Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Là Gì? Ý Nghĩa Và Cách Lập

Bảng cân đối số phát sinh được coi là một phần quan trọng trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp, nó là tiền đề để cung cấp tài liệu lập nên bảng cân đối kế toán.

Vậy bảng cân đối số phát sinh là gì? Ý nghĩa và cách lập nó ra sao. Hãy cùng Leanh.edu.vn tìm hiểu thêm thông tin qua bài viết sau nhé.

1. Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối số phát sinh hay còn được gọi là bảng cân đối tài khoản được hiểu đơn giản là bảng báo cáo của doanh nghiệp dùng trong việc kiểm tra và tổng hợp tất cả những tài khoản trong một kỳ kế toán bao gồm số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số dư phát sinh.

Bảng cân đối số phát sinh được lập ra để kiểm tra, đối chiếu số liệu được ghi chép trong sổ sách, chứng từ nhằm kiểm soát tính chính xác của số liệu trước khi tiến hành lập bảng cân đối kế toán cũng như các nghiệp vụ kinh tế khác.

Ví dụ về Bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh của Công ty X từ ngày 1/1/2016 đến ngày 31/3/2016.

2. Đặc điểm của Bảng cân đối số phát sinh

- Về nội dung: Bảng cân đối số phát sinh cung cấp thông tin về nguồn vốn và tài sản của Doanh nghiệp ở 3 thông số đó là số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số dư phát sinh. Thông qua số phát sinh trong kỳ nó phản ánh được nguồn vốn và tài sản ở trạng thái động.

- Về kết cấu: Bảng cân đối số phát sinh sẽ liệt kê tất cả các Tài khoản kế toán Doanh nghiệp có sử dụng hạch toán trong kỳ và không bắt buộc phải sắp xếp chúng riêng thành 2 phần là nguồn vốn và tài sản. Số dư cuối kỳ của các Tài khoản không được ghi nhận là giá trị âm.

- Về cơ sở: Tổng số dư bên nợ sẽ bằng tổng số dư bên có.

3. Nguyên tắc Bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh đóng một vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Cụ thể ở những điểm như sau:

- Theo dòng tổng cộng: Tổng số bên có và bên nợ của từng cột số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số phát sinh nhất định phải bằng nhau (3=4, 5-6, 7-8).

- Theo từng TK trên từng dòng: số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + phát sinh tổng - phát sinh giảm. Nếu như không xảy ra như trên thì chắc chắn có sai sót trong ghi chép và tính toán.

- Thông qua bảng cân đối số phát sinh chúng ta có thể có cái nhìn tổng quan về tình hình nguồn vốn, tài sản và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

- Bảng cân đối số phát sinh là nền tảng, tiền đề cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán.

- Bảng cân đối số phát sinh cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh tế của DN.

4. Ý nghĩa của Bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh có một ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nó được lập ra để kiểm tra những số liệu của Doanh nghiệp và đối chiếu với những khoản đã được ghi chép trong sổ sách và chứng từ.

Ngoài ra thì việc lập nên bảng cân đối số phát sinh cũng sẽ giúp nhân viên kế toán có thể tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thông tin, số liệu.

Nhân viên kế toán sẽ thực hiện việc lập bảng cân đối số phát sinh trước khi làm bảng cân đối kế toán hoặc tiến hành những nghiệp vụ kế toán khác trong Doanh nghiệp.

5. Những chỉ tiêu trong Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối số phát sinh gồm 8 cột cụ thể như sau:

- Cột 1 là số hiệu tài khoản: Cột này dùng để ghi số hiệu của từng tài khoản cấp 1 (hoặc cả cấp 1 và cấp 2) mà doanh nghiệp sử dụng trong năm để báo cáo.

- Cột 2 là tên tài khoản: cột này dùng để ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà doanh nghiệp đang sử dụng.

- Cột 3, cột 4 là số dư đầu năm: Hai cột này dùng để phản ánh số dư nợ đầu năm và dư có đầu năm theo từng tài khoản. Số liệu ghi trong hai cột này được căn cứ vào nhật ký - sổ cái hoặc sổ cái, hoặc cũng có thể căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7,8 của Bảng cân đối số phát sinh ở năm trước.

- Cột 5, cột 6 là số phát sinh trong năm: Số liệu được ghi ở hai cột này sẽ được dựa theo tổng số phát sinh bên nợ và tổng số phát sinh bên có của từng tài khoản ghi trên nhật ký sổ cái hoặc sổ cái trong năm báo cáo.

- Cột 7, cột 8 là số dư đầu năm: Hai cột này dùng để phản ánh số dư nợ cuối năm và số dư có cuối năm theo từng khoản mục của năm báo cáo. Số liệu được ghi ở cột 7,8 sẽ được tính dựa trên công thức sau:

Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng - Số phát sinh giảm.

6. Cách lập Bảng cân đối số phát sinh

Đầu tiên kế toán tiến hành lập thêm một cột TK cấp 1 bằng cách Copy cột TK cấp 1 bên danh mục TK trên nhật ký chung. Sau đó trên nhật ký chung, kế toán sẽ sử dụng hàm LEFT để cho cột TK cấp 1 lấy TK cấp 1 từ cột TK nợ/Tk có.

Tham khảo: Khóa Học Tin Học Văn Phòng Online - Học Word, Excel, Powerpoint Từ A - Z

- Cột mã TK, tên TK: Chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP hoặc là copy từ danh mục tài khoản, sau đó xóa hết TK chi tiết (ngoại trừ TK chi tiết của TK 133).

Lưu ý: Ở bước này bạn phải luôn đảm bảo được danh mục TK được cập nhật liên tục các TK về khách hàng một cách đầy đủ nhất có thể.

- Đối với cột dư có và dư nợ đầu kỳ: Chúng ta tiếp tục dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc là số dư cuối năm trước về (hay cũng là số dư đầu kỳ).

- Đối với cột phát sinh và phát sinh trong kỳ: Dùng hàm SUMIF để tổng hợp ở nhật ký chung về, dãy ô ở đầu kỳ vẫn là cột TK nợ/TK có.

- Cột dư nợ, dư có ở cuối kỳ:

+ Đối với cột dư nợ = Max (số dư nợ đầu kỳ + số phát sinh nợ trong kỳ - số phát sinh có trong kỳ - số dư có đầu kỳ,0)

+ Đối với cột có = Max( Số phát sinh có trong kỳ + số dư có đầu kỳ - số phát sinh nợ trong kỳ - số dư nợ đầu kỳ, 0)

Và cuối cùng, đối với mục tổng cộng, ta sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cho từng TK cấp 1.

Lưu ý: Bạn chỉ cần tính cho những TK có chi tiết phát sinh, cụ thể như sau: SUBTOTAL (9, dãy ô cần tính tổng). Ngoài ra, bạn hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để tính TK 333.

7. Cách xem Bảng cân đối số phát sinh trên misa

Cách xem hay kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh trên misa rất đơn giản và dễ dàng, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

- Bước 1: Bạn vào phần mềm MISA

- Bước 2: Vào menu Trợ giúp sau đó ở mục hướng dẫn lập báo cáo quyết toán bạn tiếp tục chọn kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

- Bước 3: Bạn thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu phù hợp với nhu cầu của mình.

- Bước 4: Tại mục 10 Kiểm tra bảng cân đối phát sinh, bạn ấn nút “kiểm tra ngay” là hoàn thành.

8. Bài tập về lập bảng cân đối số phát sinh

Ta cùng xem qua bài tập sau:

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 9 (đvt : 1.000đ)

1. Thu được nợ khách hàng bằng tiền mặt 500.000 và tiền gửi ngân hàng 3.000.000

2. Nộp tiền mặt vào ngân hàng 800.000

3. Mua CCDC nhập kho trị giá 9.600 chưa trả tiền người bán.

4. Vay ngắn hạn 1.000.000 trả nợ người bán.

5. Dùng lợi nhuận chưa phân phối bổ sung quỹ đầu tư phát triển 2.000.000

6. Tạm ứng công tác cho nhân viên bằng tiền mặt 5.000

7. Vay dài hạn ngân hàng mua TSCĐ hữu hình 100.000

8. Chi tiền mặt nộp thuế cho NN 50.000

9. Mua hàng hóa nhập kho thanh toán qua ngân hàng 200.000

10. Chi tiền mặt để ký quỹ ngắn hạn 10.000

Yêu cầu:

1. Mở tài khoản và chuyển số dư đầu kỳ vào các tài khoản

2. Định khoản các nghiệp vụ phát sinh và ghi vào sơ đồ tài khoản.

3. Lập bảng đối chiếu số phát sinh các TK tháng 9/200x

Xem thêm: 

• Bảng Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 200, 133
• Mẫu Bảng Cân Đối Kế Toán Theo Thông Tư 200, 133

Trên đây là tất tần tật thông tin liên quan đến bảng cân đối số phát sinh mà Leanh.edu.vn muốn chia sẻ đến các bạn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết, hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích.

THAM KHẢO: Khóa học nguyên lý kế toán online cho người mới bắt đầu tại Leanh.edu.vn để:

Khóa học nguyên lý kế toán online

• Hiểu rõ được bản chất kế toán và hình dung rõ ràng các công việc mà Kế toán phải làm tại doanh nghiệp. 
• Hiểu và biết cách sử dụng các phương pháp kế toán vào thực tiễn (phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng TK …). 
• Phân biệt rõ ràng các đối tượng kế toán, hạch toán (định khoản) thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng kế toán và các quá trình kinh doanh chủ yếu tại doanh nghiệp