Mẫu Nội Quy Lao Động Chuẩn (File Docx) [Mới Nhất]

Mục lục

Nội quy lao động luôn là “xương sống” của quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp thiết lập trật tự, kỷ luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong vận hành. Một bộ nội quy rõ ràng, chuẩn hóa theo quy định mới nhất không chỉ bảo vệ người sử dụng lao động mà còn tạo môi trường làm việc minh bạch, công bằng cho nhân viên.

Nếu bạn đang cần mẫu Nội quy lao động chuẩn – đúng quy định – dễ áp dụng, hãy theo dõi bài viết dưới đây trên LEANH.EDU.VN để tải ngay file DOCX và nắm trọn hướng dẫn xây dựng nội quy hiệu quả.

I. Nội quy lao động là gì? Căn cứ pháp lý mới nhất

Nội quy lao động là nền tảng quản trị bắt buộc giúp doanh nghiệp thiết lập chuẩn mực hành vi, đảm bảo kỷ luật và hạn chế tranh chấp. Hiểu đúng khái niệm và căn cứ pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, minh bạch.

1. Khái niệm và bản chất của nội quy lao động

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định toàn bộ nguyên tắc điều hành và yêu cầu tuân thủ trong doanh nghiệp.

Nội dung bao gồm: thời giờ làm việc – nghỉ ngơi, ca kíp; quy định về tác phong, trật tự, giao tiếp; an toàn và vệ sinh lao động; hành vi bị nghiêm cấm; bảo vệ bí mật kinh doanh, dữ liệu; quản lý tài sản; phòng chống quấy rối; và cơ chế xử lý vi phạm.

Về bản chất, nội quy lao động là “chuẩn hành vi” giúp doanh nghiệp xác lập ranh giới rõ ràng giữa tuân thủ và vi phạm, là căn cứ trực tiếp để xem xét trách nhiệm kỷ luật, bồi thường hoặc chấm dứt hợp đồng đúng luật.

2. Phạm vi áp dụng và ý nghĩa quản trị

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh.

Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bị bắt buộc nhưng vẫn nên xây dựng nội quy nhằm:

Giảm rủi ro tranh chấp liên quan đến giờ làm, nghỉ phép, xử lý vi phạm.
Tạo chuẩn thống nhất cho đội ngũ, đặc biệt trong doanh nghiệp mới thành lập.
Thể hiện văn hóa, nguyên tắc vận hành và mức độ chuyên nghiệp của tổ chức.

3. Căn cứ pháp lý mới nhất

Hệ thống pháp lý điều chỉnh nội quy lao động hiện gồm:

Bộ luật Lao động 2019 – quy định khung pháp lý, nội dung bắt buộc, trình tự ban hành và đăng ký.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết nội dung nội quy lao động, hành vi vi phạm, nguyên tắc xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất, hồ sơ – thủ tục đăng ký.
Các nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động – quy định mức phạt khi doanh nghiệp không ban hành nội quy, không đăng ký, hoặc ban hành nội dung trái luật.

Hệ thống văn bản này tạo hành lang pháp lý rõ ràng giúp nội quy lao động có giá trị pháp lý và được thừa nhận khi xử lý vi phạm.

4. Vai trò quan trọng của nội quy lao động

Công cụ phòng ngừa tranh chấp: giúp doanh nghiệp xử lý các tình huống liên quan đến kỷ luật, bồi thường, an toàn lao động dựa trên chuẩn mực đã công bố.
Bảo vệ người lao động: minh bạch hóa quyền, nghĩa vụ và chế tài.
Tăng tính chuyên nghiệp: nội quy là một phần của hệ thống quản trị nhân sự, phản ánh văn hóa và giá trị cốt lõi của tổ chức.
Căn cứ pháp lý khi giải quyết vi phạm hoặc chấm dứt hợp đồng.

Kết luận: Nội quy lao động là công cụ pháp lý và quản trị không thể thiếu, giúp doanh nghiệp vận hành kỷ luật, minh bạch và đúng luật. Doanh nghiệp cần xây dựng nội quy chuẩn, rõ ràng và cập nhật theo quy định mới nhất để bảo vệ mình và người lao động.

>>> Xem thêm:

II. Nội dung bắt buộc của nội quy lao động

Trong nội quy lao động, phần “nội dung bắt buộc” chính là khung pháp lý cốt lõi, giúp doanh nghiệp kiểm soát kỷ luật lao động mà vẫn bảo đảm quyền lợi người lao động.

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Doanh nghiệp phải quy định rõ giờ làm việc bình thường, ca kíp, làm thêm giờ, thời gian nghỉ giữa giờ, làm đêm; lịch nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, nghỉ hằng năm và các chế độ nghỉ khác theo Bộ luật Lao động. Cần nêu cụ thể cách tính tăng ca, giới hạn giờ làm, nguyên tắc bố trí, đổi ca.

2. Trật tự tại nơi làm việc

Quy định về ra/vào công ty, sử dụng thẻ, quản lý khách ra vào, sử dụng tài sản, thiết bị, mạng nội bộ; chuẩn mực giao tiếp, trang phục, tác phong, thái độ phục vụ khách hàng. Những hành vi bị cấm phải được liệt kê cụ thể để tránh tranh chấp khi xử lý kỷ luật.

3. An toàn, vệ sinh lao động

Nêu rõ trách nhiệm người lao động trong việc chấp hành quy trình vận hành máy móc, sử dụng trang bị bảo hộ, tuân thủ biển báo, không vào khu vực nguy hiểm; quy trình báo cáo sự cố, tai nạn lao động, xử lý tình huống khẩn cấp.

4. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ

Quy định cách quản lý tài sản được giao, bảo mật dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính – lương thưởng, quy tắc sử dụng email, mạng xã hội liên quan đến công việc; hành vi bị coi là tiết lộ, chiếm đoạt, làm thất thoát tài sản, thông tin.

5. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động

Phân loại lỗi (nhẹ, nặng, đặc biệt nghiêm trọng) kèm ví dụ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, gắn với từng vị trí, từng khu vực làm việc. Nội dung này là cơ sở để lựa chọn hình thức xử lý.

6. Hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất

Liệt kê đầy đủ các hình thức kỷ luật theo luật (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải) cùng nguyên tắc áp dụng, thời hiệu, không xử lý trùng; quy định nguyên tắc bồi thường thiệt hại, mức bồi thường, phương thức khấu trừ lương theo đúng giới hạn pháp luật.

7. Yêu cầu về ngôn ngữ và một số lỗi thường gặp

Nội quy lao động phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, dùng thuật ngữ pháp lý cụ thể; tránh các từ “tùy”, “có thể xem xét”, “do công ty quyết định” mà không kèm tiêu chí.

Nhiều doanh nghiệp bị cơ quan thanh tra bắt lỗi vì nội quy sao chép mẫu chung, nội dung vượt quá luật, thiếu nhóm nội dung bắt buộc hoặc quy định hình thức kỷ luật trái Bộ luật Lao động, dẫn đến nguy cơ nội quy bị coi là không phù hợp và quyết định kỷ luật dễ bị tuyên vô hiệu.

Kết luận: Nội dung bắt buộc của nội quy lao động càng rõ ràng, càng phù hợp pháp luật thì doanh nghiệp càng dễ vận hành, hạn chế tranh chấp và bảo vệ được quyết định kỷ luật khi phát sinh khiếu nại, khởi kiện.

III. Cách soạn thảo nội quy lao động chuẩn doanh nghiệp

Một bản nội quy lao động chuẩn cần vừa đúng luật, vừa phản ánh thực tế vận hành của doanh nghiệp. Đây là “bộ quy tắc nền” giúp phòng ngừa rủi ro, thiết lập kỷ luật và tạo chuẩn mực ứng xử thống nhất.

1. Xác định phạm vi, đặc thù và rủi ro lao động của doanh nghiệp

Trước khi viết nội quy, doanh nghiệp cần phân tích toàn diện:

Loại hình hoạt động: sản xuất, thương mại, dịch vụ, FDI.
Đặc thù ca kíp: làm việc theo giờ hành chính, theo ca, theo dây chuyền, làm việc ngoài hiện trường.
Mức độ rủi ro: tiếp xúc máy móc, hóa chất, dữ liệu nhạy cảm, tài sản – tiền hàng, khách hàng quốc tế.
Văn hóa tổ chức và mức độ tuân thủ hiện tại: để tránh đưa ra quy định không khả thi.

Từ phân tích này, doanh nghiệp xây dựng danh mục rủi ro và nhóm hành vi cần được quy định rõ, đảm bảo nội quy lao động “trúng” các điểm quan trọng thay vì sao chép luật.

2. Thu thập, rà soát và cập nhật căn cứ pháp lý mới nhất

Một bản nội quy lao động chuẩn phải bám đúng:

Bộ luật Lao động 2019 (các điều về nội quy, kỷ luật, trách nhiệm vật chất).
Nghị định 145/2020/NĐ-CP (quy định nội dung bắt buộc của nội quy lao động).
Nghị định 12/2022/NĐ-CP (xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động).
Các quy định chuyên ngành (an toàn, PCCC, an ninh mạng, bảo mật dữ liệu…).

Doanh nghiệp nên lập danh sách văn bản pháp lý liên quan, đối chiếu từng nhóm nội dung để tránh sai sót, đặc biệt những phần nhạy cảm như kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại, phòng chống quấy rối tình dục nơi làm việc.

3. Soạn dự thảo nội quy theo cấu trúc chuẩn – dễ đọc, dễ áp dụng

Nội quy nên được trình bày rõ ràng theo 5 chương chính, giúp người lao động nắm bắt ngay khi đọc:

Chương I – Quy định chung

Phạm vi áp dụng, đối tượng áp dụng.
Nguyên tắc tuân thủ, giải thích thuật ngữ, định nghĩa hành vi vi phạm.

Chương II – Thời giờ làm việc – nghỉ ngơi

Giờ làm việc, ca kíp, tăng ca, trực đêm.
Thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng.
Cách đăng ký làm thêm, giới hạn giờ làm theo quy định pháp luật.

Chương III – Trật tự, an toàn, bảo mật và đạo đức nghề nghiệp

Quy định về tác phong, văn hóa ứng xử trong và ngoài doanh nghiệp.
Sử dụng tài sản, máy móc, hệ thống công nghệ thông tin.
Quy định bảo mật dữ liệu – bí mật kinh doanh.
Tuân thủ an toàn lao động, PCCC, quy trình ra vào khu vực kiểm soát.
Hành vi bị cấm: bạo lực, phân biệt đối xử, sử dụng rượu bia – chất kích thích, quấy rối tình dục.

Chương IV – Khen thưởng – kỷ luật – trách nhiệm vật chất

Nguyên tắc xét khen thưởng.
Hệ thống hành vi vi phạm: phân theo mức độ (nhẹ – nặng – đặc biệt nghiêm trọng).
Tương ứng hình thức kỷ luật: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải.
Nguyên tắc bồi thường thiệt hại tài sản, hàng hóa, thông tin.
Quy trình xử lý kỷ luật lao động đầy đủ: lập biên bản – họp xử lý – thời hiệu – tham dự của tổ chức đại diện người lao động.

Chương V – Tổ chức thực hiện

Trách nhiệm của người sử dụng lao động, phòng nhân sự, người lao động.
Hiệu lực, sửa đổi bổ sung, cam kết tuân thủ.

Nguyên tắc quan trọng khi viết từng điều khoản:

Không lẫn lộn giữa “quy định” – “chế tài” – “quy trình xử lý”.
Ngôn ngữ phải đo lường được, tuyệt đối tránh các cụm từ mơ hồ.
Đồng bộ với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, quy chế tài chính.

4. Lấy ý kiến và hoàn thiện bản nội quy

Doanh nghiệp cần:

Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
Xin ý kiến lãnh đạo, phòng HCNS, pháp chế, quản lý trực tiếp.
Đảm bảo nội quy phù hợp thực tế, không đưa quy định vượt quá khung pháp luật.

5. Ký ban hành – đăng ký – phổ biến nội quy lao động

Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh.
Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Phổ biến bằng nhiều hình thức: đào tạo hội nhập, dán công khai, gửi email, đăng hệ thống HRM, yêu cầu ký xác nhận.

6. Lưu ý theo đặc thù ngành

Sản xuất: nhấn mạnh ca kíp, vận hành máy móc, PPE, PCCC.
Thương mại – dịch vụ: quy định chặt về tác phong phục vụ, bảo mật thông tin khách hàng, quản lý tiền – hàng.
FDI: nên ban hành song ngữ, tích hợp quy định tập đoàn, quản trị rủi ro bảo mật công nghệ – dữ liệu quốc tế.

Kết luận: Nội quy lao động được soạn thảo bài bản sẽ trở thành “khung kỷ luật – an toàn – văn hóa” cho toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ và cập nhật theo pháp luật mới để đảm bảo tuân thủ và vận hành hiệu quả.

>>> Xem thêm:

IV. Thủ tục đăng ký, ban hành nội quy lao động

1. Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động và thời hạn nộp

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký ban hành nội quy, doanh nghiệp phải hoàn thành hồ sơ và nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp dưới 10 lao động không phải đăng ký, nhưng vẫn nên ban hành nội quy lao động bằng văn bản để làm căn cứ quản trị và xử lý kỷ luật.

2. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Một bộ hồ sơ đăng ký nội quy lao động thường bao gồm:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động theo mẫu hoặc theo hướng dẫn của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Bản nội quy lao động đã được người sử dụng lao động ký, đóng dấu (nếu có), thể hiện rõ ngày hiệu lực dự kiến.
Biên bản, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu doanh nghiệp có tổ chức này).
Thỏa ước lao động tập thể và các quy chế nội bộ có liên quan mà nội quy lao động viện dẫn (quy chế lương, thưởng, kỷ luật, trách nhiệm vật chất…).
Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể của từng địa phương (nếu có).

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ công trực tuyến hoặc đường bưu điện, tùy theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.

3. Quy trình tiếp nhận, phản hồi và hiệu lực nội quy lao động

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chuyên môn về lao động sẽ xem xét nội dung nội quy:

Nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật, cơ quan nhà nước sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ điều khoản chưa phù hợp và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Nếu không có ý kiến yêu cầu sửa đổi, sau một khoảng thời gian luật định kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ, nội quy lao động bắt đầu có hiệu lực.

Lưu ý: nội quy chưa đăng ký, chưa có hiệu lực thì không được sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động thuộc nhóm bắt buộc phải đăng ký.

4. Hình thức ban hành và phổ biến nội quy lao động

Sau khi nội quy lao động có hiệu lực, doanh nghiệp cần:

Ban hành quyết định áp dụng nội quy lao động áp dụng thống nhất toàn doanh nghiệp.
Niêm yết nội quy lao động tại nơi làm việc – khu vực bảng tin, chấm công, phân xưởng, phòng nhân sự – để người lao động dễ tiếp cận.
Tích hợp nội quy trên hệ thống HRM, email nội bộ, cổng thông tin nhân sự, đính kèm hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên, tài liệu đào tạo hội nhập.
Tổ chức buổi phổ biến, giải đáp nội dung và yêu cầu người lao động ký xác nhận đã đọc, hiểu và cam kết tuân thủ, lưu trong hồ sơ nhân sự.

5. Hậu quả pháp lý khi không đăng ký, không ban hành, không phổ biến

Doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký nhưng không đăng ký nội quy lao động, đăng ký chậm hoặc không phổ biến đầy đủ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về lao động, đồng thời đối mặt với rủi ro:

Quyết định kỷ luật lao động có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật nếu căn cứ vào nội quy chưa có hiệu lực hoặc người lao động chưa được phổ biến.
Doanh nghiệp có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả lương, đóng bảo hiểm xã hội, bồi thường thiệt hại, ảnh hưởng trực tiếp chi phí và hình ảnh của đơn vị.

Kết luận: Một quy trình thủ tục đăng ký, ban hành nội quy lao động rõ ràng, tuân thủ pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc kỷ luật, minh bạch và giảm thiểu tối đa rủi ro khi phát sinh tranh chấp lao động.

>>> Xem thêm:

V. Mẫu nội quy lao động chuẩn (file docx) – Tải về sử dụng

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo, LEANH.EDU.VN cung cấp bộ mẫu nội quy lao động chuẩn (file .docx) bám sát Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn mới nhất, có thể tải về, chỉnh sửa và áp dụng ngay.

Mẫu Nội Quy Lao Động Chuẩn (File Docx) [Mới Nhất]

1. Giới thiệu bộ mẫu nội quy lao động chuẩn (file .docx)

Mẫu Nội Quy Lao Động Chuẩn (File .Docx) – Tải Về Sử Dụng

NHẤN TẢI NGAY

2. Hướng dẫn chỉnh sửa mẫu nội quy lao động cho phù hợp doanh nghiệp

Khi tải mẫu nội quy lao động (file .docx) về sử dụng, doanh nghiệp nên:

Giữ nguyên khung pháp lý và bố cục chính: Không tự ý bỏ các nhóm nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động và nghị định hướng dẫn, tránh tình trạng nội quy bị coi là không hợp lệ.

Tùy chỉnh thông số thực tế:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ, ca kíp, ca đêm.
Quy trình nội bộ: báo cáo, xin nghỉ, xin làm thêm, quy tắc sử dụng tài sản, email, dữ liệu.
Quy định riêng theo đặc thù ngành: tiêu chuẩn nghề nghiệp, yêu cầu bảo mật, hạn chế cạnh tranh.

Rà soát pháp lý trước khi ban hành:

Nên để bộ phận pháp chế nội bộ hoặc luật sư lao động kiểm tra lại, bảo đảm các điều khoản không trái luật, không xâm phạm quyền lợi tối thiểu của người lao động.

Sau khi chỉnh sửa, doanh nghiệp tiến hành ban hành và đăng ký nội quy lao động theo đúng thủ tục pháp luật.

5. Vì sao nên dùng mẫu chuẩn thay vì tự soạn “chắp vá”?

Việc sử dụng mẫu nội quy lao động chuẩn giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian, chi phí soạn thảo, tránh thiếu sót nội dung bắt buộc.
Hạn chế rủi ro tranh chấp lao động, khiếu nại, đơn thư do nội quy thiếu rõ ràng, khó áp dụng.
Giảm nguy cơ bị xử phạt hành chính trong thanh tra, kiểm tra lao động do nội quy trái luật hoặc không được đăng ký đúng quy định.

Kết luận: Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu nội quy lao động chuẩn (file .docx) làm nền tảng, sau đó tùy chỉnh theo thực tế quản trị nhân sự để vừa tuân thủ pháp luật, vừa vận hành hiệu quả, hạn chế tối đa tranh chấp và rủi ro pháp lý.

Nội quy lao động không chỉ là bộ khung vận hành doanh nghiệp mà còn là “la bàn” giúp người lao động hiểu rõ quyền – trách nhiệm, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Hy vọng nội dung bài viết và mẫu file đính kèm hỗ trợ bạn xây dựng bộ quy định chuẩn – rõ – đúng luật. Đừng quên theo dõi LEANH.EDU.VN để cập nhật thêm các tài liệu và hướng dẫn chuyên sâu trong hành trình phát triển kỹ năng quản trị hành chính nhân sự nhé!

Hành Chính Nhân Sự