[Tất Tần Tật] Văn Bản Và Mẫu Biểu HR Mà Bạn Không Thể Bỏ Qua

Mục lục

Trong lĩnh vực hành chính - nhân sự, việc nắm rõ các văn bản pháp luật và mẫu biểu là vô cùng quan trọng để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và tuân thủ pháp luật. Những văn bản này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp, mà còn giúp bạn nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự.

Bài viết này Leanh.edu.vn sẽ tổng hợp những văn bản và mẫu biểu HR quan trọng mà người làm trong lĩnh vực nhân sự không thể bỏ qua.

Tất tần tật văn bản và biểu mẫu HR

1. Văn Bản Pháp Luật Quan Trọng Trong Quản Lý Nhân Sự

- Bộ luật lao động 2019 (sửa đổi): Đây là văn bản nền tảng, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, điều chỉnh toàn bộ các quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Một số nội dung nổi bật bao gồm:

Quy định về hợp đồng lao động
Quyền và nghĩa vụ của các bên
Các chế độ về nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ốm

- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Nghị định này hướng dẫn chi tiết Bộ Luật Lao Động 2019, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến:

Thời gian làm việc, nghỉ ngơi
Điều kiện làm việc và kỷ luật lao động
Quản lý lao động và thỏa ước lao động tập thể

- Luật bảo hiểm xã hội 2014: Luật này quy định về chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, và các quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.

- Nghị định 115/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động, đồng thời hướng dẫn việc đóng và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội.

2. Mẫu Biểu Hợp Đồng Lao Động

- Mẫu hợp đồng lao động: Đây là mẫu biểu cơ bản nhất mà mọi doanh nghiệp cần có, bao gồm các thông tin về:

Thời hạn hợp đồng
Quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động
Các điều khoản về lương, thưởng và chế độ nghỉ phép

- Mẫu thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động: Dùng khi hai bên quyết định chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Mẫu này giúp đảm bảo các thỏa thuận giữa hai bên được thực hiện đầy đủ và minh bạch.

- Mẫu cam kết đào tạo: Mẫu này giúp quản lý quá trình đào tạo nhân viên và cam kết sau khi đào tạo. Nó đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có chế độ đào tạo nội bộ.

3. Các Mẫu Biểu Về Bảo Hiểm Và Thuế

- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

- Mẫu D01-TS: Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

- Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế của nhân viên.

- Mẫu 02/TS: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và tiền lương, nộp hàng năm cho cơ quan chức năng.

4. Các Mẫu Biểu Liên Quan Đến Tuyển Dụng

Biểu mẫu HR

- Mẫu phiếu đăng ký tuyển dụng: Mẫu này giúp ghi nhận thông tin ứng viên trong quá trình tuyển dụng, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng.

- Mẫu câu hỏi phỏng vấn: Giúp chuẩn bị các câu hỏi cần thiết khi phỏng vấn ứng viên, đánh giá sự phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.

- Mẫu đánh giá kết quả tuyển dụng: Dùng để đánh giá hiệu quả của ứng viên sau mỗi vòng phỏng vấn hoặc sau thời gian thử việc.

5. Mẫu Biểu Về Khen Thưởng Và Kỷ Luật

- Mẫu quyết định khen thưởng: Dùng khi doanh nghiệp quyết định thưởng cho nhân viên có thành tích xuất sắc, giúp thúc đẩy tinh thần làm việc.

- Mẫu quyết định kỷ luật lao động: Mẫu này được sử dụng khi nhân viên vi phạm nội quy công ty, đảm bảo quá trình xử lý vi phạm công bằng và minh bạch.

6. Các Mẫu Biểu Liên Quan Đến Quản Lý Và Chấm Công

- Mẫu bảng chấm công hàng ngày: Giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm giờ làm việc, nghỉ phép và làm thêm giờ.

Xem chi tiết tại bài viết: Mẫu Bảng Chấm Công - Cách Làm Bảng Chấm Công Excel Mới Nhất

- Mẫu đăng ký làm thêm giờ: Dùng khi nhân viên có nhu cầu làm thêm ngoài giờ hành chính.

7. Mẫu Biểu Về Chính Sách An Toàn Lao Động

- Mẫu phiếu kiểm tra an toàn lao động: Ghi nhận kết quả kiểm tra an toàn tại nơi làm việc, đảm bảo điều kiện làm việc an toàn cho nhân viên.

- Mẫu biên bản tai nạn lao động: Được sử dụng để báo cáo các tai nạn xảy ra trong quá trình lao động, giúp xử lý kịp thời và tuân thủ pháp luật.

8. Mẫu Biểu Trong Quá Trình Làm Việc

- Mẫu biên bản cuộc họp: Dùng để ghi lại nội dung cuộc họp, quyết định và các hành động cần thực hiện sau cuộc họp. Rất hữu ích trong việc theo dõi tiến độ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận.

- Mẫu đơn đề xuất công tác: Dùng khi nhân viên cần đề xuất công tác hoặc thực hiện nhiệm vụ ngoài văn phòng. Ghi rõ lý do, địa điểm, thời gian công tác và chi phí dự kiến.

- Mẫu phiếu đề xuất mua sắm: Dùng khi nhân viên cần đề xuất mua sắm thiết bị, vật tư hoặc các tài sản khác cho công ty. Biểu mẫu này giúp quản lý chi phí mua sắm và theo dõi nguồn cung.

- Mẫu biên bản bàn giao công việc: Dùng khi nhân viên nghỉ việc hoặc tạm thời nghỉ, cần bàn giao công việc lại cho người khác. Mẫu này giúp đảm bảo công việc không bị gián đoạn và rõ ràng về trách nhiệm giữa các bên.

- Mẫu đơn xin chuyển phòng ban: Dùng khi nhân viên muốn đề xuất chuyển công tác sang phòng ban khác trong nội bộ công ty. Bao gồm lý do chuyển và đề xuất của trưởng phòng ban cũ.

9. Mẫu Biểu Hỗ Trợ Nhân Sự Hàng Ngày

- Mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng: Ghi nhận tình hình nhân sự hàng tháng: số lượng nhân viên, tình trạng tuyển dụng, nghỉ việc, thuyên chuyển, thăng chức, kỷ luật…Giúp ban quản lý theo dõi xu hướng nhân sự và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.

- Mẫu kế hoạch công tác nhân sự: Lập kế hoạch hàng năm về tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, và các chế độ đãi ngộ cho toàn bộ nhân viên.Mẫu này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch nhân sự một cách có hệ thống và bền vững.

10. Mẫu Biểu Soạn Thảo Văn Bản Nội Bộ

- Mẫu quyết định bổ nhiệm: Dùng để bổ nhiệm nhân sự vào vị trí quản lý hoặc các vị trí mới trong công ty. Biểu mẫu này phải có đầy đủ thông tin về vị trí mới, trách nhiệm và quyền hạn của người được bổ nhiệm.

- Mẫu quyết định điều chuyển công tác: Dùng khi có sự thay đổi về vị trí hoặc địa điểm làm việc của nhân viên trong công ty. Cần nêu rõ thời gian điều chuyển, địa điểm làm việc mới và quyền lợi của nhân viên trong thời gian điều chuyển.

- Mẫu thông báo nội bộ: Dùng để soạn thảo các thông báo trong nội bộ công ty như họp, nghỉ lễ, thay đổi quy định. Mẫu này thường có hình thức trang trọng, ngắn gọn nhưng đầy đủ nội dung cần thông báo.

- Mẫu quyết định xử lý kỷ luật: Soạn thảo khi nhân viên vi phạm nội quy công ty và cần có biện pháp xử lý kỷ luật. Biểu mẫu này phải rõ ràng về lỗi vi phạm, hình thức kỷ luật và thời gian thực hiện.

11. Mẫu Biểu Theo Từng Vị Trí Trong Nhân Sự

- Mẫu mô tả công việc (Job Description): Dành cho chuyên viên tuyển dụng và quản lý nhân sự để mô tả chi tiết về vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu đối với từng vị trí. Mẫu này giúp xác định rõ trách nhiệm công việc của từng vị trí trong công ty.

- Mẫu đánh giá năng lực định kỳ: Thường được quản lý hiệu suất hoặc chuyên viên đào tạo sử dụng để đánh giá năng lực của nhân viên theo định kỳ (tháng, quý, năm). Ghi nhận mức độ hoàn thành công việc, kỹ năng cần cải thiện và kế hoạch đào tạo bổ sung.

- Mẫu phiếu đề xuất thăng cấp/ lương: Đề xuất tăng lương cho nhân viên dựa trên thành tích (Chuyên viên C&B sử dụng mẫu này để đề xuất tăng lương cho nhân viên dựa trên thành tích hoặc thâm niên.)

- Mẫu kế hoạch tuyển dụng: Chuyên viên tuyển dụng hoặc HR Manager sẽ sử dụng mẫu này để lập kế hoạch tuyển dụng cho từng quý/năm. Gồm các thông tin như vị trí tuyển dụng, số lượng, thời gian và phương thức tuyển dụng.

- Mẫu quyết định thăng chức: Dùng cho quản lý nhân sự để quyết định thăng chức cho nhân viên lên các vị trí cao hơn, bao gồm chi tiết về mức lương, trách nhiệm mới.

- Mẫu biên bản phỏng vấn ứng viên: Dành cho chuyên viên tuyển dụng sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ cuộc phỏng vấn, bao gồm các câu hỏi đã đặt ra và nhận xét về ứng viên.

- Mẫu bảng theo dõi thời gian làm việc (Time Sheet): Dùng cho chuyên viên chấm công hoặc nhân viên quản lý nhân sự để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, gồm các mục như giờ vào, giờ ra, số giờ làm thêm.

- Mẫu đơn xin đào tạo/tham gia khóa học: Dành cho nhân viên đào tạo để nhận đề xuất từ nhân viên hoặc quản lý về các khóa đào tạo cần tham gia. Ghi nhận tên khóa học, lý do tham gia và thời gian dự kiến.

- Mẫu đơn xin làm việc từ xa: Dành cho nhân viên quản lý hành chính hoặc nhân sự để xử lý các yêu cầu làm việc từ xa của nhân viên, bao gồm lý do, thời gian và hình thức làm việc từ xa.

- Mẫu phiếu đánh giá quá trình thử việc: Dành cho quản lý trực tiếp để đánh giá kết quả thử việc của nhân viên, từ đó quyết định ký hợp đồng chính thức hay chấm dứt thử việc.

12. KHÁC

- Mẫu đơn xin tạm ứng lương: Khi nhân viên có nhu cầu tạm ứng một phần lương trước kỳ trả lương chính thức, mẫu này sẽ được sử dụng để xin sự phê duyệt từ ban lãnh đạo.

- Mẫu phiếu đánh giá khách quan cuối năm: Phiếu này thường được sử dụng để đánh giá tổng kết về hiệu quả làm việc của nhân viên cuối năm, từ đó đề xuất thăng chức, thưởng hoặc các chính sách khuyến khích.

- Mẫu đơn xin xác nhận công tác: Dùng khi nhân viên cần xin giấy xác nhận từ công ty về quá trình làm việc để phục vụ các mục đích như xin visa, vay vốn ngân hàng, hoặc các thủ tục cá nhân khác.

- Mẫu phiếu đề xuất tăng lương: Dùng khi nhân viên hoặc phòng ban đề xuất tăng lương cho cá nhân dựa trên hiệu suất làm việc. Mẫu này cần có sự đồng thuận từ trưởng phòng và quản lý cấp cao.

- Mẫu phiếu đề xuất tuyển dụng: Dùng khi các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự. Mẫu này giúp quy trình tuyển dụng được kiểm soát và minh bạch về lý do tuyển dụng, số lượng và tiêu chuẩn.

- Mẫu đơn xin xác nhận thu nhập: Dùng khi nhân viên cần xác nhận mức lương của mình cho các mục đích vay vốn, mua nhà, hoặc các thủ tục cá nhân khác.

- Mẫu đơn xin đánh giá lại vị trí công việc: Nhân viên có thể sử dụng mẫu này để đề nghị xem xét lại mô tả công việc hoặc yêu cầu nâng cấp vị trí công việc nếu cảm thấy có sự thay đổi về khối lượng và trách nhiệm công việc.

- Mẫu đề nghị cử đi học tập hoặc hội thảo: Sử dụng khi nhân viên cần tham dự các khóa học, hội thảo chuyên môn ngoài công ty. Mẫu này giúp quản lý tốt hơn việc đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên.

- Mẫu phiếu đánh giá nhà cung cấp dịch vụ nhân sự: Được sử dụng để đánh giá chất lượng các đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ nhân sự, từ đó đưa ra quyết định hợp tác lâu dài hay thay đổi đối tác.

- Mẫu biên bản thử việc: Đánh giá kết quả sau quá trình thử việc, quyết định tiếp tục hoặc chấm dứt hợp đồng lao động chính thức với nhân viên.

- Mẫu kế hoạch chuyển nhượng công việc: Được sử dụng khi cần chuyển giao công việc từ một nhân viên đang nghỉ phép hoặc rời khỏi vị trí, đảm bảo không có gián đoạn trong công việc.

- Mẫu đơn xin đăng ký bảo hiểm tự nguyện: Nhân viên sử dụng mẫu này để đăng ký tham gia các chế độ bảo hiểm tự nguyện ngoài các chương trình bảo hiểm bắt buộc của công ty.

- Mẫu bảng lương tháng: Ghi chi tiết mức lương, thưởng, và các khoản khấu trừ của từng nhân viên theo tháng, đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương.

- Mẫu đề nghị duyệt chi: Mẫu này được sử dụng để đề nghị chi ngân sách cho các hoạt động nội bộ hoặc mua sắm trang thiết bị. Bao gồm các thông tin về lý do chi tiêu, số tiền và thời gian dự kiến thanh toán.

- Mẫu đề xuất phê duyệt chính sách mới: Dùng khi cần trình lên ban lãnh đạo phê duyệt các chính sách mới như chính sách lương, chính sách thưởng, chế độ làm việc...Biểu mẫu này cần có phần giải thích lý do đề xuất và lợi ích của chính sách mới.

- Mẫu đơn xin chỉnh sửa hợp đồng lao động: Dùng để yêu cầu chỉnh sửa các điều khoản trong hợp đồng lao động hiện tại, như tăng lương, thay đổi thời gian làm việc, hoặc điều chỉnh trách nhiệm công việc.

- Mẫu tờ trình: Được sử dụng để đề nghị phê duyệt các đề xuất, dự án hoặc hoạt động cần thực hiện trong công ty. Mẫu này phải nêu rõ lý do, mục tiêu và kế hoạch thực hiện.

- Mẫu quyết định thành lập ban kiểm tra: Sử dụng khi cần thành lập một đội ngũ để kiểm tra các vấn đề nội bộ như quy trình làm việc, an toàn lao động, hoặc các dự án cụ thể.

Kết luận:

Nắm vững các văn bản pháp luật và mẫu biểu quan trọng trong lĩnh vực nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định mà còn nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp tối ưu hóa quản lý nhân sự, hãy tham khảo các khóa học online đóng gói tại https://leanh.edu.vn/ hoặc các khóa offline và online tương tác trực tiếp cùng giảng viên tại Lê Ánh HR để cập nhật kiến thức mới nhất và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.