Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Công Ty - Cách Viết và Tải Miễn Phí

Làm việc tại một công ty, đôi khi bạn sẽ gặp phải những tình huống cần xin nghỉ phép để giải quyết các công việc cá nhân hoặc chăm sóc sức khỏe. Để đảm bảo sự minh bạch và đúng quy định, việc viết đơn xin nghỉ phép công ty là một bước quan trọng. Bài viết này Lê Ánh Education sẽ hướng dẫn bạn cách viết mẫu đơn xin nghỉ phép sao cho chuẩn xác và chuyên nghiệp, đồng thời cung cấp cho bạn mẫu đơn xin nghỉ phép công ty miễn phí có thể tải về sử dụng ngay!

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép là một loại văn bản chính thức mà nhân viên sử dụng để thông báo và xin phép người quản lý hoặc phòng nhân sự của công ty về việc tạm thời nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định. Đơn này giúp truyền đạt lý do nghỉ phép và thời gian nghỉ một cách rõ ràng và minh bạch, đảm bảo việc quản lý nhân sự diễn ra hiệu quả và không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Lý do cần một đơn xin nghỉ phép chuẩn?

Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn là cần thiết vì nó không chỉ giúp người lao động có thể xin phép nghỉ một cách lịch sự và chuyên nghiệp mà còn giúp công ty quản lý tốt nguồn nhân lực. Đơn xin nghỉ phép chuẩn cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian nghỉ, lý do nghỉ và cam kết bàn giao công việc, giúp người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc, tránh gián đoạn hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các thành viên trong đội nhóm.

>>> Tham khảo: Mẫu Bảng Lương Cá Nhân - Cách Làm Bảng Lương Cá Nhân Chi Tiết

2. Các loại đơn xin nghỉ phép phổ biến

Đơn xin nghỉ phép có lương

Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép cho người lao động:

(1) Điền đầy đủ tên công ty nơi người lao động đang làm việc và xin nghỉ phép.
(2) Nhắc lại tên công ty của người lao động để đảm bảo chính xác thông tin.
(3) Ghi rõ họ tên đầy đủ của người lao động xin nghỉ phép.
(4) Ghi rõ vị trí làm việc hiện tại (phòng ban, tổ nhóm) của người lao động tại công ty.
(5) Ghi số điện thoại liên hệ của người lao động trong thời gian nghỉ phép.
(8) Ghi rõ thời gian cụ thể mà người lao động muốn xin nghỉ.
(9) Ghi chính xác số ngày nghỉ phép xin, xem chi tiết số ngày phép hưởng lương tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019.
(10) Nêu lý do nghỉ phép (ví dụ: chăm sóc con, nghỉ ngơi, làm thủ tục giấy tờ,…).
(11) Ghi đầy đủ họ tên của người sẽ nhận bàn giao công việc.

Lưu ý: Nếu vì lý do đặc thù công việc không thể bàn giao, cần ghi rõ “Do tính chất đặc thù, không bàn giao công việc.”

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Đơn xin nghỉ phép không lương

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ không lương

(1) Tùy thuộc vào môi trường làm việc như công ty, cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính, tổ chức... mà có thể có những yêu cầu khác nhau về quy trình xin nghỉ.
(2) Người lao động cần hiểu rõ cơ cấu tổ chức tại nơi làm việc để ghi đúng thông tin bộ phận quản lý nhân sự có thẩm quyền phê duyệt.
(3) (4) Điền thông tin của bộ phận hoặc đơn vị quản lý trực tiếp người lao động.
(5) Trình bày lý do xin nghỉ không lương; lý do càng cụ thể và hợp lý thì khả năng được phê duyệt càng cao.
(6) Ghi rõ họ và tên, chức danh, phòng ban hoặc bộ phận, cùng thông tin liên hệ của người sẽ chịu trách nhiệm công việc trong thời gian nghỉ.
(7) Nêu cụ thể các công việc sẽ bàn giao để người nhận dễ dàng thực hiện công việc, hỗ trợ cho quá trình xét duyệt đơn trở nên thuận lợi hơn.

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Đơn xin nghỉ phép song ngữ

>>> Tải mẫu về: Tại đây

Đơn xin nghỉ phép qua email

>>> Tải mẫu về: Tại đây

3. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép công ty

Một đơn xin nghỉ phép chuẩn mực nên bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, vị trí công việc và phòng ban.
• Ngày tháng làm đơn: Ghi rõ ngày tháng khi viết đơn để làm căn cứ cho việc xin nghỉ phép.
• Thời gian xin nghỉ: Xác định rõ thời gian nghỉ phép, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc nghỉ.
• Lý do xin nghỉ: Giải thích lý do nghỉ phép, ví dụ như nghỉ ốm, nghỉ gia đình, hoặc nghỉ theo kế hoạch.
• Cam kết bàn giao công việc: Nêu rõ trách nhiệm bàn giao công việc trong thời gian bạn nghỉ, ai sẽ tiếp nhận công việc hoặc các công việc sẽ được thực hiện như thế nào để đảm bảo tiến độ.
• Lời cảm ơn và mong nhận được sự phê duyệt: Thể hiện sự tôn trọng và mong muốn được duyệt đơn một cách chuyên nghiệp.
• Chữ ký: Nếu đơn xin nghỉ phép được nộp trực tiếp, nên ký tay. Trong trường hợp nộp qua email, chỉ cần ghi rõ tên cuối đơn.

Cách làm đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn:

• Bắt đầu với tiêu đề rõ ràng: Ví dụ, tiêu đề có thể là “Đơn xin nghỉ phép” hoặc “Đơn xin nghỉ phép công ty”.
• Trình bày rõ ràng và chuyên nghiệp: Đảm bảo rằng nội dung ngắn gọn, rõ ràng, và trình bày mạch lạc để người quản lý dễ đọc và hiểu.
• Cụ thể hóa chi tiết nghỉ phép: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc để tránh nhầm lẫn, đồng thời đính kèm các tài liệu hỗ trợ (nếu cần) như giấy xác nhận từ bác sĩ trong trường hợp nghỉ ốm.
• Nêu rõ người tiếp nhận công việc (nếu có): Nếu bạn đã sắp xếp người thay thế, hãy ghi cụ thể ai sẽ phụ trách công việc trong thời gian nghỉ, tạo sự an tâm cho người quản lý.

Mẹo viết đơn xin nghỉ phép qua email:

• Tiêu đề email rõ ràng: Đặt tiêu đề email để người nhận dễ nhận biết, ví dụ: "Đơn xin nghỉ phép - [Họ tên] - [Ngày bắt đầu nghỉ]".
• Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Tránh ngôn từ quá thân mật hoặc quá chung chung. Thay vào đó, giữ giọng văn lịch sự và chuyên nghiệp.
• Cam kết rõ ràng về bàn giao công việc: Trong email, bạn có thể đính kèm danh sách công việc đã được bàn giao và người phụ trách, để người quản lý dễ dàng theo dõi.
• Gửi trước thời hạn hợp lý: Email xin nghỉ nên được gửi ít nhất vài ngày trước ngày nghỉ dự kiến (trừ trường hợp khẩn cấp), để người nhận có thời gian xem xét và phê duyệt.
• Sử dụng dấu chấm than, thán từ hay các ký tự đặc biệt trong email có thể làm giảm tính chuyên nghiệp, khiến email mang nặng cảm xúc, thiếu đi sự khách quan và dễ gây hiểu nhầm. Việc thêm thán từ vào email có thể làm người đọc hiểu sai ý của bạn. Đặc biệt, việc dùng các ký tự đặc biệt không nên áp dụng trong email vì có thể khiến thư trông như quảng cáo, dễ bị nhận diện là spam và không đến được người nhận.

4. Lưu ý khi viết và sử dụng đơn xin nghỉ phép

Các lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ phép:

Thiếu thông tin cần thiết: Nhiều đơn xin nghỉ phép thiếu các thông tin quan trọng như thời gian nghỉ, lý do nghỉ, hay tên người nhận đơn. Điều này có thể gây hiểu nhầm và ảnh hưởng đến việc duyệt đơn.

Sử dụng ngôn từ không lịch sự hoặc thiếu chuyên nghiệp: Đơn xin nghỉ phép là văn bản chính thức, do đó cần tránh các ngôn từ quá thông thường hoặc thiếu lịch sự.

Không ghi rõ cam kết bàn giao công việc: Thiếu phần cam kết hoặc kế hoạch bàn giao công việc có thể khiến người quản lý lo lắng về việc gián đoạn tiến độ công việc.

Gửi đơn xin nghỉ quá muộn: Gửi đơn xin nghỉ phép sát ngày nghỉ hoặc trong trường hợp khẩn cấp mà không có thông báo trước có thể gây khó khăn trong việc sắp xếp công việc thay thế.

Những lưu ý để đơn xin nghỉ phép được duyệt nhanh chóng:

Trình bày rõ ràng và ngắn gọn: Viết đơn theo cấu trúc rõ ràng, bao gồm thời gian nghỉ, lý do nghỉ, và kế hoạch bàn giao công việc. Sự ngắn gọn và minh bạch sẽ giúp người quản lý dễ dàng duyệt đơn.

Lựa chọn thời điểm hợp lý để nghỉ: Nếu có thể, chọn thời điểm nghỉ phép sao cho ít ảnh hưởng đến công việc chung của nhóm hoặc các dự án đang diễn ra.

Cam kết hoàn thành và bàn giao công việc: Nên chủ động đề xuất kế hoạch bàn giao công việc và cam kết hoàn thành các nhiệm vụ trước khi nghỉ, để người quản lý an tâm hơn khi duyệt đơn.

Gửi đơn xin nghỉ phép trước thời hạn: Gửi đơn xin nghỉ càng sớm càng tốt sẽ giúp người quản lý có thời gian xem xét và sắp xếp nhân sự thay thế nếu cần thiết.

Nên lưu trữ file đơn xin nghỉ phép như thế nào:

Lưu trữ bản mềm trong hệ thống: Nếu công ty có hệ thống quản lý nhân sự điện tử, bạn nên lưu trữ đơn xin nghỉ phép dưới dạng file mềm để dễ dàng tra cứu khi cần.

Tạo thư mục riêng để quản lý: Nếu lưu trữ cá nhân, nên tạo thư mục riêng trên máy tính hoặc hệ thống đám mây (như Google Drive hoặc Dropbox) để tiện quản lý và truy cập lại khi cần thiết.

Lưu lại các giấy tờ đã duyệt: Đối với đơn xin nghỉ phép đã được duyệt, nên lưu trữ bản sao (nếu có thể) để làm bằng chứng khi cần xác nhận số ngày nghỉ hoặc đối chiếu các vấn đề liên quan đến công việc sau này.

Hy vọng với hướng dẫn trên của Lê Ánh Education, bạn đã nắm rõ cách viết đơn xin nghỉ phép công ty một cách chuyên nghiệp và đúng quy định. Việc chuẩn bị một mẫu đơn chỉn chu không chỉ giúp bạn dễ dàng thông báo và được duyệt nghỉ, mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với công việc và đồng nghiệp. Đừng quên tải mẫu đơn xin nghỉ phép công ty miễn phí mà chúng tôi đã cung cấp để sử dụng ngay khi cần. Chúc bạn áp dụng thành công và luôn giữ được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống!

>>> Xem thêm: Học Kế Toán Thuế Cho Người Mới Bắt Đầu – Hướng Dẫn Từng Bước