Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Theo Nghị Định 30

Soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức là yêu cầu bắt buộc trong công tác văn thư, hành chính và quản trị nhân sự tại cơ quan, tổ chức.

Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản mà còn góp phần nâng cao tính thống nhất, chuyên nghiệp trong quản lý, lưu trữ và giao dịch hành chính.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP hiện là căn cứ pháp lý đang được áp dụng để hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Việt Nam.

1. Tổng quan về Soạn thảo văn bản hành chính và phạm vi áp dụng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Trên cơ sở phạm vi áp dụng và căn cứ pháp lý, việc soạn thảo văn bản hành chính cần tuân thủ các quy định kỹ thuật chung nhằm bảo đảm tính thống nhất, khả năng lưu trữ và giá trị sử dụng của văn bản.

1.1. Căn cứ pháp lý

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Tính đến nay, Nghị định 30 vẫn đang có hiệu lực thi hành và là văn bản pháp lý làm cơ sở điều chỉnh thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

>>>>> Mẫu Sơ Đồ Thể Thức Văn Bản Chuẩn Nhất Theo Nghị Định 30

1.2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Đối tượng bắt buộc áp dụng:

• Cơ quan nhà nước các cấp
• Doanh nghiệp nhà nước
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội

Đối tượng khuyến khích áp dụng:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam

Việc áp dụng thể thức theo Nghị định 30 giúp bảo đảm tính thống nhất, thuận lợi khi giao dịch, gửi hồ sơ, công văn đến cơ quan nhà nước.

1.3. Giá trị pháp lý của thể thức văn bản

Văn bản hành chính trình bày không đúng thể thức, kỹ thuật có thể:

• Bị yêu cầu chỉnh sửa
• Bị trả lại khi thực hiện thủ tục hành chính
• Ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Quy định kỹ thuật chung (Page Setup)

Việc thiết lập đúng các thông số kỹ thuật ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót trong quá trình soạn thảo và lưu trữ văn bản.

2.1. Khổ giấy và định dạng trang

Khổ giấy: A4 (210 mm × 297 mm)

Kiểu trình bày:

• Chủ yếu theo chiều dọc (Portrait)
• Trường hợp có bảng biểu, số liệu lớn có thể sử dụng chiều ngang (Landscape)

2.2. Căn lề trang văn bản

Quy định căn lề nhằm bảo đảm văn bản khi đóng quyển, lưu trữ không bị mất nội dung:

• Lề trên: 20 – 25 mm
• Lề dưới: 20 – 25 mm
• Lề trái: 30 – 35 mm (phục vụ đóng gáy, đục lỗ)
• Lề phải: 15 – 20 mm

2.3. Phông chữ và bảng mã

Bảng mã: Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001

Phông chữ: sử dụng phông chữ tiếng Việt chuẩn Unicode; Times New Roman là phông chữ được sử dụng phổ biến trong văn bản hành chính

Màu chữ: màu đen

Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Theo Nghị Định 30

3. Cấu trúc và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức

Một văn bản hành chính chuẩn bao gồm 3 phần chính: Phần đầu (Header), Phần nội dung (Body), và Phần cuối (Footer/Signature).

3.1. Phần đầu văn bản

Gồm các thành phần: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan ban hành, Số ký hiệu và Thời gian.

3.2. Phần nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản và trích yếu

• Tên loại văn bản (Quyết định, Thông báo, Tờ trình…): In hoa, bôi đậm, cỡ 13–14, căn giữa
• Trích yếu nội dung: In thường, bôi đậm, căn giữa, đặt ngay dưới tên loại

Lưu ý: Đối với Công văn, không ghi tên loại văn bản, chỉ ghi trích yếu nội dung.

b) Nội dung chi tiết

• Căn đều hai bên (Justify).

• Khoảng cách giữa các đoạn văn (Paragraph spacing): Tối thiểu 6pt.

• Khoảng cách dòng (Line spacing): Tối thiểu là đơn (Single), tối đa là 1.5 lines.

• Thụt đầu dòng: 1cm hoặc 1.27cm (mặc định tab).

(Các thông số trên mang tính hướng dẫn thực hành phổ biến, không phải quy định cứng.)

3.3. Phần cuối văn bản (Ký và nơi nhận)

Quyền hạn, chức vụ: In hoa, bôi đậm, cỡ 13-14, đứng, căn giữa. (Vd: GIÁM ĐỐC, TM. ỦY BAN NHÂN DÂN).

Họ tên người ký: In thường, bôi đậm, cỡ 13-14, đứng, căn giữa.

Nơi nhận (Góc trái dưới cùng):

• Từ "Nơi nhận": In nghiêng, bôi đậm, cỡ 12.
• Danh sách nơi nhận: In thường, cỡ 11, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng là dấu chấm (.).

4. Các quy tắc về viết hoa trong văn bản hành chính

Nghị định 30 quy định chặt chẽ về chính tả và viết hoa, loại bỏ sự tùy tiện.

- Viết hoa vì phép đặt câu: Sau dấu chấm, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, đầu dòng.

- Viết hoa danh từ riêng chỉ người:

• Người Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết (Vd: Nguyễn Văn A).
• Người nước ngoài: Viết hoa theo phiên âm Hán - Việt hoặc viết nguyên dạng tên gốc.

- Viết hoa tên địa lý: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng (Vd: thành phố Hồ Chí Minh, quận Hải Châu).

- Viết hoa tên cơ quan, tổ chức: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ phân loại tên gọi và tên riêng (Vd: Bộ Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Chính phủ).

- Các trường hợp đặc biệt: Viết hoa các danh từ được hiểu là tên riêng trong ngữ cảnh cụ thể (VD: Chính phủ, Nhà nước, Thủ tướng, Bộ trưởng...).

»»» Tham khảo: 

• Bảng Công Thức Tính OT Chuẩn Cho Mọi Trường Hợp (Kèm Ví Dụ)
• Mẫu Thỏa Ước Lao Động Tập Thể Chuẩn Doanh Nghiệp
• Những Trường Hợp Cần Giấy Ủy Quyền Theo Luật [Mới Nhất]
• Khi Nào Hợp Đồng Lao Động Bị Tuyên Vô Hiệu? Các Ví Dụ Thực Tế
• Hồ Sơ Đăng Ký Lao Động Mới Tham Gia BHXH

5. Quy định về Ký số và Văn bản điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số năm 2025, việc hiểu đúng về ký số là bắt buộc.

Hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền:

• Là hình ảnh chữ ký tay của người thẩm quyền trên văn bản giấy.
• Màu mực: Màu xanh.
• Định dạng: Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức (Con dấu):

• Kích thước: Bằng kích thước thực tế của dấu ướt.
• Màu sắc: Màu đỏ.
• Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký về phía bên trái.

Giá trị pháp lý: Văn bản điện tử được ký số đúng quy định có giá trị pháp lý như văn bản giấy và được chấp nhận trong giao dịch hành chính, thanh toán, kho bạc.

6. Một số lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản hành chính

- Lỗi căn lề: Thường gặp nhất là Lề trái quá nhỏ (dưới 3cm) khiến không thể đóng gáy hồ sơ.

- Lỗi phông chữ: Sử dụng lẫn lộn .VnTime và Times New Roman. Bắt buộc chuyển hết về Times New Roman (Unicode).

- Lỗi thể thức ký thay:

• Ký thay (KT.): Dùng cho cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Thừa lệnh (TL.): Dùng cho cấp trưởng phòng ký thay thủ trưởng cơ quan (khi có văn bản ủy quyền cụ thể).
• Thừa ủy quyền (TUQ.): Dùng trong trường hợp ủy quyền đặc biệt theo quy định pháp luật.

- Lỗi viết tắt: Không viết tắt tùy tiện trong văn bản hành chính. Nếu viết tắt phải có chú thích trong ngoặc đơn ở lần xuất hiện đầu tiên hoặc có bảng danh mục từ viết tắt.

Việc tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là yêu cầu cơ bản trong công tác văn thư, hành chính và quản trị nhân sự. Thực hiện đúng ngay từ khâu soạn thảo giúp hạn chế rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả xử lý công việc và bảo đảm tính chuyên nghiệp trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận HR – hành chính, việc nắm vững các quy định này là nền tảng quan trọng để quản lý hồ sơ, văn bản và giao dịch hành chính một cách chuẩn mực, hiệu quả.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa: mẫu văn bản hành chính; file word mẫu 25 loại văn bản hành chính; mẫu văn bản hành chính word; mẫu văn bản hành chính thông báo; các mẫu văn bản hành chính thông thường; mẫu tờ trình văn bản hành chính; mẫu văn bản hành chính theo nghị định 30; các mẫu mẫu văn bản hành chính