Chứng Từ Ghi Sổ Là Gì? Tất Tần Tật Về Chứng Từ Ghi Sổ

Chứng từ ghi sổ là một trong những thuật ngữ trong lĩnh vực kế toán, dùng để ghi chép các sự kiện kế toán phát sinh theo phương pháp kế toán trên cơ sở dữ liệu chứng từ gốc. Bài viết này Leanh.edu.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu tất cả các thông tin về chứng từ ghi sổ

1. Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ là chứng từ mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã xảy ra và thực tế đã hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán.

Ví dụ về chứng từ ghi sổ: Hóa đơn mua hàng, phiếu thu, báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt,...

2. Các loại chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ được chia thành các loại sau:

- Chứng từ gốc: Là chứng từ đầu tiên có đủ cơ sở pháp lý chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã diễn ra và hoàn thành (ví dụ: giấy đề nghị thanh toán, bảng lương, làm thêm giờ đã được duyệt…).

- Chứng từ gốc cũng là chứng từ ghi sổ: Chứng từ không chỉ chứng minh sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế mà còn là căn cứ để ghi chép và phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán. Ví dụ: giấy gửi tiền tiết kiệm, giấy biên nhận.

- Chứng từ điện tử: Một tệp có các phần tử được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa và không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc thẻ thanh toán.

3. Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

- Chứng từ gốc là cơ sở pháp lý phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện.

- Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ có thể là chứng từ gốc, hoặc chứng từ được lập trên cơ sở chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc kèm theo.

Các chứng từ gốc do các bộ phận khác của công ty lập dựa trên các giao dịch kinh tế đã diễn ra trong công ty. Giao dịch diễn ra ở đâu thì phải có chứng từ, gọi là chứng từ gốc (và vấn đề lập chứng từ gốc này phải được lập theo quy trình, mẫu của công ty và tuân thủ luật thuế.).

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập để ghi sổ, phải ghi nợ và các chữ ghi trên chứng từ nhập.

Tuy nhiên, trước khi lập chứng từ kế toán, kế toán phải kiểm tra chứng từ gốc đã chuyển đổi có hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ theo quy định của công ty và luật thuế hay không.

Xem mẫu chứng từ ghi sổ có ghi có và ghi nợ, trên đó có ký hiệu chứng từ. Chứng từ gốc không ghi nợ và ghi có. Vì thế, muốn phân biệt chứng từ gốc với chứng từ ghi sổ thì cách nhanh nhất là xem chứng từ đó có phần ghi nợ và có không.

Ủy nhiệm chi là chứng từ gốc hay chứng từ ghi sổ?

Ủy nhiệm chi là chứng từ gốc bởi đây là loại giấy tờ liên quan tới hoạt động thu, chi tiền, sử dụng trong các hoạt động giao dịch.

4. Ưu nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ

Ưu điểm: Dễ dàng phân công công việc cho nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm theo dõi từng phần như bảng lương, tài sản cố định, v.v.

Nhược điểm: Việc ghi sổ đôi khi bị lặp lại. Một giao dịch được phản ánh nhiều lần trước khi được ghi vào sổ cái. Vì vậy, công việc ghi chép sẽ tăng lên từng ngày.

5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Bước 1: Tạo chứng từ ghi sổ dựa trên chứng từ kế toán. Ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo chứng từ ghi sổ. Dữ liệu sau đó được sử dụng để ghi vào sổ cái.

Bước 2: Cuối tháng phải khoá sổ và tính tổng số nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tính tổng nợ, có và số dư cho từng tài khoản trên sổ cái. Từ sổ cái, lập một bảng cân đối kế toán các nghiệp vụ phát sinh.

Bước 3: Lập báo cáo tài chính sau khi đối chiếu khớp số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết.

Kiểm tra tổng số phát sinh bên Nợ và Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phải bằng tổng số phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

6. Các mẫu chứng từ ghi sổ hiện hành

Hiện nay có một số mẫu chứng từ ghi sổ phổ biến theo Thông tư của Bộ Tài chính các bạn có thể tham khảo dưới đây:

Mẫu chứng từ ghi sổ theo thông tư 200

7. Cách lập chứng từ ghi sổ

Bước 1: Vào trang Tổng hợp, chọn "Chứng từ ghi sổ", sau đó chọn "Thêm"

Bước 2: Trong giao diện đó, điền các thông tin đã có về chứng từ gốc và chọn "Chọn chứng từ"

Bước 3: Cài đặt các yêu cầu tìm kiếm chứng từ, chọn "Lấy dữ liệu"

Bước 4: Chọn các chứng từ muốn lập chung trong chứng từ ghi sổ, chọn "Đồng ý"

Bước 5: Chọn "Cất" để lưu lại thông tin chứng từ ghi sổ vừa lập

8. Cách in chứng từ ghi sổ trên Misa

Bước 1: Chọn "Báo cáo", trong đó chọn "Danh sách báo cáo"

Bước 2: Nhập "Chứng từ ghi sổ" để tìm kiếm các chứng từ đã được lập

Bước 3: Chọn chứng từ ghi sổ cần in và nhấn "In"

Xem thêm:

• Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Là Gì? Ý Nghĩa Và Cách Lập
• Người Phụ Thuộc Là Gì? Các Đăng Ký Người Phụ Thuộc
• Cách Tính Thuế Tiêu Thụ Đặc Biệt Theo Quy Định Mới Nhất
• Hạch Toán Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương
• Các Dạng Bài Tập Nguyên Lý Kế Toán Có Lời Giải
• Cách Hạch Toán Thanh Lý Tài Sản Cố Định

Chứng từ ghi sổ giúp nhân viên kế toán nắm được tình hính tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hệ thống. Từ đó, nhân viên sẽ thuận lợi hơn trong việc phân tích, tổng hợp và lập báo cáo tài chính.

THAM KHẢO: Khóa học nguyên lý kế toán online cho người mới bắt đầu tại Leanh.edu.vn để:

Khóa học nguyên lý kế toán online

• Hiểu rõ được bản chất kế toán và hình dung rõ ràng các công việc mà Kế toán phải làm tại doanh nghiệp. 
• Hiểu và biết cách sử dụng các phương pháp kế toán vào thực tiễn (phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng TK …). 
• Phân biệt rõ ràng các đối tượng kế toán, hạch toán (định khoản) thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng kế toán và các quá trình kinh doanh chủ yếu tại doanh nghiệp