Công Tác Phí Là Gì? Quy Định Công Tác Phí Mới Nhất

Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể thường xuyên phải di chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau bên ngoài trụ sở công ty do tính chất công việc. Khi đó sẽ phát sinh các khoản chi đáp ứng nhu cầu cơ bản và hoàn thành công việc được giao, được gọi là công tác phí. 

Cùng tìm hiểu chi tiết công tác phí là gì? Những quy định chế độ công tác phí mới nhất trong bài viết dưới đây của Leanh.edu.vn nhé!

1. Công tác phí là gì?

Công tác phí (Business fee) là chi phí chi trả cho nhân viên đi công tác ngoài nơi làm việc của họ và được dùng để trả tiền vé tàu, xe, ăn ở, v.v., cũng như hành lý và tài liệu họ mang theo để làm việc trong một thời gian nhất định, phụ cấp đi lại và tại địa điểm công tác.

2. Quy định chế độ công tác phí mới nhất

2.1. Quy định chế độ công tác cho cán bộ, công chức, viên chức

Phụ cấp đi công tác là các khoản chi phí trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Tiền đi lại, tiền ở, tiền thuê phòng tại nơi đến công tác, cước hành lý, giấy tờ mang theo người đi công tác,...

Thời gian được hưởng chế độ công tác phí là thời gian công tác thực tế được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền hoặc người được mời.

Để được thanh toán công tác phí, nhân viên cần:

• Hoàn thành công việc được giao
• Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác
• Có đầy đủ giấy tờ nhận quyết toán theo quy định của công ty

2.2. Quy định công tác phí trong doanh nghiệp

Việc cấp phụ cấp công tác nhằm tạo điều kiện cho người đi công tác giải quyết các công việc của công ty theo quyết định của tổng giám đốc hoặc được tổng giám đốc ủy quyền công tác.

Nếu cần đi công tác nước ngoài phải được tổng giám đốc hoặc chủ tịch quyết định bằng văn bản.

3. Mẫu quy chế công tác phí trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhưng quy chế công tác phí cụ thể khác nhau, tuy nhiên đều sẽ có những điều kiện phù hợp với quy định của pháp luật, cụ thể:

QUY CHẾ CÔNG TÁC PHÍ

(Ban hành Kèm theo quyết định số: 019/QĐ-TU ngày 02/01/2019 của Giám đốc Công ty)

- Căn cứ vào thông tư 40/2017/TT-BTC QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ, CHẾ ĐỘ CHI HỘI
NGHỊ ngày 28 tháng 4 năm 2017.

- Căn cứ vào Thông tư Số: 102/2012 TT-BTC ngày 21 tháng 06 năm 2012 QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ

CÔNG TÁC PHÍ KHI NƯỚC NGOÀI

- Căn cứ vào quy chế tài chính doanh nghiệp

- Căn cứ vào thỏa ước lao động tập thể giữa doanh nghiệp và công đoàn lao động

- Căn cứ vào quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

- Căn cứ vào tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

- Chế độ này quy định định mức công tác phí đối với tất cả cán bộ nhân viên đang làm việc tại Công ty kế toán Thiên Ưng, được các cấp có thẩm quyền cử đi công tác trong và ngoài nước (nếu có). - Đối với một số trường hợp đặc biệt, chế độ công tác phí và các trợ cấp có thể được áp dụng theo các quy định khác do Giám Đốc Công ty ban hành.

Điều 2. Giải thích các khoản công tác phí:

Công tác phí bao gồm các loại chi phí thường xuyên và phổ biến sau đây:

1-“Chi phí đi lại” là khoản tiền chỉ mua vé máy bay, vé tàu, vé xe, tiền thuê phương tiện đi lại và các khoản chi phí hợp lệ khác phục vụ cho nhu cầu công tác.

2- “Chi phí lưu trú” là tiền phòng ngủ (không bao gồm các dịch vụ của khách sạn cung cấp) đối với những trường hợp đi công tác từ 01 ngày trở lên, không kể thời gian đi trên máy bay, tàu lửa. các phương tiện đi lại khác trong thời gian đi công tác.

3- “Phụ cấp công tác phí” là khoản chi nhằm hỗ trợ cho cán bộ nhân viên Công ty khi đi công tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn nh thường hàng ngày và các dịch vụ tối thiểu phục vụ cho sinh hoạt cả nhân hàng ngày trong thời gian công tác.

4- “Chi phí giao dịch” là khoản chi phí chiêu đãi khách mời của Công ty.

5- “Chi phí khác” là khoản chi phí cho việc gửi Fax, Internet, thư từ vì mục đích công vụ, chi phí in ấn, sao chụp tài liệu phục vụ cho chuyển đi công tác.

Điều 3. Các nguyên tắc chung

1 - Những người được cử đi công tác tuyệt đối không được xem công tác phí là khoản thu nhập của bản thân hoặc để kết hợp giải quyết những nhu cầu riêng tư không có liên quan gì đến mục đích yêu cầu và nội dung chuyến đi công tác.

2 - Trường hợp cán bộ nhân viên đi công tác mà phía mời chỉ đài thọ một phần các khoản chi phí thì phần còn lại sẽ được thanh toán theo quy định tại chương II Quy chế này.

3 - Công tác phí chi được thanh toán tối đa bằng định mức được quy định trong quy chế này (trừ một số trường hợp đặc biệt phải được Giám Đốc chấp thuận thì được thanh toán vượt định mức). Hạn mức công tác phí quy định tại Quy Chế này có thể được Giám Đốc xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp mỗi năm một lần.

4 - Người nào chưa nộp báo cáo thanh toán tiền công tác phí tạm ứng chuyển trước thì không được xét tạm ứng công tác phí cho chuyển kế tiếp.

5 - Các định mức chi phí nêu tại Quy Chế này chưa bao gồm phần thuế GTGT và các khoản thuế khác (nếu có).

6 - Khi có nhu cầu tiếp khách phải xin ý kiến chấp thuận của Giám Đốc trước bằng văn bản. Trong trường hợp gấp thì phải xin ý kiến qua điện thoại nhưng sau đó phải có văn bản bổ sung. Phải dự toán trước mức chi phí và được Giám đốc duyệt.

CHƯƠNG II

CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ

Điều 4. Phân hạng thụ hưởng công tác phí

Đối tượng thụ hưởng các khoản công tác phí được phân thành các hạng sau đây:

- Hạng A: Những người giữ chức vụ quản lý trong Công ty; bao gồm: Giám đốc, các Phó Giám đốc, Quản đốc phân xưởng, Kế toán trưởng.
chính...

- Hạng B: Chuyên viên, kinh tế viên, bao gồm: Kế toán, nhân viên kinh doanh, nhân viên hành

- Hạng C: Tất cả các nhân viên còn lại của Công ty.

Điều 5. Hạn mức công tác phí đi lại, ăn ở và chi phí khác

Điều 6: Hạn mức khoản công tác phí sử dụng xe gắn máy cá nhân: (bao gồm tiền xăng và tiền gửi xe).

Chi phi xăng xe được phụ cấp: 03 lít xăng/100km đối với xe không chở hàng. 07 lít xăng/100km đối với xe có chở hàng (giả xăng được tính theo giá tại thời điểm phát sinh)

CHƯƠNG III

THỦ TỤC TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ

Điều 7. Thủ tục và thẩm quyền tạm ứng công tác phí

- Cán bộ nhân viên đi công tác căn cứ vào thời gian dự kiến có trách nhiệm lập Giấy đề nghị tạm ứng công tác phí theo hạn mức quy định của Quy chế này.

- Giám Đốc (hoặc Phó Giám Đốc được ủy quyền) có thẩm quyền duyệt chi tạm ứng công tác phí cho cán bộ nhân viên trực thuộc..

- Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra thủ tục và hạn mức tạm ứng công tác phi trước khi ứng chi

Điều 8. Thủ tục thanh toán công tác phí tạm ứng

- Cán bộ, nhân viên đi công tác về phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng theo mẫu ấn định trong vòng 10 ngày (không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ) kể từ ngày kết thúc chuyển công tác trở về lại Công ty. Báo cáo thanh toán tiền tạm ứng phải kèm theo đầy đủ các chứng từ (bao gồm hóa đơn tài chính hóa đơn bán lẻ, phiếu thu...) theo quy định của Pháp luật để có thể chứng minh chi phí thực tế phát sinh trong chuyến công tác. Đối với những trường hợp không có hóa đơn, chứng từ sẽ được thanh toán theo hạn mức nêu trên.

- Đối với các khoản chi phi đã có quy định hạn mức trong bản Quy chế này thì mức chi tối đa được đề nghị thanh toán phải nằm trong phạm vi quy định.

- Đối với các khoản không quy định hạn mức trong bản Quy Chế này thì mức tối đa xin được thanh toán là mức chi tiêu thực tế và hợp lý có chứng từ kèm theo.

- Đối với các chuyến đi công tác từ 2 người trở lên thì báo cáo thanh toán tiền tạm ứng phải do người giữ tiền thiết lập và phải có chữ ký xác nhận của người cử đi công tác.

Điều 9. Trình tự kiểm tra xét duyệt thanh toán công tác phí tạm ứng

- Phòng Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung các khoản chi với các chứng từ kèm theo xem có hợp lý, hợp lệ không.

- Kế Toán Trưởng phải có ý kiến xác nhận và là người có trách nhiệm kiểm tra sau cùng về tính hợp lý, hợp lệ của công tác phí thực tế phát sinh so với định mức được quy định tại Quy chế này trước khi trình cấp có thẩm quyền duyệt chỉ thanh toán.

Điều 10. Thẩm quyền duyệt thanh toán công tác phí

- Cấp có thẩm quyền duyệt thanh toán công tác phí là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền.

- Đối với các khoản công tác phí đã quy định hạn mức cho mỗi hạng cán bộ - nhân viên thì không chấp nhận trường hợp chi vượt mức quy định. Trường hợp chi vượt mức quy định phải được thu hồi nhập quỹ ngay sau khi duyệt thanh toán tiền tạm ứng hoặc trừ vào tiền lương trong kỳ thanh toán tiền lương gần nhất.

- Trong một số ít trường hợp cá biệt, chỉ có Giám đốc mới có quyền quyết định thanh toán vượt hạn mức quy định của bản Quy Chế này.

Điều 11. Chế độ hóa đơn chứng từ

- Chi phí đi lại, chi phí lưu trú, chi phí giao dịch và chi phí khác được quy định trong Quy định này được duyệt thanh toán khi đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

- Các chi phí liên quan đến thông tin liên lạc phải có các hóa đơn hợp lệ của những đơn vị cung cấp dịch vụ như bưu điện. Công ty chuyển phát nhanh EMS... Trường hợp sử dụng phương tiện liên lạc tại khách sạn nơi ở thì không được ghi chung vào hóa đơn chi phí lưu trú.

- Phòng Kế toán có trách nhiệm hướng dẫn chế độ hóa đơn chứng từ cụ thể đối với các khoản công tác phí phát sinh trong nước cũng như tại nước ngoài cho phù hợp với quy định của Luật thuế hiện
hành.

- Đối với các khoản công tác phí có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ thì sẽ được thanh toán theo hóa đơn, chứng từ đó nhưng không được vượt quá mức quy định, chỉ khi nào có sự đồng ý của của Giám đốc mới được phép chi vượt mức quy định.

- Đối với các khoản công tác phí mà không có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ thì Phòng Kế toán có trách nhiệm theo dõi số lần đi công tác của nhân viên trong thẳng, tổng hợp các khoản công tác phí đó và sẽ được trả thẳng vào lương của nhân viên trong tháng đó.

Điều 12. Trách nhiệm kiểm tra

- Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch công tác phí của Công ty.

CHƯƠNG IV

KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ CÁC VI PHẠM

Điều 13. Thẩm quyền xử lý sau kiểm tra

- Giám Đốc Công ty là người có thẩm quyền xử lý các trường hợp vi phạm quy định tại văn bản này.

Điều 14. Hiệu lực thi hành

Bản Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

CHƯƠNG V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung

Giám Đốc Công ty là người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hiệu chính, tu chỉnh hoặc thay thế bản Quy Định này; căn cứ đề nghị của Kế Toán Trưởng Công ty.

Điều 16. Trách nhiệm thi hành

Ban Giám đốc, các trưởng, phó phòng có trách nhiệm phổ biến quán triệt cho tất cả các nhân viên trong toàn Công ty để thực hiện nghiêm chỉnh các nội dung trong bản Quy định này.

Điều 17. Biểu mẫu kèm theo

• Quyết định cử cán bộ đi công tác
• Giấy đề nghị tạm ứng
• Giấy đề nghị thanh toán

4. Quy trình đi công tác

Bước 1. Đề nghị

Người đi công tác phải viết đơn đề nghị đi công tác theo mẫu.

Bước 2. Duyệt đơn

Thẩm quyền xét duyệt quy định như sau:

• Giám đốc xét duyệt cho các trưởng phòng đi công tác tỉnh và các trường hợp ra nước ngoài.
• Nhân viên đi công tác trong tỉnh, thành phố chỉ cần được sự đồng ý của trưởng bộ phận.

Bước 3. Chuẩn bị

Trong trường hợp đi công tác nước ngoài, phòng hành chính nhân sự sẽ giải quyết các thủ tục xin cấp hộ chiếu và thị thực, còn lại nhân viên tự chuẩn bị.

Bước 4. Báo cáo

Nhân viên đi công tác báo cáo những công việc đã thực hiện và chưa thực hiện được kèm lí do, bảng xác nhận giờ làm việc theo quy định và gửi về phòng quản lý nhân sự để tính lương....

5. Cách tính công tác phí

Công tác phí là tổng các khoản phí nhân viên chi trả cho hoạt động trong quá trình công tác, gồm:

- Chi phí đi máy bay, tàu, phương tiện công cộng đến nơi làm việc và ngược lại.

- Chi phí vận chuyển đường bộ, đường thủy và đường biển cho bản thân và phương tiện của khách đi công tác.

- Chi phí do người đi công tác chi về tài liệu, trang thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến công tác.

- Chi phí hành lý đối với người đi công tác bằng đường hàng không, nếu giá vé không bao gồm cước hành lý xách tay.

Đối với những chuyến công tác được chính quyền địa phương, đơn vị, doanh nghiệp bố trí phương tiện đi lại thì người đi công tác không được thanh toán nếu phát sinh chi phí liên quan.

6. Quy trình thanh toán công tác phí

Bước 1: Bộ phận lập kế hoạch công tác gồm thời gian, lịch trình, công việc,... lập dự toán và đề xuất tạm ứng trình trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt.

Bước 2: Sau khi duyệt, phòng Tài chính - Kế toán lập giấy thanh toán tiền cho người đề nghị, thủ quỹ trả tiền, người được trả tiền phải ký và ghi rõ họ tên.

Thanh toán công tác phí hồ sơ gồm những gì?

Giấy xin ứng tiền có xác nhận đồng ý của Giám đốc cùng với:

- Giấy đề xuất đi công tác

- Dự trù kinh phí cho nhóm công tác

- Quyết định cử cán bộ đi công tác

- Lịch làm việc khi công tác

- Hóa đơn các hoạt động đã chi trả

- Giấy mời liên quan đến phí tài chính (nếu có).

Cách hạch toán chi phí công tác phí

- Căn cứ theo giấy tờ tạm ứng (nếu có):

Nợ TK 141

Có TK 112, TK 111...

- Căn cứ theo hóa đơn khi nhân viên hoàn thành công tác:

Nợ TK 641, TK 642, TK 627, TK 154

Nợ TK 133

Có TK 111, TK 112, TK 331...

7. Công tác phí có tính thuế TNCN không?

Chi phí đi lại khi đi công tác không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp các khoản sinh hoạt phí do doanh nghiệp chi trả cho người lao động cao hơn mức quy định thì phần vượt mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Đối với mỗi doanh nghiệp, chi phí thanh toán cho việc nhân viên đi công tác không còn là điều xa lạ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết những khoản nào nằm trong danh mục công tác phí, hay điều kiện để người lao động được nhận công tác phí là gì. Vì thế nắm rõ thông tin liên quan sẽ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên cũng như doanh nghiệp và tránh được những vi phạm quy định của pháp luật.

Nếu các bạn muốn được đào tạo kiến thức và kỹ năng hành chính nhân sự để có thể đi làm trong thực tế thì hãy tham gia khóa học hành chính nhân sự online - học qua video do các chuyên gia nhân sự nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy

Trong khóa học, các bạn sẽ được tiếp xúc với những kiến thức, nghiệp vụ nhân sự thực tế và học cách xử lý các công việc của một nhân viên nhân sự tổng hợp theo quy trình chuyên nghiệp. Chương trình học sẽ đi từ kiến thức nền tảng đến kiến thức chuyên sâu, học lý thuyết đến đâu thực hành luôn đến đó.

Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giảng viên hỗ trợ nghiệp vụ cho đến khi thành thạo thì thôi. Hãy đăng ký khóa học hành chính nhân sự online ngay để được nhận ưu đãi học phí cực hấp dẫn nữa nhé!