Lỗi HR Hay Gặp Khi Tính Lương Tăng Ca Và Cách Khắc Phục

Mục lục

Tính lương tăng ca là một trong những nghiệp vụ quan trọng và dễ phát sinh sai sót trong công tác C&B (Compensation & Benefits).

Việc xác định đơn giá, hệ số hưởng, khung giờ làm thêm, làm đêm và xử lý thuế thu nhập cá nhân đòi hỏi HR không chỉ nắm quy trình nội bộ mà còn hiểu đúng các quy định pháp luật lao động và thuế hiện hành.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp phát sinh tranh chấp, truy thu hoặc khiếu nại chỉ vì sai sót trong cách tính lương tăng ca.

Bài viết dưới đây, Leanh.edu.vn sẽ tổng hợp 6 lỗi HR thường gặp khi tính lương tăng ca và cách khắc phục phù hợp với quy định pháp luật đang áp dụng.

1. Xác định sai mức lương làm căn cứ tính lương tăng ca

Đây là sai sót phổ biến và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động cũng như chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

1.1. Lỗi thường gặp

Chỉ sử dụng lương cơ bản (mức lương dùng để đóng BHXH hoặc mức lương tối thiểu vùng) để tính đơn giá giờ tăng ca.
Bỏ qua các khoản phụ cấp mang tính chất lương như phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, độc hại… khi xác định đơn giá tiền lương.

1.2. Quy định hiện hành

Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm thêm giờ được tính dựa trên đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm.

Hiểu đúng quy định này, mức lương dùng để tính tăng ca không chỉ là lương cơ bản, mà bao gồm:

Lương theo hợp đồng lao động
Các khoản phụ cấp lương gắn với công việc, chức danh, điều kiện lao động và được ghi nhận trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng

Các khoản mang tính phúc lợi hoặc hỗ trợ như tiền ăn, xăng xe, điện thoại… thường không tính vào đơn giá làm thêm giờ.

1.3. Cách khắc phục

- Rà soát lại quy chế lương và hợp đồng lao động của doanh nghiệp.

- Phân loại rõ:

Khoản nào là phụ cấp lương (tính vào đơn giá OT)
Khoản nào là phúc lợi, hỗ trợ (không tính OT)

Công thức xác định đơn giá tiền lương 1 giờ:

Đơn giá tiền lương 1 giờ = Tiền lương thực trả trong tháng / (Số ngày làm việc bình thường × Số giờ làm việc trong ngày)

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Áp dụng sai tỷ lệ phần trăm hưởng lương làm thêm

Việc xác định nhầm loại ngày làm việc dẫn đến áp dụng sai hệ số tăng ca là lỗi HR thường xuyên gặp trong thực tế.

2.1. Lỗi thường gặp

Mặc định Chủ nhật là ngày nghỉ hàng tuần, trong khi nhiều doanh nghiệp quy định ngày nghỉ hàng tuần rơi vào ngày khác.
Không cộng tiền lương ngày lễ đối với người lao động hưởng lương tháng.
Nhầm lẫn giữa làm thêm ngày nghỉ và trường hợp nghỉ bù.

2.2. Tỷ lệ hưởng lương làm thêm theo quy định

Ngày làm việc bình thường: ít nhất 150%
Ngày nghỉ hàng tuần theo nội quy doanh nghiệp: ít nhất 200%
Ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương: ít nhất 300%

Đối với người lao động hưởng lương tháng, khi làm việc vào ngày lễ, tết:

300% là tiền lương làm thêm
100% tiền lương ngày lễ đã được tính trong lương tháng → Tổng thu nhập thực tế tương đương 400% cho ngày làm việc đó.

2.3. Cách khắc phục

Xây dựng bảng ma trận tỷ lệ tăng ca rõ ràng theo từng loại ngày.
Căn cứ vào nội quy lao động đã đăng ký để xác định đúng ngày nghỉ hàng tuần.
Đặc biệt lưu ý chế độ trả lương đối với người hưởng lương tháng khi làm việc vào ngày lễ, tết.

Lỗi HR Hay Gặp Khi Tính Lương Tăng Ca Và Cách Khắc Phục

3. Sai sót khi tính lương làm thêm giờ vào ban đêm

Đây là nội dung có công thức phức tạp và dễ bị tính thiếu nếu HR không nắm chắc quy định.

3.1. Lỗi thường gặp

Xác định sai khung giờ làm việc ban đêm (khung giờ đúng là từ 22h00 đến 06h00 hôm sau).
Chỉ áp dụng hệ số làm đêm 30% mà bỏ qua phần 20% tiền lương trả thêm do làm thêm giờ vào ban đêm.

3.2. Công thức tính đúng

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi làm thêm giờ vào ban đêm, tiền lương được tính theo công thức tổng quát:

Tiền lương OT đêm=[Đơn giá giờ × Mức % (150/200/300)] + [Đơn giá giờ × 30%] + [Đơn giá giờ × 20% × Mức % (150/200/300)]

Giải thích:

Phần 1: Tiền lương làm thêm giờ
Phần 2: Tiền lương làm việc ban đêm
Phần 3: Khoản trả thêm do vừa làm thêm giờ vừa làm ban đêm

3.3. Cách khắc phục

- Không tính nhẩm thủ công. Cần thiết lập công thức rõ ràng trên Excel hoặc phần mềm tiền lương.

- Phân biệt rõ:

Làm việc ban đêm theo ca bình thường
Làm thêm giờ vào ban đêm ngoài giờ làm việc bình thường

»»» Tham khảo:

Hướng Dẫn Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Theo Nghị Định 30
Bảng Công Thức Tính OT Chuẩn Cho Mọi Trường Hợp (Kèm Ví Dụ)
Mẫu Thỏa Ước Lao Động Tập Thể Chuẩn Doanh Nghiệp
Những Trường Hợp Cần Giấy Ủy Quyền Theo Luật [Mới Nhất]
Khi Nào Hợp Đồng Lao Động Bị Tuyên Vô Hiệu? Các Ví Dụ Thực Tế

4. Tính sai thuế Thu nhập cá nhân đối với tiền tăng ca

4.1. Lỗi thường gặp

Tính thuế TNCN trên toàn bộ tiền lương tăng ca.
Không tách riêng phần thu nhập được miễn thuế theo quy định.

4.2. Quy định hiện hành

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, phần tiền lương trả cao hơn do làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm được miễn thuế TNCN.

Ví dụ:

Đơn giá giờ làm việc bình thường: 100.000 đồng
Tiền lương làm thêm giờ: 150.000 đồng

→ Thu nhập chịu thuế: 100.000 đồng

→ Thu nhập miễn thuế: 50.000 đồng

4.3. Cách khắc phục

Trên bảng lương cần có cột riêng theo dõi thu nhập làm thêm giờ được miễn thuế.

Công thức xác định phần miễn thuế:

Thu nhập OT miễn thuế =Tổng tiền OT−(Số giờ OT × Đơn giá giờ tiêu chuẩn)

5. Sai sót trong quản lý chấm công và làm tròn giờ

5.1. Lỗi thường gặp

Làm tròn giờ tăng ca tùy tiện, không có quy định rõ ràng.
Sai sót khi nhập liệu thủ công từ máy chấm công sang bảng tính lương.

5.2. Cách khắc phục

Quy định cụ thể nguyên tắc làm tròn giờ trong nội quy lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
Thực hiện đối chiếu chéo giữa bảng chấm công và bảng lương.
Yêu cầu trưởng bộ phận xác nhận số giờ tăng ca trước khi tính lương.

6. Chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ

Sử dụng phần mềm HRM

Các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay đã tích hợp công thức tính tăng ca theo quy định pháp luật, giúp tự động áp dụng đúng hệ số theo từng loại ngày và khung giờ.

Cập nhật pháp lý định kỳ

Mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh theo từng giai đoạn và ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng thang bảng lương, đơn giá giờ làm việc. HR cần theo dõi và cập nhật các nghị định mới để đảm bảo mức lương làm căn cứ tính tăng ca luôn phù hợp quy định.

Lưu trữ hồ sơ phục vụ giải trình

Phiếu đăng ký tăng ca
Bảng chấm công
Bảng lương chi tiết

Đây là các chứng từ quan trọng khi giải trình với cơ quan thuế về phần thu nhập miễn thuế TNCN và khi cơ quan thanh tra lao động kiểm tra.

Tính lương tăng ca không chỉ là bài toán số học mà là nghiệp vụ tổng hợp giữa lao động, tiền lương và thuế. Việc hiểu đúng bản chất pháp lý và chuẩn hóa quy trình tính toán giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đảm bảo quyền lợi người lao động và tránh sai sót khi thanh tra, kiểm tra.

Đối với HR – C&B, đầu tư thời gian rà soát lại cách tính tăng ca là bước cần thiết để nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị tiền lương.

LÊ ÁNH HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học thuộc lĩnh vực quản trị hành chính nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, học viên có thể tham khảo thêm: