Hộ Kinh Doanh Đóng Thuế Như Thế Nào? [Tình Huống Thực Tế]

Mục lục

Hộ kinh doanh đóng thuế như thế nào? Đây là câu hỏi phổ biến mà nhiều chủ hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường bối rối khi bắt đầu hoạt động kinh doanh – đặc biệt trong bối cảnh chính sách thuế liên tục được cập nhật qua từng năm.

Qua bài viết này, Lê Ánh Education sẽ cùng bạn làm rõ từng vấn đề xoay quanh nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh, thông qua các tình huống thực tế, dễ hiểu và sát với nhu cầu vận hành hiện nay. Dù bạn là người mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm nhưng chưa nắm rõ cách tính thuế, nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng – làm đúng – và tối ưu hoá chi phí thuế một cách hợp pháp.

I. Các loại thuế và lệ phí hộ kinh doanh phải đóng

Việc xác định đúng các loại thuế và lệ phí cần nộp giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Hiện nay, hộ kinh doanh (không bao gồm doanh nghiệp) phải đóng một số khoản thuế và lệ phí chính như sau:

1. Lệ phí môn bài

Lệ phí môn bài là khoản bắt buộc đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 100 triệu đồng/năm trở lên. Đây là khoản thu nộp hàng năm, tính theo doanh thu chứ không theo vốn đăng ký như doanh nghiệp.

Mức lệ phí môn bài hiện hành căn cứ theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP)

Trường hợp miễn lệ phí môn bài:

- Hộ kinh doanh mới thành lập (trong năm đầu tiên) được miễn 100% lệ phí môn bài, áp dụng từ 25/02/2020 theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP.

- Hộ có doanh thu dưới hoặc bằng 100 triệu đồng/năm (căn cứ kê khai với cơ quan thuế).

2. Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Đây là hai loại thuế khoán chính áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 100 triệu đồng/năm trở lên. Thuế được ấn định theo tỷ lệ phần trăm doanh thu tùy theo ngành nghề kinh doanh.

a. Cách tính thuế khoán:

Công thức chung:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu × Tỷ lệ GTGT

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu × Tỷ lệ TNCN

Lưu ý: Mức khoán cụ thể có thể được cơ quan thuế xác định sau khi khảo sát thực tế.

b. Thời điểm nộp thuế:

Thường được ấn định và thông báo theo năm, nhưng có thể chia làm nộp theo quý.

Nếu có phát sinh doanh thu ngoài mức khoán (ví dụ tăng mạnh do mở rộng kinh doanh), hộ kinh doanh phải chủ động khai bổ sung.

3. Các loại lệ phí/thuế khác (nếu có)

Tùy lĩnh vực hoạt động, địa điểm, hình thức thuê đất..., hộ kinh doanh có thể phải nộp thêm các khoản sau:

a. Lệ phí bảo vệ môi trường:

Áp dụng cho một số hộ kinh doanh có xả thải, chế biến thực phẩm, giặt ủi, sản xuất nhỏ lẻ… Mức thu phụ thuộc vào quy định từng địa phương.

b. Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp:

Nếu hộ thuê đất từ Nhà nước (hoặc có đất thuộc diện phải kê khai) thì cần kê khai và nộp thuế sử dụng đất hàng năm. Căn cứ tính thuế: diện tích đất sử dụng, vị trí, mục đích sử dụng.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể Từ A-Z

II. Căn cứ xác định số thuế phải nộp

Để xác định chính xác số thuế GTGT và TNCN mà một hộ kinh doanh phải nộp, cơ quan thuế và bản thân hộ kinh doanh sẽ dựa vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các căn cứ pháp lý và thực tiễn quan trọng được sử dụng:

1. Doanh thu dự kiến/năm

Doanh thu là yếu tố trọng yếu và tiên quyết trong việc xác định nghĩa vụ thuế. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào doanh thu dự kiến/năm mà hộ kinh doanh kê khai ban đầu khi đăng ký mã số thuế hoặc đăng ký thuế khoán.

Nếu doanh thu ≤ 100 triệu đồng/năm: được miễn thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài.

Nếu doanh thu > 100 triệu đồng/năm: phải nộp đầy đủ thuế khoán (GTGT + TNCN) và lệ phí môn bài.

Doanh thu dự kiến thường được xác định dựa trên:

- Khảo sát của cơ quan thuế về quy mô kinh doanh, lượng khách trung bình.

- Kê khai ban đầu của hộ kinh doanh khi đăng ký hoạt động.

- Doanh thu năm trước (nếu là hộ đã kinh doanh từ trước đó).

2. Mức khoán do Chi cục Thuế xác định

Mỗi năm, Chi cục Thuế quận/huyện sẽ rà soát, khảo sát và ấn định mức khoán thuế cho từng hộ kinh doanh.

Việc xác định mức khoán dựa trên:

- Ngành nghề kinh doanh.

- Mặt bằng kinh doanh (vị trí, diện tích, mặt tiền hay trong hẻm).

- Số lượng nhân công, thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động kinh doanh.

- Khả năng sinh lời ước tính.

Sau khi xác định, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo thuế khoán đến hộ kinh doanh. Nếu hộ thấy không hợp lý, có quyền khiếu nại, đề nghị điều chỉnh với lý do và tài liệu chứng minh rõ ràng.

3. Bảng tỷ lệ thuế theo Quyết định 2688/QĐ-TCT

Bên cạnh doanh thu, tỷ lệ thuế khoán theo ngành nghề được quy định cụ thể tại Quyết định 2688/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế (ban hành ngày 15/12/2016), áp dụng rộng rãi trong toàn quốc.

Ví dụ thực tế: Một hộ kinh doanh quán cà phê với doanh thu 400 triệu/năm sẽ nộp:

Thuế GTGT = 400 triệu × 3% = 12 triệu

Thuế TNCN = 400 triệu × 1.5% = 6 triệu

→ Tổng thuế khoán năm: 18 triệu đồng

Tỷ lệ này có thể được cập nhật hoặc điều chỉnh tùy theo chính sách từng năm hoặc đặc thù địa phương.

4. Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Thông thường, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán (ấn định). Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hộ kinh doanh có thể đăng ký hoặc buộc phải chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai, gồm:

Trường hợp áp dụng:

- Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn nhiều, có quy mô lớn, khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn GTGT.

- Hộ kinh doanh có từ 10 lao động trở lên và hoạt động tại nhiều địa điểm.

- Hộ có doanh thu lớn, kinh doanh đa ngành, cần theo dõi doanh thu – chi phí cụ thể.

Nghĩa vụ khi áp dụng:

- Mở sổ sách kế toán theo mẫu, ghi chép doanh thu – chi phí thường xuyên.

- Kê khai thuế hàng quý hoặc hàng tháng trên Cổng thông tin điện tử ngành thuế.

- Được tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu đủ điều kiện) hoặc trực tiếp trên doanh thu.

Lưu ý: Hộ kinh doanh phải chủ động đăng ký phương pháp kê khai nếu muốn áp dụng, đồng thời chuẩn bị nguồn lực để thực hiện báo cáo tài chính – thuế định kỳ như doanh nghiệp.

III. Hướng dẫn cách đóng thuế cho hộ kinh doanh

Việc đóng thuế đúng quy trình không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị phạt, mà còn tạo tiền đề để hoạt động kinh doanh minh bạch, bền vững. Dưới đây là các bước cơ bản để một hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế đúng và đầy đủ:

Bước 1: Đăng ký và nhận thông báo thuế

Ngay khi bắt đầu hoạt động, hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký thuế và mã số thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

a. Hồ sơ đăng ký gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 03-ĐK-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).

- Giấy phép đăng ký hộ kinh doanh (do UBND quận/huyện cấp).

- Bản sao CMND/CCCD của chủ hộ.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ:

Cấp mã số thuế cho hộ kinh doanh (trùng với mã số thuế cá nhân nếu đã có).

Tiến hành khảo sát thực tế (đối với hình thức nộp thuế khoán).

Gửi Thông báo về lệ phí môn bài và Thông báo về mức thuế khoán (GTGT, TNCN) cho hộ kinh doanh.

Lưu ý:

- Hộ mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên.

- Nếu hộ có thay đổi ngành nghề, địa điểm, doanh thu... thì phải thông báo lại với cơ quan thuế để điều chỉnh mức thuế khoán kịp thời.

Bước 2: Đóng thuế theo quý hoặc năm

Sau khi nhận được thông báo thuế, hộ kinh doanh sẽ thực hiện nộp tiền thuế theo kỳ hạn được quy định (thường là theo quý hoặc năm). Hình thức nộp thuế hiện nay có thể thực hiện theo 2 cách:

a. Nộp thuế trên Cổng Thuế điện tử (https://canhan.gdt.gov.vn)

Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân/hộ kinh doanh.
Chọn mục “Nộp thuế” → “Lập giấy nộp tiền”.
Chọn loại thuế tương ứng: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN.
Ký số (nếu có chữ ký số) hoặc in giấy nộp tiền để thanh toán tại ngân hàng.

Ưu điểm: Không cần ra kho bạc, tiết kiệm thời gian, nộp được mọi lúc – mọi nơi.

b. Nộp trực tiếp tại Ngân hàng/Kho bạc Nhà nước

Hộ kinh doanh mang theo giấy nộp tiền (mẫu C1-02/NS) đã điền thông tin và số tiền thuế. Nộp tại ngân hàng thương mại được kho bạc ủy nhiệm thu hoặc trực tiếp tại Kho bạc Nhà nước.

Lưu ý: Cần ghi rõ mã chương, tiểu mục thuế để tiền về đúng ngân sách nhà nước.

Thời điểm nộp:

- Lệ phí môn bài: Nộp chậm nhất 30/01 hàng năm.

- Thuế khoán (GTGT & TNCN): Nộp theo quý (trước ngày 30/01, 30/4, 30/7, 30/10) hoặc một lần cho cả năm nếu được thông báo.

Bước 3: Lưu giữ hóa đơn, biên lai và hồ sơ liên quan

Việc lưu trữ đầy đủ các chứng từ, hồ sơ liên quan đến thuế không chỉ là nghĩa vụ, mà còn giúp hộ kinh doanh đối chiếu khi có sai sót về số tiền thuế và làm căn cứ khi quyết toán, thanh tra, hoặc xin hoàn thuế (nếu thuộc diện đặc biệt).

Hồ sơ nên lưu trữ gồm:

- Biên lai nộp tiền thuế qua ngân hàng hoặc điện tử (file PDF hoặc in giấy).

- Thông báo thuế khoán từ cơ quan thuế.

- Giấy phép kinh doanh, mã số thuế.

- Sổ ghi chép doanh thu, chi phí (nếu có), đặc biệt nếu đang áp dụng theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Thời hạn lưu trữ: tối thiểu 5 năm theo quy định của Luật Kế toán.

>>> Xem thêm: Thủ Tục Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Từ Khoán Sang Kê Khai

IV. Tình huống thực tế: Phân tích từng trường hợp hộ kinh doanh

Để hiểu rõ hơn cách áp dụng quy định thuế vào từng hoàn cảnh cụ thể, chúng ta sẽ phân tích một số tình huống phổ biến mà hộ kinh doanh thường gặp phải. Đây đều là các trường hợp thường xuyên phát sinh trong thực tế, đặc biệt với các hộ kinh doanh nhỏ, kinh doanh cá thể hoặc bán hàng online.

Trường hợp 1: Quán nước vỉa hè thu nhập 5 triệu/tháng → Có cần nộp thuế không?

Ví dụ: Chị H mở một xe đẩy bán nước mía và trà đá ở vỉa hè, trung bình mỗi tháng thu về khoảng 5 triệu đồng (tức 60 triệu đồng/năm).

Phân tích:

Doanh thu < 100 triệu đồng/năm → thuộc diện miễn thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài. Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có doanh thu năm không vượt quá 100 triệu đồng sẽ không thuộc diện chịu thuế.

Như vậy, chị H không phải nộp bất kỳ loại thuế nào. Tuy nhiên, nếu có đăng ký hộ kinh doanh hoặc bị cơ quan chức năng kiểm tra, chị vẫn nên chuẩn bị bảng kê doanh thu và chứng minh mức thu nhập để được xác định miễn thuế.

Trường hợp 2: Hộ bán online có doanh thu 300 triệu/năm → Cách tính thuế khoán thế nào?

Ví dụ: Anh T bán quần áo online qua Facebook và sàn TMĐT, không có cửa hàng cố định. Doanh thu trung bình mỗi tháng khoảng 25 triệu đồng → 300 triệu đồng/năm.

Phân tích:

Doanh thu > 100 triệu đồng/năm → phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài. Ngành nghề “bán lẻ hàng hóa” → áp dụng tỷ lệ theo Quyết định 2688/QĐ-TCT:

GTGT: 1%

TNCN: 0.5%

Cách tính thuế:

Thuế GTGT: 300 triệu × 1% = 3 triệu đồng/năm

Thuế TNCN: 300 triệu × 0.5% = 1.5 triệu đồng/năm

Lệ phí môn bài (doanh thu từ 100–300 triệu): 300.000 đồng/năm

Tổng nghĩa vụ thuế/năm: 4.8 triệu đồng

Như vậy, dù không có cửa hàng vật lý, bán hàng online vẫn được coi là hoạt động kinh doanh thường xuyên

→ phải kê khai và nộp thuế. Nếu bán qua sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada...), cơ quan thuế có thể phối hợp với sàn để xác định doanh thu thực tế.

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh ăn uống có thuê mặt bằng 30m² → Cần đóng những loại thuế gì?

Ví dụ: Gia đình chị L mở một quán ăn nhỏ (bún bò Huế) thuê mặt bằng 30m² ngoài mặt đường. Doanh thu khoảng 40 triệu/tháng → 480 triệu đồng/năm.

Phân tích:

Doanh thu > 100 triệu/năm → thuộc diện chịu thuế đầy đủ. Ngành nghề “dịch vụ ăn uống” → áp dụng tỷ lệ thuế:

GTGT: 3%

TNCN: 1.5%

Cách tính thuế khoán:

- Thuế GTGT: 480 triệu × 3% = 14.4 triệu đồng/năm

- Thuế TNCN: 480 triệu × 1.5% = 7.2 triệu đồng/năm

- Lệ phí môn bài (doanh thu > 500 triệu): 1.000.000 đồng/năm

⇒ Tổng nghĩa vụ thuế: 22.6 triệu đồng/năm

Ngoài ra, có thể phát sinh:

- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (vì có chế biến thực phẩm).

- Nếu diện tích quán và quy mô lớn hơn, có thể bị yêu cầu bổ sung điều kiện PCCC.

Như vậy, quán ăn, dù quy mô nhỏ, vẫn phải nộp đầy đủ các khoản thuế và xin đủ giấy phép. Trường hợp quán đông khách, doanh thu tăng vọt, cần báo lại cơ quan thuế để điều chỉnh mức khoán, tránh bị truy thu.

Trường hợp 4: Hộ có doanh thu >100 triệu nhưng kê khai chưa đúng → Bị truy thu thuế và phạt ra sao?

Ví dụ: Anh V mở tiệm sửa xe máy tại nhà, doanh thu thực tế khoảng 15 triệu/tháng, nhưng lúc đăng ký ban đầu chỉ kê khai dưới 100 triệu/năm để được miễn thuế.

Phân tích:

Hành vi kê khai không đúng doanh thu thực tế → bị cơ quan thuế kiểm tra sau khi nhận phản ánh từ người dân hoặc thông tin từ địa phương. Sau khi xác minh, thuế xác định doanh thu thực tế khoảng 180 triệu/năm.

Hậu quả bị truy thu thuế khoán:

- GTGT: 180 triệu × 5% = 9 triệu đồng

- TNCN: 180 triệu × 2% = 3.6 triệu đồng

- Bị truy thu lệ phí môn bài: 1 triệu đồng

- Bị phạt chậm nộp (0.03%/ngày × số ngày quá hạn)

- Bị phạt kê khai sai: từ 10–20% số thuế thiếu, theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14

Như vậy, việc khai sai để trốn thuế có thể dẫn đến phạt nặng hơn rất nhiều so với số tiền thuế phải nộp ban đầu. Hộ kinh doanh nên kê khai trung thực, bám sát thực tế và cập nhật điều chỉnh khi có biến động doanh thu.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về cách xác định doanh thu tính thuế, mức thuế khoán, hoặc thủ tục đăng ký, kê khai – nộp thuế đúng hạn, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ giảng viên và chuyên gia tại Kế toán Lê Ánh. Chúng tôi cung cấp các khóa học kế toán hộ kinh doanh và tư vấn thuế thực tiễn, giúp bạn nắm chắc kiến thức và vận dụng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Hiểu đúng – Làm đúng – Đóng thuế thông minh, đó chính là cách hộ kinh doanh phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.