Có Phải Ký Lại Khi Chuyển Sang Hợp Đồng Điện Tử?

Mục lục

"Có phải ký lại khi chuyển sang hợp đồng điện tử?" là câu hỏi thường gặp nhất khi doanh nghiệp số hóa quản trị nhân sự và giao dịch trong năm 2026.

Nhiều đơn vị đang sở hữu hàng trăm hợp đồng giấy còn hiệu lực và muốn đưa lên hệ thống để quản lý tập trung: ký – lưu trữ – tra cứu trên môi trường số.

Bài viết này, Leanh.edu.vn sẽ chia sẻ về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, hợp đồng điện tử, cách xử lý hợp đồng giấy đang còn hiệu lực và các lưu ý quan trọng khi triển khai theo quy định hiện hành.

1. Giá Trị Pháp Lý Của Hợp Đồng Điện Tử Theo Luật Giao Dịch Điện Tử 2023

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Hợp đồng được giao kết bằng phương tiện điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Nội dung hợp đồng bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi sau thời điểm ký.
Thông điệp dữ liệu có thể truy cập, tra cứu và sử dụng được khi cần đối chiếu.
Chủ thể ký kết được xác thực hợp lệ theo phương thức pháp luật cho phép.

Như vậy, việc hợp đồng được thể hiện dưới dạng giấy hay điện tử không làm thay đổi bản chất pháp lý của giao dịch, quyền và nghĩa vụ của các bên vẫn được bảo đảm như nhau.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Giải Đáp: Có Phải Ký Lại Khi Chuyển Sang Hợp Đồng Điện Tử Không?

Về nguyên tắc, không có quy định bắt buộc phải ký lại hàng loạt các hợp đồng giấy đang có hiệu lực chỉ vì doanh nghiệp chuyển sang hệ thống điện tử. Việc xử lý phụ thuộc vào tình trạng hợp đồng và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp.

Dưới đây là các trường hợp thường gặp và cách làm phù hợp.

Trường Hợp 1: Hợp Đồng Giấy Vẫn Còn Thời Hạn

Nếu hợp đồng giấy còn hiệu lực:

Doanh nghiệp không cần hủy bỏ hợp đồng giấy để ký lại bằng hợp đồng điện tử.
Hợp đồng giấy đã ký tiếp tục có giá trị pháp lý cho đến khi hết hạn hoặc khi hai bên có thỏa thuận sửa đổi, chấm dứt theo đúng quy định.

Trong nhiều doanh nghiệp, ký lại ồ ạt chỉ để “đồng bộ hệ thống” thường dẫn đến:

Tăng chi phí hành chính;
Gia tăng rủi ro sai lệch nội dung khi tái ký;
Phát sinh thắc mắc từ người lao động/đối tác về quyền lợi, thâm niên, điều khoản.

Trường Hợp 2: Muốn Đồng Bộ Dữ Liệu Và Quản Lý Tập Trung Trên Phần Mềm

Khi doanh nghiệp muốn đưa toàn bộ hợp đồng giấy lên hệ thống để quản lý, cần tách rõ 2 cấp độ: (i) số hóa để lưu trữ/tra cứu và (ii) chuyển đổi hình thức theo quy định pháp luật.

a. Số hóa (scan) để lưu trữ và tra cứu nội bộ

Doanh nghiệp có thể scan hợp đồng giấy để:

Tạo kho dữ liệu hợp đồng;
Tìm kiếm nhanh, phân quyền truy cập;
Giảm thất lạc hồ sơ.

Cách làm này phù hợp mục tiêu quản trị và không làm thay đổi giao kết ban đầu.

b. Chuyển đổi hình thức giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu theo Luật Giao dịch điện tử

Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định, thông điệp dữ liệu chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu:

Nội dung được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
Có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu;
Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và thông tin của cơ quan/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Lưu ý quan trọng để tránh hiểu nhầm:

Scan để lưu trữ là giải pháp quản trị nội bộ.
Chuyển đổi theo Điều 12 là hoạt động phải đáp ứng đủ điều kiện pháp lý nêu trên (thường đi kèm cơ chế ghi nhận người thực hiện chuyển đổi, mã/nhãn chuyển đổi, nhật ký hệ thống…).

Trường Hợp 3: Hết Hạn Hợp Đồng Hoặc Ký Mới

Khi hợp đồng hết hạn hoặc phát sinh hợp đồng mới, doanh nghiệp có thể chuyển hẳn sang quy trình hợp đồng điện tử để:

Ký kết nhanh;
Lưu trữ tập trung;
Dễ đối soát, trích xuất khi kiểm tra/giải quyết tranh chấp.

Riêng với hợp đồng lao động điện tử, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đặt ra khuôn khổ rõ về hệ sinh thái triển khai, gồm eContract, nhà cung cấp eContract, và Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tạo lập – ký số – lưu trữ – quản lý và cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu ý dù Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026, nhưng Nền tảng quốc gia có thể có lộ trình vận hành kỹ thuật (thường chậm nhất 01/07/2026). Do đó, cần liên hệ sớm với nhà cung cấp eContract để kiểm tra trạng thái kết nối, đảm bảo hợp đồng ký mới được cấp ID kịp thời.

3. Giải Pháp Thực Tế: Ký Phụ Lục Thay Vì Ký Lại Hợp Đồng Mới

Trong trường hợp hợp đồng giấy chưa hết hạn nhưng doanh nghiệp muốn áp dụng cách làm việc trên môi trường số hoặc bổ sung quy trình giao nhận điện tử, giải pháp phù hợp là ký phụ lục hợp đồng.

Phụ lục (có thể ký điện tử) nên quy định rõ:

Thống nhất việc giao nhận, thông báo, trao đổi hồ sơ/hợp đồng bằng phương tiện điện tử;
Xác định tài khoản, phương thức xác thực, chữ ký số hoặc cách thức ký mà hai bên sử dụng;
Khẳng định các điều khoản gốc của hợp đồng giấy vẫn giữ nguyên hiệu lực, chỉ bổ sung phần phương thức thực hiện.

Cách làm này giúp:

Giữ tính liên tục của quan hệ lao động/dự án;
Giảm rủi ro sai khác điều khoản khi ký lại;
Dễ truyền thông với người lao động/đối tác.

Có Phải Ký Lại Khi Chuyển Sang Hợp Đồng Điện Tử?

4. Điều Kiện Để Hợp Đồng Điện Tử Có Hiệu Lực Và Dễ Chứng Minh Khi Có Tranh Chấp

Để an toàn pháp lý, doanh nghiệp nên thiết kế hệ thống và quy trình theo các tiêu chí:

Bảo đảm tính toàn vẹn

File hợp đồng sau khi ký cần có cơ chế chống chỉnh sửa (khóa nội dung, quản lý phiên bản, băm dữ liệu…).
Có nhật ký hệ thống (log) ghi nhận quá trình tạo lập – gửi – ký – lưu trữ.

Xác thực chủ thể ký

Tùy loại hợp đồng, doanh nghiệp có thể áp dụng:

Chữ ký số (USB Token/HSM/Remote Signing): phổ biến, dễ chứng minh.
eKYC/OTP: có thể hữu ích để xác thực danh tính, nhưng cần đánh giá phù hợp với từng loại giao dịch và quy định chuyên ngành.

Với hợp đồng lao động điện tử, Nghị định 337 nêu rõ quy trình gồm: xác thực định danh chủ thể, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số, và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng; đồng thời nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lên Nền tảng để gắn ID theo quy định.

💡 Mô hình luồng dữ liệu chuẩn (Tham khảo):

Doanh nghiệp/NLĐ ký số ➔ Gửi sang Nhà cung cấp eContract ➔ Nhà cung cấp gắn Dấu thời gian (Timestamp) & Chứng thực ➔ Gửi lên Nền tảng Quốc gia ➔ Nền tảng trả về Mã định danh (ID) gắn lên hợp đồng.

Khả năng truy cập và lưu trữ hợp lệ

Khi pháp luật yêu cầu hồ sơ phải lưu trữ, thông tin có thể lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng điều kiện truy cập/ tham chiếu; và việc lưu trữ dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.

»»» Tham khảo:

Lỗi HR Hay Gặp Khi Tính Lương Tăng Ca Và Cách Khắc Phục
Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Theo Nghị Định 30
Bảng Công Thức Tính OT Chuẩn Cho Mọi Trường Hợp (Kèm Ví Dụ)
Mẫu Thỏa Ước Lao Động Tập Thể Chuẩn Doanh Nghiệp
Những Trường Hợp Cần Giấy Ủy Quyền Theo Luật [Mới Nhất]

5. Quy Trình Chuyển Sang Hợp Đồng Điện Tử Phù Hợp Thực Tế

Thay vì ký lại hàng loạt, doanh nghiệp có thể triển khai theo lộ trình sau:

Bước 1 – Phân loại hợp đồng

Nhóm sắp hết hạn/chuẩn bị tái ký;
Nhóm còn thời hạn dài;
Nhóm hợp đồng mới phát sinh.

Bước 2 – Số hóa và chuẩn hóa kho lưu trữ

Scan hợp đồng giấy (nếu cần);
Đặt tên, mã hóa hồ sơ, phân quyền truy cập;
Gắn nhãn “bản scan lưu trữ” hoặc “bản chuyển đổi” tùy theo cơ chế nội bộ và yêu cầu pháp lý.

Bước 3 – Áp dụng cuốn chiếu cho hợp đồng mới/tái ký

Ưu tiên đưa hợp đồng mới và hợp đồng tái ký lên quy trình điện tử chuẩn;
Với hợp đồng lao động điện tử, lựa chọn eContract/nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng yêu cầu ký số, dấu thời gian, chứng thực và gắn ID.

Lưu ý ngân sách: Việc áp dụng theo Nghị định 337 (có dấu thời gian, chứng thực) có thể phát sinh chi phí giao dịch trên mỗi lượt ký, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách phù hợp cho năm 2026.

Bước 4 – Truyền thông và hướng dẫn sử dụng

Ban hành hướng dẫn nội bộ về: giá trị pháp lý, cách tra cứu hợp đồng điện tử, cách nhận bản sao điện tử;
Giải thích rõ để người lao động/đối tác không lo ngại vì “không cầm bản giấy”.

6. Lưu Ý Về Bảo Mật Và Dữ Liệu Cá Nhân Khi Ký Hợp Đồng Điện Tử

Khi chuyển sang môi trường số, doanh nghiệp thường xử lý nhiều dữ liệu cá nhân (định danh, chữ ký, email, số điện thoại, lương thưởng…). Do đó cần tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt về nguyên tắc xử lý dữ liệu, trách nhiệm bảo vệ và biện pháp bảo mật nội bộ.

Khuyến nghị triển khai:

Thông báo minh bạch về mục đích thu thập và phạm vi sử dụng dữ liệu;
Phân quyền truy cập hợp đồng theo vai trò;
Mã hóa, sao lưu, kiểm soát tải xuống/in ấn;
Có quy trình ứng phó sự cố rò rỉ dữ liệu.

Doanh nghiệp không cần và thường cũng không nên ký lại các hợp đồng giấy đang còn hiệu lực chỉ vì chuyển sang hợp đồng điện tử.

Cách làm phù hợp là số hóa để quản lý, dùng phụ lục khi cần điều chỉnh phương thức thực hiện, và chuyển dần sang ký hợp đồng điện tử cho các giao dịch mới hoặc khi tái ký.

Với hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên bám sát mô hình triển khai theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP (eContract – ký số – dấu thời gian – chứng thực – gắn ID) để bảo đảm an toàn pháp lý và thuận tiện tra cứu về sau.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: