Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN: Danh Mục Mới 2025

Xác định chi phí hợp lý, hợp lệ luôn là một trong những nghiệp vụ phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro tranh chấp nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Luật mới không chỉ mở rộng danh mục các khoản chi được chấp nhận mà còn siết chặt các điều kiện tuân thủ, đòi hỏi mỗi kế toán viên, kế toán trưởng phải cập nhật và nắm vững để bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp.

Bài viết sau Lê Ánh Education sẽ phân tích chi tiết, chuyên sâu và có hệ thống toàn bộ những điểm mới về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, cung cấp một "bản đồ" rõ ràng giúp bạn tự tin áp dụng trong kỳ tính thuế 2025.

I. Đổi Mới Trong Quản Trị: Tiếp Cận Chi Phí Theo Quy Định Thuế TNDN 2025

Một trong những thay đổi mang tính nền tảng nằm ở tư duy xây dựng chính sách, thay vì chỉ điều chỉnh từng khoản chi cụ thể. Dự thảo Nghị định hướng dẫn Luật Thuế TNDN 2025 đã đưa ra sự thay đổi phương pháp tiếp cận, hướng tới cách nhìn toàn diện hơn về chi phí được trừ, qua đó tạo ra khung quản lý minh bạch và phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp.

Trước đây: Các văn bản pháp luật thường chỉ nêu 3 điều kiện cơ bản cho chi phí được trừ, sau đó liệt kê một danh sách các khoản chi không được trừ. Cách tiếp cận này để lại nhiều "vùng xám", gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc diễn giải và áp dụng đối với các khoản chi không được liệt kê rõ ràng.

Theo Luật mới: Dự thảo Nghị định đã liệt kê chi tiết cả hai nhóm – chi phí được trừ và không được trừ. Sự thay đổi này giúp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu không gian diễn giải và hạn chế các tranh chấp tiềm tàng. Doanh nghiệp và kế toán sẽ có một cơ sở pháp lý rõ ràng hơn để xác định tính hợp lệ của từng khoản chi, thay vì phải "suy luận" như trước.

II. Điều Kiện Áp Dụng và Danh Mục Chi Phí Được Trừ Theo Thuế TNDN 2025

Để một khoản chi được trừ, doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (theo đề xuất tại dự thảo Nghị định) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Trên nền tảng đó, Luật 67/2025/QH15 và dự thảo Nghị định hướng dẫn đã mở rộng đáng kể phạm vi các khoản chi được chấp nhận, thể hiện sự linh hoạt và phù hợp hơn với thực tiễn kinh doanh hiện đại.

1. Nới lỏng nguyên tắc "Phù hợp doanh thu"

Đây là một bước tiến lớn, gỡ bỏ rào cản cho nhiều khoản chi thực tế nhưng trước đây thường bị loại vì chưa tạo ra doanh thu trực tiếp trong kỳ. Cụ thể, các khoản chi sau đây được chính thức công nhận là chi phí hợp lệ:

• Chi phí nghiên cứu và phát triển: Bao gồm chi phí đấu thầu, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới, và đặc biệt là chi phí đầu tư cho dự án phát triển sản phẩm mới ngay cả khi dự án không thành công.
• Chi phí tài sản cho thuê: Chi phí khấu hao tài sản cố định cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê vẫn được tính là chi phí được trừ (với điều kiện tài sản thuộc sở hữu hợp pháp và được hạch toán đầy đủ).
• Chi phí chuẩn bị hoạt động: Chi phí tiền thuê đất, quản lý hạ tầng trả trước trong các khu công nghiệp, kể cả khi doanh nghiệp chưa đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Chi phí marketing trả trước: Chi phí giới thiệu, marketing sản phẩm mới trước khi chính thức bán hàng.
• Các chi phí khác: Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn; chi phí thanh lý tài sản cố định; chi phí đóng cửa chi nhánh, địa điểm kinh doanh...

2. Chính Sách Thuế Mới: Khuyến Khích R&D, Đổi Mới Sáng Tạo và ESG

Luật mới thể hiện rõ định hướng chính sách của Nhà nước trong việc thúc đẩy kinh tế xanh và kinh tế tri thức bằng cách đưa các khoản chi sau vào danh mục được trừ:

• Chi cho Khoa học Công nghệ và Chuyển đổi số: Các khoản chi cho hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số được chính thức ghi nhận.
• Ưu đãi đặc biệt cho R&D: Dự thảo Nghị định còn đề xuất một cơ chế ưu đãi đột phá, cho phép doanh nghiệp được trừ tới 200% chi phí thực tế phát sinh cho hoạt động nghiên cứu và phát triển.
• Chi cho hoạt động Môi trường (ESG): Các chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa carbon (Net Zero), giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi tài trợ: Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, khắc phục thiên tai, và đặc biệt là tài trợ cho nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.

3. Các Khoản Chi Hợp Lệ Khác Được Làm Rõ

VAT đầu vào không được khấu trừ hết: Khoản thuế GTGT đầu vào liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh mà chưa được khấu trừ hết và không thuộc trường hợp hoàn thuế GTGT sẽ được tính vào chi phí được trừ.

Chi hỗ trợ công trình công cộng: Chi phí hỗ trợ xây dựng các công trình công cộng (đường, cầu...) đồng thời phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Đóng góp vào các Quỹ của Chính phủ: Các khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ như Quỹ viễn thông công ích, Quỹ phòng chống tác hại thuốc lá...

III. Siết Chặt Điều Kiện Tuân Thủ: Những Điểm Rủi Ro Kế Toán Cần Lưu Ý

Song song với việc mở rộng chi phí được trừ, Luật mới cũng siết chặt hơn các điều kiện tuân thủ. Không nắm rõ các quy định này có thể khiến doanh nghiệp mất đi những khoản chi phí đáng kể.

1. Hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt xuống 5 triệu đồng

Đây là thay đổi có tác động thường xuyên và trực tiếp nhất đến nghiệp vụ kế toán hàng ngày.

Quy định mới: Dự thảo Nghị định đề xuất hạ ngưỡng giá trị hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng để được tính là chi phí được trừ.

Lý do: Sự thay đổi này nhằm đồng bộ hóa với quy định về khấu trừ thuế GTGT, tạo sự nhất quán trong hệ thống pháp luật thuế và thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt.

Hành động của doanh nghiệp: Cần rà soát và cập nhật ngay lập tức quy chế chi tiêu nội bộ, quy trình thanh toán để đảm bảo tất cả các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên đều được thực hiện qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ khác.

2. Kiểm soát chặt chẽ chi phí lãi vay

Quy định mới: Chi phí lãi vay từ các tổ chức không phải là tổ chức tín dụng sẽ không được trừ nếu vượt trần lãi suất theo quy định của Bộ luật Dân sự (hiện hành là 20%/năm).

So với quy định cũ: Quy định này thay thế cách tính cũ dựa trên 150% lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước, tạo ra một giới hạn rõ ràng và dễ áp dụng hơn.

Hành động của doanh nghiệp: Kế toán cần rà soát lại tất cả các hợp đồng vay vốn từ cá nhân, công ty không phải tổ chức tín dụng để đảm bảo mức lãi suất thỏa thuận không vượt quá 20%/năm.

3. Quy Định Mang Tính Cách Mạng: Chi Phí Vi Phạm Pháp Luật Chuyên Ngành Sẽ Không Được Trừ

Đây là một trong những thay đổi mang tính hệ quả sâu sắc nhất, buộc doanh nghiệp phải có một cách tiếp cận tổng thể về quản trị rủi ro.

Quy định mới: Luật mới quy định rõ các khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành sẽ không được trừ.

Ví dụ thực tế

- Luật Lao động: Chi phí lương cho lao động nước ngoài không có giấy phép lao động; chi trả tiền làm thêm giờ vượt quá số giờ quy định của Bộ luật Lao động.

- Luật Xây dựng: Chi phí xây dựng phát sinh từ một công trình không có giấy phép xây dựng hoặc xây dựng sai phép.

- Luật Môi trường: Các khoản chi liên quan đến hoạt động gây ô nhiễm vượt ngưỡng cho phép.

Hệ quả "kép": Doanh nghiệp vừa bị xử phạt hành chính theo luật chuyên ngành, vừa bị loại chi phí đó ra khỏi chi phí được trừ, dẫn đến phải nộp thêm thuế TNDN và tiền chậm nộp.

Tác động đến quản trị: Thuế không còn là lĩnh vực hoạt động độc lập. Bộ phận tài chính-kế toán phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận pháp chế, nhân sự, và vận hành để đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ pháp luật. Bất kỳ sai sót nào ở các bộ phận khác cũng có thể dẫn đến hậu quả trực tiếp về thuế.

4. Bảng Tổng Hợp Các Khoản Chi Không Được Trừ Đáng Chú Ý

Dưới đây là bảng tổng hợp một số khoản chi không được trừ quan trọng theo quy định mới và các hướng dẫn dự kiến, giúp kế toán dễ dàng tra cứu và áp dụng:

5. Lộ Trình Hành Động Cho Kế Toán và Doanh Nghiệp

Để chuẩn bị và thích ứng với những thay đổi lớn về chi phí được trừ, các doanh nghiệp cần có một lộ trình hành động rõ ràng ngay từ bây giờ:

⭕ Rà soát và Cập nhật Quy chế Nội bộ (Ngay lập tức):

Rà soát lại toàn bộ Quy chế Tài chính, Quy chế Chi tiêu Nội bộ, Quy chế Lương thưởng.

Đảm bảo các điều kiện và mức hưởng lương, thưởng được quy định rõ ràng, cụ thể.
Cập nhật quy trình phê duyệt chi phí để đảm bảo tuân thủ các quy định mới.

⭕ Điều chỉnh Quy trình Thanh toán (Trước 01/10/2025):

Phổ biến và áp dụng nghiêm ngặt quy định thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.

Làm việc với các nhà cung cấp để ưu tiên các hình thức chuyển khoản, thanh toán qua ngân hàng.

⭕ Thiết lập Cơ chế Kiểm tra Chéo Tuân thủ (Quan trọng nhất):

Xây dựng quy trình phối hợp giữa bộ phận kế toán với các bộ phận pháp chế, nhân sự, dự án.

Trước khi ghi nhận một khoản chi phí lớn (đặc biệt là chi phí xây dựng, lương chuyên gia nước ngoài), kế toán cần kiểm tra tính pháp lý của các giấy tờ liên quan (giấy phép xây dựng, giấy phép lao động...).

⭕ Tổ chức Đào tạo và Phổ biến:

Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ cho đội ngũ kế toán, tài chính và các trưởng bộ phận liên quan về những thay đổi của Luật Thuế TNDN 2025, đặc biệt là về chi phí được trừ.

>>> Xem thêm: Khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu

Luật Thuế TNDN 2025 đã tạo ra một cuộc cách mạng thực sự trong việc quản lý chi phí. Sự thay đổi này vừa mang lại cơ hội cho doanh nghiệp đưa nhiều khoản chi thực tế vào chi phí hợp lệ, vừa đặt ra thách thức lớn về tính tuân thủ toàn diện. Việc chủ động nghiên cứu, chuẩn bị và điều chỉnh quy trình ngay từ bây giờ sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa được chi phí thuế, tạo lợi thế cạnh tranh trong giai đoạn mới.