Những Trường Hợp Cần Giấy Ủy Quyền Theo Luật [Mới Nhất]

Mục lục

Trong thực tế dân sự và kinh doanh, cá nhân, tổ chức không phải lúc nào cũng trực tiếp thực hiện được mọi giao dịch hoặc thủ tục hành chính, khi đó, sẽ cần giấy ủy quyền.

Giấy ủy quyền là cơ chế pháp lý quan trọng để người khác thay mặt mình làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác hoặc bên thứ ba, nhưng vẫn bảo đảm tính hợp pháp và trách nhiệm.

Bài viết này, leanh.edu.vn tổng hợp các trường hợp thường gặp cần Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền, cập nhật theo Luật mới nhất.

1. Giấy ủy quyền là gì? Cách phân biệt Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền?

Để áp dụng đúng các quy định về đại diện theo ủy quyền, người dân và doanh nghiệp cần nắm rõ bản chất pháp lý và cách phân biệt giữa Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền.

1.1. Cơ sở pháp lý về ủy quyền

Theo Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo ủy quyền là việc cá nhân, pháp nhân xác lập và thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện, trên cơ sở ủy quyền. Ủy quyền là sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền về phạm vi, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Dù trên thực tế Giấy ủy quyền thường do một bên soạn sẵn và ký, nhưng để phát sinh quan hệ đại diện thì vẫn phải có sự đồng ý của người được ủy quyền (thể hiện qua việc nhận, sử dụng giấy, thực hiện công việc…).

1.2. Hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa hai bên: bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Thông thường:

Có chữ ký của cả hai bên (và công chứng/chứng thực nếu pháp luật yêu cầu).
Thường dùng cho các giao dịch quan trọng: định đoạt bất động sản, mua bán xe, thế chấp tài sản, hồ sơ vay vốn lớn…
Nội dung thường quy định rõ: phạm vi ủy quyền, thời hạn, thù lao (nếu có), quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Hợp đồng ủy quyền thường được tổ chức hành nghề công chứng soạn thảo theo mẫu chuẩn để bảo đảm an toàn pháp lý.

1.3. Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền thường dùng trong các việc đơn giản, lặp lại, ít rủi ro tài sản, ví dụ:

Nộp, nhận hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Nhận bưu phẩm, chứng chỉ, văn bằng.
Tham dự họp, làm việc với cơ quan, đơn vị trong phạm vi hẹp.

Giấy ủy quyền thường do một bên lập, nhưng về bản chất vẫn là thỏa thuận đại diện giữa hai bên. Trong nhiều trường hợp, cơ quan giải quyết vẫn yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc công chứng để tránh tranh chấp.

Trong các giao dịch liên quan đến bất động sản, tài sản có đăng ký quyền sở hữu, các văn phòng công chứng và cơ quan đăng ký thường yêu cầu lập Hợp đồng ủy quyền có công chứng, thay vì chỉ dùng Giấy ủy quyền đơn giản. Người dân nên kiểm tra trước yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để tránh bị từ chối hồ sơ.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Ủy quyền trong lĩnh vực bất động sản và xây dựng

Luật Đất đai 2024 có hiệu lực từ ngày 01/8/2024, với một số điều có hiệu lực từ 01/4/2024, thay thế Luật Đất đai 2013.

Cùng với Luật Nhà ở 2023, quy định về danh tính chủ thể và quyền định đoạt bất động sản được siết chặt hơn.

2.1. Mua bán, chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất và nhà ở

Trong các giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, ủy quyền thường được sử dụng khi chủ sở hữu không trực tiếp tham gia ký kết.

Một số điểm chính:

- Nên lập Hợp đồng ủy quyền có công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định.

- Nội dung phải nêu rõ phạm vi: ký đặt cọc, ký hợp đồng chuyển nhượng, nộp thuế, lệ phí, làm thủ tục sang tên, nhận Giấy chứng nhận.

- Nếu là tài sản chung vợ chồng:

Cả hai vợ chồng cùng ký hợp đồng ủy quyền; hoặc
Một bên ủy quyền cho bên kia thực hiện giao dịch, cũng phải có công chứng/chứng thực hợp lệ.

2.2. Quản lý, cho thuê bất động sản

Trường hợp chủ nhà ở nước ngoài hoặc sinh sống xa địa điểm bất động sản, ủy quyền là công cụ thuận tiện để:

Ký hợp đồng cho thuê, phụ lục hợp đồng.
Thu tiền thuê, chi trả chi phí vận hành, sửa chữa.
Làm thủ tục khai và nộp thuế cho thuê tài sản.

Văn bản ủy quyền giúp bên thuê yên tâm về tư cách pháp lý của người ký hợp đồng và là căn cứ để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế.

2.3. Xin phép xây dựng, hoàn công, cập nhật tài sản

Chủ đầu tư là cá nhân, hộ gia đình có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị tư vấn:

Nộp hồ sơ xin cấp phép xây dựng.
Giải trình, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Nhận giấy phép xây dựng, làm thủ tục hoàn công, đăng ký tài sản gắn liền với đất sau khi hoàn thành.

Trong các trường hợp này, Giấy ủy quyền có chứng thực hoặc Hợp đồng ủy quyền thường được cơ quan quản lý xây dựng chấp nhận.

2.4. Ủy quyền lại trong giao dịch bất động sản

Theo Bộ luật Dân sự, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người thứ ba nếu đáp ứng các điều kiện:

Có thỏa thuận trong hợp đồng ủy quyền ban đầu; hoặc
Có sự đồng ý của bên ủy quyền;
Việc ủy quyền lại phải phù hợp lợi ích của bên ủy quyền.

Người dân cần ghi rõ nội dung này nếu có nhu cầu để tránh tranh chấp về sau.

Những Trường Hợp Cần Giấy Ủy Quyền Theo Luật [Mới Nhất]

3. Ủy quyền trong hoạt động doanh nghiệp và thương mại

Trong doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp xử lý mọi giao dịch. Ủy quyền giúp phân cấp, phân quyền, nhưng phải kiểm soát chặt để tránh rủi ro.

3.1. Ủy quyền ký kết hợp đồng

Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho:

Phó giám đốc, giám đốc chi nhánh.
Trưởng phòng kinh doanh, trưởng bộ phận.
Nhân sự được giao quản lý một mảng dự án.

Nội dung ủy quyền nên thể hiện rõ:

Loại hợp đồng được ký.
Hạn mức giá trị (ví dụ: được ký hợp đồng dưới 5 tỷ đồng).
Thời hạn ủy quyền.

Nếu người được ủy quyền ký vượt phạm vi ủy quyền:

Giao dịch không tự động vô hiệu.
Bên ủy quyền có thể chấp nhận phần vượt phạm vi; nếu không chấp nhận thì người ký có thể phải chịu trách nhiệm với bên thứ ba theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ trong điều lệ, quy chế nội bộ về phân quyền ký kết.

3.2. Ủy quyền trong công tác thuế, kế toán và làm việc với cơ quan nhà nước

Doanh nghiệp thường ủy quyền cho:

Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
Nhân viên kế toán, nhân viên pháp chế.

Các công việc bao gồm:

Nộp hồ sơ khai thuế, giải trình số liệu với cơ quan thuế.
Ký một số chứng từ, báo cáo theo phân cấp.
Làm việc với cơ quan hải quan, bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý chuyên ngành.

Trong nhiều trường hợp, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp nộp kèm Giấy ủy quyền hoặc quyết định phân công nhiệm vụ để xác định tư cách làm việc của người đại diện.

3.3. Ủy quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên

Đối với công ty cổ phần và công ty TNHH:

Cổ đông, thành viên góp vốn có thể ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết thay mình.
Văn bản ủy quyền phải lập bằng văn bản theo mẫu của công ty hoặc theo quy định pháp luật, ghi rõ số cổ phần, phần vốn góp, số phiếu biểu quyết mà người được ủy quyền đại diện.

Quy định cụ thể thường được ghi nhận trong Điều lệ doanh nghiệp và quy chế họp.

»»» Tham khảo:

Khi Nào Hợp Đồng Lao Động Bị Tuyên Vô Hiệu? Các Ví Dụ Thực Tế
Hồ Sơ Đăng Ký Lao Động Mới Tham Gia BHXH
Cách Đánh Giá Ứng Viên Qua Phỏng Vấn Thực Tế
Quy Trình Giải Quyết Chế Độ Dưỡng Sức Phục Hồi Sức Khỏe
Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ File Word Chuẩn Mới Nhất

4. Ủy quyền trong giao dịch tài chính và ngân hàng

Ngân hàng là lĩnh vực có yêu cầu kiểm soát rủi ro và phòng chống rửa tiền rất chặt chẽ. Vì vậy, ủy quyền trong giao dịch ngân hàng phải tuân thủ đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước và quy định nội bộ của từng ngân hàng.

4.1. Ủy quyền giao dịch tài khoản thanh toán, tài khoản tiết kiệm

Chủ tài khoản có thể:

Đăng ký người đồng sở hữu hoặc người đồng ký.
Ủy quyền cho người khác thực hiện một số giao dịch: rút tiền, chuyển khoản, in sao kê…

Tuy nhiên:

Phần lớn ngân hàng chỉ chấp nhận giấy ủy quyền được lập trực tiếp tại quầy hoặc theo mẫu, có xác nhận của ngân hàng.
Giấy ủy quyền viết tay bên ngoài, không theo mẫu hoặc không được ngân hàng xác nhận thường không được chấp nhận.

Khi có nhu cầu ủy quyền giao dịch tài khoản, khách hàng nên liên hệ trực tiếp ngân hàng để được hướng dẫn đúng biểu mẫu và thủ tục.

4.2. Thẻ tín dụng và vay vốn, thế chấp

Thẻ tín dụng mang tính cá nhân cao, thường không được ủy quyền cho người khác sử dụng, trừ một số sản phẩm có thẻ phụ.
Với hồ sơ vay vốn, thế chấp tài sản, các bên có thể ủy quyền cho nhau ký hồ sơ vay, thế chấp, đăng ký biện pháp bảo đảm.

Ví dụ:

Vợ hoặc chồng ủy quyền cho bên kia ký hợp đồng thế chấp căn hộ là tài sản chung để vay vốn kinh doanh, miễn là phù hợp quy định về tài sản chung và được công chứng.

4.3. Nhận tiền kiều hối, bồi thường, trợ cấp

- Người thụ hưởng có thể ủy quyền cho người khác nhận tiền kiều hối, tiền bồi thường, trợ cấp, trợ giúp xã hội qua ngân hàng.

- Đối với các khoản liên quan ngân sách nhà nước, trợ cấp bảo hiểm, cơ quan chi trả thường yêu cầu:

Giấy ủy quyền có chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền công chứng.
Giấy tờ tùy thân của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền còn hiệu lực.

4.4. Xu hướng ủy quyền điện tử

Với định danh điện tử VNeID mức độ 2, chữ ký số cá nhân, một số ngân hàng bắt đầu triển khai hình thức ủy quyền điện tử đối với giao dịch hạn mức nhỏ. Tuy nhiên, với giao dịch giá trị lớn, vay vốn, thế chấp, chuyển nhượng tài sản, văn bản giấy có công chứng hoặc xác nhận tại ngân hàng vẫn là yêu cầu bắt buộc.

5. Ủy quyền trong thủ tục hành chính, bảo hiểm xã hội, hộ tịch và tố tụng

5.1. Lĩnh vực bảo hiểm xã hội

Khi người lao động không thể trực tiếp làm thủ tục hưởng chế độ, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện:

Hưởng chế độ ốm đau, thai sản.
Nhận trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội một lần…

Hiện nay, mẫu Giấy ủy quyền thường dùng là mẫu số 13-HSB về giấy ủy quyền làm thủ tục hưởng, nhận thay chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Mẫu này yêu cầu chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

5.2. Thủ tục hộ tịch

Một số việc hộ tịch cho phép ủy quyền, một số không. Theo Luật Hộ tịch và Thông tư hướng dẫn:

Được ủy quyền: trích lục bản sao giấy tờ hộ tịch, một số thủ tục đăng ký hộ tịch thông thường (trừ các trường hợp đặc biệt).
Không được ủy quyền: đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Đăng ký khai sinh:

Cha mẹ trực tiếp đi đăng ký thì không cần ủy quyền.
Trường hợp người thân khác đi làm thay thì cơ quan hộ tịch có thể yêu cầu giấy ủy quyền hoặc văn bản xác nhận phù hợp.

5.3. Ủy quyền trong tố tụng dân sự

Trong vụ án dân sự, hành chính:

Đương sự có quyền ủy quyền cho luật sư hoặc người khác có đủ năng lực hành vi dân sự làm người đại diện theo ủy quyền.
Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực (trừ trường hợp ủy quyền cho luật sư bằng hợp đồng dịch vụ pháp lý kèm theo).

Phạm vi ủy quyền cần ghi rõ:

Được quyền nộp, rút đơn khởi kiện.
Được quyền hòa giải, thỏa thuận.
Được quyền kháng cáo hay không.

Việc ghi rõ giúp tòa án xác định chính xác thẩm quyền của người đại diện và tránh tranh chấp về sau.

6. Những trường hợp không được ủy quyền

Pháp luật Việt Nam quy định một số quyền nhân thân gắn với cá nhân, không thể chuyển giao cho người khác thực hiện thay.

Đăng ký kết hôn và ly hôn

- Đăng ký kết hôn: hai bên nam nữ phải trực tiếp có mặt, ký vào sổ hộ tịch và Giấy chứng nhận kết hôn. Không được nhờ người khác đăng ký kết hôn thay.

- Ly hôn:

Trong quá trình hòa giải tại tòa, hai bên vợ chồng thường được yêu cầu trực tiếp tham gia.
Người đại diện theo ủy quyền có thể tham gia một số bước tố tụng, nhưng tòa án sẽ xem xét rất chặt chẽ vì đây là quan hệ nhân thân đặc biệt.

Lập di chúc

Người lập di chúc phải:

Tự mình thể hiện ý chí.
Minh mẫn, sáng suốt tại thời điểm lập.

Không được ủy quyền cho người khác lập và ký di chúc thay. Trường hợp người lập di chúc không biết chữ hoặc không tự viết được, pháp luật có cơ chế riêng (người làm chứng, người ghi chép) nhưng không phải là ủy quyền.

Cấp, cấp lại căn cước công dân, hộ chiếu

Các thủ tục này yêu cầu:

Lăn tay, chụp ảnh, thu thập dữ liệu sinh trắc học.

Vì vậy, công dân phải trực tiếp có mặt, không được ủy quyền cho người khác làm thay.

Một số trường hợp về gửi tiền tiết kiệm

Theo Thông tư 48/2018/TT-NHNN, tổ chức tín dụng ban hành quy định nội bộ về tiền gửi tiết kiệm, trong đó hướng dẫn thủ tục nhận, chi trả tiền gửi tiết kiệm và các trường hợp rủi ro.

Trên thực tế:

Nhiều ngân hàng yêu cầu người gửi tiền trực tiếp thực hiện việc gửi tiết kiệm để đảm bảo xác minh danh tính, nguồn tiền, phòng chống rửa tiền.
Việc ủy quyền gửi hoặc rút tiền tiết kiệm có được chấp nhận hay không phụ thuộc quy định nội bộ của từng ngân hàng; thường yêu cầu lập trực tiếp tại quầy hoặc có công chứng/chứng thực.

Người dân cần kiểm tra kỹ quy định của ngân hàng trước khi lập ủy quyền.

7. Các mẫu Giấy ủy quyền phổ biến

Dưới đây là cấu trúc tham khảo cho một số mẫu Giấy ủy quyền thường dùng. Khi áp dụng thực tế, nên điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

7.1. Mẫu Giấy ủy quyền cá nhân (các việc dân sự thông thường)

Phù hợp: nhận hồ sơ, văn bằng, bưu phẩm, nộp phạt vi phạm hành chính, làm thủ tục đơn giản.

Các phần cơ bản:

Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản
Thông tin bên ủy quyền (họ tên, năm sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ)
Thông tin bên được ủy quyền
Nội dung ủy quyền

+ Thực hiện thủ tục cụ thể tại cơ quan nào

+ Quyền ký, nộp hồ sơ, nhận kết quả, nộp lệ phí

Thời hạn ủy quyền
Cam kết của các bên
Chữ ký của bên ủy quyền, bên được ủy quyền
Phần chứng thực chữ ký (nếu yêu cầu)

MẪU 1 – GIẤY ỦY QUYỀN CÁ NHÂN

7.2. Mẫu Giấy ủy quyền của doanh nghiệp

Phù hợp: giám đốc ủy quyền cho nhân sự trong công ty làm việc với cơ quan nhà nước hoặc đối tác.

Cấu trúc chính:

Thông tin doanh nghiệp
Thông tin người đại diện theo pháp luật (bên ủy quyền)
Thông tin người được ủy quyền (chức vụ, bộ phận)
Nội dung ủy quyền

+ Đàm phán, ký kết hợp đồng trong hạn mức

+ Ký biên bản nghiệm thu, thanh lý

+ Làm việc với cơ quan thuế, hải quan, ngân hàng, cơ quan quản lý…

Thời hạn ủy quyền
Quy định về báo cáo, trách nhiệm của người được ủy quyền
Chữ ký người được ủy quyền, người đại diện theo pháp luật và dấu công ty.

MẪU 2 – GIẤY ỦY QUYỀN DOANH NGHIỆP

7.3. Mẫu dự thảo ủy quyền làm thủ tục đất đai

Trong thực tế, văn phòng công chứng sẽ soạn hợp đồng ủy quyền theo mẫu chuẩn. Khi chuẩn bị nội dung ban đầu, bạn có thể xác định trước các ý chính:

Thông tin về thửa đất, tài sản: số thửa, tờ bản đồ, địa chỉ, số Giấy chứng nhận.
Phạm vi ủy quyền:

+ Liên hệ công chứng, ký hợp đồng chuyển nhượng hoặc tặng cho.

+ Nộp hồ sơ tại văn phòng đăng ký đất đai, cơ quan thuế.

+ Nộp thuế, lệ phí, nhận thông báo thuế.

+ Nhận Giấy chứng nhận mới và bàn giao cho bên mua.

Quyền quyết định giá hoặc khung giá tối thiểu.
Thời hạn ủy quyền và trường hợp chấm dứt.

MẪU 3 – HỢP ĐỒNG/ GIẤY ỦY QUYỀN LÀM THỦ TỤC ĐẤT ĐAI

Ủy quyền là công cụ pháp lý quan trọng, giúp cá nhân và doanh nghiệp xử lý công việc linh hoạt hơn mà vẫn bảo đảm an toàn pháp lý. Tuy nhiên, không phải mọi việc đều có thể ủy quyền và không phải cơ quan nào cũng chấp nhận cùng một loại giấy tờ.

Khi lập Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền, bạn nên:

Xác định rõ công việc, phạm vi, thời hạn ủy quyền.
Kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận (có cần công chứng, chứng thực hay không).
Tham khảo ý kiến luật sư hoặc tổ chức hành nghề công chứng đối với các giao dịch giá trị lớn, rủi ro cao như bất động sản, thế chấp, vay vốn.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: