Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Và Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng khi quản lý thời gian tốt sẽ giúp cho việc Lập kế hoạch tốt và đây là khâu mang tính quan trọng do nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu không thực hiện được hoặc thực hiện nhưng không đem lại hiệu quả cao.

Hãy cùng Leanh.edu.vn tìm hiểu về vai trò của kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé!

I. Quản Lý Thời Gian Là Gì? Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Là Gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Trước khi tìm hiểu kỹ năng quản lý thời gian là gì thì ta cần biết khái niệm quản lý thời gian là gì:

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian được hiểu là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất.

Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc chúng ta phải làm, việc nào chúng ta muốn làm và mục tiêu của chúng ta là gì.

Việc tiếp theo là đo lường thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc đó.

Cuối cùng là tập kế hoạch trong ngày, trong tuần, trong tháng nhằm giúp chúng ta tránh rơi vào tình trạng quá tải trong công việc.

Quản lý thời gian có thể được hỗ trợ bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Ban đầu, quản lý thời gian chỉ có ý nghĩa đối với các hoạt động kinh doanh hoặc công việc, nhưng sau đó được mở rộng để bao gồm cả các hoạt động cá nhân. Một hệ thống quản lý thời gian là một sự kết hợp thiết kế các công trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp.

Vậy Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí

2. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý.

Cùng một khối lượng công việc như vậy với thời gian yêu cầu là như nhau nhưng có người thoải mái hoàn thành công việc với kết quả tốt mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi trong khi lại có những người loay hoay khi không biết mình phải làm gì trước tiên rồi bị nhấn chìm trong áp lực và căng thẳng.

Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.

II. Vai Trò Của Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ cho bản thân có kỷ luật mà còn mang lại hiệu quả cao cho công việc. Khi biết cách quản lý thời gian, quản lý công việc sẽ góp phần biết cách tổ chức công việc

1. Tăng năng suất lao động

Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp tổ chức công việc một cách hiệu quả. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.

Khi biết cách quản lý công việc sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học có tổ chức. Nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

2. Nâng cao tính tự chủ tăng khả năng chịu áp lực

Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực và công việc không được hoàn thành như mong muốn, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét.

Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề do vậy công việc cũng được tổ chức tốt hơn.

3. Tăng động lực lao động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc.

Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác nhờ vậy năng suất lao động sẽ được tăng lên

III. Cách Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Để biết cách quản lý thời gian mỗi cá nhân cần phải có sự cố gắng và luôn để bạn thân ở thế chủ động để thực hiện

1. Hiểu về bản thân

Hiểu về bản thân liên quan đến cách chúng ta sử dụng thời gian của mình, như việc chúng ta xác định những gì chúng ta mong muốn trong cuộc sống, mục tiêu của chúng ta cũng như khi nào và làm cách nào chúng ta làm việc tốt nhất, điều đó sẽ giúp chúng ta hiểu được thứ tự ưu tiên chung của mình.

2. Hiểu về công việc

Cùng với việc hiểu được bạn thuộc kiểu người nào, bạn cần suy nghĩ một cách cụ thể về công việc của bạn. Bạn cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà người khác mong muốn bạn hoàn thành.

Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để duy trì được sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình để dừng việc lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để có thể vượt qua được những động cơ không tích cực, để duy trì sự tập trung và ra những quyết định đúng đắn

3. Học cách dọn dẹp ngăn nắp

Để giúp bạn suy nghĩ và làm việc tốt hơn, bàn làm việc của bạn luôn phải được dọn dẹp ngăn nắp. Bạn nên có một cuốn nhật ký và lập một “danh sách những việc cần làm”, điều này sẽ giữ cho bạn luôn kiểm soát được công việc.

Vì khi bạn đã viết ra một điều gì đó, bạn sẽ không cần phải giữ nó trong đầu và do đó, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo khác. Thiết lập một hệ thống để giúp bạn thực hiện những nhiệm vụ hàng ngày và lập kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện các dự án.

So sánh với kế hoạch, nếu bạn thấy rằng mình đang chậm hơn với kế hoạch, bạn có thể hành động để theo kịp tiến độ công việc đã định.

4. Luôn nghĩ tích cực với công việc

Có được những mục tiêu rõ ràng, suy nghĩ sáng tạo, luôn chủ động và học cách để làm đúng ngay từ đầu… tất cả đều cần thiết để giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc tốt hơn. Nếu đặt ra những mục tiêu mơ hồ và phi thực tế là một việc hoàn toàn vô nghĩa. Điều đó có thể tốt cho việc truyền cảm hứng, nhưng để hoàn thành công việc, bạn cần phải tư duy thực tế và rõ ràng hơn.

5. Học cách kiểm soát thời gian

Có rất nhiều công cụ khác nhau để giúp chúng ta quản lý thời gian của mình hiệu quả như việc đặt ra những khung thời gian trong kế hoạch để hoàn thành một nhiệm vụ.

Nhờ đó chúng ta tập hợp được lực đẩy cho công việc của mình, đảm bảo những kế hoạch tiếp theo để giảm thiểu những vấn đề trong tương lai, luôn tập trung và có mục đích, sắp xếp để công việc của chúng ta ít bị gián đoạn nhất và sử dụng hiệu quả những khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất hiện.

Xem thêm: Cách Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Kết Luận

Trên đây chia sẻ những kiến thức hữu ích đánh giá về kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả để có thêm nhiều hơn những kiến thức hơn trong lĩnh vực nhân sự có thể tham khảo thêm tại mục Hành chính nhân sự tại Leanh.edu.vn

Nếu các bạn muốn được đào tạo kiến thức và kỹ năng hành chính nhân sự để có thể đi làm trong thực tế thì hãy tham gia khóa học hành chính nhân sự online - học qua video do các chuyên gia nhân sự nhiều năm kinh nghiệm giảng dạy

Khóa học hành chính nhân sự online

Trong khóa học, các bạn sẽ được tiếp xúc với những kiến thức, nghiệp vụ nhân sự thực tế và học cách xử lý các công việc của một nhân viên nhân sự tổng hợp theo quy trình chuyên nghiệp. Chương trình học sẽ đi từ kiến thức nền tảng đến kiến thức chuyên sâu, học lý thuyết đến đâu thực hành luôn đến đó.

Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giảng viên hỗ trợ nghiệp vụ cho đến khi thành thạo thì thôi. Hãy đăng ký khóa học hành chính nhân sự online ngay để được nhận ưu đãi học phí cực hấp dẫn nữa nhé!

Leanh.edu.vn chúc bạn thành công!