Cách Đăng Ký BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

Mục lục

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp là một bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu thực hiện thủ tục này, quá trình đăng ký có thể gặp không ít khó khăn.

Bài viết này, leanh.edu.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, giúp bạn hiểu rõ các bước cần thực hiện, các giấy tờ cần chuẩn bị, và những lưu ý quan trọng để quy trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật.

1. Căn Cứ Pháp Lý và Đối Tượng Bắt Buộc Tham Gia BHXH

Trước khi tìm hiểu quy trình chi tiết, việc nắm vững cơ sở pháp lý là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định. Việc tham gia BHXH là yêu cầu bắt buộc, được quy định rõ trong các văn bản pháp luật.

Các cơ sở pháp lý chính điều chỉnh BHXH bao gồm:

Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13: Đây là văn bản pháp lý nền tảng, quy định toàn diện về các chế độ, chính sách BHXH.
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: Quy định về hợp đồng lao động, là căn cứ để xác định đối tượng tham gia BHXH.
Nghị định 115/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.
Quyết định 595/QĐ-BHXH (và các văn bản sửa đổi, bổ sung): Quy định quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH và thẻ BHYT.
Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và BHXH.

Đối tượng bắt buộc tham gia BHXH:

Doanh nghiệp phải đăng ký BHXH cho các đối tượng sau:

Người lao động Việt Nam có hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn.
Người lao động Việt Nam có HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý hợp tác xã có hưởng tiền lương.
Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề, có HĐLĐ từ 01 năm trở lên (trừ trường hợp di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp hoặc đã đủ tuổi nghỉ hưu).

Lưu ý: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng lao động có hiệu lực. Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc truy thu lãi và xử phạt hành chính.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Để Đăng Ký BHXH Lần Đầu

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng giúp quy trình đăng ký BHXH diễn ra nhanh chóng. Hồ sơ thiếu sót hoặc sai sót thông tin sẽ bị cơ quan BHXH trả lại, gây mất thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:

Đối với Doanh nghiệp (Đơn vị sử dụng lao động):

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS):

Đây là tờ khai đăng ký thông tin của doanh nghiệp với cơ quan BHXH. Các thông tin về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email, số điện thoại và phương thức đóng phải chính xác theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy phép hoạt động tương đương).

Đối với Người lao động:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS):

Mỗi người lao động phải điền đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ, thông tin thân nhân. Lưu ý kê khai các phụ lục thành viên hộ gia đình để cấp thẻ BHYT.

Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS):

Đây là danh sách tổng hợp tất cả người lao động mà doanh nghiệp đăng ký tham gia. Các thông tin trong danh sách phải khớp với các tờ khai của người lao động và hợp đồng lao động.

Kinh nghiệm thực tế:

Kiểm tra chéo thông tin: Bộ phận nhân sự cần kiểm tra chéo các thông tin từ CCCD, HĐLĐ và tờ khai của nhân viên để tránh sai sót.
Lưu bản mềm: Luôn lưu lại bản mềm của Mẫu D02-TS để làm cơ sở cho các thủ tục báo tăng, báo giảm lao động sau này.
Chữ ký số (USB Token): Doanh nghiệp cần có chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử và đăng ký BHXH online.

Cách Đăng Ký BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

3. Hướng Dẫn Quy Trình Đăng Ký BHXH Online Chi Tiết Qua Cổng Dịch Vụ Công

Hiện nay, việc đăng ký BHXH lần đầu được khuyến khích thực hiện qua giao dịch điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.

Quy trình đăng ký online bao gồm 4 bước chính:

Bước 1: Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử

Truy cập Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn).

Chọn mục "Đăng ký" và chọn đối tượng là "Tổ chức".

Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và xác thực bằng chữ ký số.

Sau khi hoàn tất, cơ quan BHXH sẽ cấp tài khoản cho doanh nghiệp và gửi thông tin tài khoản qua email.

Bước 2: Chuẩn bị và kê khai hồ sơ điện tử

Đăng nhập vào tài khoản và chọn phần mềm kê khai BHXH điện tử.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm miễn phí của BHXH Việt Nam (VssID) hoặc phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN.

Kê khai các biểu mẫu cần thiết (TK3-TS, TK1-TS, D02-TS) dưới dạng điện tử.

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc kê khai, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên bộ hồ sơ.

Nộp hồ sơ qua hệ thống và nhận email xác nhận nộp hồ sơ thành công.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ qua mã hồ sơ trên Cổng dịch vụ công hoặc phần mềm I-VAN.

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị, sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.

»»» Tham khảo:

Cách Xây Dựng KPI Cho Phòng Ban Trong Doanh Nghiệp
Sai Lầm Thường Gặp Khi Xây Dựng KPI Và Cách Tránh
Các Khoản Thu Nhập Chịu Thuế TNCN Và Trường Hợp Được Miễn
Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp
Các Chế Độ BHXH Bắt Buộc Người Lao Động Được Hưởng

4. Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN Cập Nhật Mới Nhất 2025

Hiểu rõ các tỷ lệ đóng là rất quan trọng để doanh nghiệp dự toán chi phí và thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính.

Bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc năm 2025 (Dự kiến):

Các loại bảo hiểm	Tỷ lệ đóng của Doanh nghiệp (NSDLĐ)	Tỷ lệ đóng của Người lao động (NLĐ)	Tổng cộng
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17.5%	8%	25.5%
Hưu trí và tử tuất	14%	8%	22%
Ốm đau và thai sản	3%	-	3%
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN)	0.5%	-	0.5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1.5%	4.5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
TỔNG CỘNG	21.5% - 22%	10.5%	32% - 32.5%

Lưu ý:

Mức lương tối thiểu vùng và lương cơ sở có thể điều chỉnh vào cuối năm 2024 và áp dụng từ 01/01/2025. Doanh nghiệp cần theo dõi các thông báo chính thức từ Chính phủ để áp dụng mức lương đóng BHXH chính xác.

5. Những Sai Lầm Thường Gặp và Lưu Ý Quan Trọng Khi Đăng Ký BHXH Lần Đầu

Dưới đây là những sai sót phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp khi đăng ký BHXH lần đầu, giúp bạn phòng tránh hiệu quả:

Sai mức lương đóng BHXH: Doanh nghiệp không đóng BHXH đúng với mức lương thực tế, gây vi phạm pháp luật và có thể bị phạt.

Kê khai sai hoặc thiếu thông tin người lao động: Sai sót về CCCD, tên, ngày tháng năm sinh có thể gây phiền phức khi cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Chậm trễ đăng ký: Quá hạn 30 ngày sẽ bị truy thu và phạt hành chính.

Nộp hồ sơ nhầm cơ quan BHXH: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH đúng quận/huyện nơi đăng ký kinh doanh.

Quên báo giảm lao động nghỉ việc: Lập danh sách lao động không còn làm việc sẽ phát sinh chi phí không cần thiết.

Việc đăng ký BHXH lần đầu là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của người lao động. Bằng cách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng quy trình và lưu ý các tỷ lệ đóng mới nhất, doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa: cách đăng ký bhxh lần đầu qua mạng; hướng dẫn đăng ký bhxh lần đầu cho doanh nghiệp; đăng ký bhxh lần đầu cho doanh nghiệp; đăng ký bhxh lần đầu cho doanh nghiệp online; thủ tục đăng ký bhxh lần đầu cho doanh nghiệp; cách đăng ký bhxh lần đầu cho doanh nghiệp; mẫu đăng ký bhxh lần đầu cho doanh nghiệp.

Hành Chính Nhân Sự