Quy Trình Đánh Giá Thử Việc Trong Doanh Nghiệp

Đánh Giá Thử Việc là giai đoạn quan trọng nhất để bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp xác định liệu nhân viên mới có thực sự là mảnh ghép còn thiếu của tổ chức hay không.

Việc thử việc thành công không chỉ dựa vào may mắn mà phải dựa trên một quy trình minh bạch, công bằng và đúng luật.

Bài viết dưới đây, Leanh.edu.vn sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực chiến về cách xây dựng quy trình này sao cho hiệu quả nhất.

1. Khung pháp lý về Thử Việc

Trước khi bắt tay vào đánh giá thử việc, người làm nghề nhân sự phải nắm chắc các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực.

Việc làm sai luật không chỉ gây thiệt hại về tiền bạc mà còn làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

a. Thời gian thử việc tối đa cho từng vị trí

Pháp luật quy định thời gian thử việc dựa trên tính chất công việc và trình độ chuyên môn yêu cầu. Một điểm cực kỳ quan trọng là mỗi công việc chỉ được thử việc duy nhất một lần.

Doanh nghiệp tuyệt đối không được áp dụng thử việc đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

b. Quy định về tiền lương và bảo hiểm

Mức lương trong giai đoạn này do hai bên tự thỏa thuận nhưng không được thấp hơn 85% mức lương của công việc đó khi làm chính thức. Đồng thời, mức lương chính thức dùng làm căn cứ tính toán không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành.

Về Bảo hiểm xã hội (BHXH), nếu doanh nghiệp ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên mà trong đó có điều khoản về thử việc thì bắt buộc phải đóng BHXH cho người lao động ngay từ tháng đầu tiên. Ngược lại, nếu ký hợp đồng thử việc riêng biệt dưới 01 tháng thì không thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc.

Về thuế thu nhập cá nhân, đối với hợp đồng dưới 03 tháng, nếu tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% tại nguồn. Nhân viên có mã số thuế và cam kết tổng thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế có thể làm bản cam kết để tạm thời chưa bị khấu trừ khoản này.

2. Tiêu chí đánh giá thử việc thực tế dựa trên mô hình ASK và KPI

Để tránh việc đánh giá cảm tính, cần có một bộ tiêu chuẩn cụ thể, xây dựng tiêu chí theo mô hình ASK (Thái độ - Kỹ năng - Kiến thức) kết hợp với các chỉ số đo lường hiệu quả công việc.

Nhóm tiêu chí về thái độ và văn hóa

Thái độ thường chiếm trọng số lớn nhất vì đây là yếu tố khó đào tạo nhất.

• Ý thức kỷ luật: Chấp hành giờ giấc làm việc, quy định về trang phục và nội quy công ty.
• Tinh thần cầu thị: Sự chủ động trong việc học hỏi quy trình mới và tiếp thu các góp ý từ cấp trên.
• Sự hòa nhập: Khả năng tương tác với đồng nghiệp và mức độ phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Nhóm tiêu chí về kỹ năng và kiến thức chuyên môn

• Kỹ năng làm việc: Bao gồm kỹ năng xử lý vấn đề, giao tiếp và đặc biệt là khả năng làm việc nhóm để phối hợp nhịp nhàng với phòng ban khác.
• Kiến thức nghiệp vụ: Nắm vững các công cụ, phần mềm chuyên dụng và quy trình nghiệp vụ cần thiết cho vị trí đảm nhiệm.

Gán chỉ số KPI cụ thể cho giai đoạn thử việc

Mỗi vị trí cần có các con số biết nói để việc đánh giá trở nên thuyết phục.

• Nhân viên kinh doanh: Số lượng khách hàng tiềm năng mới, tỷ lệ chuyển đổi hoặc số đơn hàng được chốt.
• Nhân viên hành chính: Độ chính xác của các hồ sơ văn bản và thời gian hoàn thành các yêu cầu nội bộ.
• Nhân viên Marketing/SEO: Thứ hạng từ khóa, lượng truy cập mới hoặc tỷ lệ thoát trang.

Quy Trình Đánh Giá Thử Việc Trong Doanh Nghiệp

3. Quy trình 5 bước thực hiện Đánh Giá Thử Việc chuyên nghiệp

Để quy trình diễn ra trơn tru, doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện các bước này khoảng 03 đến 07 ngày trước khi hết hạn thử việc.

Bước 1: Nhân viên tự nhìn nhận và đánh giá

Nhân viên mới sẽ điền vào bản tự đánh giá, liệt kê các đầu việc đã hoàn thành so với cam kết ban đầu. Bước này giúp quản lý hiểu được nhân viên đang tự đánh giá năng lực của họ ở mức nào và họ có gặp khó khăn gì cần hỗ trợ hay không.

Bước 2: Quản lý trực tiếp nhận xét dựa trên dữ liệu

Người hướng dẫn hoặc quản lý phòng ban sẽ dựa trên kết quả công việc thực tế để chấm điểm. Thay vì chỉ đưa ra những nhận xét mơ hồ, quản lý cần có dẫn chứng cụ thể cho từng mục khen ngợi hoặc góp ý. Một buổi trao đổi trực tiếp 1:1 sẽ giúp hai bên hiểu rõ kỳ vọng của nhau.

Bước 3: Thẩm định và rà soát từ bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự sẽ thu thập phiếu đánh giá, đối chiếu với các quy định pháp luật về thời gian, mức lương và kiểm tra tính khách quan của kết quả. HR đóng vai trò đảm bảo không có sự thiên vị hay trù dập cá nhân trong quá trình này.

Bước 4: Phê duyệt kết quả cuối cùng

Ban lãnh đạo công ty sẽ xem xét đề xuất từ phía bộ phận chuyên môn và nhân sự để đưa ra quyết định chính thức: ký hợp đồng lao động, chấm dứt thử việc hoặc trong một số ít trường hợp là điều chuyển vị trí khác phù hợp hơn.

Bước 5: Thông báo kết quả và ký kết hợp đồng

Sau khi có quyết định, doanh nghiệp phải thông báo rõ ràng cho nhân viên. Nếu đạt yêu cầu, hai bên tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức. Nếu không đạt, doanh nghiệp thực hiện thủ tục chấm dứt thử việc một cách lịch sự.

4. Quản trị nhân văn qua mô hình Người đồng hành (Buddy System)

Một trong những bí quyết để tăng tỷ lệ nhân viên vượt qua thử việc là áp dụng mô hình Người đồng hành. Đây là cách làm thực tế giúp nhân viên mới không cảm thấy lạc lõng trong những ngày đầu.

• Hỗ trợ hòa nhập: Người đồng hành thường là đồng nghiệp có kinh nghiệm, giúp nhân viên mới nắm bắt các quy tắc ngầm, cách sử dụng máy móc văn phòng hoặc đơn giản là cùng đi ăn trưa.
• Giải đáp thắc mắc: Nhân viên mới thường ngại hỏi sếp những điều nhỏ nhặt, khi đó Người đồng hành sẽ là nguồn tin cậy để họ trao đổi thoải mái hơn.
• Phản hồi sớm cho quản lý: Thông qua sự gắn kết này, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các rào cản về tâm lý hoặc kỹ năng của nhân viên mới để có biện pháp hỗ trợ kịp thời.

»»» Tham khảo: 

• HR Có Thể Làm Freelancer Không? Các Công Việc Phù Hợp
• Những Sai Sót Phổ Biến Khi Soạn Hợp Đồng Lao Động
• Quy Trình Tính Lương Chuẩn Trong Doanh Nghiệp
• Lộ Trình Thăng Tiến Theo Vị Trí: Nhân Sự, Kế Toán, Sales, Marketing
• Những Lỗi Tác Phong Phổ Biến Khiến Bạn Mất Điểm Nơi Làm Việc

5. Các lỗi pháp lý và sai lầm phổ biến cần tránh

Trong quá trình tư vấn nhân sự, Leanh.edu.vn nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn vướng phải những lỗi sơ đẳng dẫn đến bị phạt hoặc mất người tài.

• Tự ý gia hạn thời gian thử việc trái quy định

Pháp luật chỉ cho phép thử việc một lần duy nhất cho một công việc. Nếu nhân viên chưa đạt yêu cầu, bạn không được phép ký thêm một hợp đồng thử việc nữa. Hành vi thử việc quá thời gian quy định có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng và buộc phải trả đủ 100% lương cho thời gian vượt quá.

• Đánh giá dựa trên cảm tính cá nhân

Việc không có tiêu chí rõ ràng khiến quản lý dễ đưa ra nhận xét theo kiểu thích hay không thích. Điều này không chỉ gây bất công mà còn tạo ra môi trường làm việc độc hại. Hãy luôn yêu cầu quản lý đưa ra bằng chứng khi đưa ra một nhận xét tiêu cực về nhân viên.

• Sự im lặng khi kết thúc thử việc

Nhiều công ty để thời hạn thử việc trôi qua mà không có thông báo gì. Về luật, nếu nhân viên vẫn tiếp tục làm việc sau khi hết hạn mà không ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể bị coi là đã chấp nhận họ làm chính thức. Việc cho nghỉ việc sau đó mà không có lý do hợp lý sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật.

6. Nghệ thuật thông báo kết quả và từ chối nhân sự lịch sự

Dù nhân viên có đạt hay không, cách chúng ta thông báo kết quả sẽ thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp.

• Phản hồi kịp thời: Đừng để nhân viên phải chờ đợi trong lo lắng. Hãy thông báo ngay khi có quyết định, tốt nhất là trước 03 ngày khi hết hạn.
• Chân thành và tôn trọng: Khi từ chối, hãy bắt đầu bằng lời cảm ơn vì họ đã dành thời gian cho công ty. Hãy giải thích khéo léo rằng sự không phù hợp nằm ở định hướng công việc hoặc yêu cầu kỹ thuật, chứ không phải do họ kém cỏi.
• Thanh toán đầy đủ quyền lợi: Đảm bảo lương và các khoản phụ cấp được chi trả chính xác đến ngày làm việc cuối cùng. Sự sòng phẳng về tài chính chính là cách giữ gìn uy tín tốt nhất cho doanh nghiệp.

Việc xây dựng một quy trình Đánh Giá Thử Việc bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp lọc được người tài mà còn tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp ngay từ những bước đầu tiên.

Hy vọng những chia sẻ trên từ góc độ người làm nghề sẽ giúp bạn tối ưu hóa công tác quản trị nhân sự tại đơn vị.

Chúc bạn xây dựng được một đội ngũ nhân sự vững mạnh và gắn bó lâu dài.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM