Quy Trình Tính Lương Chuẩn Trong Doanh Nghiệp

Mục lục

Làm thế nào để tính lương đúng và đủ cho nhân viên mà không vi phạm quy định của nhà nước?

Năm 2026, với sự thay đổi về mức lương tối thiểu và cách tính thuế thu nhập, việc nắm vững quy trình tính lương chuẩn là việc rất quan trọng để doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

Bài viết này, leanh.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện đơn giản, chính xác và bám sát thực tế.

1. Các con số quy định quan trọng trong quy trình tính lương doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu tính, bạn cần cập nhật các con số mới nhất để không tính sai cho nhân viên :

Lương tối thiểu vùng: Đã tăng trung bình 7,2%. Cụ thể: Vùng I là 5,31 triệu; Vùng II là 4,73 triệu; Vùng III là 4,14 triệu và Vùng IV là 3,7 triệu đồng/tháng.
Mức tham chiếu bảo hiểm: Thay cho lương cơ sở cũ, mức tham chiếu hiện nay là 2,34 triệu đồng. Đây là con số dùng để tính mức đóng bảo hiểm cao nhất (tối đa 46,8 triệu đồng).
Thuế thu nhập cá nhân: Chỉ còn 5 bậc thay vì 7 bậc như trước. Mức giảm trừ cho bản thân là 15,5 triệu đồng và cho mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Quy trình tính lương chuẩn trong doanh nghiệp

Các bước thực hiện tính lương trong doanh nghiệp bao gồm:

Bước 1: Thu thập dữ liệu và chốt bảng chấm công

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để có số liệu tính lương. Bạn cần :

Lấy dữ liệu từ máy chấm công hoặc ứng dụng điện thoại.
Tổng hợp các loại đơn nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản đã được duyệt.
Xác nhận giờ làm thêm (tăng ca) có đúng với yêu cầu của quản lý hay không.
Gửi bảng công cho từng bộ phận để nhân viên kiểm tra lại và ký xác nhận trước khi tính tiền.

Quy Trình Tính Lương Chuẩn Trong Doanh Nghiệp

Bước 2: Tính lương thời gian và các khoản phụ cấp

Dựa vào bảng công đã chốt, bạn thực hiện tính thu nhập cho từng người theo công thức :

Lương thực tế = (Lương thỏa thuận/Số ngày công chuẩn) x Số ngày làm thực tế

(Số ngày công chuẩn thường là 24 hoặc 26 ngày tùy quy định công ty).

Ngoài lương chính, bạn cộng thêm các khoản tiền khác như :

Tiền phụ cấp cố định: Trách nhiệm, chức vụ, thâm niên.
Tiền phụ cấp không cố định: Xăng xe, điện thoại, chuyên cần.
Tiền thưởng: Thưởng doanh số, thưởng năng suất hoặc thưởng nóng.

Bước 3: Tính tiền làm thêm giờ và làm đêm

Năm 2026, tiền làm thêm giờ vẫn được tính theo các mức sau để đảm bảo quyền lợi nhân viên :

Làm thêm ngày thường: Trả thêm ít nhất 150% tiền lương.
Làm thêm ngày chủ nhật: Trả thêm ít nhất 200% tiền lương.
Làm thêm ngày lễ, Tết: Trả thêm ít nhất 300% tiền lương.
Làm việc vào ban đêm (từ 22h đến 6h sáng): Cộng thêm ít nhất 30% lương của ngày bình thường.

Bước 4: Trừ các khoản bảo hiểm và thuế thu nhập

Sau khi có tổng thu nhập, bạn thực hiện các khoản trích trừ theo quy định :

Trừ bảo hiểm: Nhân viên đóng tổng cộng 10,5% (8% bảo hiểm xã hội, 1,5% bảo hiểm y tế và 1% bảo hiểm thất nghiệp).
Trừ thuế thu nhập cá nhân: Tính theo biểu thuế 5 bậc mới của năm 2026 sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh.
Các khoản khác: Tiền đoàn phí công đoàn (1%) hoặc tiền tạm ứng lương đã nhận trước đó.

»»» Tham khảo:

Lộ Trình Thăng Tiến Theo Vị Trí: Nhân Sự, Kế Toán, Sales, Marketing
Những Lỗi Tác Phong Phổ Biến Khiến Bạn Mất Điểm Nơi Làm Việc
Bảo Hiểm Thất Nghiệp Là Gì? Mức Đóng Áp Dụng Theo Quy Định Mới
Cách Tính Mức Trợ Cấp Thất Nghiệp Người Lao Động Cần Biết
Những Thay Đổi Quan Trọng Của Luật Thuế TNCN Từ Năm 2026

Bước 5: Kiểm tra lại và ký duyệt bảng lương

Để tránh sai sót, bộ phận nhân sự và kế toán cần kiểm tra chéo số liệu :

So sánh tổng tiền lương tháng này với tháng trước để giải thích nếu có tăng/giảm bất thường.
Kiểm tra các công thức trong file Excel xem có bị nhảy dòng hay sai sót gì không.
Trình bảng lương qua 3 cấp: Trưởng phòng nhân sự kiểm tra công công việc -> Kế toán trưởng kiểm tra tiền bạc -> Giám đốc ký duyệt chính thức để thanh toán.

Bước 6: Trả lương và giải quyết khiếu nại

Bước cuối cùng là đưa tiền đến tay nhân viên :

Thực hiện lệnh chuyển khoản qua ngân hàng đúng ngày quy định. Công ty chịu mọi phí chuyển tiền.
Gửi phiếu lương chi tiết cho từng người qua email hoặc ứng dụng nội bộ. Phiếu lương phải ghi rõ từng khoản thu nhập và từng khoản bị trừ.
Dành ra 24-48 giờ để lắng nghe và giải đáp các thắc mắc của nhân viên về lương. Việc giải quyết thỏa đáng sẽ giúp nhân viên tin tưởng và gắn bó hơn với công ty.

Quy trình tính lương năm 2026 yêu cầu sự tỉ mỉ và nhanh nhạy trong việc cập nhật luật.

Lời khuyên tốt nhất là:

(1) Luôn lưu trữ hồ sơ lương ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra;

(2) Nên dùng phần mềm tính lương tự động để giảm sai sót thủ công;

(3) Hãy minh bạch thông tin, vì nhân viên chỉ làm việc tốt nhất khi họ thấy quyền lợi của mình được đảm bảo rõ ràng.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: