Hồ Sơ Đăng Ký Lao Động Mới Tham Gia BHXH

Mục lục

Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 bắt đầu có hiệu lực, tạo ra nhiều thay đổi quan trọng trong việc đăng ký lao động mới tham gia BHXH (bảo hiểm xã hội).

Với bộ phận nhân sự, việc nắm chắc quy định mới và chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu là yếu tố cốt lõi để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, tránh rủi ro truy thu, phạt chậm đóng cho doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây, leanh.edu.vn sẽ tổng hợp: đối tượng tham gia, hồ sơ cần chuẩn bị, cách điền biểu mẫu, quy trình báo tăng BHXH điện tử giúp HR thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.

1. Quy Định BHXH 2024 Liên Quan Đến Lao Động Mới Tham Gia BHXH

1.1. Đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc

Theo Luật BHXH 2024, các nhóm sau thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc:

Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Người lao động làm việc theo hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
Người lao động làm việc không trọn thời gian nhưng có mức lương tháng từ mức tối thiểu trở lên.
Hợp đồng dạng “thỏa thuận làm việc” nhưng thực chất có trả công và chịu sự quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
Lao động là người nước ngoài có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng từ đủ 1 năm trở lên.
Chủ hộ kinh doanh:

+ Từ ngày 01/7/2025: các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải tham gia.

+ Các trường hợp còn lại tham gia từ 01/7/2029.

Lưu ý cho HR:

Nếu người lao động có hợp đồng thử việc ghi chung trong HĐLĐ, doanh nghiệp phải đăng ký BHXH ngay từ tháng HĐLĐ có hiệu lực.
Hợp đồng ký dưới 1 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ không thuộc đối tượng BHXH bắt buộc, trừ trường hợp bản chất vẫn là quan hệ lao động.

1.2. Thời hạn báo tăng lao động mới tham gia BHXH

Doanh nghiệp phải báo tăng trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.

Nếu báo chậm, doanh nghiệp phải:

Truy thu toàn bộ khoản phải đóng.
Chịu lãi chậm nộp theo quy định.
Trường hợp làm NLĐ mất quyền hưởng chế độ (ốm đau, thai sản), doanh nghiệp có thể phải bồi thường.

Lưu ý:

Không nên đợi hết thời gian thử việc mới báo tăng.
Doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng và báo tăng ngay trong tháng phát sinh quan hệ lao động để tránh bị quy vào chậm đóng.

1.3. Tỷ lệ đóng BHXH – BHYT – BHTN từ 01/7/2025

Tổng tỷ lệ đóng vẫn giữ ở mức 32% tiền lương làm căn cứ đóng, bao gồm:

Người lao động: 10,5%

8% BHXH
1,5% BHYT
1% BHTN

Người sử dụng lao động: 21,5%

17,5% BHXH
3% BHYT
1% BHTN

Lưu ý:

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm: lương theo chức danh + phụ cấp lương + khoản bổ sung có tính chất ổn định.
Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định mới nhất.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Hồ Sơ Đăng Ký BHXH Lần Đầu Cho Lao Động Mới

2.1. Hồ sơ người lao động cần cung cấp

Người lao động chuẩn bị:

Tờ khai TK1-TS (bắt buộc)

Dùng để cấp, điều chỉnh mã số BHXH và cập nhật thông tin.

CCCD gắn chip hoặc thông tin định danh VNeID mức 2.
Giấy tờ chứng minh đối tượng hưởng BHYT ưu tiên (nếu có):

Cựu chiến binh, thân nhân người có công, hộ nghèo…

Mã số BHXH cũ (nếu từng tham gia).
Thông tin bổ sung:

+ Mã số thuế cá nhân

+ Thông tin người phụ thuộc

+ Tài khoản ngân hàng để chi trả lương, trợ cấp

Lưu ý:

NLĐ phải cung cấp thông tin cá nhân trùng khớp với dữ liệu quốc gia về dân cư.
HR nên yêu cầu NLĐ tra cứu mã số BHXH cũ để tránh trùng sổ.

2.2. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Danh sách lao động tham gia BHXH – Mẫu D02-TS hoặc D02-LT
Hợp đồng lao động (scan PDF)
Quyết định tuyển dụng/bổ nhiệm (nếu là quản lý cấp cao)
TK3-TS (nếu doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu)
Tài khoản giao dịch điện tử & chữ ký số hợp lệ

Lưu ý:

Toàn bộ hồ sơ được nộp điện tử, nhưng phải lưu hồ sơ giấy để phục vụ thanh tra.
Tên file nên được chuẩn hóa để dễ tìm và lưu trữ.

Hồ Sơ Đăng Ký Lao Động Mới Tham Gia BHXH

3. Hướng Dẫn Điền Nhanh Mẫu TK1-TS (Cho NLĐ)

Phần I – Thông tin cá nhân

Họ và tên: In hoa, có dấu, đúng CCCD.
Ngày sinh, giới tính, quốc tịch: ghi đầy đủ như giấy tờ tùy thân.
Mã số BHXH:

+ Nếu đã từng tham gia: yêu cầu NLĐ cung cấp mã (tra VssID hoặc BHXH điện tử).

+ Nếu chưa từng tham gia: để trống, cơ quan BHXH sẽ cấp mới dựa trên số định danh.

Số CCCD/Hộ chiếu: ghi chính xác, đây là khóa định danh quan trọng.
Địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại: nên thống nhất với dữ liệu cư trú, giúp liên thông thông tin.

Phần lựa chọn nơi khám chữa bệnh ban đầu BHYT

HR nên chuẩn bị sẵn danh mục cơ sở KCB ban đầu được đăng ký tại quận/huyện cho NLĐ lựa chọn, sau đó điền đúng mã cơ sở KCB.

Phụ lục hộ gia đình

Một số nơi đã giảm yêu cầu kê khai chi tiết phụ lục này nếu dữ liệu dân cư đã đồng bộ. Khi hệ thống yêu cầu, HR hướng dẫn NLĐ bổ sung sau.

»»» Tham khảo:

Cách Đánh Giá Ứng Viên Qua Phỏng Vấn Thực Tế
Quy Trình Giải Quyết Chế Độ Dưỡng Sức Phục Hồi Sức Khỏe
Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ File Word Chuẩn Mới Nhất
Onboarding Là Gì? Quy Trình Hội Nhập Nhân Viên Mới Hiệu Quả
Hồ Sơ Và Thủ Tục Giải Quyết Chế Độ Ốm Đau Cho Người Lao Động

4. Hướng Dẫn Điền Mẫu D02-TS/D02-LT Cho Báo Tăng Lao Động

Một số cột quan trọng HR cần lưu ý:

Họ tên – Mã số BHXH – Ngày sinh: phải khớp TK1-TS.

Chức danh, công việc:

Đối với nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải ghi đúng tên theo danh mục để bảo vệ quyền lợi nghỉ hưu sớm.

Mức lương đóng BHXH:

Hệ số + bậc lương (nếu theo thang bảng lương Nhà nước).
Mức lương chức danh + các phụ cấp tính đóng BHXH (chức vụ, trách nhiệm, thâm niên…) nếu theo lương doanh nghiệp.
Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm ký HĐLĐ.

Các khoản phụ cấp tính đóng BHXH:

Ghi đúng các khoản thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định; đây là phần hay bị cơ quan BHXH kiểm tra.

Thời điểm tham gia (Từ tháng… năm…):

Thường ghi theo tháng bắt đầu hiệu lực HĐLĐ.

Ghi chú:

Ghi số, ngày HĐLĐ, loại hợp đồng, ghi rõ “Lao động mới” hoặc “Điều chỉnh mức lương” nếu có.

5. Quy Trình Báo Tăng BHXH Điện Tử Cho Lao Động Mới

Bước 1: Thu thập thông tin và hồ sơ từ NLĐ

Nhập data cá nhân, thông tin BHXH cũ (nếu có).

Kiểm tra đủ CCCD, TK1-TS, thông tin người phụ thuộc, số TK ngân hàng…

Bước 2: Lập hồ sơ trên phần mềm BHXH điện tử/IVAN

Chọn đúng mã thủ tục báo tăng lao động tương ứng (thường nhóm thủ tục thu, báo tăng–giảm).
Bảo Hiểm Xã Hội Phú Yên
+1

Nhập thông tin vào D02-TS/D02-LT hoặc import từ Excel mẫu.

Bước 3: Đính kèm file hồ sơ

Scan hoặc xuất PDF:

Mẫu TK1-TS của từng NLĐ.
HĐLĐ/Quyết định tuyển dụng (nếu cơ quan BHXH yêu cầu kiểm tra).
Đảm bảo file đặt tên khoa học: Ten_NV_MST_BHXH_TK1TS.pdf để dễ tra cứu.

Bước 4: Ký số và gửi hồ sơ

Kiểm tra lại toàn bộ danh sách và số tiền dự kiến phải đóng.

Cắm USB token/chữ ký số, ký và nộp hồ sơ qua phần mềm.

Bước 5: Theo dõi phản hồi từ cơ quan BHXH

Email/thông báo thường gồm:

Thông báo đã tiếp nhận hồ sơ.
Thông báo thụ lý.
Thông báo kết quả giải quyết: chấp nhận hoặc từ chối kèm lý do.

Nếu hồ sơ bị từ chối, HR cần chỉnh sửa theo hướng dẫn và gửi lại.

6. Các Lỗi Thường Gặp Khi Báo Tăng Lao Động Mới Và Cách Xử Lý

Báo tăng chậm, phải truy thu

Nguyên nhân:

Đợi hết thử việc mới báo.
Quên không báo tăng trong tháng phát sinh.

Hậu quả:

Truy thu kèm lãi chậm đóng và có thể bị xử phạt.

Cách xử lý:

Chuẩn bị bảng lương, chấm công, HĐLĐ làm căn cứ.
Làm công văn giải trình kèm hồ sơ truy thu.

Trùng mã số BHXH

Nguyên nhân:

NLĐ từng làm nơi khác nhưng không cung cấp sổ/mã BHXH.

Hậu quả:

NLĐ khó chốt sổ, hưởng chế độ ốm đau, thai sản, BHXH một lần.

Cách xử lý:

Tra cứu theo CCCD trên hệ thống BHXH.
Nếu trùng, làm thủ tục gộp sổ theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Mức lương đóng BHXH thấp hơn lương tối thiểu vùng

Hệ thống hoặc chuyên viên BHXH có thể từ chối hồ sơ, yêu cầu điều chỉnh.

HR cần:

Cập nhật Nghị định về lương tối thiểu vùng mới nhất hằng năm.
Đảm bảo mức lương đóng BHXH không thấp hơn mức sàn vùng tương ứng.

7. Checklist Chuẩn Cho HR Khi Đăng Ký BHXH Cho Lao Động Mới

Bạn có thể dùng bảng này làm file Excel/Google Sheet để tick theo từng nhân sự.

7.1. Checklist hồ sơ cá nhân

STT	Hạng mục	Có/Chưa	Ghi chú
1	TK1-TS đã điền và ký	[ ]
2	CCCD gắn chip (scan 2 mặt)	[ ]	Kiểm tra số định danh
3	Mã số BHXH cũ (nếu có)	[ ]	Tra VssID/BHXH điện tử
4	Thông tin người phụ thuộc (nếu có)	[ ]	Phục vụ quyết toán & giảm trừ
5	Thông tin tài khoản ngân hàng	[ ]	Dùng chi trả lương, trợ cấp
6	Bằng cấp, chứng chỉ (scan)	[ ]	Lưu hồ sơ nhân sự

7.2. Checklist hồ sơ doanh nghiệp

STT	Hạng mục	Có/Chưa	Ghi chú
1	TK1-TS đã điền và ký	[ ]
2	CCCD gắn chip (scan 2 mặt)	[ ]	Kiểm tra số định danh
3	Mã số BHXH cũ (nếu có)	[ ]	Tra VssID/BHXH điện tử
4	Thông tin người phụ thuộc (nếu có)	[ ]	Phục vụ quyết toán & giảm trừ
5	Thông tin tài khoản ngân hàng	[ ]	Dùng chi trả lương, trợ cấp
6	Bằng cấp, chứng chỉ (scan)	[ ]	Lưu hồ sơ nhân sự

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết về Hồ Sơ Đăng Ký Lao Động Mới Tham Gia BHXH và hệ thống biểu mẫu trên, bạn có thể tự tin thực hiện công việc này một cách chuyên nghiệp, đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động và sự tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: