Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Khi Nhân Viên Nghỉ Việc

Mẫu biên bản bàn giao tài sản là hồ sơ bắt buộc khi nhân viên nghỉ việc, đặc biệt với các vị trí sử dụng tài sản, công cụ và dữ liệu doanh nghiệp. Lập biên bản đúng mẫu, đúng quy trình giúp HR kiểm soát rủi ro, hạn chế tranh chấp và đảm bảo căn cứ pháp lý sau chấm dứt hợp đồng. 

Bài viết của LÊ ÁNH HR cung cấp mẫu chuẩn kèm hướng dẫn chi tiết, cập nhật theo quy định hiện hành – mời bạn theo dõi để áp dụng đúng trong thực tế.

I. Biên bản bàn giao tài sản là gì? Vai trò trong quy trình nghỉ việc

Đoạn dẫn (≤50 từ)
Biên bản bàn giao tài sản là hồ sơ bắt buộc trong quản trị nhân sự khi người lao động nghỉ việc, nhằm xác nhận việc hoàn trả tài sản doanh nghiệp và làm cơ sở tất toán trách nhiệm, quyền lợi theo đúng quy định pháp luật lao động hiện hành.

1. Khái niệm biên bản bàn giao tài sản trong quản trị nhân sự

Biên bản bàn giao tài sản là văn bản ghi nhận việc hoàn trả, chuyển giao hoặc xác nhận tình trạng sử dụng các tài sản do doanh nghiệp giao cho người lao động trong thời gian làm việc khi chấm dứt quan hệ lao động.

Nội dung cốt lõi của biên bản bao gồm:

• Danh mục tài sản được giao quản lý, sử dụng
• Số lượng, tình trạng, phụ kiện kèm theo tại thời điểm bàn giao
• Thời điểm bàn giao, bên giao – bên nhận
• Cam kết trách nhiệm và chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Pháp luật hiện hành không ban hành mẫu bắt buộc, doanh nghiệp được quyền xây dựng mẫu theo nội quy, quy chế quản lý tài sản và quy trình nghỉ việc nội bộ.

2. Phân biệt các biên bản thường dùng trong quy trình nghỉ việc

• Biên bản bàn giao tài sản => Mục đích: Xác nhận việc hoàn trả tài sản, làm rõ trách nhiệm vật chất của người lao động.
• Biên bản bàn giao công việc => Mục đích: Chuyển giao đầu việc, hồ sơ, dữ liệu, tiến độ cho người tiếp nhận; không thay thế biên bản tài sản.
• Biên bản thanh lý hợp đồng lao động => Mục đích: Ghi nhận việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính, quyền lợi và trách nhiệm pháp lý khi chấm dứt hợp đồng.

Ba loại biên bản có chức năng độc lập, không được gộp chung nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát rủi ro đầy đủ.

3. Vai trò của biên bản bàn giao tài sản trong quy trình nghỉ việc

• Căn cứ xác định trách nhiệm vật chất: Là cơ sở pháp lý để đánh giá việc mất mát, hư hỏng tài sản và xử lý bồi thường theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Điều kiện để quyết toán, tất toán quyền lợi: Doanh nghiệp căn cứ biên bản bàn giao tài sản để hoàn tất thủ tục thanh toán lương, phép chưa nghỉ, thưởng và các khoản liên quan khi người lao động nghỉ việc.
• Chứng cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp: Biên bản là tài liệu chứng minh rõ ràng tình trạng tài sản tại thời điểm nghỉ việc, hạn chế khiếu nại kéo dài và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Kết luận: Biên bản bàn giao tài sản là tài liệu trọng yếu trong hồ sơ nghỉ việc, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản, chốt trách nhiệm vật chất và đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy trình, đúng luật và minh bạch.

II. Trường hợp bắt buộc phải lập biên bản bàn giao tài sản

Biên bản bàn giao tài sản là căn cứ pháp lý xác nhận việc hoàn trả tài sản, hồ sơ, dữ liệu và quyền quản lý của người lao động khi phát sinh thay đổi về quan hệ lao động hoặc phạm vi trách nhiệm. Doanh nghiệp bắt buộc lập biên bản trong các trường hợp sau.

1. Trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng lao động

Biên bản bàn giao tài sản bắt buộc phải lập khi quan hệ lao động chấm dứt, bao gồm:

• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động: Biên bản dùng để xác nhận người lao động đã hoàn trả đầy đủ tài sản, hồ sơ, dữ liệu và quyền truy cập được giao trong quá trình làm việc.
• Hết hạn hợp đồng lao động: Việc lập biên bản nhằm chốt tình trạng tài sản tại thời điểm kết thúc hợp đồng, làm cơ sở quyết toán trách nhiệm và tránh phát sinh tranh chấp sau khi nghỉ việc.
• Người lao động bị sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng do kỷ luật lao động: Đây là trường hợp có rủi ro pháp lý cao, bắt buộc lập biên bản bàn giao chi tiết để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và làm căn cứ xử lý trách nhiệm vật chất nếu có.

2. Trường hợp người lao động đang quản lý, sử dụng tài sản doanh nghiệp

Biên bản bàn giao tài sản phải được lập khi người lao động giữ vai trò trực tiếp quản lý tài sản, hồ sơ, dữ liệu hoặc quyền kiểm soát, bao gồm các nhóm vị trí sau:

• Nhân sự – Hành chính: Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, con dấu, văn bản nội bộ, thẻ ra vào, dữ liệu nhân sự.
• Kế toán – Tài chính: Chứng từ kế toán, sổ sách, hóa đơn, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, phần mềm kế toán, tạm ứng và công nợ liên quan.
• IT – Kỹ thuật: Máy tính, thiết bị CNTT, tài khoản hệ thống, quyền quản trị, dữ liệu nội bộ, mã truy cập phần mềm và hệ thống thông tin.
• Sales, quản lý dự án, quản lý kho: Hàng hóa, tài sản kho, hồ sơ khách hàng, hợp đồng, dữ liệu bán hàng, hồ sơ dự án, công cụ và thiết bị làm việc.

3. Trường hợp điều chuyển, thay đổi vị trí công tác

Ngoài nghỉ việc, doanh nghiệp cũng bắt buộc lập biên bản bàn giao tài sản khi:

• Điều chuyển nội bộ sang vị trí khác không còn quản lý tài sản cũ
• Thay đổi người phụ trách kho, dự án, hệ thống, tài chính
• Phân công lại nhiệm vụ có liên quan đến tài sản, dữ liệu hoặc quyền kiểm soát

4. Rủi ro pháp lý nếu không lập biên bản bàn giao tài sản

Việc không lập biên bản bàn giao tài sản có thể dẫn đến:

• Không có căn cứ xác định trách nhiệm bồi thường khi xảy ra mất mát, hư hỏng
• Tranh chấp lao động liên quan đến tài sản, dữ liệu, công nợ
• Rủi ro rò rỉ thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng
• Khó khăn khi thanh tra, kiểm toán hoặc xử lý kỷ luật sau này

Kết luận: Biên bản bàn giao tài sản là yêu cầu bắt buộc trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng, kỷ luật lao động, hết hạn hợp đồng và thay đổi vị trí quản lý tài sản. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình bàn giao để kiểm soát rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

III. Nội dung bắt buộc trong mẫu biên bản bàn giao tài sản

Để biên bản bàn giao tài sản có giá trị sử dụng thực tế và phù hợp với quy định pháp lý hiện hành, nội dung cần được trình bày đầy đủ theo các nhóm thông tin sau:

1. Thông tin chung của biên bản

Đây là nhóm nội dung bắt buộc nhằm xác định tính hợp lệ của chứng từ và bối cảnh phát sinh việc bàn giao.

Cụ thể gồm:

• Tên biên bản: ghi rõ “Biên bản bàn giao tài sản”.
• Số hiệu biên bản: do doanh nghiệp quy định để phục vụ quản lý, tra soát hồ sơ.
• Thời điểm lập biên bản: ghi đầy đủ ngày, tháng, năm; trường hợp thời điểm lập khác thời điểm bàn giao cần nêu rõ.
• Địa điểm lập biên bản: văn phòng, kho, công trình hoặc địa điểm bàn giao thực tế.
• Thông tin bên bàn giao: họ tên, chức danh, bộ phận/phòng ban; trường hợp là đơn vị hoặc pháp nhân thì ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ.
• Thông tin bên nhận bàn giao: tương tự bên bàn giao, bảo đảm xác định đúng chủ thể chịu trách nhiệm sau bàn giao.

👉 Khuyến nghị bổ sung: Nêu căn cứ bàn giao như quyết định điều chuyển, quyết định thu hồi tài sản, hợp đồng lao động chấm dứt, quy chế quản lý tài sản… để tăng giá trị pháp lý và tính minh bạch.

2. Danh mục tài sản bàn giao

Danh mục tài sản là nội dung trọng tâm của biên bản, cần thể hiện chi tiết để tránh tranh chấp và phục vụ quản lý tài sản.

Mỗi tài sản nên được trình bày tối thiểu các thông tin sau:

• Tên tài sản: ghi đúng tên gọi theo sổ quản lý hoặc hồ sơ mua sắm.
• Mã tài sản: mã quản lý nội bộ hoặc mã tài sản cố định (nếu có).
• Đặc điểm nhận dạng: model, số serial/IMEI, biển số, số khung – số máy, cấu hình kỹ thuật, giấy phép phần mềm…
• Số lượng và đơn vị tính.
• Tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao: mới, đã qua sử dụng, hao mòn, hư hỏng, thiếu phụ kiện; mô tả rõ tình trạng thực tế.
• Giá trị liên quan (khi phục vụ mục đích kế toán): nguyên giá, giá trị còn lại theo sổ theo dõi, thông tin khấu hao (nếu có).

👉 Lưu ý nghiệp vụ: Trường hợp bàn giao tài sản có giá trị lớn hoặc tài sản cố định, việc ghi nhận giá trị còn lại là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm bồi hoàn và đối chiếu sổ sách.

3. Nội dung xác nhận bàn giao

Phần xác nhận là cơ sở để chuyển giao trách nhiệm quản lý tài sản giữa các bên. Cần thể hiện rõ:

- Kết quả bàn giao:

• Đã bàn giao đầy đủ theo danh mục; hoặc
• Bàn giao thiếu/hư hỏng (ghi rõ từng tài sản, tình trạng cụ thể); hoặc
• Không còn tài sản (nêu rõ lý do và căn cứ liên quan).

- Thời điểm bắt đầu chịu trách nhiệm: xác định rõ từ ngày, giờ nào bên nhận chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tài sản.

👉 Phần này phải được trình bày rõ ràng, không dùng từ ngữ chung chung để tránh hiểu sai hoặc tranh cãi khi phát sinh sự cố.

4. Cam kết và trách nhiệm sau bàn giao

Biên bản cần có nội dung cam kết để ràng buộc trách nhiệm pháp lý và nội bộ. Bao gồm:

• Cam kết của bên bàn giao về tính trung thực, đầy đủ của thông tin tài sản tại thời điểm bàn giao.
• Cam kết của bên nhận về việc quản lý, sử dụng tài sản đúng mục đích, đúng quy định của doanh nghiệp.
• Quy định xử lý khi phát sinh chênh lệch, mất mát hoặc hư hỏng sau bàn giao (dẫn chiếu quy chế nội bộ nếu có).

👉 Nội dung này đặc biệt quan trọng trong trường hợp bàn giao khi nhân sự nghỉ việc, điều chuyển vị trí hoặc thay đổi người quản lý tài sản.

5. Chữ ký xác nhận và thẩm quyền ký

Đây là điều kiện bắt buộc để biên bản có giá trị pháp lý và giá trị chứng từ. Thông thường gồm:

• Chữ ký người bàn giao (ghi rõ họ tên).
• Chữ ký người nhận bàn giao (ghi rõ họ tên).
• Chữ ký người lập biên bản (nếu không trùng với hai bên trên).
• Chữ ký đại diện doanh nghiệp hoặc người quản lý tài sản (bắt buộc trong các trường hợp tài sản giá trị lớn hoặc bàn giao giữa các bộ phận).

👉 Chữ ký phải thực hiện trực tiếp, không ký khống; trường hợp chứng từ điện tử cần tuân thủ quy định về chữ ký điện tử theo pháp luật kế toán.

Kết luận: Một biên bản bàn giao tài sản chỉ thực sự phát huy giá trị khi được xây dựng đầy đủ nội dung bắt buộc, trình bày rõ ràng và gắn với trách nhiệm cụ thể của từng bên. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản và hạn chế rủi ro pháp lý.

IV. Mẫu biên bản bàn giao tài sản khi nhân viên nghỉ việc

Mẫu biên bản bàn giao tài sản khi nhân viên nghỉ việc là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động, nhằm xác nhận việc hoàn trả tài sản, thu hồi quyền quản lý và làm căn cứ pháp lý giải quyết trách nhiệm liên quan.

MẪU: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1mmlW5AQtGbWj5jQCQCklt6XcQ3Dcy5EO

1. Nguyên tắc xây dựng mẫu biên bản bàn giao tài sản

Mẫu biên bản cần được xây dựng trên các nguyên tắc pháp lý và quản trị sau:

• Xác định rõ chủ thể bàn giao – tiếp nhận: Ghi đầy đủ thông tin người lao động nghỉ việc, người nhận bàn giao và các bên liên quan (nhân sự, quản lý trực tiếp, kế toán tài sản, công nghệ thông tin nếu có).
• Mô tả tài sản cụ thể, có thể đối chiếu: Tài sản phải được nhận diện rõ: tên tài sản, mã quản lý/serial, số lượng, tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao.
• Phân định trách nhiệm vật chất: Trường hợp thiếu, hư hỏng, mất tài sản phải ghi nhận hiện trạng và hướng xử lý theo quy định về trách nhiệm vật chất của người lao động.
• Phù hợp quy định pháp luật lao động hiện hành: Biên bản không được kèm theo điều khoản trái luật như giữ giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động sau khi nghỉ việc.

2. Các mẫu biên bản bàn giao tài sản phổ biến hiện nay

2.1. Mẫu biên bản cho nhân viên văn phòng

Phù hợp với nhân viên hành chính – chuyên môn, nội dung tập trung vào:

• Thiết bị làm việc: máy tính, điện thoại, phụ kiện đi kèm
• Công cụ quản lý: thẻ ra vào, email công ty, tài khoản phần mềm
• Tài liệu, hồ sơ công việc đang phụ trách
• Xác nhận đã thu hồi quyền truy cập hệ thống

2.2. Mẫu biên bản cho vị trí quản lý, phụ trách tài sản

Áp dụng cho trưởng bộ phận, quản lý dự án, người được giao quản lý tài sản:

• Danh mục tài sản đang quản lý theo bộ phận/đơn vị sử dụng
• Hồ sơ liên quan đến nhà cung cấp, hợp đồng, dữ liệu quản lý
• Đối chiếu công nợ, tạm ứng, tài sản đang luân chuyển
• Xác định người tiếp nhận trách nhiệm sau bàn giao

2.3. Mẫu biên bản có kèm bảng kê tài sản chi tiết

Sử dụng khi số lượng tài sản lớn hoặc cần kiểm soát chặt:

• Biên bản chính ghi nhận nguyên tắc bàn giao
• Phụ lục bảng kê tài sản chi tiết: mã tài sản, tình trạng, ghi chú
• Phụ lục được ký xác nhận và lưu cùng biên bản

3. Lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản bàn giao tài sản

• Điều chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp: Không sử dụng máy móc một mẫu cho mọi vị trí; cần phân loại theo nhóm lao động và mức độ quản lý tài sản.
• Đồng bộ với nội quy lao động và hợp đồng lao động: Quy trình bàn giao, thời hạn hoàn trả tài sản và xử lý trách nhiệm phải thống nhất với quy định nội bộ đã ban hành hợp pháp.
• Lập biên bản đúng thời điểm: Thực hiện tại thời điểm người lao động chấm dứt công việc, tránh lập bổ sung hoặc ký hồi tố gây rủi ro pháp lý.

4. Gợi ý biểu mẫu HR nên đính kèm để hoàn chỉnh hồ sơ nghỉ việc

Để kiểm soát đầy đủ, hồ sơ nghỉ việc nên bao gồm:

• Checklist thủ tục nghỉ việc theo từng bộ phận
• Biên bản bàn giao công việc và dữ liệu
• Phiếu thu hồi tài sản, thẻ, quyền truy cập hệ thống
• Biên bản đối chiếu tạm ứng, công nợ (nếu có)

V. Lưu ý pháp lý và sai sót thường gặp khi lập biên bản bàn giao tài sản

Biên bản bàn giao tài sản là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất của người lao động, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp liên quan đến mất mát, hư hỏng hoặc hoàn trả tài sản sau khi chấm dứt quan hệ lao động.

1. Lưu ý pháp lý bắt buộc khi lập biên bản bàn giao

• Việc xác định trách nhiệm bồi thường thiệt hại tài sản phải căn cứ Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động, quy chế quản lý tài sản đã ban hành hợp lệ.
• Biên bản bàn giao là chứng cứ trực tiếp để làm cơ sở xử lý trách nhiệm vật chất, khấu trừ lương hoặc giải quyết tranh chấp.
• Trường hợp khấu trừ lương bồi thường thiệt hại, mức khấu trừ không vượt quá 30% tiền lương thực trả hàng tháng theo quy định pháp luật lao động hiện hành.
• Thời hiệu xử lý trách nhiệm bồi thường thiệt hại phải tuân thủ quy định, tránh lập biên bản mang tính hồi tố.

2. Các sai sót HR thường gặp khi lập biên bản

• Không mô tả chi tiết tình trạng tài sản: thiếu thông tin về số lượng, mã tài sản, mức độ hao mòn, phụ kiện đi kèm, hiện trạng sử dụng.
• Không xác định rõ chủ thể nhận bàn giao: không ghi đầy đủ họ tên, chức danh, bộ phận, trách nhiệm quản lý tài sản sau bàn giao.
• Lập biên bản sau thời điểm nhân viên nghỉ việc, không còn đầy đủ chữ ký xác nhận, làm giảm giá trị pháp lý của hồ sơ.

3. Cách phòng ngừa rủi ro tranh chấp tài sản

• Lập biên bản bàn giao trước ngày làm việc cuối cùng.
• Gắn biên bản với checklist tài sản, hình ảnh hiện trạng, chữ ký đầy đủ các bên liên quan.
• Lưu trữ biên bản trong hồ sơ nhân sự và hồ sơ quản lý tài sản.

4. Khuyến nghị chuẩn hóa quy trình

• Ban hành mẫu biên bản bàn giao thống nhất toàn doanh nghiệp.
• Quy định rõ trách nhiệm HR – quản lý trực tiếp – bộ phận tài sản.
• Định kỳ rà soát, cập nhật quy trình theo thay đổi pháp luật.

Kết luận: Chuẩn hóa biên bản bàn giao tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý mà còn là công cụ quan trọng để quản lý trách nhiệm vật chất minh bạch, đúng luật và hạn chế tối đa tranh chấp sau khi người lao động nghỉ việc.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản là hồ sơ bắt buộc trong quy trình nhân sự khi người lao động nghỉ việc, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản, phòng ngừa tranh chấp và đảm bảo an toàn pháp lý. HR cần sử dụng đúng mẫu, thực hiện bàn giao theo quy trình thống nhất để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. 

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu, hỗ trợ phát triển kỹ năng quản trị hành chính – nhân sự một cách bài bản và hiệu quả.