Cách Lập Kế Hoạch Công Việc Hàng Ngày, Tuần, Tháng, Năm

Mục lục

Lập kế hoạch công việc là rất quan trọng đối với mỗi người khi làm việc. Một kế hoạch chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đề ra một cách dễ dàng và nhanh chóng. Vậy làm thế nào để lập kế hoạch công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm?Hãy cùng Leanhedu tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Kế hoạch công việc là gì

Kế hoạch công việc là một bảng được tạo ra để thể hiện những việc cần phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng để hoàn thành mọi công việc đề ra và đảm bảo hiệu quả tối đa. Lập kế hoạch công việc là một bước thiết yếu đối với những ai đang đảm nhận vị trí quan trọng, chẳng hạn như người lãnh đạo hoặc người quản lý. Đối với nhân viên, kế hoạch công việc giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng.

Ngoài ra, lập kế hoạch công việc là giai đoạn xác định mục tiêu và tìm kiếm phương hướng thực hiện tối ưu nhằm đạt được mục tiêu đặt ra cho công việc. Nếu không có kế hoạch làm việc cụ thể, bạn sẽ không biết phải làm gì trước tiên, bắt đầu từ đâu, bạn sẽ không có định hướng rõ ràng và kết quả sẽ không như mong đợi của bạn.

2. Tổng hợp mẫu bảng kế hoạch công việc hằng ngày, tuần, tháng, năm

a. Lập bảng kế hoạch công việc hàng ngày

Kế hoạch này sẽ cung cấp cho bạn khung thời gian làm việc trong ngày và sắp xếp công việc của bạn theo khung thời gian đó. Các kế hoạch có thể được tạo trong Excel hoặc Word. Tên công ty bạn làm việc được ghi trên cùng bản kế hoạch.Thời gian lập bảng, công việc làm trong ngày. Bên dưới là bảng thể hiện thời gian làm việc và kết quả công việc đạt được tương ứng với thời gian này. Khung thời gian trong kế hoạch hàng ngày của bạn là lượng thời gian bạn dùng để làm việc.

b. Bảng kế hoạch công việc hàng tuần

Sự khác biệt duy nhất là kế hoạch hàng ngày là các công việc hoàn thành trong thời gian một ngày, trong khi kế hoạch hàng tuần là các công việc hoàn thành trong vòng một tuần. Cũng có các yêu cầu thực hiện chung chung như bảng kế hoạch hàng ngày nhưng thời gian thực hiện ở dưới bảng thời gian là các ngày cần hoàn thành công việc. Ví dụ: nếu bạn làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Bảy thì các công việc tương ứng từ Thứ Hai đến Thứ Bảy của bạn sẽ được liệt kê trong bảng trên.

c. Bảng kế hoạch hàng tháng

Kế hoạch hàng tháng là kế hoạch dài nhất và chi tiết nhất vì chúng là kế hoạch cho tất cả các công việc cần thực hiện trong một tháng. Tính khối lượng công việc mỗi tháng là rất lớn nên trong bảng cần chỉ rõ từng công việc cần giải quyết và trạng thái của công việc. Ngoài cột ghi ngày tháng, công việc, bạn cần thêm cột thời gian để ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Cho người thực hiện biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc và xây dựng phương pháp thực hiện phù hợp.

Tải mẫu kế hoạch công việc:

3. Cách lập kế hoạch công việc

Nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc

Một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp cần thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết của công việc để tạo thuận lợi cho việc giám sát và thực hiện. Đây là những nội dung mà bảng kế hoạch công việc cần có:

Thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hạng mục công việc;
Cung cấp nội dung cụ thể cho từng hạng mục công việc;
Thời gian dự kiến hoàn thành từng công việc, thời gian phát sinh tối đa;
Mục tiêu cần đạt được trong công việc;
Tên các phòng, ban, bộ phận có liên quan trong kế hoạch làm viêc;
Kế hoạch dự phòng nếu công việc không diễn ra như mong muốn;
Các đề nghị hỗ trợ nếu cần thiết

Đây là những điều bạn cần đưa vào kế hoạch công việc của mình. Bạn có thể triển khai lập kế hoạch công việc của mình từ đây.

Lưu ý khi lập kế hoạch công việc

Kế hoạch cần phải thật cụ thể để có thể hoàn thành tốt các công việc trong kế hoạch mà không bỏ sót công việc nào. Vì vậy, bạn nên lưu ý những điều sau:

a. Kế hoạch công việc phải rõ ràng và có tính khả thi

Bất kỳ kế hoạch nào cũng yêu cầu sự phân chia nhiệm vụ chi tiết và rõ ràng tùy theo kỹ năng của những người thực hiện chúng. Một số công việc phù hợp với những người này, trong khi những công việc khác thì thích hợp cho người khác. Vì vậy, người lập kế hoạch phải hiểu rõ việc này cần đạt được kết quả như thế nào, người được giao phó nhiệm vụ này có phù hợp với việc đó và có mang lại hiệu quả cao hay không. Sắp xếp các nhiệm vụ theo đúng thứ tự.

Ví dụ như: Những nhiệm vụ mất ít thời gian hơn và có ảnh hưởng đến những nhiệm vụ sau này nên được thực hiện đầu. Mặt khác, những công việc tốn nhiều thời gian và cần nhiều thời gian chú tâm hơn nên được đặt ở giữa sau khi thực hiện xong những công việc đơn giản.

b. Đừng đảm nhận quá nhiều công việc cùng một lúc

Để đẩy nhanh tiến độ của kế hoạch, một số người đặt các nhiệm vụ vào cùng một khung thời gian thay vì phân bổ và sắp xếp chúng thành các khung thời gian hợp lý.
Với những công việc cần gấp và đã có phương pháp giải quyết thì cần đẩy lên trước còn những công việc chưa cần ngay thì để đằng sau. Tránh làm quá nhiều việc trong cùng một khung thời gian. Điều này dẫn đến sai sót, nhầm lẫn, khiến bạn không đạt được hiệu quả cao và đạt được kết quả như mong muốn.

c. Thêm cột thông tin về trạng thái kết quả công việc trong khung thời gian. Nhiều người có thể làm việc trong cùng một kế hoạch. Để nắm được những người khác làm việc như thế nào và làm việc đến đâu, bạn cần có một ô để theo dõi và đánh giá công việc của họ. Nó cũng giúp những người làm việc ở phía sau biết họ nên làm gì và cách giải quyết vấn đề.

4. Những khó khăn khi lập kế hoạch công việc và giải pháp

a. Kế hoạch của bạn quá phi thực tế

Nếu mục tiêu hoạch định quá phi thực tế, quá lớn và “hão huyền” sẽ ảnh hưởng đến tinh thần và lòng tin của nhân viên. Bởi vì không ai muốn phấn đấu cho một điều gì đó mà họ không bao giờ có thể đạt được. Thay vào đó, hãy bắt đầu kế hoạch làm việc của bạn bằng cách chọn một mục tiêu khó nhưng có thể đạt được và cho nhân viên thấy rằng mục tiêu này có thể đạt được với hiệu suất cao.

b. Mục tiêu thiếu rõ ràng và nhất quán

Tình trạng chung là mình làm 10 nhưng “hóa ra” sếp mình muốn phải làm 15, 20 mới đủ. Đây là vấn đề về thông tin không nhất quán và việc thiết lập mục tiêu không rõ ràng. Hãy nhớ sử dụng số để giải quyết vấn đề này. Để tránh những tranh cãi không đáng có, mỗi mục tiêu cần được thống nhất rõ ràng, công khai và cụ thể, đến từng con số.

c. Chỉ tập trung vào kết quả và mục tiêu mà quên tập trung vào quá trình

Việc kế hoạch làm việc nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, đừng chỉ đặt ra mục tiêu mà bỏ qua quá trình thực hiện. Lập lộ trình bao gồm các bước thực hiện, xử lý thông tin và các kịch bản có thể xảy ra giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả. Điều này còn giúp người quản lý quản lý dễ dàng, theo dõi tiến độ công việc và cập nhật thường xuyên.

d. Thiếu kế hoạch dự phòng

Vì kế hoạch là do con người lập ra và thực hiện nên những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện là điều khó tránh khỏi. Khi lập kế hoạch cho công việc của mình, hãy bao quát và liệt kê càng nhiều kịch bản và giải pháp càng tốt để tổ chức của bạn có thể chủ động ứng phó với từng trường hợp.

e. Không sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc sử dụng không đúng cách

Hiện nay, các phương pháp và công cụ lập kế hoạch làm việc phổ biến được khuyên dùng, Ví dụ: phương pháp 5W1H2C5M, biểu đồ Gantt, phương pháp sơ đồ mạng (PERT), v.v. Đây đều là những giải pháp giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc. Tuy nhiên, nếu sử dụng không đúng cách không những không hiệu quả mà còn gây ra những vấn đề không đáng có trong quá trình thực hiện. Hãy nghiên cứu phương pháp của bạn một cách cẩn thận và linh hoạt với các công cụ thích hợp.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về lập kế hoạch công việc và các Mẫu kế hoạch công việc hằng ngày,tuần, tháng, năm. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên đây sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.

Xem thêm: