Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Từ A - Z

Quy trình xuất khẩu hàng hóa được tiến hành qua nhiều bước và các bước có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Nếu bạn muốn xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, cần phải nắm chắc được quy trình của nó.

Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa được tiến hành như thế nào? Hãy cùng Lê Ánh Online tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

1.1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng Container

- Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng. Đây là bước quan trọng nhất quyết định sự thành bại của các khâu tiếp theo.

- Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu. Bước này rất cần thiết, bạn phải làm đơn gửi trực tiếp, qua đường bưu điện, hoặc mạng điện tử đến các cơ quan, bộ để xin giấy phép. Đây là một chứng từ quan trọng, cần thiết phải có để xuất khẩu hàng hóa.

Xem thêm: Những mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu

- Bước 3: Đặt booking và lấy Cont rỗng. Bạn phải ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Đối với trường hợp xuất bằng FOB, bạn sẽ nhận transport confirmation và đổi lấy booking, làm tương tự đối với CIF.

Để đảm bảo số lượng và chất lượng như cam kết trong hợp đồng, sau khi khách đồng ý về hóa đơn chiếu lệ, cần lên kế hoạch sản xuất và lấy Cont để đóng hàng và kiểm tra lần nữa trước khi niêm seal.

- Bước 4: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (Shipping mark)

+ Đóng hàng tại kho: bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kỹ thuật cùng công nhân cần phối hợp với nhau để đóng hàng hóa. Trong quá trình đóng gói, phải ghi đầy đủ thông tin theo yêu cầu của khách hàng: tên mặt hàng, khối lượng tịnh, trọng lượng bì, nước sản xuất, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển,...

+ Đóng hàng tại cảng: Khác với đóng hàng tại kho, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn.

- Bước 5: Mua bảo hiểm lô hàng. Bước này nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển, hạn mức bảo hiểm dựa vào giá trị hàng hóa, thường thì sẽ 2% trên tổng giá trị. Đối với hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì không cần mua.

- Bước 6: Làm thủ tục hải quan (mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan)

- Bước 7: Giao hàng cho tàu

- Bước 8: Thanh toán tiền hàng

1.2. Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển

Bước 1: Ký kết hợp đồng xuất khẩu (giữa người mua và người bán)

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (Nếu hàng thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu)

Bước 3: Xác nhận thanh toán (Theo thỏa thuận trong hợp đồng)

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất (Sản xuất, đóng gói hàng theo quy cách, chất lượng như mẫu chào)

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (Đặc booking với nhóm điều kiện C&D)

Bước 6: Kéo vỏ container rỗng về kho đóng hàng (Niêm phong kẹp chì và hạ về cảng

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu (Submit, VGM, SI, nộp tờ khai và đưa hàng lên tàu)

Bước 8: Làm chứng từ hàng xuất (Mua bảo hiểm, chứng tư kiểm dịch, C/O)

Bước 9: Gửi chứng từ cho người nhập khẩu (Gửi chứng từ scan hoặc telex theo thỏa thuận hợp đồng)

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Để thực hiện xuất khẩu bằng đường hàng không, sẽ phải thực hiện theo quy trình 6 bước sau đây:

- Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương. Đây là bước quan trọng quyết định sự thành bại của các bước sau. Hai bên sẽ đàm phán các nội dung sau:

+ Thông tin gói hàng

+ Giá cả, hình thức thanh toán

+ Giao hàng

+ Phí dịch vụ

+ Khuyến mãi

+ Khiếu nại

- Bước 2: Ký hợp đồng giao dịch. Nếu bạn xuất khẩu theo điều kiện thì phải chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa, bạn sẽ phải thuê một công ty vận chuyển để tiến hành vận chuyển hàng hàng hóa.

- Bước 3: Xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phép xuất khẩu là một chứng từ vô cùng quan trọng mà bạn bắt buộc phải có nếu muốn xuất khẩu, và thường có hai trường hợp sau:

+ Đối với những loại hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường thì phải được sự cho phép của cơ quan ban ngành

+ Đối với những loại hàng hóa đặc biệt do chính phủ quản lý như gỗ, cổ vật, vật liệu nổ,... thì phải có giấy xin phép của bộ ngành quản lý.

- Bước 4: Chuẩn bị giao hàng cho bên vận chuyển

- Bước 5: Làm thủ tục hải quan và giao hàng. Ở cảng hàng không, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với bên nhập khẩu để thực hiện thủ tục liên quan đến hãng, sân bay, thuế, hải quan,...

- Bước 6: Thanh toán hàng hóa

Tham khảo quy trình làm hàng xuất khẩu forwarder

Quy trình làm hàng xuất khẩu của forwarder theo đường hàng không

- Tiếp nhận thông tin từ chủ hàng

- Liên lạc với hãng hàng không phù hợp với yêu cầu khách hàng, sau đó trao đổi thỏa thuận giá cả

- Gửi mẫu Shipper’s letter of instruction (hướng dẫn vận chuyển) cho khách hàng

- Gửi một tờ Shipper’s letter of instruction do Airline phát hành cho khách hàng. Sau đó nhận các nhãn từ hàng không để điền thông tin lô hàng.

- Thông báo cho chủ hàng thời gian, địa điểm làm hàng cụ thể. Forwarder phải yêu cầu chủ hàng có mặt đúng giờ và giữ liên lạc trong quá trình chuẩn bị làm hàng. Hơn nữa chủ hàng phải gửi thông tin về số xe, người làm việc trực tiếp cũng như các đặc điểm nhận diện khác giúp forwarder dễ dàng xác nhận.

- Điền các thông tin đầy đủ sau khi nhận các nhãn hàng.

- Điền thông tin vào tờ shipper’s instruction for despatch

- Forwarder đón chủ hàng tại điểm hẹn để thực hiện thủ tục xuất hàng

- Hướng dẫn chủ hàng làm thủ tục hải quan, thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu

- Dán các nhãn của forwarder và của hãng hàng không, các mã ký hiệu đã chuẩn bị trước vào kiện hàng

Xem thêm: Làm forwarder là làm gì?

- Tiếp theo sẽ cân hàng, FWD sẽ liên hệ bộ phận cân hàng ở TCS để cân hàng, có thể cân nguyên lô, hoặc cân thùng rồi nhân ra tổng khối lượng nếu hàng có kích thước đồng bộ.

- Nhận mâm hoặc khay để hàng rồi bốc xếp hàng lên

- Làm MAWB tại bộ phận chứng từ của hãng hàng không

- Copy trọng lượng để phát hành HAWB để gửi tới chủ hàng cho họ kiểm tra lại thông tin

Xem thêm: Vận đơn hàng không - Air waybill (AWB)

- Chuẩn bị các chứng từ sau kèm một bì thư, để làm thủ tục hải quan nhận hàng

+ Chứng từ của chủ hàng: 1 commercial invoice, 1 packing list (bắt buộc). Ngoài ra tùy vào mặt hàng mà khách có thể yêu cầu chủ hàng chuẩn bị: 1 export license, 1 inspection certificate 1 fumigation certificate, 1 certificate of origin,...

+ Chứng từ của FWD: 1 file gốc HAWB của người nhận hàng (bản gốc số 2 màu hồng), 1 air freight pre-alert, 1 cargo manifest, 1 credit note (nếu có), 1 invoice ghi nợ đại lý nơi đến.

- FWD gửi thông báo cước phí để chủ hàng thanh toán nếu hàng trả trước tại Việt Nam, giao lại bản gốc HAWB cho chủ hàng (bản số 3-màu xanh da trời)

Trên đây là tất cả thông tin về quy trình xuất khẩu hàng hóa mà Leanh.edu.vn đem đến cho các bạn. Cảm ơn các bạn đã chú ý theo dõi, hy vọng bài viết hữu ích cho học tập và công việc của các bạn.

Tham khảo thêm:

• Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Khẩu
• THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA - Quy trình chuẩn
• Công Bố Sản Phẩm Là Gì? Thủ Tục Công Bố Sản Phẩm

Nếu bạn muốn học xuất nhập khẩu - logistics một cách đầy đủ và chi tiết qua video chia sẻ của những chuyên gia đã có nhiều năm kinh nghiệm làm nghề thực tế thì bạn hãy tham khảo khóa học dưới đây:

Khóa học xuất nhập khẩu online

Khóa học này dành cho người chưa biết gì, muốn tìm hiểu các nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế để có thể làm nghề. Khi hoàn thành khóa học, các bạn sẽ tự tin khi đi ứng tuyển tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu - Logistics.

Khi tham gia các khóa học tại Leanh.edu.vn bạn được học bất cứ khi nào, không giới hạn thời gian và số lượt học. Trong quá trình học, các bạn có thể trao đổi với giảng viên, học viên trong phần Hỏi - Đáp dưới video bài giảng.

Chúc các bạn học tập hiệu quả!