Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ File Word Chuẩn Mới Nhất

Mục lục

Trong quản trị nhân sự, quyết định bổ nhiệm là hồ sơ bắt buộc khi điều chỉnh chức danh, phân quyền hoặc giao nhiệm vụ mới cho người lao động.

Văn bản này không chỉ phục vụ mục đích thông báo mà còn là căn cứ pháp lý để các bộ phận triển khai lương, phụ cấp, bàn giao công việc, phân quyền hệ thống và sắp xếp lại cơ cấu tổ chức.

Khi được thiết lập đúng mẫu, đúng căn cứ và ban hành theo quy trình chuẩn, quyết định bổ nhiệm giúp doanh nghiệp vận hành thống nhất, giảm rủi ro, đồng thời đưa ra thông điệp rõ ràng về trách nhiệm và kỳ vọng đối với người được giao nhiệm vụ.

1. TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM

Quyết định bổ nhiệm là cơ sở pháp lý xác nhận sự thay đổi chức danh, trách nhiệm và quyền hạn.

Văn bản này giúp các bộ phận liên quan có căn cứ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn như điều chỉnh lương, phụ cấp, đưa vào payroll, cập nhật hồ sơ nhân sự và phân quyền trên hệ thống. Nếu thiếu quyết định, việc trả phụ cấp chức vụ hoặc phân quyền quản lý có thể bị đánh giá là không hợp lệ trong quá trình kiểm tra nội bộ hoặc đối chiếu với hồ sơ lao động.

>>>> Tổng Hợp Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Nhân Sự Phổ Biến

Ở góc độ quản trị, quyết định bổ nhiệm làm rõ ranh giới trách nhiệm giữa các vị trí. Nhân viên, quản lý và các phòng ban có thể xác định ai chịu trách nhiệm phê duyệt, ai phụ trách công việc nào và ai là đầu mối phối hợp. Quyết định giúp tránh trường hợp nhập nhằng thẩm quyền hoặc mâu thuẫn khi phối hợp dự án.

Đối với người được bổ nhiệm, việc nhận quyết định thể hiện sự công nhận chính thức từ doanh nghiệp. Nội dung rõ ràng giúp họ hiểu phạm vi công việc, trách nhiệm và chế độ liên quan. Tính trang trọng của văn bản cũng tạo động lực để họ chủ động hơn trong vai trò mới. Với các chức danh đặc thù như kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc các chức danh quản lý bắt buộc theo luật chuyên ngành, quyết định bổ nhiệm còn là yêu cầu pháp định khi thực hiện nghĩa vụ ký, duyệt và chịu trách nhiệm đối với báo cáo, hồ sơ của doanh nghiệp.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. CĂN CỨ PHÁP LÝ CỦA QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM

2.1. Căn cứ pháp lý

Khi soạn quyết định bổ nhiệm, doanh nghiệp cần dựa vào các văn bản pháp luật hiện hành:

Bộ luật Lao động 2019: quy định nguyên tắc về hợp đồng lao động, thay đổi công việc, quyền và nghĩa vụ giữa các bên.
Luật Doanh nghiệp (đã được sửa đổi bổ sung năm 2025): quy định thẩm quyền của chủ sở hữu, hội đồng thành viên/hội đồng quản trị, tổng giám đốc/giám đốc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh quản lý.
Luật Kế toán (đã được hợp nhất năm 2025): áp dụng khi bổ nhiệm chức danh kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, bao gồm tiêu chuẩn, điều kiện, phạm vi trách nhiệm và các trường hợp không được đảm nhiệm.

Doanh nghiệp tùy lĩnh vực còn có thể phải tham khảo văn bản hướng dẫn chuyên ngành (nếu liên quan đến đơn vị nhà nước, đơn vị có vốn nhà nước, đơn vị sự nghiệp hoặc đơn vị cấp xã).

2.2. Căn cứ pháp lý nội bộ

Ngoài căn cứ pháp luật, quyết định bổ nhiệm phải dựa trên các văn bản nội bộ sau:

Điều lệ công ty: xác định rõ thẩm quyền ký quyết định với từng chức danh.
Quy chế tổ chức – hoạt động: quy định chức năng từng phòng ban, từ đó xác định cấu trúc và vị trí của chức danh cần bổ nhiệm.
Nội quy lao động hoặc quy chế nhân sự: làm rõ quy trình thăng tiến, đánh giá, phụ cấp chức vụ và thời hạn bổ nhiệm.
Tờ trình/Đề xuất bổ nhiệm đã được phê duyệt: là căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.

Thứ tự căn cứ thường đi từ luật → điều lệ → quy chế → đề xuất nội bộ, đảm bảo văn bản có đủ tính pháp lý và logic quản trị.

Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ File Word Chuẩn Mới Nhất

3. CẤU TRÚC CHUẨN CỦA QUYẾT ĐỊNH BỔ NHIỆM

Quyết định bổ nhiệm là văn bản hành chính. Vì vậy, thể thức và bố cục cần thống nhất, rõ ràng, dễ kiểm tra và dễ lưu trữ.

3.1. Phần đầu văn bản

Tên công ty ở góc trái; có thể đặt logo cạnh tên.

Quốc hiệu – Tiêu ngữ ở góc phải, trình bày đúng chuẩn thể thức.

Số – Ký hiệu văn bản theo nguyên tắc thống nhất nội bộ, ví dụ: Số: 01/2025/QĐ-BN.

Địa danh – Ngày, tháng, năm ban hành: ví dụ, Hà Nội, ngày 07 tháng 11 năm 2025.

3.2. Phần nội dung chính

Tên văn bản: QUYẾT ĐỊNH; dưới là dòng nêu việc, ví dụ: Về bổ nhiệm chức vụ Trưởng phòng Kinh doanh.

Chức danh người ban hành: căn giữa, in hoa, bôi đậm, ví dụ: GIÁM ĐỐC CÔNG TY…

Phần căn cứ: lần lượt nêu các căn cứ pháp lý bên ngoài, điều lệ, quy chế, tờ trình. Khi có sửa đổi của Luật Doanh nghiệp 2025, nên ghi rõ bản hợp nhất hoặc số luật để tránh hiểu nhầm.

Phần Quyết định – Các điều khoản

Điều 1 – Bổ nhiệm: ghi rõ họ tên, mã nhân viên/CCCD (nếu quy định), chức danh cũ, chức danh mới, đơn vị công tác, tuyến báo cáo.

Điều 2 – Thời hạn và hiệu lực: ghi thời hạn bổ nhiệm (nếu áp dụng) và ngày hiệu lực. Hạn chế hiệu lực hồi tố gây khó khăn cho tính lương.

Điều 3 – Quyền, nghĩa vụ và chế độ: dẫn chiếu quy định hiện hành của công ty; nếu cần, đính kèm phụ lục điều chỉnh lương – phụ cấp để đảm bảo bảo mật.

Điều cuối – Tổ chức thực hiện: nêu rõ các bộ phận có trách nhiệm thi hành, gồm HCNS, Kế toán, IT, Admin và người được bổ nhiệm.

3.3. Phần cuối văn bản

Nơi nhận: liệt kê các bộ phận liên quan.

Chữ ký – con dấu: người có thẩm quyền ký, ghi đầy đủ họ tên. Nếu có phụ lục đính kèm, thực hiện ký nháy và đóng dấu theo quy trình.

3.4. Trường hợp đặc thù để ý

Với chức danh kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, ngoài bố cục chung, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ điều kiện theo Luật Kế toán hợp nhất 2025 về trình độ, kinh nghiệm và các trường hợp không được đảm nhiệm. Việc thiếu căn cứ hoặc ghi sai chức danh trong quyết định có thể dẫn đến việc chữ ký không hợp lệ trong báo cáo tài chính, báo cáo thuế, hồ sơ thanh toán.

Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ

Mẫu 1 - Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ

Mẫu 2 - Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ

Mẫu 3 - Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ

4. SAI SÓT THƯỜNG GẶP

Trong quá trình soạn thảo và phát hành quyết định bổ nhiệm, nhiều doanh nghiệp dễ gặp các lỗi sau:

4.1. Sai thông tin nhân sự

Một số lỗi dễ xảy ra: sai họ tên, giới tính, chức danh cũ, ngày tháng năm sinh, mã nhân viên hoặc phòng ban. Các lỗi này ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của văn bản và gây khó khăn cho các bộ phận sử dụng dữ liệu.

Cách tránh: đối chiếu với hồ sơ gốc, file nhân sự, hợp đồng lao động và danh sách mã nhân viên.

4.2. Ngày hiệu lực không rõ hoặc không phù hợp

Một số quyết định ghi hiệu lực trước ngày ký hoặc không ghi ngày hiệu lực, khiến C&B khó tính phụ cấp chức vụ, truy thu/truy lĩnh lương hoặc làm căn cứ đóng bảo hiểm.

Khuyến nghị: hiệu lực nên là ngày ký hoặc ngày tương lai cụ thể. Hạn chế dùng hiệu lực hồi tố trừ trường hợp có lý do đặc biệt và có văn bản đi kèm.

4.3. Căn cứ pháp lý thiếu hoặc không khớp chức danh

Ví dụ: bổ nhiệm trưởng phòng nhưng chỉ căn cứ hợp đồng lao động; hoặc bổ nhiệm kế toán trưởng nhưng không liệt kê căn cứ Luật Kế toán; hoặc dẫn chiếu điều lệ cũ chưa cập nhật.

Khuyến nghị: cập nhật định kỳ danh mục căn cứ; sử dụng đúng bản điều lệ và bản hợp nhất mới của Luật Doanh nghiệp – Luật Kế toán.

4.4. Không ghi rõ chế độ hoặc thiếu phụ lục

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ ghi chung chung “hưởng quyền lợi theo quy định công ty”, nhưng lại không ban hành phụ lục điều chỉnh lương/phụ cấp. Điều này khiến Kế toán, C&B không có căn cứ rõ ràng.

Giải pháp: nếu có thay đổi về lương, nên ban hành kèm phụ lục hoặc thông báo riêng; ghi rõ số phụ lục trong Điều 3 của quyết định.

4.5. Lỗi trình bày và sai thể thức

Một số lỗi thường gặp: căn lề không đúng quy định, quốc hiệu – tiêu ngữ sai bố cục, số ký hiệu không thống nhất, thiếu dấu ở bản sao, thiếu ký nháy ở các trang, sai chính tả hoặc cách dùng từ không trang trọng.

Giải pháp: chuẩn hóa mẫu quyết định; đào tạo nội bộ về thể thức văn bản hành chính; kiểm tra 2 lớp trước khi trình ký.

4.6. Không gửi đầy đủ cho các bộ phận liên quan

Nhiều nơi chỉ gửi cho nhân sự và người được bổ nhiệm, nhưng quên gửi cho Kế toán, IT, Admin, phòng ban trực tiếp quản lý. Hậu quả: không cấp quyền hệ thống kịp thời, không điều chỉnh lương, không biết người mới có thẩm quyền phê duyệt.

Giải pháp: có danh sách nơi nhận cố định; gửi bản scan ngay trong ngày ký.

4.7. Không kiểm tra điều kiện với chức danh pháp định

Bổ nhiệm kế toán trưởng khi chưa đủ điều kiện, hoặc người được bổ nhiệm thuộc trường hợp bị cấm theo luật; điều này làm toàn bộ báo cáo ký trong thời gian đó có rủi ro không hợp lệ.

Giải pháp: sử dụng checklist điều kiện theo Luật Kế toán hợp nhất 2025 khi bổ nhiệm các chức danh liên quan.

»»» Tham khảo:

Onboarding Là Gì? Quy Trình Hội Nhập Nhân Viên Mới Hiệu Quả
Hồ Sơ Và Thủ Tục Giải Quyết Chế Độ Ốm Đau Cho Người Lao Động
Cách Đăng Ký BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp
Cách Xây Dựng KPI Cho Phòng Ban Trong Doanh Nghiệp
Sai Lầm Thường Gặp Khi Xây Dựng KPI Và Cách Tránh

5. QUY TRÌNH BAN HÀNH VÀ LƯU TRỮ

Quyết định bổ nhiệm chỉ có giá trị khi được ban hành đúng quy trình và được lưu trữ đồng bộ. Một quy trình tiêu chuẩn gồm 5 bước sau:

5.1. Khởi tạo và phê duyệt đề xuất

Bộ phận chuyên môn hoặc HR lập tờ trình bổ nhiệm gồm: lý do đề xuất, kết quả đánh giá, thông tin ứng viên và đề xuất chế độ. Lãnh đạo có thẩm quyền xem xét và phê duyệt chủ trương trên tờ trình.

5.2. Soạn thảo và kiểm soát nội dung

HR hoặc Pháp chế soạn thảo theo mẫu chuẩn. Nội dung cần được ký nháy bởi người soạn và trưởng bộ phận quản lý hồ sơ.
Đối chiếu thông tin nhân sự, phụ cấp, mã nhân viên và vị trí công tác.

5.3. Trình ký và phát hành

Trình bản thảo kèm tờ trình đã phê duyệt cho người có thẩm quyền ký. Sau khi ký, văn thư đóng dấu, vào số văn bản và bàn giao lại cho HR để phát hành.

5.4. Công bố nội bộ

Công bố có thể thực hiện tại cuộc họp hoặc thông báo nội bộ. Nội dung công bố nên rõ ràng, thể hiện sự trân trọng đối với người được bổ nhiệm.

Sau đó, gửi email thông báo đến các bộ phận cần phối hợp; cập nhật sơ đồ tổ chức, phân quyền phê duyệt, chữ ký email, thông tin trên hệ thống quản lý.

5.5. Lưu trữ hồ sơ

Bản gốc: 1 bản cho người được bổ nhiệm, 1 bản lưu hồ sơ nhân sự.

Bản sao: cung cấp cho Kế toán, IT, Admin hoặc các bộ phận sử dụng thông tin.

Bản scan: lưu trên hệ thống theo quy tắc đặt tên thống nhất để dễ tra cứu.

5.6. Theo dõi thời hạn bổ nhiệm

Đối với chức danh có thời hạn, HR cần theo dõi mốc hết hạn và kích hoạt quy trình bổ nhiệm lại, miễn nhiệm hoặc điều chuyển. Điều này giúp tránh trường hợp người lao động hết nhiệm kỳ nhưng vẫn thực hiện thẩm quyền mà không có căn cứ.

Quyết định bổ nhiệm là tài liệu quan trọng trong hoạt động nhân sự và quản trị doanh nghiệp. Một quyết định đúng mẫu, đúng căn cứ và được ban hành theo quy trình rõ ràng sẽ hỗ trợ vận hành trơn tru, tạo niềm tin cho người được bổ nhiệm và hạn chế rủi ro khi kiểm tra nội bộ hoặc đối chiếu với cơ quan quản lý.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu văn bản, xây dựng checklist kiểm tra và thực hiện quy trình phân phối – lưu trữ nhất quán. Khi làm tốt các bước này, quyết định bổ nhiệm không chỉ là thủ tục mà còn là công cụ quản trị hiệu quả, góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp của tổ chức.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa: mẫu quyết định; mẫu quyết định nghỉ việc; mẫu quyết định bổ nhiệm; mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng; mẫu quyết định thôi việc; mẫu quyết định tăng lương; mẫu quyết định bổ nhiệm giám đốc; mẫu quyết định khen thưởng; mẫu quyết định bổ nhiệm phó giám đốc; mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán; mẫu quyết định bổ nhiệm nhân sự; mẫu quyết định bổ nhiệm trưởng phòng; mẫu quyết định giải thể doanh nghiệp; mẫu quyết định thanh lý tài sản.

Hành Chính Nhân Sự