Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH, BHYT, BHTN Lần Đầu

Mục lục

Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH, BHYT, BHTN Lần Đầu là bước quan trọng để doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người lao động chính thức tham gia hệ thống an sinh xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Tuy nhiên, thực tế hiện nay vẫn còn nhiều đơn vị chưa thực hiện đúng thời hạn, dẫn đến mất quyền lợi và bị xử phạt. Bài viết dưới đây của LÊ ÁNH HR sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, hồ sơ, thời hạn và lưu ý thực tế để bạn đăng ký nhanh chóng, đúng quy định – cùng tìm hiểu ngay!

Cơ sở pháp lý – Đối tượng và nguyên tắc đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

1) Cơ sở pháp lý hiện hành

BHXH bắt buộc: Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025) mở rộng đối tượng, chuẩn hóa thủ tục và biểu mẫu theo hệ thống của BHXH Việt Nam.
BHYT: Luật Bảo hiểm y tế (đã được sửa đổi, bổ sung) và quy trình thu – cấp sổ/thẻ được hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH; biểu mẫu cập nhật bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023.
BHTN: Luật Việc làm 2013 (chương về BHTN) đồng bộ với quy trình tham gia, quản lý thu theo 595/QĐ-BHXH.

2) Đối tượng phải tham gia khi đăng ký lần đầu

Người lao động làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn, xác định thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên; người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương.
Đơn vị sử dụng lao động có ký hợp đồng lao động.
Chủ hộ kinh doanh có đăng ký hộ kinh doanh thuộc diện BHXH bắt buộc từ 01/7/2025 (tỷ lệ đóng vào các quỹ theo Luật BHXH 2024).

3) Nguyên tắc và thời hạn đăng ký

Đăng ký đồng bộ cả BHXH bắt buộc, BHYT và BHTN cho NLĐ đủ điều kiện, bảo đảm mã đơn vị và mã số BHXH thống nhất toàn hệ thống.
Thời hạn nộp hồ sơ: trong 30 ngày kể từ thời điểm NLĐ thuộc đối tượng tham gia bắt buộc (quy định áp dụng từ 01/7/2025). Nộp chậm có thể bị xử phạt và truy thu.
Biểu mẫu – quy trình: thực hiện theo 595/QĐ-BHXH và mẫu đã sửa đổi tại 490/QĐ-BHXH (TK1-TS, TK3-TS, D02-TS…).

KẾT
Tuân thủ đúng đối tượng và nguyên tắc nêu trên là nền tảng để triển khai hồ sơ lần đầu nhanh, chuẩn, giảm rủi ro pháp lý và tối ưu quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

Dẫn mở (≤100 từ)
Đăng ký lần đầu cần “đủ–đúng–đồng bộ” ngay từ bộ hồ sơ. Dưới đây là checklist chi tiết theo biểu mẫu và quy trình hiện hành, giúp doanh nghiệp và người lao động nộp trọn gói, hạn chế phát sinh bổ sung và rút ngắn thời gian cấp mã đơn vị, sổ BHXH và thẻ BHYT.

1) Thành phần hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động

1.1. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK3-TS

Sử dụng mẫu ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 (bản hiện hành), kê khai đầy đủ thông tin pháp lý, địa chỉ giao dịch, đầu mối liên hệ, phương thức đóng, tài khoản thu.
Lưu ý: lựa chọn hình thức nhận kết quả (trực tiếp/bưu chính/điện tử) để thống nhất với cách nộp hồ sơ, giảm rủi ro chậm luân chuyển.

1.2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia – Mẫu D02-LT

Lập theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020 (đã được hướng dẫn, cập nhật bởi Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023 về cách ghi chỉ tiêu). Tệp D02-LT thể hiện loại hợp đồng, mức đóng, thời điểm tham gia của từng nhân sự.
Sai sót thường gặp: nhầm loại HĐLĐ (xác định/không xác định thời hạn), thiếu ngày hiệu lực HĐLĐ, mức lương làm căn cứ đóng chưa phù hợp thang bảng lương nội bộ.

1.3. Hồ sơ pháp lý kèm theo (khi đơn vị chưa có mã đơn vị BHXH)

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh; phụ lục HĐLĐ hoặc danh sách HĐLĐ; văn bản ủy quyền người ký hồ sơ (nếu có).
Đề xuất chuẩn bị file PDF/Word thống nhất định dạng, đặt tên tệp theo quy ước “MA_DONVI_TAI_LIEU_LOAI” để thuận tiện nộp trực tuyến. (Kênh nộp: Cổng DVC quốc gia, Cổng DVC BHXH Việt Nam, I-VAN, bưu chính, hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa).

2) Thành phần hồ sơ của người lao động tham gia lần đầu

2.1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin – Mẫu TK1-TS

Mẫu hiện hành ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH (hiệu lực từ 01/4/2023). Người lao động kê khai nhân thân, nhân khẩu, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu, phương thức nhận thẻ BHYT/sổ BHXH.
Trường hợp đã từng có mã số BHXH (từ bảo hiểm học sinh, hộ gia đình, nơi làm cũ), phải ghi đúng mã số để tránh cấp trùng.

2.2. Giấy tờ chứng minh hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu thuộc đối tượng)

Ví dụ: thẻ thương binh, quyết định người có công, giấy xác nhận hộ nghèo,… nộp kèm để hệ thống gắn mức quyền lợi đúng ngay từ lần cấp đầu. (Đính kèm bản sao và mang bản chính đối chiếu khi nộp trực tiếp, hoặc bản scan rõ ràng khi nộp điện tử).

3) Hình thức nộp hồ sơ và khuyến nghị triển khai

Trực tuyến: nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng DVC BHXH Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN; phù hợp đơn vị có nhiều lao động, cần theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực.
Trực tiếp/Bưu chính: nộp tại BHXH cấp quận/huyện hoặc tỉnh theo địa bàn quản lý. Chọn bưu chính khi hồ sơ đã hoàn thiện, ít phát sinh đối thoại.

Mẹo thực thi

Thiết lập bảng đối chiếu dữ liệu giữa HĐLĐ – D02-LT – TK1-TS (họ tên, CCCD, ngày sinh, mã số BHXH, mức đóng, ngày hiệu lực).
Yêu cầu ảnh chụp/scan CCCD 2 mặt và sổ hộ khẩu/địa chỉ thường trú/tạm trú để khai TK1-TS chính xác; thống nhất nơi KCB ban đầu của tập thể để giảm điều chỉnh thẻ.
Kiểm tra mức lương làm căn cứ đóng bảo đảm không thấp hơn lương tối thiểu vùng (áp dụng thời điểm ký HĐLĐ) và phù hợp thang bảng lương nội bộ – đây là nguồn gốc phổ biến của yêu cầu bổ sung hồ sơ.

4) Thời hạn giải quyết và kết quả nhận được

Thời hạn: cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ BHYT tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy trình thu–cấp hiện hành.
Kết quả:

Mã đơn vị BHXH (nếu đăng ký lần đầu).
Mã số BHXH (thống nhất là mã định danh duy nhất của NLĐ trên toàn quốc).
Sổ BHXH điện tử/giấy theo quy định; thẻ BHYT có giá trị sử dụng từ thời điểm đã đóng. (Hình thức trả kết quả theo đăng ký: trực tiếp, bưu chính hoặc điện tử).

5) Các lỗi thường gặp và cách phòng tránh

Sai mã số BHXH/đã có mã trước đó → Tra cứu trước khi kê khai TK1-TS; không tạo mã mới.
D02-LT không khớp HĐLĐ → Rà soát loại HĐLĐ, ngày hiệu lực, mức đóng, bậc lương.
Thiếu giấy tờ ưu tiên BHYT → Scan nộp kèm ngay từ đầu, ghi rõ nhóm đối tượng trên TK1-TS.
Chọn sai kênh nhận kết quả → Thống nhất “nộp–nhận” cùng kênh để tránh chậm.

Đoạn kết (≤100 từ)
Chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu (TK3-TS, D02-LT, TK1-TS), nộp đúng kênh và đối chiếu dữ liệu ba chiều là chìa khóa để hoàn tất tham gia BHXH, BHYT, BHTN ngay từ lần đầu, rút ngắn thời gian cấp sổ, thẻ xuống 05 ngày làm việc. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh quy trình nội bộ dựa trên checklist trên để đạt hiệu quả cao hơn.

III. Quy trình chi tiết – Hướng dẫn từng bước đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

Đoạn dẫn mở (≤100 từ)
Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu là thủ tục “khởi tạo” pháp lý cho quan hệ lao động, bảo đảm người lao động được ghi nhận quá trình đóng – hưởng, doanh nghiệp tuân thủ đúng luật và tối ưu quản trị nhân sự. Dưới đây là quy trình chi tiết, bám sát biểu mẫu hiện hành, kèm checklist – lưu ý thực hành để thực hiện trơn tru ngay từ lần đầu.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ – rà soát dữ liệu và cấu hình tham gia

1.1. Kiểm tra điều kiện và thông tin nền

Tư cách pháp lý đơn vị: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hộ kinh doanh; quyết định thành lập (nếu có).
Thông tin nhân sự: Danh sách người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên (khuyến nghị sẵn sàng với HĐLĐ từ 03 tháng để ổn định).
Định danh: Mã số BHXH của từng người lao động (tra cứu theo CCCD/CMND; nếu chưa có, sẽ cấp khi nộp hồ sơ).
Đồng bộ nhân sự – lương: Mức tiền lương làm căn cứ đóng, phụ cấp/tính chất khoản bổ sung theo quy định; ngày bắt đầu tham gia.

1.2. Checklist hồ sơ cốt lõi (bản điện tử/scan rõ ràng)

Đơn vị:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS) – dùng khi đơn vị chưa có mã đơn vị.
Danh mục đơn vị (nếu phần mềm yêu cầu), thông tin người đại diện theo pháp luật, người phụ trách BHXH.

Người lao động:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) cho từng người lao động (đính kèm ảnh CCCD gắn chip).
Hợp đồng lao động (thời hạn, mức lương, chức danh).
Đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu theo danh mục cơ sở KCB BHYT được phép.

Bảng kê tổng hợp: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS) thể hiện đầy đủ mức đóng, thời điểm tham gia, đối tượng.
Thiết lập phương thức đóng: Hàng tháng (khuyến nghị), 03 hoặc 06 tháng/lần đối với đơn vị đủ điều kiện theo hướng dẫn; mở tài khoản chuyên dùng để trích nộp.

1.3. Thiết lập hạ tầng khai nộp

Chữ ký số hợp lệ đứng tên doanh nghiệp.
Tài khoản Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam/cổng liên thông quốc gia hoặc phần mềm BHXH điện tử của nhà cung cấp được kết nối.
Phân quyền nội bộ: Người lập – người ký – người đối soát, đảm bảo kiểm soát 4 mắt.

Lưu ý chuyên môn: Kiểm tra trùng lao động (NLĐ đã tham gia tại đơn vị khác), trùng mã số BHXH và khớp họ tên – ngày sinh – CCCD; sai khác dữ liệu định danh là nguyên nhân hàng đầu gây trả hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH – chọn kênh tối ưu

2.1. Hình thức nộp

Trực tuyến: Qua Cổng DVC BHXH hoặc phần mềm BHXH điện tử (khuyến nghị để rút ngắn thời gian, tự động hóa đối soát).
Trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa cơ quan BHXH cấp quận/huyện/tỉnh nơi đơn vị đặt trụ sở.
Bưu chính công ích: Đảm bảo niêm phong, có danh mục tài liệu kèm theo.

2.2. Thao tác kỹ thuật khi nộp điện tử

Ký số TK3-TS (nếu xin mã đơn vị mới), D02-TS, đính kèm TK1-TS từng NLĐ.
Chọn đối tượng tham gia đúng quy định (BHXH bắt buộc; BHYT bắt buộc; BHTN bắt buộc).
Ghi thời điểm bắt đầu: Tháng/năm đầu tiên tham gia; tránh để lệch so với HĐLĐ.
Nhận mã hồ sơ điện tử và phiếu tiếp nhận để theo dõi trạng thái.

2.3. Mẹo giảm rủi ro trả hồ sơ

Tên file thống nhất: D02-TS ThangNam_DonVi.pdf; TK1-TS_HoTen_MaSo.pdf.
Kiểm tra danh mục cơ sở KCB ban đầu hợp lệ tại địa bàn; sai cơ sở sẽ bị yêu cầu điều chỉnh.
Đối chiếu mức lương đóng ≥ mức lương tối thiểu vùng (cộng các khoản tính đóng theo quy định).

Bước 3: Tiếp nhận – thẩm định – cấp mã/sổ/thẻ từ cơ quan BHXH

Thời hạn giải quyết thông thường: không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
Kết quả:

Cấp mã đơn vị (nếu là đăng ký lần đầu cho doanh nghiệp).
Ghi nhận tham gia, cấp số sổ BHXH (đối với NLĐ chưa có) hoặc cập nhật quá trình (nếu đã có).
Phát hành thẻ BHYT theo nhóm đối tượng, nơi KCB ban đầu đăng ký.

Thông báo điện tử: Gửi qua hệ thống/cổng DVC; doanh nghiệp nhận mã đơn vị, danh sách NLĐ đã được duyệt, mã số BHXH của NLĐ.

Xử lý tình huống: Nếu hồ sơ “thiếu/chưa hợp lệ”, hệ thống trả thông báo nêu rõ nội dung cần bổ sung (thường gặp: sai định danh, sai đối tượng, sai nơi KCB). Cần bổ sung – gửi lại ngay trong thời hạn hướng dẫn để không làm gián đoạn quyền lợi NLĐ.

Bước 4: Tổ chức đóng tiền – đối soát trên phần mềm và ứng dụng

4.1. Thực hiện nghĩa vụ đóng

Lập bảng tính tiền đóng theo mức lương làm căn cứ và tỷ lệ trích hiện hành cho BHXH, BHYT, BHTN.
Nộp tiền qua ngân hàng, trích nợ tự động hoặc mã thanh toán điện tử do cơ quan BHXH cung cấp.
Thiết lập chu kỳ nộp (hàng tháng là chuẩn) và nhắc việc trước hạn.

4.2. Theo dõi và xác nhận quyền lợi

Kiểm tra biên lai điện tử, trạng thái hạch toán trên cổng/PM.
Hướng dẫn NLĐ cài VssID để tra cứu quá trình tham gia, thẻ BHYT điện tử, quyền lợi KCB; đối chiếu nếu có sai lệch.
Xử lý điều chỉnh phát sinh (thay đổi lương đóng, chuyển nơi KCB, điều chỉnh thông tin nhân thân) bằng Mẫu TK1-TS/TK3-TS tương ứng.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ – quản trị thay đổi và tuân thủ liên tục

5.1. Lưu trữ – kiểm soát

Lưu bộ hồ sơ gốc (bản điện tử và, nếu có, bản giấy) theo mã nhân sự và kỳ nộp; thiết lập sổ đăng ký tham gia lần đầu.
Duy trì quy trình báo tăng – báo giảm đúng hạn khi phát sinh tuyển mới, nghỉ việc, tạm hoãn HĐLĐ.
Thực hiện điều chỉnh thông tin ngay khi có thay đổi: CCCD, họ tên, địa chỉ, nơi KCB ban đầu, mức lương.

5.2. Phòng ngừa vi phạm

Tránh chậm đóng, nợ đóng; theo dõi công nợ BHXH định kỳ hàng tháng/quý.
Kiểm tra khóa sổ trước ngày cuối cùng của tháng để kịp thời bổ sung sai sót.
Đào tạo quy trình nội bộ: Tuyển dụng → ký HĐLĐ → khai báo tham gia trong 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ có hiệu lực (thực hành tốt nhằm tránh tranh chấp quyền lợi).

5.3. Báo cáo – đối chiếu định kỳ

Đối chiếu dữ liệu D02-TS với bảng lương và VssID của NLĐ.
Lập bảng kiểm soát rủi ro (sai định danh, sai mức đóng, thiếu thời gian tham gia) để khắc phục sớm.

Đoạn kết (≤100 từ)
Thực hiện đúng quy trình trên giúp doanh nghiệp có mã đơn vị, người lao động có sổ BHXH – thẻ BHYT và quá trình tham gia được ghi nhận đầy đủ ngay từ đầu. Duy trì kỷ luật nộp – đối soát – cập nhật biến động hằng tháng là chìa khóa bảo đảm quyền lợi an sinh và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong suốt vòng đời lao động.

Lưu ý thiết yếu và các tình huống đặc biệt khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

Khi “lần đầu” đăng ký BHXH, BHYT, BHTN, có nhiều điểm mấu chốt dễ bỏ sót. Dưới đây là các lưu ý thiết yếu và tình huống đặc biệt cần nắm chắc.

Chọn nơi khám, chữa bệnh ban đầu (BHYT): Khai đúng tên cơ sở KCB ban đầu theo danh mục tuyến xã/huyện để bảo đảm quyền lợi đúng tuyến; thay đổi KCB ban đầu chỉ theo khung thời gian cho phép, tránh phát sinh thủ tục chuyển tuyến phức tạp.
Đã từng có mã số BHXH/đã tham gia trước đó: Bắt buộc tra cứu và kê khai đúng mã số đang có (hoặc số định danh cá nhân/CCCD thay thế từ 01/8/2025) để không tạo mã mới, bảo toàn quá trình đóng.
Hộ kinh doanh, chủ hộ: Từ 01/7/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc đối tượng BHXH bắt buộc; cần rà soát loại hình, mức đóng và hồ sơ ngay khi phát sinh đối tượng.
Làm việc ở nhiều nơi: Khi NLĐ có nhiều HĐLĐ đồng thời, nguyên tắc tham gia: BHXH, BHTN theo hợp đồng đầu tiên, BHYT theo hợp đồng có lương cao nhất; BHTNLĐ, BNN theo từng hợp đồng. Doanh nghiệp phải xác định đúng để tránh trùng đóng/sót đóng.
Người đang hưởng lương hưu: Không thuộc đối tượng BHXH bắt buộc; đồng thời không thuộc đối tượng BHTN, nhưng BHYT thực hiện theo nhóm do ngân sách/Quỹ BHXH bảo đảm. Cần phân loại đúng ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ.
Trễ hạn đăng ký/đóng: Từ 01/7/2025, chậm đóng bị tính 0,03%/ngày trên số tiền phải đóng; nhiều địa phương hướng dẫn tính từ mốc 60 ngày nếu không kịp đăng ký. Trễ hạn còn có thể bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng quyền lợi hưởng.
Ứng dụng số và kiểm soát nội bộ: Ưu tiên nộp hồ sơ trên Cổng DVC, phần mềm BHXH điện tử, VssID; lập checklist theo mốc thời gian, phân vai HR–Kế toán, lưu trữ chứng từ điện tử để đối chiếu nhanh khi điều chỉnh tham gia.

Kết: Thực hiện đúng ngay từ “lần đầu” giúp bảo toàn quyền lợi và giảm rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình nội bộ, số hóa hồ sơ và cập nhật quy định hiệu lực từ 01/7/2025.

Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH, BHYT, BHTN Lần Đầu là bước khởi đầu quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ quyền lợi về an sinh và tuân thủ quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy trình chuẩn bị hồ sơ – nộp – xử lý – đóng và theo dõi không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh rủi ro bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và bộ phận nhân sự nên chủ động rà soát tình trạng tham gia để kịp thời hoàn thiện nghĩa vụ.
👉 Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn chuyên sâu và bài viết hữu ích trong hành trình phát triển nghề nhân sự!

Hành Chính Nhân Sự