Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể Từ A-Z

Bạn đang muốn bắt đầu kinh doanh nhỏ lẻ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước đi đầu tiên, quan trọng và bắt buộc nếu bạn muốn hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục, hồ sơ, hay những lưu ý pháp lý cần thiết.

Trong bài viết "Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể Từ A-Z", Lê Ánh Education sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quy trình đăng ký, từ chuẩn bị giấy tờ, thủ tục đăng ký hay các câu hỏi thường gặp. Dù bạn là người mới khởi nghiệp hay đang muốn chuyển đổi hình thức kinh doanh, đây sẽ là tài liệu hữu ích giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có.

I. Điều kiện để đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Để đăng ký hộ kinh doanh cá thể hợp pháp tại Việt Nam, người đăng ký cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

1. Cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình được quyền đăng ký

Theo quy định tại Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đối tượng có quyền đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:

• Một cá nhân;
• Nhóm cá nhân;
• Hộ gia đình (do một cá nhân đại diện đứng tên đăng ký).

Người đăng ký phải là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bị hạn chế hoặc mất quyền kinh doanh theo quy định pháp luật (ví dụ: đang thi hành án, bị cấm hoạt động kinh doanh…).

2. Mỗi cá nhân chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh duy nhất

Một cá nhân chỉ được thành lập một hộ kinh doanh duy nhất trên toàn quốc.

Đồng thời, không được góp vốn, tham gia thành lập hay đứng tên bất kỳ một hộ kinh doanh nào khác.

Quy định này nhằm đảm bảo tính đơn giản, dễ quản lý cho loại hình hộ kinh doanh – vốn chỉ phù hợp với quy mô nhỏ, cá nhân hoặc hộ gia đình.

Ví dụ: Nếu bạn đã đứng tên đăng ký hộ kinh doanh bán cà phê tại TP.HCM thì không thể tiếp tục đứng tên mở thêm hộ kinh doanh buôn bán quần áo tại Hà Nội.

3. Không đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên công ty hợp danh

Cá nhân muốn đăng ký hộ kinh doanh cá thể không được đồng thời giữ vai trò:

• Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân;
• Thành viên hợp danh trong công ty hợp danh.

Điều này có nghĩa là:

• Nếu bạn đang là chủ doanh nghiệp tư nhân, bạn không được quyền đăng ký hộ kinh doanh cá thể nữa.
• Nếu bạn đang là thành viên hợp danh trong công ty hợp danh (tức là người chịu trách nhiệm vô hạn với toàn bộ tài sản), bạn cũng không thể đồng thời đứng tên hộ kinh doanh.

Lý do là vì các loại hình này đều có yếu tố cá nhân chịu trách nhiệm vô hạn, nên pháp luật quy định bạn chỉ được chọn một hình thức để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro pháp lý.

II. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh hộ cá thể online bao gồm các thành phần sau:

1. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
2. Giấy tờ pháp lý của cá nhân cho chủ hộ kinh doanh, cùng với giấy tờ của các thành viên trong hộ gia đình nếu họ tham gia đăng ký hộ kinh doanh.
3. Bản sao biên bản họp của các thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh, trong trường hợp các thành viên tham gia đăng ký.
4. Bản sao văn bản ủy quyền từ các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh nếu có sự tham gia của nhiều thành viên.
5. Bản sao hợp lệ các chứng chỉ ngành nghề (nếu có)

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh là bao nhiêu?

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh là mức phí hành chính do địa phương quy định, theo Thông tư 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.Mức phí tham khảo: Dao động từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng/lần đăng ký, tùy theo địa phương.

III. Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Bước 1: Nộp hồ sơ

Bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh bằng ba cách sau đây:

– Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

– Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

– Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Lưu ý: Hiện nay một số địa phương đã áp dụng dịch vụ công trực tuyến, cho phép bạn đăng ký hộ kinh doanh online qua Cổng dịch vụ công, nhưng đa số vẫn ưu tiên hình thức nộp hồ sơ giấy trực tiếp để đảm bảo xác minh thông tin.

Bước 2: Thời gian xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời gian: Từ 3 đến 5 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ.

Trong trường hợp hồ sơ thiếu sót hoặc cần bổ sung, cán bộ tiếp nhận sẽ thông báo cụ thể bằng văn bản hoặc qua điện thoại/zalo.

Nếu từ chối cấp giấy đăng ký, cơ quan chức năng phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do để bạn điều chỉnh hoặc khiếu nại nếu cần.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao

Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh.

Hộ kinh doanh có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện hoặc đăng ký và trả phí để nhận qua đường bưu điện.

IV. Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể online mới nhất

Bước 1: Đăng ký tài khoản để đăng ký hộ kinh doanh cá thể online

Truy cập vào trang web chính thức của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội tại địa chỉ: http://123.25.28.178/dkkdqh/.

Nhấn chọn mục ĐĂNG KÝ và điền đầy đủ thông tin cá nhân để tạo tài khoản phục vụ cho việc đăng ký.

Bước 2: Lập và lưu hồ sơ đăng ký

Sau khi đăng nhập, chọn mục ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN, sau đó nhấp vào HỘ KINH DOANH. Giao diện sẽ hiển thị mẫu GIẤY ĐỀ NGHỊ ĐĂNG KÝ KINH DOANH HỘ KINH DOANH.

Điền đầy đủ các thông tin trên Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh:

Mục 1 & 2: Nhập các thông tin cơ bản của hộ kinh doanh.

Mục 3 – Ngành, nghề:

Nếu đã biết mã ngành, nhập trực tiếp vào ô tìm kiếm “Tìm theo mã”. Một danh sách mã ngành liên quan sẽ hiện ra để lựa chọn.

Nếu chưa rõ mã ngành, có thể tìm theo tên ngành nghề tại ô “Tìm theo tên” và chọn mã phù hợp từ danh sách gợi ý.

Sau khi chọn mã ngành, nhấn Thêm, danh sách các ngành nghề đã chọn sẽ hiển thị bên dưới.

Mục 4 – 7: Cung cấp thông tin về vốn, số lao động, chủ thể thành lập và đại diện hộ gia đình.

Mục 8: Chỉ cần điền nếu ở mục 6 chọn “Nhóm cá nhân” hoặc “Hộ gia đình”.

Mục 9 – Chứng chỉ: Dành cho các ngành nghề có yêu cầu chứng chỉ, ví dụ: kinh doanh thuốc thú y.

Mục 10: Chọn tên văn bản giấy tờ, tải các file PDF đã chuẩn bị lên, sau đó nhấn Lưu hồ sơ.

Bước 3: Gửi hồ sơ và nhận biên nhận

Sau khi lưu, hãy rà soát toàn bộ thông tin và tài liệu đã tải lên. Nếu chắc chắn chính xác, nhấn Gửi, nhập mã xác nhận để chuyển hồ sơ đến bộ phận tiếp nhận.

In giấy biên nhận: Chọn Xem và In để tải về giấy xác nhận đã nộp hồ sơ.

Tra cứu trạng thái: Vào mục TRA CỨU → HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TRỰC TUYẾN để kiểm tra tình trạng hồ sơ:

• Nếu hợp lệ: Trạng thái sẽ là Tạo hồ sơ doanh nghiệp.
• Nếu không hợp lệ: Hồ sơ bị trả về với lý do cụ thể.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi nộp, hệ thống sẽ thông báo trạng thái hồ sơ. Nếu cần sửa chữa, bổ sung theo yêu cầu, hộ kinh doanh phải điều chỉnh và gửi lại. Đối với hồ sơ hợp lệ, cần chuẩn bị thêm bản giấy để nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Quy trình nộp hồ sơ giấy tương tự như khi thực hiện đăng ký trực tiếp.

V. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Hộ kinh doanh có cần con dấu không?

Trả lời:

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh cá thể không bắt buộc phải có con dấu pháp nhân như doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp (như ký hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoặc làm việc với đối tác), việc sử dụng dấu mộc tròn hoặc dấu tên riêng sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy. Vì vậy, bạn có thể tự đặt làm con dấu nếu thấy cần thiết, mà không cần đăng ký với cơ quan chức năng.

2. Có thể thuê người khác đứng tên hộ không?

Trả lời:

Về mặt pháp lý, người đứng tên hộ kinh doanh bắt buộc phải là người trực tiếp đăng ký, và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của hộ kinh doanh.

Việc nhờ người khác đứng tên thay là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt nếu người đứng tên:

• Không hợp tác khi xảy ra tranh chấp;
• Bị xử lý thuế, xử phạt hành chính;Hoặc không đồng thuận khi cần giải thể, thay đổi ngành nghề.

Lời khuyên: Không nên thuê người khác đứng tên hộ kinh doanh, trừ khi đó là người thân tín, có cam kết rõ ràng bằng văn bản. Tốt nhất, người trực tiếp điều hành nên là người đứng tên hợp pháp.

3. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải thuê kế toán không?

Trả lời:

Hộ kinh doanh cá thể không bị yêu cầu bắt buộc phải có kế toán riêng như các doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn phải:

• Ghi chép sổ sách kế toán theo quy định (theo dõi doanh thu, chi phí, hàng tồn kho…).
• Lưu trữ hóa đơn, chứng từ nếu có phát sinh…

Tùy theo quy mô kinh doanh:

• Nếu bạn hiểu biết kế toán cơ bản, có thể tự quản lý bằng Excel hoặc phần mềm kế toán đơn giản.
• Nếu không nắm vững nghiệp vụ kế toán – thuế, bạn nên học một khóa kế toán hộ kinh doanh hoặc thuê kế toán ngoài để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro khi bị cơ quan thuế kiểm tra.

4. Hộ kinh doanh có được vay vốn ngân hàng không?

Trả lời:

Có. Hộ kinh doanh cá thể được phép vay vốn ngân hàng phục vụ hoạt động kinh doanh, mua sắm trang thiết bị, mở rộng mặt bằng…

Tuy nhiên, vì không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp nên khi vay vốn, ngân hàng sẽ xem xét:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Sổ ghi chép doanh thu – chi phí
• Hợp đồng thuê/mua bán, giấy tờ tài sản thế chấp (nếu có)
• Lịch sử tín dụng cá nhân của chủ hộ kinh doanh…

5. Có thể chuyển hộ kinh doanh cá thể sang doanh nghiệp được không?

Trả lời:

Hoàn toàn có thể. Nếu hoạt động kinh doanh mở rộng về quy mô, nhân sự, doanh thu… bạn có thể chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp (ví dụ: doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH…).

Khi chuyển đổi, bạn cần:

• Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi theo hướng dẫn của Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Nộp thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh tại UBND quận/huyện
• Làm thủ tục thành lập doanh nghiệp mới trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể tuy không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn phải hiểu đúng, làm đúng theo quy định để tránh những rắc rối pháp lý không mong muốn trong quá trình hoạt động. Qua bài viết "Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể Từ A-Z", hy vọng bạn đã nắm được toàn bộ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục đăng ký và các câu hỏi thường gặp.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH CÁ THỂ