Cách Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Khi doanh nghiệp có quy trình làm việc cụ thể sẽ không chỉ giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc đặc biệt là nhân viên mới mà còn giúp cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất.

Để tìm hiểu rõ hơn về các xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả hãy cùng Leanh.edu.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu đơn giản là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc.

Ngoài ra quy trình làm việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

2. Vai Trò Của Quy Trình Làm Việc Đối Với Doanh Nghiệp

Khi doanh nghiệp thực hiện công việc theo quy trình đảm bảo chất lượng, tiến độ và năng suất. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Đảm bảo công việc được vận hàng trôi chảy: Các công việc, nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng ai là người phụ trách và chuẩn hóa theo thứ tự do vậy công việc sẽ không bị chồng chéo việc ai người đó thực hiện.

Cải thiện năng suất làm việc: tăng năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp bởi công việc được vận hành trơn tru, phối hợp nhịp nhàng. Phát hiện và giải quyết nhanh các vấn đề ngay lập tức do vậy sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động.

Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: quy trình giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa công ty và khách hàng thông qua các báo cáo đánh giá và nghiên cứu thị trưởng. Thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên với nhân viên, sếp với nhân viên trong công tác giải quyết công việc.

Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự: công việc diễn ra xuyên suốt, hoàn thành đúng tiến độ, không ảnh hưởng tới doanh thu và thời gian trễ khi thực hiện các công việc khác.

Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình "chuẩn mực" chính là con đường dẫn tới thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.

3. Cách Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi người xây dựng phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Trước hết cần xác định nhu cầu của doanh nghiệp và cần biết được mục tiêu mà ban quản trị doanh nghiệp hướng tới

Xác định mục tiêu và nhu cầu quản trị

Nhu cầu cần xác định ở đây là nhu cầu mà ban quản trị muốn doanh nghiệp hướng tới mục tiêu như thế nào đặc biệt là ở tương lai.

Doanh nghiệp có thể xác định rõ yêu cầu của công việc cần xây dựng quy trình như: nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, hoạch định nhân lực mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…

Ban quản trị doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc xác định mục đích và phạm vi áp dụng quy trình làm việc này. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện, tần suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy định đã đề ra.

Xác định các giai đoạn thực hiện

Các nội dung trong quy trình làm việc tùy thuộc rất nhiều vào tính chất của công việc, loại hình doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình làm việc có thể rút gọn hơn cũng có thể dài hơn tuy nhiên trong bài viết này Leanh.edu.vn sẽ gửi tới một quy trình chung có thể áp dụng cho toàn bộ mọi loại hình doanh nghiệp.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc

5W bao gồm:

• What (là gì?): Xác định nội dung công việc,
• Why (vì sao?): Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc,
• When (khi nào?): Xác định thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc,
• Where (ở đâu?): Xác định địa điểm, nơi thực hiện,
• Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát,
• How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

5M bao gồm:

• Man (nguồn nhân lực): Nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không,
• Money (tiền bạc): Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần,
• Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu): Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì. Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao,
• Machine (trang thiết bị): Tiêu chuẩn của máy móc là gì. Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?.
• Method (phương pháp làm việc): Làm việc theo phương pháp nào

Xác định nội dung quy trình cho doanh nghiệp

Đây được xem là bước quan trọng nhất khi tiến hành xây dựng quy trình làm việc. Xây dựng nội dung sẽ giúp nhà quản lý có cơ sở để đi đúng trọng tâm, không bị lệch khỏi quỹ đạo vốn có.

Nội dung chính có thể là: Quy trình xây dựng này sẽ bao gồm những công đoạn ra sao, tham khảo từ đâu, ai là người kiểm tra, giám sát, đánh giá quá trình, các thiết bị sử dụng cần có yêu cầu gì và áp dụng cho ai.

Thông thường quy trình làm việc sẽ trai qua 3 giai đoạn:

• Pre–test: là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm.
• Test trong quá trình thực hiện.
• Đo lường tính khả thi của quy trình

Đánh giá hiệu quả của quy trình làm việc

Sau khi áp dụng quy trình sau khoảng thời gian thử nghiệm, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả của quy trình. Mô hình lý thuyết là không thể đảm bảo chắc chắn xây dựng một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả hay không.

Chính vì vậy, trong giai đoạn xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình để đảm bảo đánh giá đúng tiến độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Đây chính là giai đoạn đo lường hiệu quả của quy trình, do vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị dụng cụ để tiến hành đo lường hiệu quả của quy trình

Chọn lọc những điểm có thể tối ưu hóa

Trong giai đoạn doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi quy trình làm việc, nhà quản lý cần phải có sự soi chiếu vào quy trình làm việc hiện tại.

Sau khi xác định được các giai đoạn đang chiếm nhiều thời gian, chi phí và nguồn nhân lực thì nhà quản lý có thể đề xuất phương thức cải tiến sao cho phù hợp. Bằng việc tổng hợp lại tất cả những điều đó, càng chi tiết càng tốt, bạn sẽ dần dần tối ưu hóa được quy trình.

Liệt kê các điểm trong quy trình hạn chế càng chi tiết thì việc thay đổi và cải tiến càng được thực hiện nhanh, gia tăng hiệu quả rõ rệt.

Ứng dụng các công nghệ hỗ trợ

Muốn số hóa bất kỳ quy trình nào cũng cần sử dụng công cụ hỗ trợ đi kèm, tuy nhiên doanh nghiệp cần lựa chọn được công nghệ hỗ trợ phù hợp với những đặc tính riêng của doanh nghiệp. Bởi không phải mô hình doanh nghiệp nào cũng giống nhau và có thể tự sản xuất được các phần mềm công nghệ để số hóa quy trình của mình.

Do đó, việc sử dụng các công cụ do các bên thứ ba cung cấp là một sự lựa chọn tốt dành cho mọi mô hình doanh nghiệp.

Quy trình làm việc số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh và tăng doanh số nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. Vì vậy, tìm hiểu, nghiên cứu và tham khảo thật nhiều phần mềm, hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết.

Đính kèm các tài liệu tham khảo

Kết quả của giai đoạn thực hiện chuyển đổi số quy trình làm việc có diễn ra thành công hay không phụ thuộc nhiều vào sự tiếp nhận của nhân sự. Toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp hiểu và làm theo thì sự chuyển đổi đó mới được đánh giá là thành công.

Để toàn bộ hệ thống có hiểu và làm theo được, bạn cần phải hoàn thiện tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo, như:

• Định nghĩa: Giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
• Biểu mẫu kèm theo: Xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo,…

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của những phần mềm quản lý công nghệ hóa để tích hợp nhiều tính năng trong một sẽ giúp sự chuyển đổi quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả

Kết Luận:

Trên đây chia sẻ những kiến thức hữu ích về Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả để có thêm nhiều hơn những kiến thức hơn trong lĩnh vực nhân sự có thể tham khảo thêm tại mục Hành chính nhân sự tại Leanh.edu.vn

Nếu các bạn muốn được đào tạo kiến thức và kỹ năng hành chính nhân sự để có thể đi làm trong thực tế thì hãy tham gia khóa học hành chính nhân sự online - học qua video do các chuyên gia nhân sự nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy

Khóa học hành chính nhân sự online

Trong khóa học, các bạn sẽ được tiếp xúc với những kiến thức, nghiệp vụ nhân sự thực tế và học cách xử lý các công việc của một nhân viên nhân sự tổng hợp theo quy trình chuyên nghiệp. Chương trình học sẽ đi từ kiến thức nền tảng đến kiến thức chuyên sâu, học lý thuyết đến đâu thực hành luôn đến đó.

Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giảng viên hỗ trợ nghiệp vụ cho đến khi thành thạo thì thôi. Hãy đăng ký khóa học hành chính nhân sự online ngay để được nhận ưu đãi học phí cực hấp dẫn nữa nhé!

Leanh.edu.vn chúc bạn thành công!