Sự Khác Biệt Giữa Chậm Đóng và Trốn Đóng BHXH Theo Luật Mới

Mục lục

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng phát triển, việc tuân thủ các quy định về Bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là thước đo văn hóa và sự bền vững của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, tình trạng nợ đọng, vi phạm quy định đóng BHXH vẫn diễn ra khá phổ biến.

Đáng lo ngại hơn, nhiều doanh nghiệp và cả người lao động vẫn còn mơ hồ, nhầm lẫn giữa hai hành vi "chậm đóng" và "trốn đóng" BHXH.

Sự thiếu rạch ròi này có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý khôn lường, từ các khoản phạt hành chính nặng nề đến nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định mới nhất của pháp luật.

Bài viết này Leanh.edu.vn sẽ đi vào phân tích, làm rõ ranh giới pháp lý giữa chậm đóng và trốn đóng BHXH, cập nhật chi tiết các chế tài xử phạt hiện hành và đưa ra những lời khuyên thiết thực nhất để cả doanh nghiệp và người lao động có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

1. Khi Nào Là "Chậm Đóng", Khi Nào Bị Coi Là "Trốn Đóng" BHXH?

Sự khác biệt cơ bản giữa chậm đóng và trốn đóng BHXH không nằm ở số tiền hay thời gian vi phạm, mà nằm ở "ý chí chủ quan" và "tính chất gian dối" của hành vi.

1.1. Chậm Đóng BHXH:

Chậm đóng BHXH được hiểu là hành vi người sử dụng lao động đóng BHXH cho người lao động sau thời hạn quy định của pháp luật. Theo Khoản 1, Điều 17 của Luật BHXH 2014, hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH, đồng thời trích từ tiền lương của từng người lao động theo mức quy định để đóng cùng một lúc vào quỹ BHXH.

Bản chất của hành vi chậm đóng thường xuất phát từ những lý do khách quan và doanh nghiệp không có ý định chiếm đoạt hay từ chối nghĩa vụ của mình.

Các nguyên nhân phổ biến có thể kể đến như:

Khó khăn tài chính tạm thời: Doanh nghiệp gặp vấn đề về dòng tiền, sản xuất kinh doanh bị đình trệ, dẫn đến việc chưa thể thu xếp đủ tài chính để nộp BHXH đúng hạn.
Sai sót trong nghiệp vụ hành chính: Nhân sự phụ trách tính toán sai, lập hồ sơ thiếu sót, hoặc do các thủ tục liên quan đến ngân hàng, kho bạc bị trì hoãn.
Thay đổi về nhân sự: Có sự biến động lớn về lao động (tuyển dụng mới, nghỉ việc hàng loạt) khiến bộ phận nhân sự chưa kịp thời cập nhật và hoàn tất thủ tục.

Dù là lý do gì, hành vi chậm đóng vẫn là vi phạm pháp luật và sẽ bị xử lý, nhưng mức độ chế tài sẽ nhẹ hơn so với hành vi trốn đóng. Doanh nghiệp vẫn thừa nhận nghĩa vụ và có thiện chí khắc phục.

1.2. Trốn Đóng BHXH:

Ngược lại hoàn toàn, trốn đóng BHXH là hành vi người sử dụng lao động dùng thủ đoạn gian dối hoặc cố ý không thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động. Hành vi này thể hiện rõ ý chí chủ quan, cố tình vi phạm pháp luật nhằm chiếm đoạt tiền đóng BHXH của người lao động hoặc giảm chi phí cho doanh nghiệp một cách bất hợp pháp.

Theo Công văn số 212/TANDTC-PC của Tòa án nhân dân tối cao, các dấu hiệu nhận biết điển hình của hành vi trốn đóng BHXH bao gồm:

Không kê khai, đăng ký tham gia BHXH: Doanh nghiệp cố tình không lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho những người lao động thuộc đối tượng bắt buộc, dù đã hoạt động ổn định.

Đóng thiếu người: Doanh nghiệp chỉ đăng ký và đóng BHXH cho một phần người lao động để đối phó với cơ quan chức năng, trong khi vẫn còn nhiều người lao động khác đủ điều kiện nhưng không được tham gia.

Đóng sai mức lương: Đây là hình thức rất phổ biến. Doanh nghiệp kê khai mức lương đóng BHXH thấp hơn đáng kể so với mức lương, thu nhập thực tế mà người lao động nhận được, nhằm giảm số tiền phải đóng.

Sử dụng hồ sơ, thông tin giả mạo: Giả mạo chữ ký, hợp đồng lao động, bảng lương hoặc các giấy tờ khác để che giấu, né tránh nghĩa vụ đóng BHXH.

Chiếm đoạt tiền BHXH: Doanh nghiệp đã trừ tiền lương của người lao động (phần 10.5%) nhưng không nộp cho cơ quan BHXH mà giữ lại để sử dụng vào mục đích khác.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Ranh Giới Pháp Lý: Bảng So Sánh Chi Tiết Chậm Đóng và Trốn Đóng BHXH

Để có cái nhìn trực quan và dễ dàng phân biệt, chúng ta có thể tổng hợp các điểm khác biệt mấu chốt giữa hai hành vi này qua bảng so sánh dưới đây. Việc hiểu rõ các tiêu chí này giúp doanh nghiệp tự đánh giá mức độ rủi ro và người lao động có cơ sở để bảo vệ quyền lợi của mình.

Tiêu Chí	Chậm Đóng BHXH	Trốn Đóng BHXH
Bản chất hành vi	Vô ý, khách quan, không có yếu tố gian dối. Doanh nghiệp thừa nhận nghĩa vụ nhưng chưa thực hiện kịp thời.	Cố ý, có chủ đích, sử dụng thủ đoạn gian dối. Doanh nghiệp tìm cách che giấu, từ chối nghĩa vụ.
Ý chí chủ quan	Không có ý định chiếm đoạt tiền BHXH.	Có ý định chiếm đoạt hoặc không thực hiện nghĩa vụ để trục lợi.
Căn cứ pháp lý	Luật BHXH 2014, Nghị định 12/2022/NĐ-CP.	Luật BHXH 2014, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Bộ luật Hình sự 2015 (Điều 216).
Chế tài xử lý	Chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính (truy thu và tính lãi chậm đóng).	Có thể bị xử phạt hành chính (mức phạt cao hơn) HOẶC bị Truy cứu trách nhiệm hình sự.
Hậu quả pháp lý	Bị truy thu toàn bộ số tiền còn thiếu và nộp tiền lãi chậm đóng theo quy định.	Bị truy thu, phạt tiền nặng, và người đại diện pháp luật có thể bị phạt tù lên đến 07 năm.

Điểm khác biệt lớn nhất và mang tính quyết định để phân loại hành vi chính là "thủ đoạn gian dối". Nếu cơ quan chức năng chứng minh được doanh nghiệp đã sử dụng các chiêu trò, mánh khóe như đã liệt kê ở phần trên để không đóng, đóng không đủ thì hành vi đó sẽ được xác định là trốn đóng, và khung xử phạt sẽ hoàn toàn khác.

3. Chế Tài Xử Phạt Mới Nhất Khi Chậm Đóng và Trốn Đóng BHXH

Pháp luật Việt Nam đã có những quy định rất nghiêm khắc để xử lý các hành vi vi phạm về BHXH. Tùy thuộc vào việc hành vi được xác định là chậm đóng hay trốn đóng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các chế tài khác nhau.

3.1. Đối Với Hành Vi Chậm Đóng BHXH

Khi bị phát hiện chậm đóng, doanh nghiệp sẽ không bị phạt tiền vi phạm hành chính, nhưng phải chịu các biện pháp khắc phục hậu quả nghiêm ngặt:

Buộc truy nộp: Doanh nghiệp phải nộp ngay lập tức toàn bộ số tiền BHXH còn thiếu cho cơ quan bảo hiểm.
Tính lãi chậm đóng: Đây là chế tài tài chính quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải nộp một khoản tiền lãi trên số tiền chậm đóng. Cách tính lãi được quy định tại Khoản 3, Điều 122 Luật BHXH 2014:

Công thức: Lãi chậm đóng = (Tổng số tiền BHXH chậm đóng) x (Mức lãi suất/tháng) x (Số tháng chậm đóng).

Mức lãi suất: Được xác định bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề. Mức lãi suất này được BHXH Việt Nam công bố hằng năm và thường khá cao.

Ví dụ minh họa: Công ty A chậm đóng BHXH tháng 6/2025 với số tiền là 100.000.000 đồng. Đến tháng 9/2025, công ty mới nộp (chậm 03 tháng). Giả sử mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân năm 2024 là 0.4%/tháng.

Mức lãi suất chậm đóng áp dụng: 0.4% x 2 = 0.8%/tháng.

Tiền lãi phải nộp: 100.000.000đ x 0.8% x 3 tháng = 2.400.000 đồng.

Tổng số tiền công ty A phải nộp: 100.000.000đ + 2.400.000đ = 102.400.000 đồng.

3.2. Đối Với Hành Vi Trốn Đóng BHXH

Hành vi trốn đóng sẽ bị xử lý nghiêm khắc hơn rất nhiều, có thể áp dụng cả xử phạt hành chính và truy cứu trách nhiệm hình sự.

Xử phạt hành chính (Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP):
Phạt tiền: Mức phạt từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Biện pháp khắc phục: Buộc truy nộp toàn bộ số tiền trốn đóng và nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH (tương tự như lãi chậm đóng).

Truy cứu trách nhiệm hình sự (Theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015):

Đây là chế tài nghiêm khắc nhất, được áp dụng khi hành vi trốn đóng có đủ các yếu tố cấu thành tội phạm, cụ thể:

Trốn đóng với số tiền từ 50.000.000 đồng trở lên.
Trốn đóng cho từ 10 người lao động trở lên.
Đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn tái phạm.

Khung hình phạt đối với cá nhân (người đại diện pháp luật):

Khung 1: Phạt tiền từ 50 - 200 triệu đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 01 năm hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 01 năm.

Khung 2 (Phạm tội có tổ chức, số tiền từ 300 triệu đến dưới 1 tỷ, số lao động từ 50 đến dưới 200 người): Phạt tiền từ 200 - 500 triệu đồng hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm.

Khung 3 (Số tiền từ 1 tỷ đồng trở lên, số lao động từ 200 người trở lên): Phạt tiền từ 500 triệu - 1 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 02 năm đến 07 năm.

Đối với pháp nhân thương mại (doanh nghiệp):

Mức phạt tiền tương ứng các khung: 200-500 triệu đồng, 500 triệu - 1 tỷ đồng, và từ 1 tỷ đến 3 tỷ đồng.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định hoặc cấm huy động vốn từ 01 đến 03 năm.

Sự Khác Biệt Giữa Chậm Đóng và Trốn Đóng BHXH Theo Luật Mới

4. Góc Nhìn Người Lao Động: Quyền Lợi Bị Ảnh Hưởng Ra Sao?

Dù là chậm đóng hay trốn đóng BHXH, người lao động luôn là đối tượng chịu thiệt thòi nặng nề nhất. Quá trình đóng BHXH bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài đến các quyền lợi an sinh xã hội cơ bản của họ.

Mất quyền lợi hưởng các chế độ ngắn hạn: Khi doanh nghiệp chưa đóng BHXH, hệ thống sẽ ghi nhận tình trạng nợ. Điều này khiến người lao động không đủ điều kiện để giải quyết các chế độ ngắn hạn như:

Chế độ ốm đau: Không được thanh toán tiền nghỉ ốm.
Chế độ thai sản: Không thể làm thủ tục hưởng tiền thai sản khi sinh con hoặc nghỉ dưỡng sức sau sinh.
Chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: Gặp khó khăn trong việc hưởng các quyền lợi điều trị, bồi thường.

Không thể chốt sổ BHXH và hưởng trợ cấp thất nghiệp: Đây là vấn đề nhức nhối nhất khi người lao động nghỉ việc. Doanh nghiệp nợ BHXH sẽ không thể làm thủ tục chốt sổ cho người lao động. Khi không có sổ BHXH đã được chốt, người lao động sẽ không thể nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm, bỏ lỡ một khoản hỗ trợ tài chính quan trọng trong thời gian tìm kiếm công việc mới.

Mất trắng thời gian công tác, ảnh hưởng đến lương hưu: Thời gian doanh nghiệp nợ hoặc trốn đóng sẽ không được hệ thống ghi nhận là thời gian tham gia BHXH. Điều này làm giảm tổng số năm đóng BHXH của người lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hưởng lương hưu sau này. Nếu tình trạng này kéo dài, người lao động có thể không đủ số năm đóng tối thiểu (20 năm) để được hưởng lương hưu, một rủi ro an sinh cực lớn khi về già.

»»» Tham khảo:

5. Hướng Dẫn Xử Lý Khi Doanh Nghiệp Vi Phạm

Khi phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH, người lao động cần bình tĩnh và hành động theo các bước pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình. Việc chủ động theo dõi quá trình đóng BHXH qua ứng dụng VssID - Bảo hiểm xã hội số là rất quan trọng.

Bước 1: Đối thoại trực tiếp với Doanh nghiệp:

Đây là bước đầu tiên và nên được ưu tiên. Người lao động nên trao đổi thẳng thắn với bộ phận nhân sự hoặc ban lãnh đạo để làm rõ lý do và yêu cầu công ty có kế hoạch khắc phục. Nhiều trường hợp vấn đề có thể được giải quyết nội bộ một cách ôn hòa.

Bước 2: Khiếu nại lên tổ chức Công đoàn:

Nếu doanh nghiệp không hợp tác, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến Công đoàn cơ sở (nếu có) hoặc Liên đoàn Lao động cấp quận/huyện. Công đoàn có trách nhiệm đại diện, bảo vệ quyền lợi của người lao động và sẽ can thiệp, làm việc với doanh nghiệp.

Bước 3: Khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước:

Người lao động có quyền gửi đơn khiếu nại (kèm theo các bằng chứng như hợp đồng lao động, bảng lương...) đến một trong hai cơ quan:

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện: Thanh tra lao động sẽ vào cuộc xác minh và ra quyết định xử phạt nếu có vi phạm.

Cơ quan BHXH cấp quận/huyện: Cơ quan BHXH sẽ tiến hành thanh tra chuyên ngành và áp dụng các biện pháp xử lý theo thẩm quyền.

Bước 4: Khởi kiện ra Tòa án nhân dân:

Đây là biện pháp cuối cùng khi các bước trên không hiệu quả. Người lao động có thể nộp đơn khởi kiện doanh nghiệp ra Tòa án nhân dân cấp quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu Tòa án buộc doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và bồi thường thiệt hại (nếu có).

6. Trách Nhiệm Của Doanh Nghiệp: Xây Dựng Văn Hóa Tuân Thủ & Phòng Ngừa Rủi Ro

Đối với doanh nghiệp, việc tuân thủ pháp luật về BHXH không nên được xem là một gánh nặng chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào nguồn nhân lực và sự phát triển bền vững. Một doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH sẽ xây dựng được lòng tin, sự gắn bó của người lao động và một thương hiệu tuyển dụng uy tín.

Để phòng ngừa các rủi ro pháp lý liên quan đến chậm đóng và trốn đóng BHXH, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

Nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật BHXH và những hậu quả nghiêm trọng khi vi phạm, đặc biệt là rủi ro hình sự.
Đào tạo chuyên môn cho bộ phận Nhân sự - Kế toán: Đảm bảo nhân sự phụ trách có đủ năng lực, được cập nhật thường xuyên các quy định mới để thực hiện đúng và đủ các thủ tục kê khai, đóng nộp.
Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ: Định kỳ (hàng quý, hàng năm) thực hiện rà soát, đối chiếu tình hình đóng BHXH để phát hiện sớm các sai sót và khắc phục kịp thời, tránh để nợ đọng kéo dài.
Minh bạch với người lao động: Công khai, minh bạch quá trình đóng BHXH. Sẵn sàng đối thoại, giải đáp các thắc mắc của người lao động về quyền lợi của họ. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa và giảm thiểu các tranh chấp không đáng có.
Lập kế hoạch tài chính: Trong kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, doanh nghiệp cần ưu tiên khoản chi phí đóng BHXH như một khoản chi bắt buộc, không thể trì hoãn.

Sự khác biệt cốt lõi giữa chậm đóng và trốn đóng BHXH nằm ở "yếu tố cố ý và gian dối". Trong khi chậm đóng chủ yếu bị xử lý bằng các chế tài tài chính, thì trốn đóng là một hành vi vi phạm nghiêm trọng có thể đẩy doanh nghiệp và người đại diện pháp luật vào vòng lao lý.

Đối với doanh nghiệp, tuân thủ pháp luật về BHXH không chỉ là nghĩa vụ mà còn là nền tảng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, giữ chân nhân tài và khẳng định uy tín trên thị trường.

Đối với người lao động, việc chủ động trang bị kiến thức, thường xuyên kiểm tra quá trình đóng BHXH của mình qua ứng dụng VssID là cách tốt nhất để tự bảo vệ những quyền lợi an sinh chính đáng mà pháp luật đã trao cho mình.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, hãy để lại bình luận bên dưới. Các chuyên gia nhân sự của Lê Ánh HR luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu, khoá học chuyên viên tuyển dụng, khóa học xây dựng ứng dụng KPI và BSC khóa học quản trị hành chính văn phòng ... và hỗ trợ nghiệp vụ thực tế cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Hành Chính Nhân Sự