Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Mục lục

Hướng dẫn đăng ký tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp là nội dung mà mọi đơn vị sử dụng lao động cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý nhân sự hiệu quả.

Việc thực hiện qua hệ thống điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn minh bạch và thuận tiện trong việc khai báo, nộp hồ sơ và tra cứu thông tin.

Bài viết này Lê Ánh HR sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký tham gia BHXH điện tử, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng và đúng quy định.

1. Tổng Quan Giao Dịch BHXH Điện Tử và Cơ Sở Bắt Buộc

Việc nắm vững bản chất, cơ sở pháp lý và những lợi ích thiết thực của giao dịch BHXH điện tử là rất quan trọng, giúp người làm nhân sự hiểu rõ và thực hiện một cách chủ động và chính xác hơn.

BHXH điện tử là gì và cơ sở pháp lý?

BHXH điện tử là hình thức các đơn vị sử dụng lao động (doanh nghiệp) thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến Bảo hiểm xã hội (báo tăng, báo giảm lao động, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí…) thông qua môi trường Internet. Thay vì phải chuẩn bị hồ sơ giấy và trực tiếp nộp tại cơ quan BHXH, doanh nghiệp sẽ lập và gửi hồ sơ qua phần mềm chuyên dụng của các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN (Insurance Value Added Network) hoặc trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam. Giá trị pháp lý của các giao dịch này được đảm bảo bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý quan trọng:

Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (số 20/2023/QH15, hiệu lực từ ngày 01/07/2024): Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, quy định về thông điệp dữ liệu và chữ ký số, là nền tảng cho tất cả giao dịch điện tử.
Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Luật BHXH sửa đổi năm 2024 (số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025): Quy định về quyền, nghĩa vụ và các chế độ BHXH. Doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm áp dụng để tránh nhầm lẫn khi tham chiếu.
Các nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng: Văn bản hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử và các đề án chuyển đổi số quốc gia, trong đó có việc tích hợp dịch vụ BHXH lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Quyết định, văn bản hợp nhất của BHXH Việt Nam: Ban hành chi tiết quy trình, thành phần hồ sơ, biểu mẫu trong giao dịch điện tử. Các văn bản này thường xuyên được cập nhật trên Cổng thông tin của BHXH Việt Nam.

💡 Lưu ý: Văn bản pháp luật trong lĩnh vực BHXH thay đổi liên tục. Thay vì lưu số hiệu quyết định cũ như 08/2015/QĐ-TTg hay 838/QĐ-BHXH, người làm nhân sự nên hình thành thói quen tra cứu trực tiếp website BHXH Việt Nam hoặc thư viện pháp luật để nắm bản hợp nhất mới nhất.

Việc chuyển đổi sang giao dịch điện tử hiện nay không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc với đa số doanh nghiệp, nhằm đồng bộ dữ liệu và hiện đại hóa công tác quản lý.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Lợi Ích Khi Doanh Nghiệp Giao Dịch BHXH Điện Tử

Việc áp dụng giao dịch BHXH điện tử không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận nhân sự và kế toán.

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp không còn phải di chuyển, chờ đợi tại cơ quan BHXH, cũng như cắt giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy. Thời gian tiết kiệm được có thể dành cho các công việc giá trị hơn như quản trị nhân sự chiến lược.

Chủ động, linh hoạt 24/7: Hồ sơ có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, ở bất kỳ đâu miễn có kết nối Internet. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần xử lý nghiệp vụ gấp ngoài giờ hành chính.

Minh bạch, chính xác: Các phần mềm kê khai thường có chức năng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, giúp giảm thiểu sai sót. Lịch sử giao dịch được lưu trữ điện tử, thuận tiện cho việc tra cứu, đối soát.

Rút ngắn thời gian xử lý: Hồ sơ điện tử được gửi trực tiếp tới bộ phận nghiệp vụ cơ quan BHXH, loại bỏ khâu trung gian. Thông thường, hồ sơ sẽ được xử lý trong 1–3 ngày làm việc, nhanh hơn nhiều so với nộp giấy.

An toàn và bảo mật: Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ, nâng cao mức độ bảo mật thông tin cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

3. Checklist Cần Chuẩn Bị Trước Khi Đăng Ký BHXH Điện Tử

Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau:

Chữ ký số (USB Token): Bắt buộc dùng để ký và nộp hồ sơ điện tử. Doanh nghiệp cần kiểm tra hạn sử dụng, nếu gần hết hạn phải gia hạn kịp thời.

Thông tin pháp lý của doanh nghiệp: Bao gồm tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính. Các thông tin này phải trùng khớp với giấy phép đăng ký doanh nghiệp.

Mã đơn vị BHXH (nếu đã tham gia trước đó): Là mã định danh do cơ quan BHXH cấp.

Thông tin người liên hệ: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ email thường xuyên sử dụng. Đây là kênh để cơ quan BHXH gửi thông báo và kết quả hồ sơ.

Yêu cầu kỹ thuật: Một máy tính/laptop ổn định, hệ điều hành Windows, đường truyền Internet đủ mạnh để tránh gián đoạn.

Chuẩn bị đầy đủ các yếu tố trên giống như chuẩn bị kỹ hồ sơ trước khi nộp, quyết định sự trơn tru của toàn bộ quy trình.

»»» Tham khảo:

4. Hướng Dẫn Quy Trình Đăng Ký BHXH Điện Tử Qua I-VAN (4 Bước)

Hiện nay, phương thức phổ biến nhất là đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ I-VAN. Các nhà cung cấp này được BHXH Việt Nam cấp phép, hỗ trợ phần mềm và kỹ thuật trong suốt quá trình.

Bước 1: Chọn nhà cung cấp I-VAN phù hợp

Một số nhà cung cấp phổ biến: Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn (eBH), EFY, TS24…
Tiêu chí lựa chọn: chi phí dịch vụ, chất lượng hỗ trợ kỹ thuật (ưu tiên có hỗ trợ 24/7), giao diện phần mềm thân thiện, mức độ ổn định hệ thống.

Bước 2: Cài đặt phần mềm và khởi tạo thông tin

Doanh nghiệp tải phần mềm từ website nhà cung cấp, cài đặt theo hướng dẫn. Sau đó, nhập đầy đủ và chính xác thông tin doanh nghiệp (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ…) theo checklist.

Bước 3: Lập Tờ khai đăng ký giao dịch điện tử

Trong phần mềm, chọn chức năng “Đăng ký giao dịch” hoặc “Hồ sơ đăng ký”, lập Tờ khai 01/ĐK-GD. Kiểm tra kỹ các trường thông tin, đặc biệt là email và thông tin người liên hệ. Sau khi hoàn tất, kết xuất tờ khai.

Bước 4: Ký số, nộp hồ sơ, chờ xác nhận

Cắm USB Token, chọn “Ký và Nộp hồ sơ”.

Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận được email xác nhận tiếp nhận hồ sơ.

Trong vòng 1–3 ngày làm việc, nếu hợp lệ, sẽ có email thông báo “Chấp nhận hồ sơ đăng ký giao dịch điện tử”, kèm thông tin tài khoản để đăng nhập hệ thống BHXH.

Kể từ thời điểm đó, doanh nghiệp đã chính thức hoàn tất đăng ký và có thể thực hiện các nghiệp vụ BHXH trực tuyến.

5. Hướng Dẫn Đăng Ký Trực Tiếp Qua Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia

Ngoài phương án I-VAN, doanh nghiệp có thể đăng ký trực tiếp và miễn phí trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Ưu điểm: Hoàn toàn miễn phí, có thể quản lý đồng thời nhiều thủ tục (thuế, BHXH, hải quan…).

Nhược điểm: Doanh nghiệp phải tự thao tác, không có đội hỗ trợ kỹ thuật riêng.

Các bước thực hiện:

Chuẩn bị chữ ký số và thông tin pháp lý.
Truy cập dichvucong.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc USB Token.
Tìm thủ tục “Liên thông đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN…” và chọn kê khai trực tuyến.
Điền đầy đủ thông tin, đính kèm tệp cần thiết, ký số và nộp hồ sơ.
Theo dõi kết quả qua email hoặc tra cứu trực tiếp trên Cổng dịch vụ công.

Hy vọng bài viết của leanh.edu.vn về Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp sẽ hữu ích với bạn đọc.

Việc đăng ký tham gia BHXH điện tử cho doanh nghiệp là một nghiệp vụ quan trọng, giúp tuân thủ pháp luật, tiết kiệm nguồn lực và hiện đại hóa quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn giữa hai phương án: qua I-VAN với sự hỗ trợ kỹ thuật hoặc trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công để tiết kiệm chi phí. Đây không chỉ là quy định bắt buộc mà còn là bước đi chiến lược, thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng thích ứng trong thời đại chuyển đổi số.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu, khoá học chuyên viên tuyển dụng, khóa học xây dựng ứng dụng KPI và BSC khóa học quản trị hành chính văn phòng ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Hành Chính Nhân Sự