Những Sai Sót Phổ Biến Khi Soạn Hợp Đồng Lao Động

Việc Soạn Hợp Đồng Lao Động chuẩn xác chưa bao giờ là bài toán dễ dàng, nhất là khi hàng loạt thay đổi quan trọng về mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP và cơ chế hợp đồng điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Trong thực tế làm nghề, không ít doanh nghiệp phải gánh chịu những khoản bồi thường khổng lồ chỉ vì những sai sót nhỏ trong điều khoản lương thưởng hay thẩm quyền ký kết, nhất là khi chính sách thuế thu nhập cá nhân cũng có sự điều chỉnh lớn từ kỳ tính thuế 2026.

Hy vọng những chia sẻ thực chiến này của leanh.edu.vn sẽ giúp các bạn nắm chắc luật chơi để bản hợp đồng luôn là lá chắn pháp lý vững chắc nhất cho doanh nghiệp.

1. Sai sót về thẩm quyền và chủ thể khi Soạn Hợp Đồng Lao Động

Lỗi đầu tiên và cũng là lỗi nặng nhất khiến hợp đồng lao động bị vô hiệu toàn bộ là ký sai người.

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người ký phải là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

• Ủy quyền "miệng" hoặc giấy ủy quyền quá hạn: Nhiều bạn để Trưởng phòng nhân sự hay Giám đốc chi nhánh ký hợp đồng mà không có văn bản ủy quyền từ người đại diện pháp luật, hoặc dùng giấy ủy quyền đã hết hiệu lực từ năm trước.
• Sếp tự ký cho chính mình: Trong công ty TNHH một thành viên mà Giám đốc là người đại diện pháp luật, khi ký hợp đồng cho chính vị trí Giám đốc đó, thẩm quyền ký phải thuộc về Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên để tránh tình trạng một người đóng cả hai vai.
• Lao động nước ngoài: Một lỗi phổ biến là ký hợp đồng trước khi người lao động có giấy phép lao động (GPLĐ). Bạn cần nhớ, ngày bắt đầu hiệu lực của hợp đồng không được trước ngày cấp GPLĐ, và thời hạn hợp đồng không được dài hơn thời hạn ghi trên GPLĐ.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Những cái bẫy về tiền lương khi Soạn Hợp Đồng Lao Động 2026

Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu vùng đã chính thức tăng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Nếu bạn vẫn soạn hợp đồng với mức lương cũ của năm 2025 là vi phạm pháp luật ngay lập tức.

(Căn cứ Nghị định 293/2025/NĐ-CP).

Lưu ý thực tế về cấu trúc lương:

• Ghi lương Net nhưng quên thỏa thuận mức giảm trừ mới:

Từ năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân đã tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng và người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng. Nếu bạn deal lương Net mà không quy định rõ trách nhiệm đóng thuế TNCN thuộc về ai, khi mức giảm trừ thay đổi, chi phí nhân sự thực tế của công ty sẽ bị ảnh hưởng lớn.

• Gộp phụ cấp vào lương tối thiểu:

Tuyệt đối không được gộp tiền làm thêm giờ hay các khoản phụ cấp bù đắp điều kiện lao động (độc hại, nặng nhọc) để tính cho đủ mức tối thiểu vùng.

3. Sai sót kỹ thuật khi thực hiện Soạn Hợp Đồng Lao Động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử đã có hiệu lực, và từ ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia sẽ vận hành chính thức. Các lỗi kỹ thuật HR thường gặp bao gồm:

• Thiếu dấu thời gian (Timestamp): Một hợp đồng điện tử hợp pháp không chỉ cần chữ ký số mà phải gắn kèm dấu thời gian để xác định chính xác thời điểm các bên ký kết.
• Không đẩy dữ liệu lên hệ thống quốc gia: Trong vòng 24 giờ sau khi hoàn tất ký kết, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hợp đồng lên Nền tảng quốc gia để được cấp ID định danh. Nếu không có mã ID này, hợp đồng sẽ gặp khó khăn khi làm các thủ tục bảo hiểm hoặc giải quyết tranh chấp sau này.
• Nhầm lẫn chữ ký điện tử: Việc chỉ dán ảnh chữ ký tay vào file PDF rồi gửi qua email không được coi là hợp đồng điện tử hợp lệ theo Nghị định 337. Bạn bắt buộc phải dùng chữ ký số được chứng thực bởi đơn vị cung cấp dịch vụ CA.

Những Sai Sót Phổ Biến Khi Soạn Hợp Đồng Lao Động

4. Mô tả công việc và địa điểm làm việc quá chung chung

Đây là lỗi kinh điển khiến doanh nghiệp luôn thua khi ra tòa. Nhiều bạn chỉ ghi địa điểm là "Tại văn phòng công ty" hoặc mô tả công việc bằng một chức danh trống rỗng như "Nhân viên kinh doanh".

Rủi ro địa điểm: Khi công ty muốn điều chuyển nhân viên sang chi nhánh khác hoặc đi công tác dài ngày, người lao động có quyền từ chối vì không đúng thỏa thuận ban đầu. Lời khuyên của mình là hãy ghi: "Tại trụ sở Công ty và các địa điểm khác theo yêu cầu công tác phát sinh".

Rủi ro mô tả công việc: Nếu không có bảng mô tả công việc (JD) chi tiết đính kèm hoặc dẫn chiếu cụ thể, bạn sẽ không có căn cứ để xử lý kỷ luật khi nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ.

5. Lạm dụng phụ lục và sai phạm thời hạn hợp đồng

Hiện nay chỉ còn 2 loại hợp đồng là xác định thời hạn (không quá 36 tháng) và không xác định thời hạn.

• Ký hợp đồng xác định thời hạn quá 2 lần: Sau 2 lần ký hợp đồng xác định thời hạn, nếu người lao động vẫn làm việc thì lần thứ 3 bắt buộc phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. Nhiều HR vẫn lách bằng cách ký lần 3, lần 4; điều này khiến hợp đồng đó nghiễm nhiên trở thành không xác định thời hạn trước pháp luật.
• Dùng phụ lục để gia hạn thời gian: Bạn không được dùng phụ lục để kéo dài thời hạn của hợp đồng xác định thời hạn. Muốn gia hạn, bạn phải ký một bản hợp đồng mới hoàn toàn.

»»» Tham khảo: 

• Quy Trình Tính Lương Chuẩn Trong Doanh Nghiệp
• Lộ Trình Thăng Tiến Theo Vị Trí: Nhân Sự, Kế Toán, Sales, Marketing
• Những Lỗi Tác Phong Phổ Biến Khiến Bạn Mất Điểm Nơi Làm Việc
• Bảo Hiểm Thất Nghiệp Là Gì? Mức Đóng Áp Dụng Theo Quy Định Mới
• Cách Tính Mức Trợ Cấp Thất Nghiệp Người Lao Động Cần Biết

6. Thỏa thuận không cạnh tranh (NCA) và bảo mật thông tin (NDA)

Năm 2026, việc bảo vệ bí mật kinh doanh là sống còn, nhưng soạn thảo điều khoản này không khéo sẽ bị tòa tuyên vô hiệu vì "vi phạm quyền tự do nghề nghiệp".

• Phạm vi quá rộng: Cấm nhân viên làm cho đối thủ trên toàn quốc trong 5 năm là điều phi thực tế. Một thỏa thuận NCA hợp lý thường giới hạn trong 6 - 24 tháng, phạm vi địa lý cụ thể và ngành nghề trực tiếp cạnh tranh.
• Thiếu khoản bù đắp tài chính: Để cam kết không cạnh tranh có hiệu lực cao nhất, doanh nghiệp nên trả cho người lao động một khoản phí hỗ trợ hàng tháng trong thời gian họ cam kết không làm cho đối thủ sau khi nghỉ việc.

7. Sai sót về thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng

Lỗi này cực kỳ phổ biến khi sa thải nhân viên hoặc cho nghỉ việc do thay đổi cơ cấu. HR cần nhớ kỹ mốc thời gian báo trước:

• 45 ngày: Với hợp đồng không xác định thời hạn.
• 30 ngày: Với hợp đồng xác định thời hạn từ 12-36 tháng.
• 03 ngày: Với hợp đồng dưới 12 tháng.

Việc thiếu chỉ 1 ngày báo trước cũng có thể biến việc chấm dứt hợp đồng thành trái luật, buộc công ty phải bồi thường ít nhất 2 tháng tiền lương và các khoản BHXH, BHYT trong những ngày nhân viên không được làm việc.

Lời khuyên từ Lê Ánh HR: Trước khi đặt bút ký, hãy rà soát lại ma trận điều khoản của mình, đảm bảo các con số về lương và giảm trừ thuế đã đúng mốc 2026. Chúc các bạn Soạn Hợp Đồng Lao Động chuẩn chỉnh và an toàn!

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nhân sự thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự (Online – Offline)
• Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)
• Khóa Học C&B Chuyên Sâu
• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z
• Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu
• Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng
• Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC
• Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu online/offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: LÊ ÁNH HR - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ SỐ 1 VIỆT NAM