗi sai như viết sai số CCCD, sai chính tả tên đệm hoặc thiếu dấu tiếng Việt rất dễ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

2, Giấy tờ của người phụ thuộc

Tùy theo từng đối tượng người phụ thuộc, hồ sơ sẽ khác nhau:

- Đối với con cái:

• Giấy khai sinh của con (bản sao công chứng hoặc bản scan rõ nét).
• CCCD (nếu con đã đủ 14 tuổi và có giấy tờ tùy thân).
• Đối với cha mẹ, vợ/chồng, anh chị em, người nuôi dưỡng:
• Giấy tờ chứng minh quan hệ (sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn…).
• CCCD của người phụ thuộc.
• Giấy tờ chứng minh điều kiện nuôi dưỡng nếu thuộc diện không có thu nhập hoặc thu nhập thấp theo quy định (ví dụ: xác nhận thu nhập, giấy xác nhận tình trạng lao động…).

Lưu ý: Nếu người phụ thuộc đã có MST, người đăng ký cần điền đúng mã số này vào tờ khai để tránh việc cơ quan thuế cấp trùng. Nếu người phụ thuộc chưa có MST, hệ thống sẽ cấp MST mới sau khi hồ sơ hợp lệ.

3, Tờ khai đăng ký và biểu mẫu

Hiện nay, có 2 mẫu chính được sử dụng khi đăng ký MST cho cá nhân và người phụ thuộc:

- Mẫu 20-ĐK-TCT: Áp dụng cho cá nhân đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (và được áp dụng thống nhất trong toàn quốc).

- Mẫu 20-ĐK-TH-TCT: Áp dụng khi doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập đăng ký MST và người phụ thuộc thay cho nhân viên. Mẫu này sử dụng khi doanh nghiệp kê khai tập trung nhiều cá nhân và gửi qua hệ thống thuế điện tử.

Bạn có thể tải các mẫu này trên website của Tổng cục Thuế hoặc điền trực tiếp thông qua phần mềm HTKK.

2. Hướng dẫn điền các mục dễ nhầm trên tờ khai

Khi điền Mẫu 20-ĐK-TCT hoặc 20-ĐK-TH-TCT, nhiều cá nhân và kế toán thường mắc lỗi ở các mục sau:

- Mục “Thông tin người nộp thuế”: phải điền đúng theo CCCD/hộ chiếu, không viết tắt tên.

- Mục “Thông tin người phụ thuộc”: cần ghi rõ ngày sinh, giới tính, quan hệ với người nộp thuế. Đặc biệt, phần “Quan hệ với NNT” nên ghi theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế (VD: “Con ruột”, “Cha ruột”, “Mẹ ruột”, “Vợ”, “Chồng”…).

- Mã số thuế của người phụ thuộc: nếu đã có MST thì ghi đúng, nếu chưa có thì để trống (cơ quan thuế sẽ cấp sau).

- Thời điểm tính giảm trừ: cần điền đúng tháng/năm bắt đầu phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng để được giảm trừ đúng thời điểm.

Lưu ý: Khi điền bằng tay, nên viết chữ in hoa rõ ràng, không dùng bút xoá. Khi điền bằng file PDF hoặc HTKK, nên kiểm tra kỹ lỗi định dạng ngày tháng và khoảng trắng.

3. Lưu ý khi scan và gửi hồ sơ điện tử

Đối với hồ sơ nộp online qua hệ thống thuế điện tử hoặc qua doanh nghiệp:

- Scan rõ ràng, không bị cắt góc hoặc nhòe chữ.

- Dung lượng mỗi file không vượt quá giới hạn hệ thống (thường là 5MB/file).

- Nên đặt tên file theo cấu trúc: [Họ tên người nộp thuế] – [Loại giấy tờ], ví dụ:

NguyenVanA_GiayKhaiSinh.pdf để dễ quản lý và tránh nhầm lẫn khi gửi nhiều người phụ thuộc cùng lúc.

II. Cách đăng ký MST cá nhân và người phụ thuộc

1. Cách 1: Cá nhân tự đăng ký

Cá nhân có thể tự đăng ký MST và người phụ thuộc theo ba cách: nộp hồ sơ trực tiếp, đăng ký trực tuyến qua hệ thống thuế điện tử, hoặc kê khai bằng phần mềm HTKK và nộp file XML.

a. Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo mục I, bao gồm Mẫu 20-ĐK-TCT, giấy tờ tùy thân và giấy tờ của người phụ thuộc.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý khu vực nơi cá nhân đăng ký thường trú hoặc tạm trú.

Bước 3: Nhận giấy hẹn hoặc biên nhận hồ sơ từ cơ quan thuế. Thông thường, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

Bước 4: Tra cứu kết quả cấp MST trên website https://gdt.gov.vn → vào mục “Tra cứu MST cá nhân”.

Lưu ý: Khi đi nộp hồ sơ trực tiếp, nên mang theo bản gốc giấy tờ tùy thân để cán bộ thuế đối chiếu.

b. Đăng ký online qua hệ thống thuế điện tử (eTax/thuedientu)

Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn → đăng nhập tài khoản cá nhân.

Bước 2: Vào menu “Đăng ký thuế” → chọn mục “Đăng ký MST cá nhân và người phụ thuộc”.

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cá nhân và người phụ thuộc theo hướng dẫn, tải lên các bản scan giấy tờ cần thiết (CCCD, giấy khai sinh…).

Bước 4: Xác nhận và gửi hồ sơ điện tử. Hệ thống sẽ trả về thông báo tiếp nhận kèm mã số hồ sơ.

Bước 5: Theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống. Sau khi được phê duyệt, MST sẽ được gửi qua email đăng ký hoặc có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống.

Lưu ý: File scan phải rõ nét, không quá dung lượng cho phép (thường <5MB), đặt tên file dễ nhận biết. Các trường ngày sinh, quan hệ NPT cần điền chính xác để hệ thống không báo lỗi.

c. Kê khai qua phần mềm HTKK (kết xuất XML)

Bước 1: Tải phần mềm HTKK bản mới nhất từ trang Tổng cục Thuế.

Bước 2: Chọn mục “Thuế thu nhập cá nhân” → “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin người nộp thuế và người phụ thuộc. Kiểm tra kỹ các trường dễ sai như số CCCD, ngày sinh, quan hệ.

Bước 4: Kết xuất hồ sơ ra file định dạng XML.

Bước 5: Nộp file XML qua cổng thuế điện tử hoặc mang đến cơ quan thuế trên USB.

Lưu ý: Khi nộp file XML online, hệ thống sẽ tự động kiểm tra định dạng và báo lỗi nếu thông tin không khớp.

Nên dùng phần mềm HTKK bản mới nhất để tránh lỗi phiên bản.

2. Cách 2: Doanh nghiệp / tổ chức chi trả thu nhập đăng ký thay

a. Đăng ký qua cơ quan chi trả (CQCT)

Bước 1: Người lao động làm giấy ủy quyền cho doanh nghiệp (theo mẫu nội bộ hoặc hướng dẫn của cơ quan thuế).

Bước 2: Kế toán thu thập đầy đủ hồ sơ giấy tờ của người lao động và người phụ thuộc theo quy định.

Bước 3: Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp người đăng ký MST/NPT.

b. Doanh nghiệp nhập bảng kê NPT & nộp theo Mẫu 20-ĐK-TH-TCT

Bước 1: Kế toán mở phần mềm HTKK → chọn “Đăng ký thuế” → “Đăng ký MST cá nhân và người phụ thuộc qua CQCT”.

Bước 2: Nhập thông tin của từng người lao động và người phụ thuộc tương ứng.

Bước 3: Kiểm tra kỹ trước khi kết xuất để tránh lỗi hàng loạt.

Bước 4: Kết xuất hồ sơ ra file XML và lưu lại bản in nội bộ để đối chiếu.

c. Ký điện tử và nộp qua mạng

Bước 1: Đăng nhập tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.

Bước 2: Vào mục “Đăng ký thuế” → tải file XML đã kết xuất.

Bước 3: Ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp → gửi hồ sơ.

Bước 4: Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế. Khi hồ sơ được chấp nhận, MST cá nhân và MST người phụ thuộc sẽ được cấp và gửi về hệ thống doanh nghiệp.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên lưu lại toàn bộ thông báo tiếp nhận, phản hồi để phục vụ cho việc quyết toán thuế cuối năm. Ngoài ra, cần đăng ký MST NPT sớm để tránh tình trạng đăng ký dồn cuối năm gây chậm trễ xử lý.

III. Nộp hồ sơ và tra cứu kết quả

Sau khi đã hoàn thiện đầy đủ hồ sơ đăng ký MST cá nhân và người phụ thuộc, bước tiếp theo là nộp hồ sơ cho cơ quan thuế và theo dõi quá trình xử lý. Hiện nay, có ba hình thức nộp phổ biến: nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện và nộp điện tử. Mỗi hình thức có ưu điểm riêng, tùy thuộc vào đối tượng thực hiện là cá nhân hay doanh nghiệp.

1. Nộp hồ sơ trực tiếp

Đây là hình thức truyền thống, phù hợp với cá nhân không quen sử dụng hệ thống điện tử hoặc không có tài khoản đăng nhập.

Bước 1: Đến Chi cục Thuế nơi cá nhân đăng ký thường trú hoặc tạm trú để nộp hồ sơ.

Bước 2: Cán bộ thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được phiếu tiếp nhận hoặc giấy hẹn trả kết quả.

Thời gian xử lý thông thường: 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

2. Nộp hồ sơ qua bưu điện

Bước 1: Cho toàn bộ hồ sơ vào phong bì, ghi rõ tên người nộp thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, kèm theo phiếu gửi hoặc bảng kê nội dung hồ sơ.

Bước 2: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện bảo đảm đến Chi cục Thuế quản lý.

Bước 3: Giữ lại biên lai gửi để làm căn cứ theo dõi nếu có phát sinh.

Thời gian xử lý: Tính từ thời điểm cơ quan thuế nhận được hồ sơ. Nếu thiếu giấy tờ, cơ quan thuế sẽ liên hệ qua điện thoại hoặc văn bản yêu cầu bổ sung.

3. Nộp hồ sơ điện tử

Bước 1: Truy cập vào một trong các hệ thống sau:

https://thuedientu.gdt.gov.vn(cá nhân, tổ chức)

https://dichvucong.gov.vn (cổng Dịch vụ công quốc gia – dành cho một số thủ tục tích hợp)

Bước 2: Đăng nhập tài khoản → chọn mục “Đăng ký thuế” → “Đăng ký MST cá nhân/người phụ thuộc”.

Bước 3: Tải lên file XML (nếu sử dụng phần mềm HTKK) hoặc điền trực tiếp thông tin trên form điện tử, kèm theo bản scan giấy tờ tùy thân và hồ sơ người phụ thuộc.

Bước 4: Ký điện tử (nếu là doanh nghiệp) → Gửi hồ sơ.

Bước 5: Nhận thông báo tiếp nhận hồ sơ kèm mã số biên nhận để tra cứu sau này.

Thời gian xử lý: Thường 1–3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, đúng định dạng.

4. Tra cứu trạng thái hồ sơ

Sau khi nộp, người nộp thuế cần theo dõi trạng thái xử lý để kịp thời bổ sung nếu được yêu cầu.

- Tra cứu trên Cổng thông tin Thuế

Truy cập https://gdt.gov.vn → vào mục “Tra cứu thông tin người nộp thuế” hoặc “Tra cứu hồ sơ đăng ký MST”.

Nhập mã số biên nhận hoặc thông tin cá nhân để kiểm tra.

Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hồ sơ: “Đã tiếp nhận”, “Đang xử lý”, “Đã cấp MST” hoặc “Bị từ chối”.

- Email thông báo từ cơ quan thuế

Với hồ sơ nộp online, bạn sẽ nhận được email tự động khi cơ quan thuế tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hoặc khi hồ sơ được duyệt. Nên thường xuyên kiểm tra cả mục “Thư rác” để không bỏ lỡ thông báo quan trọng.

- Tra cứu qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Đăng nhập tài khoản cá nhân → vào mục “Theo dõi hồ sơ”. Trạng thái được cập nhật tương tự như hệ thống thuế điện tử.

5. Xử lý khi hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung

Trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Các lý do thường gặp gồm:

- Sai thông tin CCCD, ngày sinh hoặc quan hệ người phụ thuộc

- Thiếu bản scan giấy tờ hoặc file không rõ nét

- Hồ sơ nộp quá hạn quy định

- Người phụ thuộc đã được đăng ký tại đơn vị khác → bị trùng

Cách xử lý:

1. Đọc kỹ thông báo trả về (trên email hoặc hệ thống), xác định chính xác lỗi.
2. Chuẩn bị hồ sơ bổ sung hoặc tờ khai điều chỉnh theo yêu cầu.
3. Nộp lại hồ sơ theo đúng kênh đã thực hiện ban đầu (trực tiếp, bưu điện hoặc điện tử).
4. Giữ nguyên mã biên nhận cũ để thuận tiện cho việc đối chiếu, xử lý nối tiếp.

Lưu ý: Việc phản hồi và nộp lại hồ sơ nên thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo để không ảnh hưởng đến thời điểm tính giảm trừ gia cảnh.

IV. Ví dụ thực tế và tình huống thường gặp

Trong quá trình đăng ký MST cá nhân và người phụ thuộc, có nhiều tình huống phát sinh tùy theo thời điểm, loại người phụ thuộc hoặc thay đổi trong quá trình làm việc. Dưới đây là 3 ví dụ thực tế thường gặp, kèm hướng dẫn xử lý chi tiết theo đúng quy định hiện hành.

1. Đăng ký người phụ thuộc là con nhỏ – Thời điểm tính giảm trừ

Tình huống: Chị A sinh con vào ngày 15/3/2025. Đến tháng 8/2025, chị mới tiến hành làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho con để được giảm trừ gia cảnh.

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung), người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu đăng ký đúng hạn.

Tuy nhiên, trong trường hợp đăng ký muộn (sau thời điểm phát sinh), thì khoản giảm trừ chỉ được tính từ tháng đăng ký chứ không được hồi tố.

Cách xử lý: Chị A cần chuẩn bị giấy khai sinh của con, điền thông tin đầy đủ vào Mẫu 20-ĐK-TCT, ghi rõ quan hệ “Con ruột”. Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ: tháng 8/2025, là tháng chị A thực hiện đăng ký.

Khi quyết toán thuế TNCN cuối năm, khoản giảm trừ người phụ thuộc sẽ được tính từ tháng 8 → tháng 12/2025, không được tính từ tháng 3 (thời điểm sinh con).

2. Người lao động chuyển công ty trong năm – Xử lý MST và NPT ra sao

Tình huống: Anh B làm việc tại Công ty A từ tháng 1 đến tháng 6/2025. Trong thời gian này, anh đã đăng ký người phụ thuộc là mẹ ruột tại Công ty A. Tháng 7/2025, anh nghỉ việc và chuyển sang Công ty B nhưng không làm thủ tục gì liên quan đến NPT.

Khi người lao động chuyển đơn vị trả thu nhập, mã số thuế cá nhân vẫn giữ nguyên. Tuy nhiên, thông tin người phụ thuộc cần được chuyển đăng ký từ Công ty A sang Công ty B để tiếp tục được tính giảm trừ gia cảnh tại đơn vị mới.

Nếu không thực hiện thủ tục chuyển, Công ty B sẽ không được tính giảm trừ cho mẹ anh B, dẫn đến việc thuế TNCN bị khấu trừ cao hơn thực tế.

Cách xử lý: Anh B cần thông báo chấm dứt đăng ký NPT tại Công ty A bằng mẫu đăng ký người phụ thuộc (tích vào ô “Chấm dứt giảm trừ”). Đồng thời, thực hiện đăng ký lại người phụ thuộc tại Công ty B, theo Mẫu 20-ĐK-TH-TCT của doanh nghiệp mới.

Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ tại Công ty B sẽ là tháng 7/2025, tức tháng chuyển đơn vị. Khi quyết toán thuế cuối năm, việc giảm trừ cho mẹ anh B sẽ được tính xuyên suốt từ tháng 1–12/2025, miễn là có đủ hồ sơ chứng minh và đăng ký kịp thời tại đơn vị mới.

3. Người phụ thuộc đã có MST riêng – Đăng ký như thế nào?

Tình huống: Chị C muốn đăng ký chồng là người phụ thuộc. Tuy nhiên, chồng chị đã có MST cá nhân do từng đi làm.

Người phụ thuộc đã có MST riêng vẫn có thể được đăng ký làm NPT, miễn là đáp ứng điều kiện giảm trừ gia cảnh (ví dụ: không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng dưới mức quy định hiện hành).

Khi kê khai, chị C phải điền đúng mã số thuế của người phụ thuộc vào Mẫu 20-ĐK-TCT. Cơ quan thuế sẽ không cấp MST mới mà sử dụng MST sẵn có của người phụ thuộc để quản lý.

Cách xử lý: Chuẩn bị giấy đăng ký kết hôn, CCCD của chồng, giấy tờ chứng minh chồng không có thu nhập ổn định (nếu cần). Ghi rõ “Chồng” ở mục quan hệ, điền đúng MST của người phụ thuộc ở phần tương ứng.

Nộp hồ sơ theo một trong các hình thức: trực tiếp, bưu điện hoặc online.

4. Đăng ký muộn – Có được tính giảm trừ từ tháng phát sinh không?

Tình huống: Anh D nuôi con nhỏ từ tháng 1/2025 nhưng đến tháng 10/2025 mới đăng ký người phụ thuộc.

Theo quy định, nếu đăng ký sau thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, cơ quan thuế sẽ chỉ tính giảm trừ kể từ tháng đăng ký (ở đây là tháng 10), không hồi tố cho các tháng trước đó.

Khi quyết toán thuế TNCN, anh D sẽ chỉ được giảm trừ người phụ thuộc từ tháng 10 đến tháng 12/2025.

Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình đăng ký MST cá nhân và người phụ thuộc không chỉ giúp người lao động thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định mà còn đảm bảo quyền lợi được giảm trừ gia cảnh, tránh sai sót và rắc rối khi quyết toán thuế. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết của Lê Ánh Education sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác.

👉 Nếu bạn muốn được trang bị kiến thức bài bản và thực hành thực tế về thuế – kế toán, đừng quên tham khảo các khóa học chuyên sâu của Kế toán Lê Ánh để nâng cao nghiệp vụ và tự tin xử lý mọi tình huống tại doanh nghiệp.

>>> Tham khảo: Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN - Những Thông Tin Cần Biết