Sai Lầm Thường Gặp Khi Xây Dựng KPI Và Cách Tránh

Khi xây dựng KPI (Key Performance Indicator) và triển khai, nhiều doanh nghiệp kỳ vọng sẽ tạo ra một bước đột phá về năng suất.

Tuy nhiên, không ít hệ thống KPI gây ra những tác dụng không mong muốn như: tạo áp lực không cần thiết, khuyến khích các hành vi đối phó và làm suy giảm động lực của nhân viên. Vấn đề không nằm ở bản chất của KPI, mà nằm ở những sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI mà nhiều nhà quản lý và bộ phận nhân sự có thể mắc phải.

Bài viết này, leanh.edu.vn phân tích những sai lầm và đưa ra các giải pháp để bạn xây dựng một hệ thống KPI thực sự hiệu quả áp dụng cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

Các Sai Lầm Thường Gặp Khi Xây Dựng KPI Và Cách Tránh

Sai lầm 1: Sao chép KPI mẫu, không gắn với mục tiêu công ty

Đây là sai lầm phổ biến khi các doanh nghiệp tìm kiếm "bộ KPI mẫu" trên Internet và áp dụng một cách cứng nhắc mà không xem xét đến bối cảnh và mục tiêu chiến lược riêng. Điều này dẫn đến một tình trạng bất cập: nhân viên có thể hoàn thành tốt KPI cá nhân, nhưng mục tiêu chung của công ty lại không đạt được. Các phòng ban hoạt động rời rạc, vì mỗi người theo đuổi những chỉ số thiếu sự liên kết.

Ví dụ, công ty đặt mục tiêu chiến lược là "Nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng", nhưng KPI của đội kinh doanh lại chỉ tập trung vào "Số lượng hợp đồng ký mới". Điều này có thể thúc đẩy nhân viên kinh doanh tìm cách ký hợp đồng bằng mọi giá, gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng và mục tiêu dài hạn của công ty.

Cách khắc phục:

Bắt đầu từ mục tiêu chung: Quá trình xây dựng KPI phải xuất phát từ mục tiêu chiến lược của toàn công ty. Sau đó, phân rã (cascade) các mục tiêu này xuống từng phòng ban, đội nhóm và cuối cùng là KPI cho từng cá nhân. Luôn đặt câu hỏi: "KPI của cá nhân này đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung?"

Sử dụng Sơ đồ chiến lược (Strategy Map): Đây là công cụ giúp hình dung sự kết nối giữa các mục tiêu trong tổ chức. Sơ đồ này đảm bảo KPI của các bộ phận khác nhau đều cùng hướng về một đích đến chung, hỗ trợ lẫn nhau.

Đối thoại thay vì áp đặt: Người quản lý cần giải thích rõ cho nhân viên về sự liên kết giữa công việc của họ và bức tranh lớn của tổ chức. Khi nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc, họ sẽ có động lực và trách nhiệm cao hơn.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

Sai lầm 2: Đặt KPI mơ hồ, không thể đo lường (Thiếu SMART)

"Nâng cao tinh thần đồng đội" hay "Cải thiện kỹ năng chuyên môn" là những KPI kém hiệu quả vì không thể đo lường khách quan. Nếu không có thước đo cụ thể, việc đánh giá sẽ dễ mang tính cảm tính, gây ra sự thiếu công bằng và tranh cãi không cần thiết. Đây là một trong những sai lầm khi xây dựng KPI khiến nhân viên mất niềm tin vào hệ thống.

Những KPI mơ hồ cũng không cung cấp định hướng rõ ràng cho nhân viên. Họ sẽ không biết cần làm gì cụ thể để đạt được mục tiêu, và nỗ lực của họ có thể không được ghi nhận một cách chính xác.

Cách khắc phục:

Luôn áp dụng nguyên tắc SMART: Đây là nguyên tắc nền tảng để đảm bảo một KPI rõ ràng và hiệu quả.

S - Specific (Cụ thể): Chỉ tiêu rõ ràng. Ví dụ: "Tăng doanh thu sản phẩm X tại thị trường Y".

M - Measurable (Đo lường được): Gắn với con số. Ví dụ: "Đạt 20.000 lượt truy cập website/tháng".

A - Achievable (Khả thi): Có tính thách thức nhưng trong khả năng thực hiện.

R - Relevant (Liên quan): Phục vụ trực tiếp cho mục tiêu chung.

T - Time-bound (Có thời hạn): Có mốc thời gian hoàn thành rõ ràng.

Ví dụ chuyển đổi KPI:

Chưa tốt: Cải thiện dịch vụ khách hàng.

Tốt (SMART): Giảm thời gian phản hồi email khách hàng trung bình xuống còn 8 giờ làm việc, áp dụng từ Q4/2025.

Sai lầm 3: Chỉ đo lường kết quả, bỏ qua hành động (Lagging vs. Leading)

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung đo lường các chỉ số kết quả cuối cùng như "Doanh thu", "Lợi nhuận". Đây là các chỉ số quá khứ (Lagging Indicators) – chúng cho biết kết quả của những việc đã làm. Vấn đề là, khi có những con số này, bạn khó có thể can thiệp để thay đổi được nữa.

Ngược lại, chỉ số dẫn dắt (Leading Indicators) đo lường các hoạt động đầu vào tạo ra kết quả. Các chỉ số này có tính dự báo và cho phép bạn điều chỉnh kịp thời. Bỏ qua chúng là một thiếu sót lớn khi xây dựng KPI.

Cách khắc phục:

Xây dựng bộ KPI cân bằng: Một hệ thống tốt cần có cả hai loại chỉ số. Lagging Indicators cho biết bạn có đạt mục tiêu không, còn Leading Indicators cho biết bạn có đang đi đúng hướng hay không.

Xác định các hành động cốt lõi: Phân tích để tìm ra những hoạt động nào có tác động lớn nhất đến kết quả cuối cùng.

Ví dụ trong Kinh doanh:

Lagging Indicator: Doanh số bán hàng.

Leading Indicators: Số cuộc gọi cho khách hàng tiềm năng, số buổi thuyết trình sản phẩm.

Theo dõi và điều chỉnh: Tập trung theo dõi các chỉ số dẫn dắt hàng tuần. Nếu thấy các chỉ số này chưa đạt, bạn có thể ngay lập tức tìm nguyên nhân và khắc phục, thay vì chờ đến cuối kỳ mới biết kết quả không tốt.

Sai lầm 4: Áp đặt KPI, không có sự tham gia của nhân viên

Khi quản lý tự xây dựng KPI rồi giao xuống cho nhân viên, hệ thống sẽ khó được đón nhận. Nhân viên có thể cảm thấy bị ép buộc, không hiểu rõ mục tiêu và cho rằng các chỉ số là thiếu thực tế. Điều này dẫn đến thái độ làm việc đối phó, thiếu cam kết và không có tinh thần làm chủ.

Hơn nữa, người trực tiếp thực thi công việc là người hiểu rõ nhất các thách thức và nguồn lực cần thiết. Bỏ qua ý kiến của họ là bỏ lỡ những thông tin quan trọng để xây dựng KPI thực tế.

Cách khắc phục:

Thảo luận và thống nhất: Xây dựng KPI nên là một cuộc trao đổi hai chiều. Quản lý đưa ra định hướng và mục tiêu chung. Nhân viên đề xuất các KPI cụ thể, kế hoạch hành động và mục tiêu con số mà họ tin là khả thi.

Tạo ra quyền sở hữu (Ownership): Khi được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu, nhân viên sẽ cảm thấy đó là mục tiêu của chính mình và có trách nhiệm cao hơn để hoàn thành.

Lắng nghe và linh hoạt: Người quản lý cần lắng nghe các phản hồi của nhân viên. Có thể mục tiêu ban đầu cần điều chỉnh hoặc cần thêm nguồn lực hỗ trợ. Sự linh hoạt này giúp xây dựng lòng tin và sự tôn trọng.

»»» Tham khảo: 

• Các Khoản Thu Nhập Chịu Thuế TNCN Và Trường Hợp Được Miễn
• Hướng Dẫn Đăng Ký Tham Gia BHXH Điện Tử Cho Doanh Nghiệp
• Các Chế Độ BHXH Bắt Buộc Người Lao Động Được Hưởng
• Cách Tách Phụ Cấp Để Tối Ưu Chi Phí BHXH Cho Doanh Nghiệp
• Hợp Đồng Thử Việc Có Phải Đóng BHXH Không

Sai lầm 5: Thiết lập quá nhiều KPI, gây phức tạp và mất tập trung

Một sai lầm khác là cố gắng đo lường mọi thứ, dẫn đến việc mỗi nhân viên có một danh sách 10-15 KPI. Điều này gây ra sự phân tán và làm nhân viên không biết đâu là ưu tiên quan trọng nhất. Họ sẽ cố gắng làm tốt một chút ở mọi thứ nhưng không thực sự xuất sắc ở những việc tạo ra tác động lớn.

Một hệ thống phức tạp cũng tạo ra gánh nặng hành chính trong việc theo dõi, báo cáo, làm lãng phí thời gian của cả nhân viên và quản lý.

Cách khắc phục:

Tập trung vào số ít quan trọng: Áp dụng nguyên tắc 80/20. Hãy xác định 3-5 KPI cốt lõi nhất có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của một vị trí công việc.

Phân loại KPI: Nếu cần nhiều chỉ số, hãy phân loại thành nhóm KPI chính (ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, đánh giá) và nhóm KPI phụ (mang tính theo dõi, hỗ trợ phát triển).

Luôn đặt câu hỏi "Tại sao?": Với mỗi KPI dự định đưa vào, hãy tự hỏi: "Tại sao cần đo lường chỉ số này? Nó có trực tiếp đóng góp vào mục tiêu lớn không?". Nếu câu trả lời không rõ ràng, hãy cân nhắc loại bỏ.

Sai lầm 6: "Giao" KPI rồi bỏ quên, thiếu theo dõi và phản hồi

Nhiều công ty có thói quen thiết lập KPI vào đầu năm và chỉ xem lại vào cuối năm. Cách tiếp cận này không còn phù hợp trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi. Các mục tiêu, dự án có thể thay đổi trong năm, khiến bộ KPI ban đầu trở nên lạc hậu.

Quan trọng hơn, việc thiếu phản hồi thường xuyên khiến nhân viên không biết mình đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện điều gì. Họ không nhận được sự ghi nhận kịp thời hay sự hỗ trợ cần thiết khi gặp khó khăn. Khi đó, buổi đánh giá cuối năm dễ trở thành một buổi "phán xét" căng thẳng.

Cách khắc phục:

Thực hiện các buổi trao đổi định kỳ (Check-in): Thay thế hoặc bổ sung cho các buổi đánh giá hàng năm bằng các buổi check-in hàng tháng, hàng quý. Đây là các buổi trao đổi để rà soát tiến độ, thảo luận khó khăn và điều chỉnh kế hoạch hành động.

Sử dụng công cụ theo dõi trực quan: Các phần mềm hoặc bảng điều khiển (dashboard) giúp cả quản lý và nhân viên cập nhật tiến độ KPI theo thời gian thực và có hành động kịp thời.

Xem KPI là một tài liệu "sống": Sẵn sàng điều chỉnh KPI giữa kỳ nếu bối cảnh kinh doanh có sự thay đổi lớn. Sự linh hoạt cho thấy hệ thống đang phục vụ cho công việc, chứ không phải là các quy tắc hành chính cứng nhắc.

Hy vọng bài viết của leanh.edu.vn về Các Sai Lầm Thường Gặp Khi Xây Dựng KPI Và Cách Tránh sẽ hữu ích với bạn đọc.

Xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả là một quy trình mang tính chiến lược, không phải công việc hành chính đơn thuần. KPI không phải là cây đũa thần, nhưng nếu được xây dựng và triển khai đúng cách, chúng sẽ trở thành một công cụ quản trị hữu ích.

Bằng cách tránh 6 sai lầm phổ biến trên, bạn có thể xây dựng một hệ thống không chỉ để đo lường mà còn thực sự thúc đẩy, tạo động lực và định hướng cho đội ngũ cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.