Kỹ Năng Viết Báo Cáo Chuyên Nghiệp Cho Nhân Viên

Việc viết báo cáo không còn quá xa lạ đối với nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, kỹ năng viết báo cáo như thế nào thể hiện sự chuyên nghiệp không phải ai cũng biết hãy cùng Leanh.edu.vn tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé!

1. Báo Cáo Công Việc Là Gì?

Kỹ năng viết báo cáo

Báo cáo công việc được hiểu là trình bày một cách khoa học, rõ ràng và chi tiết tiến độ làm việc của một cá nhân, nhóm hoặc tập thể và các kết quả đạt được theo ngày, theo tuần, theo tháng theo quý hoặc theo năm.

Từ báo cáo công việc Quản lý hoặc ban lãnh đạo sẽ nắm bắt được đầu mục công việc của cả nhân, nhóm hoặc tập thể làm gì, có hoàn thành công việc hay không để có những chính sách khen thương hoặc xử phạt hợp lý

Vậy cách viết báo cáo công việc như thế nào? Hay làm thế nào để có kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp? - Để có được bản báo cáo công việc ngắn gọn, đầy đủ nhưng lại chuyên nghiệp bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

2. Xác Định Nội Dung Yêu Cầu Của Báo Cáo

Cách viết báo cáo công việc là dù bạn đang viết báo cáo ngày, tuần hay tháng quý thì điều đầu tiên bạn cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Hay nói cách khác bạn thực hiện việc báo cáo này nhằm mục đích gì. Đơn thuần để báo cáo công việc hằng ngày hay nhằm các mục đích KPI trong công việc.

Xác định rõ yêu cầu của cấp trên đối với báo cáo của bạn là gì. Nếu đơn thuần là báo cáo ngày thì bạn chỉ cần liệt kê các danh mục đầu công việc. Tuy nhiên nếu cấp trên cần những báo cáo mang tính định hướng thì cần chuẩn bị sẵn những tài liệu có liên quan hoặc có một cấu trúc phù hợp chuyên nghiệp trong bản báo cáo.

Nếu không nắm bắt được các ý cần triển khai, bạn sẽ không biết nên viết từ đâu, dẫn đến thông tin trong bài gặp vấn đề như lan man, khó hiểu. Điều này khiến bài báo cáo không có giá trị sử dụng như mong muốn ban đầu đồng thời không tạo được sự chuyên nghiệp khi viết báo cáo.

3. Xây Dựng Khung Báo Cáo

Cách viết báo cáo

Cũng giống như việc viết tiểu luật hay khóa luận việc tạo dựng được một khung báo cáo hết sức quan trọng. Giúp tiết kiệm thời gian đồng thời tránh tạo sự lan man trong quá trình viết. Sau khi có nội dung yêu cầu, hãy suy nghĩ xem làm thế nào để bạn thể hiện được những điều bạn muốn báo cáo một cách rõ ràng, dễ hiểu nhất.

Hãy xây dựng một khung báo cáo chi tiết về các nội dung cần có. Sắp xếp thứ tự phù hợp cho các nội dung đó theo cách dễ theo dõi, rõ ràng.

4. Đánh Giá Kết Quả Công Việc

Đánh giá công việc hết sức quan trọng thể hiện mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bạn đối với các công việc được giao. Bạn cần nêu ra các công việc đã thực hiện, bao gồm các công việc đã hoàn thành và các công việc chưa hoàn thành. Những khó khăn trong suốt quá trình thực hiện công việc.

Để có được những công việc chi tiết nhất, bạn cần nhìn nhận toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Hãy viết đúng sự thật với cấp trên bởi họ là người sẽ kiểm tra, họ sẽ biết những điều bạn trình bày trong đây có đúng hay không.

Xem thêm: Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Và Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

5. Trình Bày Nguyên Nhân Và Hướng Khắc Phục

Từ những kinh nghiệm cá nhân và trong suốt quá trình làm việc. Càng phân tích rõ ràng được các nguyên nhân thì bạn sẽ có nhiều cơ sở để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. Hãy trung thực khi chỉ ra các nguyên nhân cả chủ quan và khách quan.

Xem thêm: Cách Rèn Luyện Kỹ Năng Thuyết Trình Trước Đám Đông

6. Đề xuất giải pháp

Sau khi đã phân tích ra các nguyên nhân rõ ràng hãy suy nghĩ đến việc làm thế nào để khắc phục chúng.

Trên góc nhìn từ cá nhân, ở cuối bản báo cáo, bạn có thể đưa ra những kiến nghị về công việc, cách làm việc, chỉ tiêu công việc.Đó cũng có thể là các đề xuất cách khiến cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng hơn, công việc của bạn cần điều gì để có được kết quả tốt nhất.

Hãy chắc chắn rằng sự hỗ trợ đúng lúc sẽ giúp công việc của bạn tốt hơn và những dự án tiếp theo hoặc nhưng công việc tiếp theo trong tương lai đạt năng suất hơn.

Xem thêm: Cách Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Kết Luận

Trên đây chia sẻ những kiến thức hữu ích về Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên để có thêm nhiều hơn những kiến thức hơn đối với nghiệp vụ hành chính văn phòng có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hay tại mục Hành chính nhân sự tại Leanh.edu.vn

Nếu các bạn muốn được đào tạo kiến thức và kỹ năng hành chính nhân sự để có thể đi làm trong thực tế thì hãy tham gia khóa học hành chính nhân sự online - học qua video do các chuyên gia nhân sự nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy

Khóa học hành chính nhân sự Online

Trong khóa học, các bạn sẽ được tiếp xúc với những kiến thức, nghiệp vụ nhân sự thực tế và học cách xử lý các công việc của một nhân viên nhân sự tổng hợp theo quy trình chuyên nghiệp. Chương trình học sẽ đi từ kiến thức nền tảng đến kiến thức chuyên sâu, học lý thuyết đến đâu thực hành luôn đến đó.

Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giảng viên hỗ trợ nghiệp vụ cho đến khi thành thạo thì thôi. Hãy đăng ký khóa học hành chính nhân sự online ngay để được nhận ưu đãi học phí cực hấp dẫn nữa nhé!