Quy Định Pháp Luật Về Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Quy Định Pháp Luật Về Doanh Nghiệp Mới Thành Lập là nền tảng quan trọng mà bất kỳ chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý nào cũng cần nắm rõ. Trên thực tế, nhiều đơn vị vì thiếu hiểu biết pháp luật mà gặp rủi ro ngay từ giai đoạn khởi sự, đặc biệt trong việc xây dựng hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế. Chính vì vậy, Lê Ánh Education chia sẻ bài viết dưới đây nhằm giúp bạn đọc nắm vững các quy định pháp luật cần thiết, đồng thời có định hướng rõ ràng trong việc quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập.

I. Điều kiện thành lập doanh nghiệp mới

Để thành lập doanh nghiệp hợp pháp và đi vào hoạt động ổn định, chủ thể cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật quy định. Đây là bước nền tảng quan trọng, bởi nếu sai sót ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoặc gặp rủi ro pháp lý về sau.

1. Đối tượng thành lập doanh nghiệp

- Cá nhân: Người đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc nhóm bị pháp luật cấm (ví dụ: cán bộ công chức, sĩ quan quân đội, người bị kết án chưa được xóa án tích về tội liên quan kinh tế).

- Tổ chức: Pháp nhân thành lập công ty theo quy định của Luật Doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động và người đại diện hợp pháp.

- Danh mục bị cấm: Các đối tượng theo Luật Doanh nghiệp 2020 và văn bản hướng dẫn, ví dụ: người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, doanh nghiệp đang trong thời gian bị đình chỉ hoạt động.

2. Loại hình doanh nghiệp

Người thành lập cần lựa chọn loại hình phù hợp với quy mô vốn, số lượng thành viên và nhu cầu quản lý:

- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản.

- Công ty TNHH (một thành viên hoặc từ hai thành viên trở lên): Giới hạn trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.

- Công ty cổ phần: Có ít nhất 3 cổ đông, vốn chia thành cổ phần, thuận lợi cho huy động vốn.

- Công ty hợp danh: Có ít nhất 2 thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn, ngoài ra có thể có thành viên góp vốn.

3. Tên doanh nghiệp

Cấu trúc: “Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng”.

- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Cấm dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục, hoặc từ ngữ thuộc danh mục cấm theo luật chuyên ngành.

- Nên tra cứu kỹ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ.

4. Vốn điều lệ & vốn pháp định

- Vốn điều lệ: Do chủ doanh nghiệp tự đăng ký, không có mức tối thiểu chung, trừ khi ngành nghề có quy định.

- Vốn pháp định: Chỉ áp dụng cho một số ngành nghề đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm, bất động sản…

- Thời hạn góp vốn: Thành viên/cổ đông phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không góp đủ, doanh nghiệp phải điều chỉnh vốn hoặc thay đổi thành viên theo quy định.

5. Địa chỉ trụ sở chính

- Phải ghi rõ số nhà, ngõ, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

- Có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp.

- Không được đặt tại chung cư, nhà tập thể dùng để ở (trừ khu có chức năng thương mại, văn phòng).

6. Ngành, nghề kinh doanh

- Nguyên tắc: Tự do kinh doanh trong ngành nghề mà pháp luật không cấm.

- Ngành nghề có điều kiện: Cần đáp ứng điều kiện chuyên ngành (giấy phép con, chứng chỉ, vốn pháp định...).

- Đăng ký mã ngành: Theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam cấp 4. Với ngành nghề đặc thù, cần ghi rõ chi tiết để tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

>>> Xem thêm: Cách Tính Thuế Tiêu Thụ Đặc Biệt Theo Quy Định Mới Nhất

II. Thủ tục đăng ký & hồ sơ cần thiết

Đăng ký doanh nghiệp là bước pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp chính thức được công nhận tư cách pháp nhân và đi vào hoạt động. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình và hồ sơ đăng ký đã được chuẩn hóa, đồng thời tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý thuế và cơ sở dữ liệu quốc gia.

1. Trình tự đăng ký doanh nghiệp

- Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở chính, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Hình thức nộp:

• Trực tuyến: Được khuyến khích áp dụng, sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử để xác thực.
• Bản giấy: Vẫn được chấp nhận trong trường hợp đặc biệt hoặc khi cơ quan yêu cầu bổ sung.

- Tích hợp đăng ký thuế: Khi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp, thông tin sẽ được tự động chuyển đến cơ quan thuế để cấp mã số thuế đồng thời với mã số doanh nghiệp.

Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan đăng ký sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.

2. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký cần chuẩn bị đầy đủ, theo từng loại hình doanh nghiệp, bao gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu thống nhất).

- Điều lệ công ty: Quy định quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ cấu tổ chức quản lý.

- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh).

- Bản sao hợp lệ: CMND/CCCD/hộ chiếu của cá nhân; giấy chứng nhận đăng ký của tổ chức tham gia góp vốn.

- Giấy tờ chứng minh trụ sở chính: hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/quyền sở hữu nhà.

- Giấy tờ về vốn: tài liệu chứng minh vốn pháp định (nếu ngành nghề yêu cầu); chứng chỉ hành nghề (đối với ngành nghề có điều kiện).

- Phương án kinh doanh: Có thể yêu cầu với ngành nghề đặc thù hoặc khi cơ quan quản lý chuyên ngành cần thẩm định.

- Giấy phép chuyên ngành: Đính kèm nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện (ví dụ: y tế, giáo dục, tài chính, bất động sản).

3. Quyền và nghĩa vụ khi đăng ký

Ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, doanh nghiệp có các quyền và nghĩa vụ sau:

- Mã số doanh nghiệp: Được cấp thống nhất và sử dụng xuyên suốt như mã số thuế.

- Đăng ký thuế: Tự động tích hợp với cơ quan thuế; doanh nghiệp phải kê khai thuế ban đầu và nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày.

- Thông báo ngành nghề kinh doanh: Chỉ những ngành nghề đã đăng ký mới được phép hoạt động; nếu phát sinh ngành nghề mới phải thông báo bổ sung.

- Góp vốn điều lệ: Thành viên/cổ đông phải góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận. Nếu không góp đủ, phải điều chỉnh vốn hoặc thay đổi danh sách thành viên theo quy định.

- Nghĩa vụ công bố thông tin: Trong vòng 30 ngày, doanh nghiệp phải công bố thông tin đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

III. Những điểm mới, thay đổi cần lưu ý

Doanh nghiệp mới thành lập từ năm 2025 cần đặc biệt chú ý đến các quy định mới được cập nhật trong Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, cùng với những điều chỉnh liên quan đến vốn, chủ thể và thủ tục hành chính. Cụ thể:

1. Quy định mới từ Nghị định 168/2025/NĐ-CP

- Tên doanh nghiệp: Quy định rõ hơn về nguyên tắc đặt tên, hạn chế tối đa tình trạng tên gây nhầm lẫn, trùng lặp, hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục. Hệ thống đăng ký điện tử sẽ tự động đối chiếu để cảnh báo khi có tên tương tự.

- Mã số doanh nghiệp: Được cấp thống nhất ngay khi đăng ký, đồng thời là mã số thuế để doanh nghiệp sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình hoạt động.

- Đăng ký ngành nghề: Doanh nghiệp phải kê khai theo mã ngành kinh tế cấp 4. Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần bổ sung giấy phép chuyên ngành kèm theo.

- Hồ sơ & nộp qua mạng: Tất cả hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia. Cơ quan đăng ký sẽ không yêu cầu nộp lại bản giấy trừ trường hợp đặc biệt.

- Chia sẻ thông tin điện tử: Dữ liệu doanh nghiệp mới sẽ được cập nhật, chia sẻ với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý ngành nghề liên quan.

- Liên thông thủ tục: Việc đăng ký doanh nghiệp và đăng ký hộ kinh doanh được tích hợp trong cùng một hệ thống, giúp giảm trùng lặp và tiết kiệm thời gian.

2. Thay đổi về vốn điều lệ và vốn pháp định

Không đặt ra mức vốn điều lệ tối thiểu chung, nhưng quy định chặt chẽ hơn về thời hạn góp vốn (90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận).

Với ngành nghề yêu cầu vốn pháp định (bất động sản, tài chính, ngân hàng…), cần chứng minh năng lực vốn theo chuẩn mới, có thể yêu cầu báo cáo tài chính kiểm toán hoặc xác nhận số dư tài khoản ngân hàng.

3. Yêu cầu mới về chủ thể và người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật cần có địa chỉ thường trú, số định danh cá nhân trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện, phải xác định rõ phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của từng người trong điều lệ công ty.

Một số nhóm đối tượng bị hạn chế quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp được cập nhật chi tiết hơn (ví dụ: người đang trong thời gian bị cấm hành nghề kinh doanh theo quyết định của tòa).

4. Hồ sơ điện tử và xác thực số

Toàn bộ hồ sơ được chuẩn hóa ở dạng tệp điện tử (file PDF/Doc, chữ ký số).

Xác thực điện tử thông qua chữ ký số, tài khoản định danh điện tử mức 2 trở lên, hoặc hệ thống xác thực của Cổng dịch vụ công quốc gia.

Cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ tự động đối chiếu dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cư trú, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội để hạn chế sai sót, giả mạo giấy tờ.

IV. Vai trò của kế toán & thuế trong giai đoạn mới thành lập

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các nghĩa vụ về thuế và kế toán cần được thực hiện kịp thời, chính xác. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, minh bạch và tránh rủi ro xử phạt hành chính.

1. Kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế ban đầu

- Lệ phí môn bài: Nộp tờ khai và đóng lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp) phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh.

- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Doanh nghiệp phải kê khai và tạm nộp thuế TNDN theo quý, đồng thời thực hiện quyết toán năm.

- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu có nhân viên, cổ đông nước ngoài hoặc phát sinh chi trả thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế cho người lao động và khấu trừ nộp thay theo quy định.

2. Thiết lập hệ thống kế toán ban đầu

- Mở sổ sách kế toán: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp.

- Lựa chọn phương pháp kế toán: Ghi nhận hàng tồn kho (theo FIFO, bình quân gia quyền…), trích khấu hao tài sản cố định, hạch toán doanh thu – chi phí.

- Mở tài khoản ngân hàng: Bắt buộc để thực hiện các giao dịch tài chính, góp vốn, thanh toán hóa đơn. Tài khoản phải đăng ký với cơ quan thuế để hợp lệ khi sử dụng trong kê khai và khấu trừ thuế.

- Kiểm soát vốn góp: Kế toán phải theo dõi chặt chẽ việc góp vốn của thành viên/cổ đông để đảm bảo đúng thời hạn 90 ngày.

3. Báo cáo tài chính và chứng từ ban đầu

- Báo cáo tài chính đầu tiên: Phải lập và nộp theo năm tài chính, kể cả khi doanh nghiệp hoạt động chưa đủ 12 tháng.

- Hệ thống chứng từ, hóa đơn:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Chuẩn bị chứng từ gốc: hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng góp vốn, chứng từ mua sắm tài sản, bảng lương.
• Thiết lập quy trình lưu trữ chứng từ và hóa đơn để phục vụ cho kê khai thuế và quyết toán.

4. Tương tác với cơ quan quản lý nhà nước

- Cơ quan đăng ký kinh doanh: Thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.

- Cơ quan thuế: Nộp hồ sơ thuế ban đầu, đăng ký phương pháp tính thuế, mua/đăng ký hóa đơn điện tử, kê khai định kỳ.

- Cơ quan bảo hiểm xã hội: Nếu sử dụng lao động, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên.

- Sở, ngành chuyên môn: Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan quản lý để xin giấy phép bổ sung trước khi hoạt động.

Nắm vững quy định pháp luật về doanh nghiệp mới thành lập là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hạn chế rủi ro và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển sau này. Tại Lê Ánh Education, chúng tôi không chỉ cung cấp kiến thức về kế toán – thuế cho doanh nghiệp mới mà còn đồng hành cùng học viên trong việc xây dựng kỹ năng làm việc thực tế. Nếu bạn đang tìm kiếm một lộ trình học bài bản, gắn liền với thực tiễn, hãy tham khảo ngay các khóa học tại Kế toán Lê Ánh.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH