Sai Sót Trong Chứng Từ Thanh Toán LC

Mục lục

Sai sót trong chứng từ thanh toán LC

Có 3 nguyên nhân chính dẫn đến Sai sót trong chứng từ thanh toán LC, đó là:

Thiếu hiểu biết về các tập quán quốc tế áp dụng trong giao dịch LC,
Doanh nghiệp không có hoặc có không hiệu quả bộ phận chuyên trách và quy trình giao dịch LC tại đơn vị.
Lỗi văn thư, văn phòng, đánh máy, in ấn...

Có ý kiến cho rằng đó là hậu quả của sự yếu kém trong đồng thời cả hai lĩnh vực là: Quản lý doanh nghiệp và kỹ năng thao tác LC. Sau đây là một số nguyên nhân mà nhà xuất khẩu thường mắc sai lầm khi lập bộ chứng từ thanh toán LC và giải pháp khắc phục.

>>>>> Bài viết xem nhiều: Khóa học Khai báo Hải quan

1.Nguyên nhân sai sót trong chứng từ thanh toán LC

Khi lập bộ chứng từ, nhà xuất khẩu thường mắc 3 sai sót trong chứng từ thanh toán LC cơ bản (gọi là sai lầm 3 C), đó là:

Không chính xác (not correct).

Không hoàn chỉnh (not complete).

Không nhất quán (not consistent).

Theo thống kê của ICC, có tới 50% - 70% bộ chứng từ là có sai sót khi xuất trình lần đầu, và hậu quả của chúng là sự chậm trễ thanh toán, từ chối chứng từ, hoặc kiện tụng tranh chấp kéo dài. Mặc dù biết vậy, nhưng các doanh nghiệp vẫn sử dụng LC cho dù rủi ro chứng từ có sai sót là rất lớn

Chúng ta cũng thấy rằng, mặc dù có những tài liệu hướng dẫn lập, kiểm tra chứng từ, các lớp tập huấn với các chuyên gia nổi tiếng, nhưng sai sót chứng từ vẫn xảy ra.

Như vậy, nguyên nhân dẫn đến chứng từ thanh toán LC có sai sót là rất phức tạp, bởi vì nếu biết được một cách dễ dàng thì chắc hẳn số lượng bộ chứng từ có sai sót sẽ giảm xuống rõ rệt.

Chúng ta thường bàn cách thức xử lý sai sót như sửa chữa chứng từ cà xuất trình lại, xin nhà nhập khẩu bỏ qua, khiếu nại, và đề nghị ICC giải thích làm rõ. Nhưng chúng ta lại ít bàn về các biện pháp ngăn ngừa trước và trong khi lập chứng từ.

Chỉ đến khi có thông báo về chứng từ có sai sót, mới tập trung sức lực tinh hoa để xử lý và tìm cách xin được thanh toán.

Học Xuất Nhập Khẩu Online Từ Con Số 0 - Trọn Bộ Khóa Học Chỉ Từ 599K

Nguyên nhân sâu xa dẫn đến chứng từ thanh toán LC có sai sót:

Thứ nhất, thiết hiểu biết về UCP, quy trình nghiệp vụ LC tại doanh nghiệp tùy tiện và bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm (lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn)

Thứ hai, thoả thuận giữa người mua và người bán không rõ ràng về các chi tiết giao hàng và/hoặc LC. Người thụ hưởng đã không kiểm tra cần thận LC, mặc dù đã được cảnh báo từ phía ngân hàng. Nhà xuất khẩu đã không có đủ thời gian hoặc không tiến hành yêu cầu sửa đổi LC, thay vào đó là sự im lặng và sự tin tưởng vào nhà nhập khẩu sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản. Người thụ hưởng không tuân thủ yêu cầu của LC, có thể là do thiếu
hiệu biệt về UCP.

Thứ ba, thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm kinh doanh. Đối với những thương vụ mới, không thường xuyên (kinh doanh thời vụ), thì nguyên nhân chủ yếu là do thiếu kinh nghiệm và không hiểu biết về UCP.

Những nhà kinh doanh thời vụ thường đối mặt với rủi ro cao, và họ đã tìm thấy cái neo ở LC, nhưng tiếc thay, họ lại không hiểu thấu đáo UCP và giao dịch LC. Đối với các doanh
nghiệp lớn, thì các phòng ban được chuyên môn hoá cao, nhưng thiếu sót lại xảy ra trong khâu phối kết hợp giữa các phòng ban.

Thứ tư, LC không được phát hành chuẩn xác, có chủ ý xấu; hoặc LC không hoàn chỉnh, không khá thi.

Thứ năm, một số nhà nhập khẩu tinh quái đã cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ làm cơ sở từ chối nhận hàng (do hợp thương mại ký bị hớ), hoặc làm cơ sở mặc cả để giảm giá. Những LC dài, nhiều nội dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiểu thì càng dễ dẫn đến hiểu sai và nhầm lẫn, đây cũng là nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót sau này.

Cho đến nay, những sai sót về chứng từ bắt nguồn chủ yếu vẫn từ phía doanh nghiệp. Người mua và người bán với phương thức kinh doanh ở hai môi trường khác nhau, ngôn ngữ khác nhau, cùng với trình độ sử dụng hệ thống công nghệ thông tin yếu kém đã trở thành nguồn gốc tạo ra sự sai sót của chứng từ.

Điều đáng ngạc nhiên là, trong khi đó, những người trong cuộc lại luôn tập trung sức lực vào xử lý sai sót chứng từ hơn là tìm kiếm biện pháp ngăn ngừa chúng.

Nhiều nhà xuất khẩu (đặc biệt đối với những công ty không có bộ phận chuyên trách đề lập và xử lý chứng từ thanh toán LC) khi nhận được thông báo LC họ thường chỉ quan tâm đến các câu hỏi như:

Giá trị LC là bao nhiêu? có đúng không?
Ngân hàng có thể xem qua nội dung LC? Đó có phải là trách nhiệm của ngân hàng? (họ quan niệm cho rằng đó là trách nhiệm của ngân hàng).

Khi mà sự quan tâm của doanh nghiệp chỉ có vậy, thì rõ ràng việc lập bộ chứng từ thanh toán LC có sai sót là đương nhiên. Khi sai sót xảy ra, họ lại chú tâm vào việc xử lý các sai sót; họ coi đó là quy trình thanh toán bằng LC.

Từ phân tích trên có thể kết luận về các nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót gồm

LC được phát hành có thiếu sót hoặc không hoàn chỉnh. Theo thống kê, có tới 48% LC đo các nhà xuất khẩu Anh nhận được là có thiếu sót hoặc không hoàn chỉnh.
Thiếu hiểu biết hoặc hiểu không đúng về nội dung tỉnh thần của UCP. Một trong những nguyên nhân dẫn đến các doanh nghiệp XNK không chịu hiểu UCP là vì: Họ cho răng UCP là văn bản nghiệp vụ dành riêng cho các ngân hàng, còn các doanh nghiệp XNK chỉ cần tuân thủ nội dung yêu cầu của LC là đủ.
Doanh nghiệp không có hoặc có không đúng về nhận thức và quy trình giao dịch LC. Một nhận thức sai lầm phổ biến thường gặp ở các doanh nghiệp là: “Hãy gửi cho tôi một LC và tôi sẽ gửi hàng cho anh". Do có nhận thức như vậy, nên các doanh nghiệp thường bỏ qua khâu kiểm tra tính chuẩn xác của LC ngay khi nhận được.
Thiếu các nguồn lực cần thiết, bao gồm: vốn, công nghệ, sự hiểu biết (ngôn ngữ UCP và LC), kỹ năng, danh mục kiểm tra chứng từ và nguồn nhân sự xử lý giao dịch LC.
Đặt niềm tin quá mức vào người NK và ngân hàng phát hành LC.
Trong tư duy nhiều nhà xuất khẩu cho rằng, việc từ chối thanh toán hẳn do chứng từ có sai sót trên thực tế là rất ít, do đó, nếu có sai sót xảy ra, thì chỉ cần tập trung thương lượng là ổn thoả.
Do quá tin tưởng vào người nhập khẩu là họ sẽ tập trung vào lô hàng nhập mà có thể bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ, từ đó tạo ra thái độ chủ quan trong khâu lập chứng từ.
Tin tưởng vào phép màu của LC là công cụ để nhận tiền thanh toán, nhưng lại không chịu hiểu một nguyên tắc cơ bản của LC là “nhận tiền có điều kiện”.
Không kiêm tra kỹ các điều kiện và điều khoản của LC, dẫn đến lập chứng từ không tham chiêu yêu cầu của LC.
Xuất trình đúng vào thời điểm LC hết hạn, không còn cơ hội để sửa chữa, bổ sung, thay thế chứng từ.

Sai Sót Trong Chứng Từ Thanh Toán LC

II.Cách khắc phục các sai sót trong chứng từ thanh toán LC

1.Ký hợp đồng ngoại thương

Vì thỏa thuận thanh toán bằng LC, nên để tránh rủi ro, trước khi ký hợp đồng, nhà nhập khẩu và xuất khẩu cần nắm vững những nội dung cơ bản trong giao dịch bằng LC, và chủ yếu là:

Quan hệ giữa hợp đồng và LC:

Theo UCP, hợp đồng thương mại là cơ sở của LC, nhưng khi đã được thiết lập, LC có giá trị độc lập với hợp đồng. Chính vì vậy, điều khoản nào của hợp đồng không được ghi vào LC sẽ không có giá trị thực hiện đối với tất cả các bên liên quan; ngược lại, những điều khoản mà hợp đồng không điều chỉnh nhưng lại được quy định trong LC thì nó lại có giá trị bắt buộc thực hiện với tất cả các bên liên quan.

Chính vì vậy, khi ký kết hợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu cũng như nhà nhập khẩu phải đặc biệt quan tâm đến điều khoản thanh toán. Đông thời, nhà nhập khẩu khi chuyển tải các nội dung thanh toán vào đơn mở LC phải chính xác tuyệt đối, còn nhà xuất khẩu khi nhận được thông báo LC phải kiểm tra chỉ tiết nội dung LC với hợp đồng thương mại.

2. Đối với nhà nhập khẩu:

Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý LC chỉ căn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa, do đó, nhà xuất khẩu có thể giao hàng không đúng hợp đồng thương mại, nhưng lập bộ chứng từ phù hợp LC, thì vẫn đòi được tiền từ ngân hàng.

Về chứng từ giả mạo, đây là vấn đề khó khăn chưa có giải pháp ngăn chặn nào được quy định trong UCP. Trong khi đó, UCP lại cho phép các ngân hàng được miễn trách về chứng từ giả mạo vì thực tế ngân hàng cũng khó phát hiện chứng từ giả mạo, và quy định này lại trở thành khe hở để cho hành vi gian lận giả mạo dễ bề len lỏi.

Chính vì vậy, nhà nhập khẩu phải thận trọng, tìm hiểu kỹ càng đối tác, phải thiết lập cơ chế hữu hiệu trong việc giám sát lô hàng, quá trình giao hàng và quy định chặt chẽ bộ chứng từ xuất trình.

3. Đối với nhà xuất khẩu về NHPH:

Có cần phải biết về khả năng và uy tín của NHPH? Làm thế nào để biết? Thời điểm cần biết là khi nào?

- Cam kết trả tiền LC là NHPH chứ không phải nhà nhập khẩu. Do đó, việc biết được chắc chắn khả năng và uy tín của NHPH trở nên cần thiết đối với nhà xuất khẩu, đặc biệt là trong một thế giới đầy biến động về chính trị, xã hội và kinh tế. Rất tiếc, các nhà xuất khẩu thường ít quan tâm đến câu hỏi này, họ thường cho răng đã là cam kết của ngân hàng thì luôn luôn được bảo đảm.

Chính vì vậy, một số nhà xuất khẩu không am hiểu còn muốn được nhận LC trực tiếp từ NHPH (không qua NHTB) để không chịu phí thông báo!

- Các ngân hàng luôn được cập nhật các thông tin về các ngân hàng khác trên thế giới, do đó, cách nhanh nhất và chính xác nhất là thông qua ngân hàng phục vụ mình để được tư vấn về uy tín và khả năng của bất kỳ ngân hàng nào trên thế giới.

- Nhiều nhà xuất khẩu chỉ mong muốn ký được hợp đồng để bán hàng và nhận tiền thanh toán bằng LC là yên chí mà không quan tâm thích đáng đến các điều khoản cụ thể của LC, trong đó NHPH là ai?

Chỉ đến khi nhận được LC mới đi xin tư vấn ngân hàng phục vụ mình. Như vậy đã là quá muộn! Trước khi ký kết hợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu nên được ngân hàng phục vụ mình tư vấn về NHPH và các điều khoản cụ thể trong LC, đặc biệt là các thương vụ mới, đối tác mới.

Hy vọng, bài viết của Lê Ánh đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin bổ ích về vấn đề Sai Sót Trong Chứng Từ Thanh Toán LC. Để có thêm kiến thức trong lĩnh vực xuất nhập khẩu bạn có thể tham khảo thêm tại mục xuất nhập khẩu của Leanh.edu.vn

Mọi ý kiến thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Khóa học xuất nhập khẩu online này dành cho người chưa biết gì, muốn tìm hiểu các nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế để có thể làm nghề. Khi hoàn thành khóa học, các bạn sẽ tự tin khi đi ứng tuyển tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu - Logistics.

Khóa học xuất nhập khẩu online

Khi tham gia các khóa học tại Leanh.edu.vn bạn được học bất cứ khi nào, không giới hạn thời gian và số lượt học. Trong quá trình học, các bạn có thể trao đổi với giảng viên, học viên trong phần Hỏi - Đáp dưới video bài giảng.

Leanh.edu.vn chúc các bạn học tập hiệu quả!

>>>> Tham khảo thêm: