Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN - Những Thông Tin Cần Biết

Mục lục

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Đây là một trong những câu hỏi thường gặp của nhiều người khi phải nộp thuế thu nhập cá nhân. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là những giấy tờ chứng minh các khoản chi phí được khấu trừ khi tính thuế, như chi phí bảo hiểm, chi phí giáo dục, chi phí ủng hộ từ thiện,... Việc lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng quy định sẽ giúp người nộp thuế tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ.

Trong bài viết này, Leanh.edu.vn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần biết về chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bao gồm các loại chứng từ, cách lập và nộp chứng từ, thời hạn và địa điểm nộp chứng từ,...

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là những giấy tờ chứng minh các khoản chi phí được khấu trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân. Theo quy định của pháp luật, người nộp thuế có thể khấu trừ một số khoản chi phí từ thu nhập chịu thuế, như:

Chi phí bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Chi phí giáo dục cho bản thân và người phụ thuộc.
Chi phí ủng hộ từ thiện, hỗ trợ giáo dục, khoa học, văn hóa, thể thao, y tế.
Chi phí đóng góp vào quỹ khuyến học, quỹ khuyến nông, quỹ bảo vệ môi trường.
Chi phí đầu tư vào các dự án ưu đãi thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể là hóa đơn, biên lai, giấy chứng nhận, giấy xác nhận,... Đồng thời, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải có đầy đủ các thông tin cần thiết, như tên người nộp thuế, số tiền chi phí, ngày tháng năm chi phí, nội dung chi phí,...

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là cách để người nộp thuế chứng minh được các khoản chi phí này với cơ quan thuế, cũng như các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân. Việc này sẽ giúp người nộp thuế giảm được số thuế phải nộp cho nhà nước.

Ví dụ: Nếu bạn có chi phí bảo hiểm y tế hàng tháng là 500.000 đồng, bạn có thể khấu trừ số tiền này từ thu nhập chịu thuế của bạn. Như vậy, bạn sẽ không phải nộp thuế trên số tiền 500.000 đồng này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ trong năm.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng là để thể hiện sự tuân thủ pháp luật của người nộp thuế. Việc lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế tncn đúng quy định sẽ tránh được những rủi ro pháp lý, như bị phạt, bị kiểm tra, bị truy thu,...

Ngoài ra, việc lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng là để góp phần vào công tác quản lý thuế của nhà nước. Việc này sẽ giúp cơ quan thuế có được những dữ liệu chính xác và đầy đủ về người nộp thuế, từ đó có thể xây dựng những chính sách thuế hợp lý và công bằng cho mọi đối tượng. Đây cũng là một trách nhiệm của người nộp thuế đối với xã hội.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm cá nhân, tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của mình. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể khác nhau tùy theo loại hình thu nhập và yêu cầu của người nộp thuế.

Một số quy định về thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Đối với các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế tại nguồn, tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhân, cá nhân ủy quyền cho cá nhân, tổ chức quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Đối với các khoản thu nhập không khấu trừ thuế tại nguồn, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế.
Đối với các khoản thu nhập ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động, cá nhân có quyền yêu cầu cá nhân, tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Đối với các khoản thu nhập ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, cá nhân, tổ chức trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể bản chứng từ giấy hoặc bản chứng từ điện tử với nội dung đầy đủ, chính xác theo pháp luật quy định. Tuy nhiên từ ngày 01/7/2022, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thì tất cả cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử, nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ bản điện tử có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

4. Khi nào sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng trong các trường hợp sau:

Để làm giấy tờ trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, trường hợp cá nhân ủy quyền thì không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Khi cần chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.
Để chứng minh sự rõ ràng, minh bạch về các khoản thu nhập hàng tháng mà cá nhân được khấu trừ thuế TNCN.
Để làm bằng chứng cho một số hoạt động khác, như xin vay tiền ngân hàng, xin visa du lịch, xin học bổng,... Tuy nhiên, bạn cần phải kiểm tra lại các yêu cầu và quy định cụ thể của từng trường hợp để biết chắc chắn chứng từ khấu trừ thuế TNCN có được chấp nhận hay không.

5. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Hiện nay, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đều phải tuân thủ quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Theo đó:

Các nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định này.

Nguyên tắc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là:

Khấu trừ hoặc thu thuế, lệ phí, phí phải ghi đầy đủ, chính xác các nội dung bắt buộc;
Sử dụng biên lai phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn đã quy định của cơ quan thuế;
Nội dung trên chứng từ phải minh bạch, thể hiện chính xác và không làm hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc bằng phương tiện điện tử.

Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là:

Cá nhân yêu cầu cấp;
Cá nhân không yêu cầu cấp nhưng không ủy quyền quyết toán cho cá nhân, tổ chức khác;
Cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động có quyền yêu cầu cấp cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế;
Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên chỉ được cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế.

6. Các câu hỏi về chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2023

Vậy có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không?

Theo quy định ở khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc khi cá nhân yêu cầu hoặc khi cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng. Trường hợp cá nhân không yêu cầu hoặc ủy quyền quyết toán thuế thì không phải cấp chứng từ khấu trừ.

Có thể mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?

Căn cứ theo Công văn 2455/TCT-DNNN của Tổng cục Thuế, kể từ ngày 01/7/2022, cơ quan Thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in. Trường hợp vẫn còn tồn đọng chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng tiếp.

Do đó, ở thời điểm hiện tại trở đi, doanh nghiệp không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.

7. Cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một loại giấy tờ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do Tổng cục Thuế cấp cho các cá nhân, tổ chức có mong muốn thực hiện khấu trừ khoản thu nhập tính thuế của mình thông qua các phương tiện điện tử theo quy định. Cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bao gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng ký với cơ quan Thuế để sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Hiện nay tùy từng chi cục Thuế các Tỉnh/Thành phố, cán bộ thuế sẽ có các hướng dẫn khác nhau cho việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử. Tổng hợp thì sẽ có 4 cách hướng dẫn như sau:

Cách 1: Không cần gửi hồ sơ đăng ký ⇒ Chuyển luôn qua bước 2 để tiếp tục quy trình.

Cách 2: Gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu số 02/PH-PLG đến cơ quan - Thông báo phát hành biên lai đặt in hoặc tự in ⇒ Cá nhân điền thông tin đơn vị và gửi điện tử tới cơ quan Thuế.

Cách 3: Lập hồ sơ giấy, ký và nộp gửi trực tiếp tại cơ quan thuế

Cách 4: Gửi đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Đăng ký sử dụng hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 2: Thiết lập mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Mẫu 03/TNCN được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123 gồm có:

Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu có).
Quốc tịch (nếu người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam).
Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn được nhận.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).
Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
Họ và tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Bước 3: Lập và ký điện tử chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu đã thiết lập.

Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Tại phân hệ “Chứng từ khấu trừ thuế” ⇒ ấn chọn tab “Chứng từ” ⇒ tiếp tục nhấn “Lập chứng từ”.

Tại chi tiết chứng từ:

Khai báo thông tin người nộp thuế: Nhấn “Chọn người nộp thuế” hoặc “Thêm mới người nộp thuế” để khai báo
“Chọn lịch sử chi trả thu nhập” hoặc điền trực tiếp các thông tin thuế TNCN khấu trừ (từ mục [14] đến [20])

Sau khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nộp thuế mới, thông tin của người nộp thuế mới sẽ được cập nhật về hồ sơ của người nộp thuế.

Lưu ý: Người lập và ký điện tử chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải là người có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định của pháp luật và nội bộ của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Ký điện tử chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Kiểm tra lại thông tin chứng từ đã lập ⇒ nhấn chọn “Lưu và phát hành” để ký điện tử chứng từ.

In và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi ký điện tử xong, tiến hành in và xuất hành chứng từ (dưới dạng PDF hoặc Excel) rồi giao lại cho người lao động.

Sửa chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Sửa chứng từ khi chưa phát hành hoặc chưa in. Tại chi tiết chứng từ chọn “Chỉnh sửa” để sửa lại thông tin chưa chính xác.

Bước 4: Gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thông qua các phương tiện điện tử cho người nộp thuế.

Người nộp thuế có thể xem hoặc tải về chứng từ điện tử qua các phương tiện của người trả thu nhập hoặc của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 5: Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi cơ quan thuế.

Người trả thu nhập phải lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ theo Mẫu 04/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và gửi cho cơ quan thuế qua mạng Internet hoặc các phương tiện điện tử khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Lưu ý: Thời hạn nộp bảng kê sử dụng chứng từ là trước ngày 20 tháng đầu tiên của quý kế tiếp.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất (Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tại Đây.

8. Thủ tục hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hiện nay, theo quy định các Nghị định và Thông tư liên quan, các tổ chức và cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để phục vụ cho công cuộc chuyển đổi số.

Trong trường hợp chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn, doanh nghiệp có thể tiến hành hủy chúng theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ, tài liệu liên quan như sau:

Đơn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy;
Bảng kê số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn tồn đọng theo Mẫu CTT25/AC ban hành kèm theo Quyết định 440/QĐ-TCT ngày 14/3/2012 của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Gạch chéo số lượng chứng từ còn tồn đọng và lưu giữ quyển tại đơn vị. Đặc biệt, không được sử dụng hoặc phát hành các chứng từ đã gạch chéo.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin hủy và bảng kê số lượng chứng từ còn tồn đọng cho cơ quan thuế quản lý theo địa bàn qua mạng Internet hoặc các phương tiện điện tử khác.

Thời hạn nộp hồ sơ hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN là trước ngày 20 tháng đầu tiên của quý kế tiếp

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một công cụ quan trọng để người nộp thuế có thể giảm được số thuế phải nộp cho nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách hợp lệ và hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết mà Leanh.edu.vn cung cấp, bạn đã có được những kiến thức cơ bản về chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cũng như những lưu ý khi lập và nộp chứng từ. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

Để được đào tạo bài bản về các nghiệp vụ kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp qua những video do các kế toán trưởng đã có nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ các bạn có thể tham khảo: Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online

Kế Toán