P/O Là Gì? Các Kiến Thức Về Purchase Order Cần Biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ “Po” được sử dụng phổ biến nhất với tên viết tắt của “Purchase Order”, một chứng từ dùng cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế.

Bài viết sau đây leanh.edu.vn sẽ giải thích Po là gì? Po sử dụng như thế nào? tất cả những gì bạn cần biết về Purchase Order đều có trong bài viết dưới đây.

1. P/O trong xuất nhập khẩu là gì?

#Po là viết tắt của từ gì?

P/O được viết tắt từ Purchase Order hay còn được gọi là đơn đặt hàng là một chứng từ xác nhận việc mua hàng mà người mua (khách hàng hoặc công ty) gửi đến nhà cung cấp (người bán) để đặt mua hàng hoặc dịch vụ. Đơn đặt hàng này chứa thông tin chi tiết về số lượng, mô tả, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản giao dịch khác.

Purchase Order đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế. Khi nhà cung cấp nhận được PO, họ sẽ tiến hành xác nhận và cam kết cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo yêu cầu và điều kiện đã được nêu trong đó.

Xem thêm: 

• Điều Kiện FCA Trong Incoterms 2020
• Điều Kiện CIP Incoterms 2010
• Cách Tính Thuế Nhập Khẩu Theo giá EXW
• Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Từ A - Z
• THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA - Quy trình chuẩn

2. Mục đích sử dụng Purchase Order là gì?

Lý do các công ty thường sử dụng phiếu đặt hàng trong hoạt động giao dịch quốc tế. Những lý do chính là:

- Đơn đặt hàng là chứng từ truyền đạt mong muốn của người mua về hàng hóa hoặc dịch vụ cho người bán.

- PO hỗ trợ Bên mua kiểm soát việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Nó bao gồm việc quản lý vật tư, hàng hóa cung cấp cho doanh nghiệp và quá trình sản xuất. Quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính công nợ phải trả nhà cung cấp.

- PO cũng được coi là căn cứ pháp lý khi bên bán không cung cấp đầy đủ hoặc không đúng các nội dung trong đơn làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của bên mua.

- PO(đã ký kết)bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ do người bán cung cấp.

- PO chuẩn hóa quy trình mua hàng cho phù hợp để công ty hoạt động hiệu quả hơn.

Vì vậy, Po (Purchase Order) là một chứng từ quan trọng và được nhiều công ty sử dụng.

3. Các loại đơn đặt hàng (Purchase Order)

Đơn đặt hàng hàng hóa: Đơn đặt hàng thông thường dùng để mua các loại hàng hóa như thiết bị điện tử, đồ gia dụng, quần áo, đồ chơi, vv.

Đơn đặt hàng dịch vụ: Đơn đặt hàng này được sử dụng khi mua các dịch vụ như dịch vụ tư vấn, dịch vụ IT, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ bảo trì, vv.

Đơn đặt hàng nguyên vật liệu: Đơn đặt hàng này thường được sử dụng trong sản xuất khi người mua cần mua nguyên vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất.

Đơn đặt hàng dự án: Đơn đặt hàng này được sử dụng khi có một dự án lớn và phức tạp, yêu cầu nhiều hàng hóa và dịch vụ khác nhau để hoàn thành.

Đơn đặt hàng chung: Đơn đặt hàng này không chỉ định rõ loại hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, mà chỉ liệt kê các thông tin chung về số lượng, giá cả và các điều kiện cơ bản. Đây thường là một bước ban đầu trong quá trình đàm phán trước khi xác định đơn đặt hàng chi tiết hơn.

Đơn đặt hàng dài hạn: Đơn đặt hàng dùng để thiết lập một hợp đồng dài hạn giữa người mua và người bán, thường là trong trường hợp cần mua hàng thường xuyên trong một khoảng thời gian dài.

4. Mẫu Purchase Order

5. Quy trình sử dụng Purchase Order (P/O)

Quá trình sử dụng PO khác nhau tùy theo từng ngành hàng. Dưới đây, mình sẽ tóm tắt quy trình chung sử dụng và tạo PO, cụ thể:

Bước 1: Đầu tiên, người mua phải tìm, lựa chọn và quyết định về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

Bước 2: Khi bắt đầu quá trình mua hàng, Người mua tiến hành đặt hàng với Người bán.

Bước 3: Sau khi nhận được đơn đặt hàng, người bán sẽ phản hồi để xác nhận xem đơn hàng được yêu cầu có thể được thực hiện hay không. Nếu đơn đặt hàng của bạn không thể được được đáp ứng vì bất kỳ lý do gì, đơn đặt hàng của bạn sẽ bị hủy ngay lập tức.

Bước 4: Nếu giao dịch này được xác nhận, người bán chuẩn bị và lên lịch sản xuất dựa trên số lượng và tiến độ được ghi trong đơn đặt hàng.

Bước 5: Sau khi hoàn thành đủ số lượng theo đơn đặt hàng, người bán có
thể tự làm hoặc tìm đơn vị vận tải để vận chuyển hàng cho người mua.

Bước 6: Tiếp theo, người bán lập hóa đơn cho đơn hàng. Đồng thời trên hóa đơn phải có số PO để đảm bảo tính chính xác của thông tin.

Bước 7: Sau khi người mua đã nhận hàng và kiểm tra xác thực đầy đủ thông tin thì sẽ tiến hành thanh toán theo các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận trước đó.

6. Phân Biệt P/O với Sale Contract

PO (Đơn đặt hàng) do nhà nhập khẩu tạo và gửi cho nhà cung cấp có giá trị giống như yêu cầu mua hàng. Nội dung PO cần nêu chi tiết mặt hàng, đơn giá, số lượng, giá trị như trong hợp đồng nhưng giá trị pháp lý thấp hơn nhiều so với hợp đồng.

Sale Contract(Hợp đồng mua bán) là chứng từ quan trọng nhất và cần được ưu tiên trong thương mại quốc tế. Sau khi có những thỏa thuận và đàm phán nhất định, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng phải ghi rất rõ ràng các điều khoản của các bên, hàng hóa, giá cả, các điều khoản bảo hành, các khoản phạt, v.v. Luôn kiểm tra kỹ các điều khoản và điều kiện, ngay cả đối với các vấn đề nhỏ.

#Purchase Order có được xem là hợp đồng?

Nếu được cả hai bên đồng ý ký kết, nó sẽ được coi là một hợp đồng mua bán có giá trị pháp lý ràng buộc đối với cả hai bên (trong trường hợp không có thỏa thuận hợp đồng trước đó).

Một Po (được ký kết) cũng được coi là một chứng từ xác minh các thông tin được đề ra liên quan đến thời gian và chất lượng của hàng hóa và dịch vụ trong thương mại. 

Bài viết trên đây sẽ cung cấp thêm thông tin và giúp các bạn biết thêm về PO, cách sử dụng PO cũng như phân biệt rõ PO với các chứng từ liên quan khác trong một lô hàng.. Hy vọng bài viết này Leanh.edu.vn sẽ giúp các bạn trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Nếu bạn muốn học xuất nhập khẩu - logistics một cách đầy đủ và chi tiết qua video chia sẻ của những chuyên gia đã có nhiều năm kinh nghiệm làm nghề thực tế thì bạn hãy tham khảo khóa học dưới đây:

Khóa học xuất nhập khẩu online

Khóa học này dành cho người chưa biết gì, muốn tìm hiểu các nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế để có thể làm nghề. Khi hoàn thành khóa học, các bạn sẽ tự tin khi đi ứng tuyển tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu - Logistics.

Khi tham gia các khóa học tại Leanh.edu.vn bạn được học bất cứ khi nào, không giới hạn thời gian và số lượt học. Trong quá trình học, các bạn có thể trao đổi với giảng viên, học viên trong phần Hỏi - Đáp dưới video bài giảng.

Chúc các bạn học tập hiệu quả!