Cách Đánh Giá Ứng Viên Qua Phỏng Vấn Thực Tế

Việc đánh giá ứng viên qua phỏng vấn không chỉ là tìm người có chuyên môn phù hợp mà còn là đánh giá đúng thái độ, tư duy và khả năng thích nghi của ứng viên trong môi trường thay đổi nhanh.

Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn vì đánh giá ứng viên theo cảm tính, thiếu tiêu chí chuẩn hoặc không có quy trình phỏng vấn thống nhất.

Bài viết dưới đây, leanh.edu.vn trình bày phương pháp đánh giá ứng viên qua phỏng vấn thực tế, dựa trên khung năng lực, kỹ thuật BEI – STAR, phỏng vấn tình huống, hệ thống biểu mẫu chuẩn. Đây là tài liệu giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, giảm rủi ro tuyển sai và nâng cao hiệu quả tuyển dụng trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng lớn.

I. Xây Dựng Khung Năng Lực Và Tiêu Chí Đánh Giá Ứng Viên

Đánh giá ứng viên chỉ chính xác khi doanh nghiệp xác định rõ vị trí cần tuyển và các yêu cầu cụ thể của vị trí đó.

Nếu không có khung năng lực, hội đồng phỏng vấn rất dễ:

• Chấm theo cảm tính,
• Ưa người “hợp gu” hơn là người phù hợp công việc,
• Tranh luận lòng vòng mà không có “thước đo chung”.

1. Xây dựng từ điển năng lực cho vị trí (Competency Dictionary)

Bộ phận HR cần phối hợp chặt chẽ với trưởng bộ phận chuyên môn để xác định:

• Năng lực chuyên môn (Hard Skills): kiến thức nghiệp vụ, kinh nghiệm, công cụ/phần mềm.
• Năng lực hành vi/soft skills: giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, tổ chức công việc.
• Năng lực về thái độ & tư duy: chủ động, cam kết, tinh thần học hỏi, trách nhiệm.
• Mức độ phù hợp văn hóa: phong cách làm việc, giá trị cá nhân, cách ứng xử.

Hiện nay, mô hình ASK mở rộng (Attitude – Skills – Knowledge – Adaptability) được nhiều doanh nghiệp ưu tiên. Thái độ và khả năng thích nghi thường được đặt trọng số cao hơn, bởi:

• Kiến thức, kỹ năng có thể đào tạo.
• Thái độ, tư duy và cách phản ứng với thay đổi lại rất khó thay đổi.

2. Chuyển năng lực thành hành vi quan sát được

Để tránh kiểu nhận xét “ứng viên này nói chuyện cũng được đó” nhưng không ai biết “được” là như thế nào, từng tiêu chí nên được chuyển thành hành vi đo lường được, ví dụ:

- Thay vì: “Giao tiếp tốt” → Viết rõ:

• Diễn đạt mạch lạc, không vòng vo
• Lắng nghe, không cắt ngang người khác
• Trả lời đúng trọng tâm câu hỏi

- Thay vì: “Chịu áp lực tốt” → Viết rõ:

• Có ví dụ cụ thể về việc xử lý khối lượng công việc cao
• Giữ được bình tĩnh khi bị phản hồi gấp, bị yêu cầu sửa đổi nhiều
• Không đổ lỗi, không né tránh khi gặp sự cố

Khi tất cả thành viên hội đồng phỏng vấn cùng nhìn vào một bộ hành vi chung, việc chấm điểm sẽ bớt chủ quan hơn.

3. Phân loại tiêu chí: Cần (Must-have) & Đủ (Nice-to-have)

Không phải tiêu chí nào cũng quan trọng ngang nhau. Doanh nghiệp cần xác định:

• Tiêu chí bắt buộc (Must-have): thiếu là loại ngay (ví dụ: chứng chỉ bắt buộc, kinh nghiệm tối thiểu, kỹ năng nghiệp vụ lõi).
• Tiêu chí cộng điểm (Nice-to-have): có thì tốt hơn (ví dụ: từng làm trong ngành tương tự, có kinh nghiệm quản lý, biết thêm ngoại ngữ).

Điều này giúp:

• Sàng lọc nhanh hơn,
• Tránh “say nắng” trước những điểm cộng thú vị mà quên mất các tiêu chí bắt buộc.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Kỹ Thuật Phỏng Vấn Hành Vi & Tình Huống (BEI & Situational Interview)

Phỏng vấn không phải là “ngồi nói chuyện cho vui”, mà là quy trình thu thập thông tin có chủ đích. Kỹ thuật phỏng vấn quyết định 50–60% chất lượng dữ liệu bạn thu được.

1. Phỏng vấn hành vi (BEI) với mô hình STAR

Nguyên tắc của BEI: Hành vi trong quá khứ là yếu tố dự báo tốt cho hành vi trong tương lai.

Người phỏng vấn dùng mô hình STAR:

S – Situation: Hoàn cảnh, bối cảnh nào?

T – Task: Nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm của ứng viên là gì?

A – Action: Ứng viên đã làm gì, từng bước ra sao?

R – Result: Kết quả thế nào? Có số liệu, minh chứng không?

Ví dụ câu hỏi BEI:

“Hãy kể về một lần bạn phải xử lý khi khách hàng rất bức xúc hoặc nổi giận. Bối cảnh lúc đó thế nào, vai trò của bạn là gì, bạn đã làm những bước cụ thể nào và kết quả ra sao?”

Lưu ý:

- Tránh để ứng viên trả lời kiểu “chung chung” như: “Em thường bình tĩnh, lắng nghe khách hàng”.

- Hỏi tiếp các câu “đào sâu”:

• “Cụ thể lúc đó khách hàng nói gì?”
• “Bạn trả lời câu đầu tiên như thế nào?”
• “Kết quả có đo bằng KPI hay phản hồi nào không?”

Mục tiêu là tách bạch được ứng viên thật sự làm gì, chứ không phải team của họ đã làm gì.

2. Phỏng vấn tình huống (Situational Interview)

Nếu BEI nhìn vào quá khứ, thì phỏng vấn tình huống kiểm tra cách ứng viên phản ứng với vấn đề hiện tại.

Doanh nghiệp đưa ra:

• Một tình huống thực tế đang gặp, hoặc
• Một kịch bản giả định tương tự công việc sau này.

Mục đích chính không phải là “đáp án đúng”, mà là:

• Ứng viên tiếp cận vấn đề từ đâu?
• Có biết hỏi ngược lại để làm rõ yêu cầu không?
• Cách họ phân tích nguyên nhân – rủi ro – phương án?
• Họ cân bằng giữa chất lượng – thời gian – chi phí như thế nào?

Sự kết hợp giữa điểm lại quá khứ (BEI) và thử thách tư duy hiện tại (Situational) cho bạn cái nhìn tròn trịa hơn về năng lực thực sự của ứng viên.

Cách Đánh Giá Ứng Viên Qua Phỏng Vấn Thực Tế

III. Hệ Thống Biểu Mẫu Đánh Giá Ứng Viên

Việc dùng biểu mẫu thống nhất không phải để “hành chính hóa” tuyển dụng, mà để:

• Lượng hóa các đánh giá vốn rất cảm tính.
• Tạo dữ liệu so sánh công bằng giữa các ứng viên.
• Làm căn cứ bảo vệ quyết định tuyển dụng nếu có tranh luận nội bộ.

Bạn có thể chuyển các form dưới đây sang Word/Google Docs để dùng ngay.

1. Phiếu Đánh Giá Phỏng Vấn Tổng Hợp (Interview Scorecard)

TÊN BIỂU MẪU: PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN (INTERVIEW SCORECARD)

A. THÔNG TIN CHUNG

Tên ứng viên: .................................................................

Vị trí ứng tuyển: ...............................................................

Ngày phỏng vấn: ...............................................................

Người phỏng vấn: ...............................................................

Hình thức: ☐ Trực tiếp ☐ Online

B. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ

(Thang điểm gợi ý: 1 – Rất kém; 2 – Kém; 3 – Đạt; 4 – Tốt; 5 – Xuất sắc)

C. TỔNG HỢP ĐIỂM: ……./50

D. ĐÁNH GIÁ CHUNG & ĐỀ XUẤT

Điểm mạnh nổi bật: ................................................................

Điểm hạn chế/Cần cân nhắc: ................................................................

Kết luận:

☐ Đề xuất tuyển dụng

☐ Đề xuất vào vòng tiếp theo / làm bài test

☐ Cần cân nhắc thêm (Waitlist)

☐ Không phù hợp

E. MỨC LƯƠNG ĐỀ XUẤT (nếu có): ....................................

(Ký/ghi rõ họ tên người phỏng vấn)

2. Mẫu Đánh Giá Năng Lực Theo STAR (Dùng Cho Vị Trí Khó/Quản Lý)

TÊN BIỂU MẪU: PHIẾU GHI NHẬN PHỎNG VẤN STAR

Vị trí: .............................................

Ứng viên: .............................................

Năng lực cần đánh giá: (VD: Lãnh đạo đội nhóm, xử lý xung đột, quản lý dự án…)

Kết luận năng lực:

☐ Vượt yêu cầu

☐ Đạt yêu cầu

☐ Dưới yêu cầu

3. Phiếu Kiểm Tra Tham Chiếu (Reference Check)

TÊN BIỂU MẪU: PHIẾU KIỂM TRA THAM CHIẾU (REFERENCE CHECK)

• Người cung cấp tham chiếu: .................... Chức vụ: ..................
• Mối quan hệ với ứng viên: (Cấp trên/Đồng nghiệp/Khách hàng…)
• Công ty: ..............................................................

Nội dung trao đổi chính:

1. Xác thực thông tin cơ bản

• Thời gian làm việc: Từ … đến … có chính xác không?
• Vị trí/chức danh cuối cùng?

2. Hiệu quả công việc

• “Trên thang điểm 10, anh/chị đánh giá hiệu suất làm việc của ứng viên là bao nhiêu? Vì sao?”
• Thành tích/đóng góp đáng nhớ nhất?

3. Thái độ & văn hóa

• Cách ứng viên làm việc với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng?
• Điểm mạnh lớn nhất và 1–2 điểm cần cải thiện?

4. Câu hỏi vàng (The Golden Question)

“Nếu có cơ hội, anh/chị có muốn làm việc lại với ứng viên này không? Vì sao?”

5. Đánh giá mức độ tin cậy thông tin:

☐ Cao ☐ Trung bình ☐ Thấp

Lưu ý: Nên có sự đồng ý của ứng viên trước khi thực hiện reference check, đồng thời cam kết bảo mật thông tin theo quy định nội bộ.

IV. Nhận Diện & Loại Bỏ Các Thiên Kiến Trong Đánh Giá

Dù kinh nghiệm đến đâu, người phỏng vấn vẫn có thể mắc thiên kiến vô thức (Unconscious Bias). Nhận diện được những bẫy này là bước bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng.

1. Hiệu ứng hào quang (Halo Effect) & hiệu ứng sừng (Horn Effect)

Halo Effect: Một điểm mạnh gây thiện cảm (ngoại hình, trường học, nói chuyện lưu loát…) làm bạn “tự động cho điểm cao” các tiêu chí khác.

Horn Effect: Một lỗi nhỏ (ví dụ nói vấp, hơi run, đến sát giờ) khiến bạn nhìn cả ứng viên dưới lăng kính tiêu cực.

Cách giảm thiểu:

• Bám sát từng tiêu chí trong phiếu đánh giá, không “cộng dồn cảm xúc”.
• Ghi rõ dẫn chứng cụ thể cho từng điểm số.

2. Thiên kiến tương đồng (Affinity Bias)

Chúng ta thường thích người “giống mình”: cùng quê, cùng trường, cùng sở thích. Điều này khiến:

• Đội ngũ dễ trở nên đồng nhất, thiếu đa dạng.
• Một số ứng viên giỏi nhưng “không cùng gu” dễ bị loại.

Cách giảm thiểu:

Tập trung vào hành vi, thành tích, năng lực thực tế. Hạn chế để các yếu tố cá nhân (quê quán, sở thích, phong cách ăn mặc…) ảnh hưởng đến điểm số.

3. Bẫy so sánh (Contrast Effect)

Đánh giá ứng viên hiện tại dựa trên việc so với người phỏng vấn trước đó, không so với “chuẩn vị trí”:

• Nếu ứng viên trước quá yếu, người bình thường kế tiếp dễ được nâng điểm.
• Ngược lại, nếu ứng viên trước quá xuất sắc, người tốt nhưng không bằng lại bị chấm thấp.

Cách giảm thiểu:

• Chấm điểm và ghi nhận xét ngay sau mỗi buổi phỏng vấn, không dồn đến cuối.
• Nhắc lại khung năng lực & tiêu chí chuẩn trước mỗi vòng phỏng vấn.

»»» Tham khảo: 

• Quy Trình Giải Quyết Chế Độ Dưỡng Sức Phục Hồi Sức Khỏe
• Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chức Vụ File Word Chuẩn Mới Nhất
• Onboarding Là Gì? Quy Trình Hội Nhập Nhân Viên Mới Hiệu Quả
• Hồ Sơ Và Thủ Tục Giải Quyết Chế Độ Ốm Đau Cho Người Lao Động
• Cách Đăng Ký BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

V. Tuân Thủ Pháp Luật & Bảo Mật Dữ Liệu Ứng Viên

Bên cạnh việc đánh giá đúng năng lực, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Một số nguyên tắc pháp lý trong tuyển dụng

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp:

- Không phân biệt đối xử trong tuyển dụng về giới tính, dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo.

- Không được đưa ra hay hỏi những yêu cầu mang tính phân biệt như:

• Kế hoạch sinh con, tình trạng hôn nhân.
• Quan điểm chính trị, tôn giáo.

- Không thu bất kỳ khoản phí bất hợp lý, không yêu cầu đặt cọc trái luật khi tuyển dụng.

- Không giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động.

Ứng viên ngày càng hiểu luật và quyền lợi của mình hơn, nên một quy trình tuyển dụng vừa chuyên nghiệp vừa đúng luật sẽ giúp nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng đáng kể.

2. Bảo mật thông tin và dữ liệu ứng viên

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hồ sơ ứng viên thường lưu trữ trên hệ thống ATS, email, drive… Doanh nghiệp nên:

• Thông báo rõ mục đích sử dụng dữ liệu ứng viên (phục vụ tuyển dụng).
• Hạn chế chia sẻ hồ sơ cho người không liên quan.
• Thực hiện reference check với sự đồng thuận (ít nhất là ngầm hiểu, tốt hơn là có xác nhận rõ).
• Xây dựng quy trình lưu trữ – xóa – xử lý dữ liệu ứng viên khi không còn nhu cầu.

Điều này không chỉ liên quan pháp lý, mà còn là yếu tố tạo niềm tin và sự tôn trọng với ứng viên.

VI. Tổng Hợp Kết Quả & Ra Quyết Định Tuyển Dụng

Sau khi đã:

• Hoàn tất các vòng phỏng vấn,
• Thu thập đầy đủ phiếu đánh giá,
• Có kết quả test chuyên môn (nếu có),

Doanh nghiệp cần một phiên họp hiệu chỉnh (Calibration Meeting).

1. Phiên họp hiệu chỉnh (Calibration Meeting)

Tại đây:

• Mỗi người phỏng vấn trình bày nhanh đánh giá + dẫn chứng.
• Nếu có chênh lệch điểm số lớn cho cùng một ứng viên, cần trao đổi kỹ để hiểu rõ nguyên nhân.
• Tập trung vào dữ liệu hành vi (behavioral evidence) chứ không tranh luận bằng cảm giác.

2. Bảng tổng hợp so sánh ứng viên (Matrix Dashboard)

Doanh nghiệp nên lập một bảng so sánh với các cột:

• Điểm chuyên môn
• Điểm kỹ năng mềm & tư duy
• Điểm phù hợp văn hóa
• Mức lương mong muốn
• Thời gian có thể nhận việc
• Ghi chú rủi ro (nếu có)

Thực tế, ứng viên có điểm cao nhất không phải lúc nào cũng là người nên tuyển. Doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Phù hợp dài hạn,
• Ngân sách lương,
• Cấu trúc đội ngũ hiện tại,
• Nguy cơ “overqualified” hoặc không gắn bó.

Phỏng vấn và đánh giá ứng viên là một quy trình cần chuẩn hóa, có tiêu chí rõ ràng và được thực hiện một cách nhất quán bởi toàn bộ hội đồng tuyển dụng.

Khi doanh nghiệp áp dụng khung năng lực, kỹ thuật phỏng vấn hành vi, các biểu mẫu đánh giá và tuân thủ nguyên tắc bảo mật – pháp lý, chất lượng tuyển dụng sẽ cải thiện rõ rệt.

Một quy trình đánh giá chuyên nghiệp không chỉ giúp tuyển đúng người, mà còn tạo trải nghiệm tốt cho ứng viên và xây dựng thương hiệu tuyển dụng bền vững cho doanh nghiệp.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM