Hồ Sơ Thủ Tục Phân Loại Mã HS Với Hải Quan Cần Chuẩn Bị

Hướng dẫn chi tiết bộ hồ sơ thủ tục phân loại mã HS với Hải quan cần chuẩn bị. Giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuẩn bị đầy đủ chứng từ, tránh rủi ro và áp mã chính xác qua bài viết sau đây của Lê Ánh.

Bài viết này Lê Ánh sẽ tổng hợp và chia sẻ kinh nghiệm của các chuyên gia đã trực tiếp làm việc, giải trình và bảo vệ thành công mã HS cho nhiều mặt hàng phức tạp trước cơ quan Hải quan, giúp bạn xác định trước mã số HS - chuẩn bị một bộ hồ sơ thủ tục phân loại mã HS logic, chặt chẽ và đầy đủ bằng chứng.

1. Hướng Dẫn Chuẩn Bị Hồ Sơ Phân Loại Mã HS Với Hải Quan

- Với những lô hàng nhập khẩu một lô hàng máy móc công nghệ mới, nguyên liệu thực phẩm chức năng với thành phần phức tạp, hoặc sản phẩm kết hợp từ nhiều vật liệu khác nhau, một trong những vấn đề lớn nhất bạn phải đối mặt chính là áp mã HS.

- Việc lựa chọn mã HS phù hợp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bạn có thể lúng túng khi phải lựa chọn giữa hàng chục mã tiềm năng, mỗi mã lại có mức thuế suất khác nhau.

- Áp sai mã HS không chỉ khiến bạn gặp rủi ro bị truy thu thuế và phạt hành chính nặng mà còn có thể làm lô hàng của bạn bị ách tắc tại cảng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và giảm uy tín.

- Trong những tình huống như vậy, việc chờ đợi sự phán quyết của hải quan không phải là một giải pháp an toàn. Tuy nhiên, may mắn thay, pháp luật hải quan đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền lợi của mình. Bạn có thể đề nghị xác định trước mã số với Tổng cục Hải quan để tránh những rủi ro không đáng có.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về cách chuẩn bị hồ sơ phân loại mã HS chuyên nghiệp và thuyết phục, giúp tăng khả năng hồ sơ của bạn được chấp thuận, từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra an toàn, thuận lợi.

2. Xác Định Trước Mã Số Là Gì và Khi Nào Bạn Thực Sự Cần Đến Nó?

Trước khi đi vào chi tiết bộ hồ sơ thủ tục phân loại mã HS, chúng ta cần hiểu rõ bản chất và thời điểm vàng để sử dụng công cụ pháp lý này.

- Theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, Xác định trước mã số là việc Tổng cục Hải quan ra một văn bản thông báo, ấn định một mã HS duy nhất và có tính pháp lý cho một mặt hàng cụ thể, dựa trên bộ hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp trước khi doanh nghiệp đó làm thủ tục hải quan cho lô hàng.

• Giá trị pháp lý "vàng"

+ Văn bản thông báo kết quả xác định trước mã số của Tổng cục Hải quan không chỉ là một tờ giấy thông thường. Nó có giá trị pháp lý trong vòng 03 năm kể từ ngày ký.

+ Trong suốt thời gian này, bạn có toàn quyền sử dụng văn bản này làm cơ sở pháp lý vững chắc để khai báo mã HS cho mặt hàng đó tại tất cả các Chi cục Hải quan trên toàn quốc mà không sợ bị tranh cãi hay áp lại mã khác.

• Khi nào cần xin hồ sơ thủ tục phân loại mã HS với hải quan?

Đây không phải là thủ tục cho mọi lô hàng. Hãy sử dụng nó một cách chiến lược trong những trường hợp sau:

- Khi nhập khẩu hàng hóa lần đầu tiên, đặc biệt là các mặt hàng phức tạp.

- Máy móc thiết bị công nghệ mới, dây chuyền sản xuất đồng bộ, sản phẩm robot tự động hóa...

- Khi hàng hóa có thành phần, cấu tạo phức tạp, dễ gây nhầm lẫn.

- Ví dụ như thực phẩm chức năng (lai giữa thực phẩm và dược phẩm), hóa chất công nghiệp, sản phẩm dệt may kỹ thuật, sản phẩm làm từ nhiều vật liệu khác nhau mà khó xác định được bản chất chính.

- Khi hàng hóa có giá trị lớn và rủi ro thuế suất cao.

Nếu lô hàng của bạn trị giá hàng triệu USD và có nhiều mã HS tiềm năng với mức chênh lệch thuế suất lớn (ví dụ một mã 5% và một mã 15%).

- Khi bạn muốn đảm bảo tính thống nhất.

Nếu công ty bạn thường xuyên nhập khẩu cùng một mặt hàng tại nhiều cảng, nhiều chi cục hải quan khác nhau, việc có một văn bản xác định trước mã số sẽ đảm bảo mã HS được áp dụng thống nhất trên toàn quốc, tránh tình trạng mỗi nơi áp một kiểu.

>> Xem thêm: Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu

3. Bộ Hồ Sơ Đề Nghị Phân Loại Mã HS Với Hải Quan Gồm Những Gì?

Mọi thông tin trong bộ hồ sơ đề nghị phân loại mã HS phải rõ ràng, logic và có bằng chứng xác thực đi kèm. Dưới đây là các thành phần bắt buộc.

3.1 Đơn Đề Nghị Xác Định Trước Mã Số

+ Đơn theo mẫu 01/XĐTMS/TXNK, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác tuyệt đối các thông tin theo mẫu quy định của Tổng cục Hải quan.

+ Nội dung: Thông tin chi tiết về doanh nghiệp, tên hàng hóa thương mại, ký hiệu, model, nhãn hiệu, nhà sản xuất...

+ Phần quan trọng nhất là Mục "Mô tả chi tiết hàng hóa".

Hãy mô tả một cách chi tiết nhất có thể: đặc điểm vật lý, kích thước, thông số kỹ thuật, thành phần cấu tạo và tỷ lệ (nếu có), cơ chế hoạt động, công dụng chính, quy cách đóng gói...

Mục "Mã số hàng hóa đề nghị áp dụng": Đây là nơi bạn thể hiện sự nghiên cứu của mình. Hãy nêu rõ mã HS (8 số) mà bạn cho là đúng nhất.

Mục "Cơ sở đề xuất mã số": Đây là phần quyết định. Đừng bỏ trống. Hãy trình bày luận giải của bạn một cách logic: Tại sao bạn chọn mã HS đó?

+ Bạn đã dựa trên chú giải của Chương nào?

Bạn đã áp dụng Quy tắc phân loại tổng quát (GIRs) số mấy để đưa ra kết luận?

Việc lập luận chặt chẽ cho thấy bạn là người am hiểu và có sự chuẩn bị nghiêm túc.

3.2 Tài Liệu Kỹ Thuật, Catalogue, Hình Ảnh Của Hàng Hóa

Đây là tài liệu, minh chứng cho mã HS của hàng hóa

Cơ quan hải quan không thể chỉ dựa vào lời mô tả chủ quan của bạn. Họ cần các tài liệu gốc từ nhà sản xuất để xác thực thông tin.

- Các loại tài liệu cần chuẩn bị:

+ Catalogue/Brochure: Bản gốc từ nhà sản xuất, thể hiện rõ hình ảnh, tên thương mại và các tính năng chính của sản phẩm.

+ Tài liệu kỹ thuật (Technical Sheet / Data Sheet): Ghi rõ các thông số kỹ thuật chi tiết, sơ đồ cấu tạo, nguyên lý hoạt động. Đây là tài liệu cực kỳ quan trọng đối với máy móc, thiết bị.

+ Bản phân tích thành phần (Composition Analysis / Certificate of Analysis): Bắt buộc đối với các mặt hàng là hóa chất, thực phẩm, nguyên liệu phức tạp. Tài liệu này phải ghi rõ tỷ lệ phần trăm của từng thành phần.

+ Hình ảnh thực tế của sản phẩm: Chụp ảnh sản phẩm ở nhiều góc độ (trước, sau, bên trong, các chi tiết quan trọng) một cách rõ nét.

+ Nếu các tài liệu trên được viết bằng tiếng nước ngoài, bạn bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt. Đối với các thông tin quá chuyên sâu và quan trọng, việc đầu tư dịch thuật công chứng sẽ tăng thêm độ tin cậy cho hồ sơ.

3.3 Mẫu Hàng Hóa (Nếu Có)

Trong nhiều trường hợp, mô tả và hình ảnh không thể lột tả hết bản chất của sản phẩm. Việc cung cấp mẫu hàng sẽ cho phép Trung tâm Phân tích Phân loại Hàng hóa XNK (thuộc Tổng cục Hải quan) trực tiếp giám định, phân tích và đưa ra kết luận chính xác nhất.

- Lưu ý khi chuẩn bị mẫu:

+ Bạn chỉ cần cung cấp mẫu khi hàng hóa thực sự phức tạp, khó mô tả, hoặc khi có yêu cầu cụ thể từ cơ quan Hải quan.

+ Mẫu hàng phải có tính đại diện cho toàn bộ lô hàng sẽ nhập khẩu.

+ Hãy chuẩn bị sẵn sàng để gửi mẫu đến đúng địa chỉ khi nhận được yêu cầu.

3.4. Các Chứng Từ Liên Quan Khác (Tùy Trường Hợp)

Các chứng từ này giúp cung cấp bối cảnh thương mại và củng cố thêm thông tin cho bộ hồ sơ và cho thấy giao dịch của bạn là có thật và các thông tin bạn khai báo là nhất quán với các giao dịch thương mại quốc tế.

Các chứng từ như Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) của một lô hàng dự kiến.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

4. Quy Trình Nộp Và Xử Lý Hồ Sơ Thủ Tục Phân Loại Mã HS Với Hải Quan

Quy trình lần lượt 4 bước bao gồm:

• Bước 1: Chuẩn Bị và Sắp Xếp Hồ Sơ: In và sắp xếp tất cả các giấy tờ đã nêu ở trên thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
• Bước 2: Nộp Hồ Sơ: Gửi bộ hồ sơ (bản cứng) bằng đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp đến Tổng cục Hải quan.
• Bước 3: Theo Dõi và Chờ Xử Lý: Tổng cục Hải quan sẽ tiếp nhận và xem xét hồ sơ của bạn. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có điểm chưa rõ, họ sẽ ra công văn yêu cầu bạn giải trình, bổ sung hoặc cung cấp mẫu hàng để giám định.
• Bước 4: Nhận Kết Quả: Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ cơ sở, Tổng cục Hải quan sẽ ban hành "Thông báo kết quả xác định trước mã số".

Lưu ý: Toàn bộ quá trình này có thể kéo dài từ 30 đến 60 ngày làm việc hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm và việc có cần giám định hay không. Vì vậy, hãy lên kế hoạch và nộp hồ sơ trước thời điểm nhập hàng ít nhất 2-3 tháng.

5. Cách Để Tăng Tỷ Lệ Thành Công Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Thủ Tục Phân Loại Mã HS

- Hồ sơ chi tiết và minh bạch

Càng nhiều thông tin, hồ sơ càng dễ được chấp thuận. Hãy cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, thành phần, hình ảnh… để loại bỏ mọi “vùng xám” về sản phẩm.

- Lập luận có căn cứ pháp lý

Khi đề xuất mã HS, cần trích dẫn rõ ràng chú giải chương, nhóm hoặc quy tắc phân loại. Điều này chứng minh hồ sơ của bạn dựa trên cơ sở pháp luật, không chỉ là suy đoán.

- Đặt mình vào vị trí hải quan

Tự hỏi: “Nếu tôi là cán bộ duyệt hồ sơ, tôi sẽ yêu cầu thêm thông tin gì?”. Chủ động bổ sung câu trả lời và bằng chứng ngay trong hồ sơ.

- Phản hồi nhanh và hợp tác

Nếu được yêu cầu bổ sung, hãy cung cấp thông tin kịp thời và rõ ràng. Thái độ hợp tác thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng khả năng hồ sơ được chấp thuận.

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ phân loại mã HS để đề nghị "Xác định trước mã số" với Hải quan là một quy trình chuyên sâu, đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức vững vàng. Đây là một công cụ pháp lý cực kỳ mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp kinh doanh XNK chủ động, an toàn và giảm thiểu rủi ro trong dài hạn, đặc biệt với những mặt hàng chiến lược.

Để có thể nâng cao kỹ năng tự tra cứu, phân tích và phân loại mã HS một cách nhanh chóng, chính xác và tự tin bạn có thể tham gia các Khóa Học Tra Cứu Và Phân Loại Mã HS Chuyên Sâu để được hướng dẫn bởi các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong việc tra cứu mã HS, chuẩn bị hồ sơ thủ tục phân loại mã HS một cách chuẩn xác nhất.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Quốc tế Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM