Cách Soạn Thảo Mẫu Thông Báo Chuẩn Hành Chính

Mục lục

Cách soạn thảo mẫu thông báo chuẩn hành chính là kỹ năng cần thiết trong mọi cơ quan, doanh nghiệp nhằm đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, hợp pháp và đúng thể thức quy định.

Việc trình bày sai thể thức hoặc thiếu căn cứ pháp lý có thể khiến văn bản mất hiệu lực. Vậy mẫu thông báo chuẩn hành chính gồm những nội dung gì và cách trình bày ra sao? Hãy cùng LEANH.EDU.VN tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

I. Khái niệm và mục đích của mẫu thông báo hành chính

Mẫu thông báo hành chính là văn bản hành chính chuẩn hóa được sử dụng để truyền đạt thông tin chính thức từ cơ quan, tổ chức đến cá nhân, đơn vị trực thuộc hoặc đối tác liên quan.

Là một hình thức văn bản hành chính thông dụng, có giá trị pháp lý và quản trị rõ ràng.
Được trình bày theo quy định thể thức tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và các hướng dẫn cập nhật năm 2025 liên quan đến kỹ thuật trình bày, số hóa, và ký ban hành.

Mẫu thông báo hành chính có vai trò then chốt trong quản lý và điều hành:

Truyền đạt kịp thời và chính xác: các quyết định, sự kiện, thay đổi nhân sự, lịch trình hoặc chính sách nội bộ.
Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động điều hành, giúp thông tin đến đúng đối tượng, tránh hiểu sai.
Tạo căn cứ pháp lý cho việc kiểm tra, đối chiếu, hoặc xử lý hành chính khi cần thiết.
Chuẩn hóa quy trình văn bản, hỗ trợ lưu trữ và truy vết thông tin dễ dàng trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

Phân loại phổ biến trong doanh nghiệp

Nhóm Thông Báo	Nội Dung Tiêu Biểu	Mục Đích Chính
Thông báo nội bộ	Lịch nghỉ, khen thưởng, điều chỉnh nhân sự, nội quy làm việc	Duy trì tính kỷ luật và thông suốt trong nội bộ
Thông báo hành chính – tài chính	Tạm ứng, quyết toán, thay đổi chính sách lương – thưởng	Quản lý dòng tiền và tuân thủ chế độ tài chính
Thông báo đối ngoại	Hợp tác, thay đổi thông tin doanh nghiệp, lịch họp, sự kiện	Giao tiếp minh bạch với đối tác, khách hàng

=> Lưu ý pháp lý: Các cơ quan, đơn vị ban hành thông báo cần đảm bảo tuân thủ quy định về thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cùng các hướng dẫn mới tại Nghị định 78/2025/NĐ-CP và Nghị định 187/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025).

Kết luận: Hiểu rõ khái niệm và mục đích của mẫu thông báo hành chính giúp bộ phận hành chính – nhân sự soạn thảo đúng chuẩn, đảm bảo tính pháp lý và chuyên nghiệp trong mọi hoạt động quản trị.

>>> Xem thêm:

II. Căn cứ pháp lý và yêu cầu khi soạn thảo mẫu thông báo

Trong việc soạn thảo mẫu thông báo hành chính, việc nắm vững các căn cứ pháp lý và yêu cầu về thể thức trình bày là rất quan trọng. Để đảm bảo tính hợp pháp và tính chuyên nghiệp của văn bản, người soạn thảo cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành, nhằm tránh các sai sót và sự không đồng bộ trong công tác hành chính.

Cách Soạn Thảo Mẫu Thông Báo Chuẩn Hành Chính

1. Căn cứ pháp lý (điển hình và đang áp dụng)

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: quy định thể thức, kỹ thuật trình bày, đăng ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản giấy/điện tử.

- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ: hướng dẫn chi tiết thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; phần còn phù hợp tiếp tục được vận dụng cùng Nghị định 30.

- Hướng dẫn cập nhật của Bộ Nội vụ đến năm 2025 về thể thức – kỹ thuật trình bày, quản trị văn bản điện tử, ký số, số hóa và lưu trữ.

- Luật Giao dịch điện tử (hiệu lực mới) và văn bản hướng dẫn: xác lập giá trị pháp lý của thông báo điện tử, yêu cầu ký số, dấu thời gian và quản lý bản gốc điện tử.

2. Yêu cầu khi soạn thảo mẫu thông báo

- Yêu cầu về hình thức trình bày

Thống nhất thể thức: quốc hiệu – tiêu ngữ; tên cơ quan; số, ký hiệu; địa danh, ngày tháng; trích yếu; nội dung; chức vụ – họ tên – chữ ký người có thẩm quyền; dấu, nơi nhận.
Chuẩn định dạng: khổ A4, phông Unicode (Times New Roman), cỡ chữ 13–14, dàn trang – căn lề theo quy định hiện hành của cơ quan/bộ, bảo đảm khả năng in – số hóa đồng nhất.
Nhận diện điện tử: áp dụng mã định danh, số văn bản, ký số đúng chuẩn; bảo đảm tính toàn vẹn, chống sửa đổi; đính kèm siêu dữ liệu phục vụ tra cứu.

- Yêu cầu về nội dung

Chính xác – trung lập – mạch lạc: câu chữ rõ ràng, không cảm tính; thuật ngữ hành chính chuẩn; không viết tắt nếu chưa giải thích.
Căn cứ – thẩm quyền – phạm vi: nêu căn cứ pháp lý liên quan, viện dẫn văn bản nội bộ (quy chế, quyết định ủy quyền), xác định đối tượng áp dụng, thời hạn hiệu lực và trách nhiệm thực hiện.
Tính hợp lệ của phụ lục/đính kèm: liệt kê đầy đủ, đánh số, tham chiếu rõ trong phần nội dung và nơi nhận.

- Yêu cầu về quy trình ban hành

Soát xét pháp chế nội bộ trước khi ký; kiểm tra thẩm quyền ký (ký thay, thừa ủy quyền, ủy quyền) đúng quy định.
Đăng ký – phát hành – lưu trữ theo Nghị định 30: vào sổ, cấp số văn bản; phát hành đúng tuyến; lập hồ sơ, lưu bản gốc giấy/điện tử, thiết lập thời hạn bảo quản.

- Kiểm soát rủi ro thường gặp

Sai thể thức/thiếu nơi nhận; vượt thẩm quyền; không xác định thời hạn hiệu lực; ký số sai chuẩn; phông – cỡ chữ không thống nhất.

=> Biện pháp: dùng checklist thể thức, mẫu chuẩn hóa, rà soát pháp lý hai lớp trước khi phát hành.

Kết luận: Việc soạn thảo mẫu thông báo hành chính không chỉ đơn thuần là công tác kỹ thuật mà còn yêu cầu người thực hiện phải có kiến thức vững về các căn cứ pháp lý và yêu cầu trình bày văn bản theo đúng quy định. Để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và chuyên nghiệp, người soạn thảo cần cập nhật thường xuyên các văn bản pháp lý mới nhất và tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn về thể thức, nội dung.

>>> Xem thêm:

III. Bố cục chuẩn của mẫu thông báo theo quy định hành chính

Một mẫu thông báo hợp lệ không chỉ thể hiện tác phong chuyên nghiệp của cơ quan ban hành mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và hiệu lực thi hành trong công tác quản trị hành chính.

1. Phần mở đầu văn bản

Thành phần thể thức	Hướng dẫn & lưu ý trình bày chi tiết
Quốc hiệu – Tiêu ngữ	Trình bày theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP: • Dòng 1: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” – in hoa, đậm, căn giữa. • Dòng 2: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” – căn giữa, có gạch ngang ngắn hai đầu. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ──────────────
Tên cơ quan ban hành	Ghi rõ tên đơn vị: “CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO VÀ CUNG ỨNG NHÂN LỰC LÊ ÁNH” – in hoa, đậm, canh trái. Bên dưới ghi Số, ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 15/TB-LEANHHR.
Địa danh, ngày tháng năm	Canh phải, ghi rõ “Hà Nội, ngày 09 tháng 11 năm 2025”. Không viết tắt (“TP.”, “Th.”) và không dùng dấu gạch chéo.
Tên loại và trích yếu nội dung	Dòng đầu: THÔNG BÁO – in hoa, đậm, cỡ chữ lớn hơn nội dung. Dòng dưới ghi trích yếu ngắn gọn, ví dụ: Về việc thay đổi thời gian làm việc của bộ phận hành chính.
Dấu chỉ dẫn hành chính (nếu có)	Trình bày ở góc phải, cùng dòng với số văn bản (ví dụ: KHẨN, HỎA TỐC). Phải tuân thủ đúng quy định về mức độ khẩn/mật.

2. Phần nội dung chính

Thành phần	Hướng dẫn & lưu ý trình bày chi tiết
Lý do ban hành / Căn cứ thực hiện	Bắt đầu bằng cụm “Căn cứ…” và liệt kê các văn bản pháp lý, chỉ đạo, hoặc quyết định làm cơ sở ban hành. Ví dụ: Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Quy chế làm việc của Công ty TNHH Đào tạo và Cung ứng nhân lực Lê Ánh;
Nội dung thông báo	Trình bày mạch lạc, chia mục rõ ràng theo số hoặc gạch đầu dòng. – Nêu cụ thể nội dung thay đổi hoặc hướng dẫn thực hiện. – Xác định rõ đối tượng áp dụng, thời gian, địa điểm, trách nhiệm thực hiện. Ví dụ:“Kể từ ngày 15/11/2025, thời gian làm việc của bộ phận Hành chính – Nhân sự được điều chỉnh như sau: …”
Hiệu lực thi hành	Ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng và phạm vi hiệu lực. Nếu thay thế thông báo trước đó, phải nêu số và ngày ban hành văn bản cũ. Ví dụ: “Thông báo này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Thông báo số 07/TB-LEANHHR ngày 01/01/2024.”

3. Phần kết thúc văn bản

Thành phần	Hướng dẫn & lưu ý trình bày chi tiết
Nơi nhận	Căn trái, mỗi dòng có dấu “–” đầu dòng. Trình bày theo thứ tự: – Ban Giám đốc (để báo cáo); – Các phòng, ban liên quan (để thực hiện); – Lưu: VT, HC.
Chữ ký, chức vụ, họ tên người ký	Người có thẩm quyền ký là người đứng đầu hoặc người được ủy quyền. Trình bày đúng quy định: • “KT.” (ký thay): khi cấp phó ký thay người đứng đầu. => Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC – PHÓ GIÁM ĐỐC (đã ký) • “TL.” (thừa lệnh): khi ký theo lệnh lãnh đạo. => Ví dụ: TL. TRƯỞNG PHÒNG – PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (đã ký) • “TUQ.” (theo ủy quyền): có văn bản ủy quyền cụ thể.
Hình thức chữ ký & con dấu	Ký bằng bút mực xanh hoặc đen; không dùng dấu scan. – Dấu tròn đóng trùm 1/3 chữ ký, đúng hướng ngang. – Với văn bản nhiều trang, đóng giáp lai để bảo đảm tính toàn vẹn. – Với bản sao hoặc trích sao: dùng dấu treo hoặc dấu xác nhận bản sao y theo nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.

4. Quy định về khổ giấy, căn lề và định dạng

Nội dung	Quy định chi tiết
Khổ giấy	A4 (210 × 297 mm).
Căn lề chuẩn	Trên: 20–25 mm; Dưới: 20–25 mm; Trái: 30–35 mm; Phải: 15–20 mm. => Khuyến nghị thực tế: Trên 25 – Dưới 25 – Trái 35 – Phải 20 mm để thuận tiện in ấn và lưu hồ sơ.
Font & cỡ chữ	Font Times New Roman (Unicode – TCVN 6909:2001). – Cỡ chữ 15–16: Quốc hiệu, tên loại văn bản. – Cỡ chữ 13–14: Nội dung chính. – Giãn dòng: 1,5 lines; canh đều hai bên (Justify).
Nguyên tắc nhấn mạnh	Chỉ in đậm hoặc in hoa cho các thành phần chính; tuyệt đối không dùng màu chữ hoặc gạch chân.

5. Hiệu lực, lưu hành và quản lý văn bản

– Hiệu lực pháp lý: Thông báo chỉ có hiệu lực khi có chữ ký và dấu hợp lệ.

– Phát hành: Gửi đến các đơn vị, cá nhân liên quan qua hệ thống văn thư hoặc email nội bộ.

– Lưu trữ:

Lưu bản cứng tại phòng Hành chính.
Lưu bản mềm trên phần mềm quản lý văn bản (mã lưu trữ: HC/2025/TB-...).
Số hóa để thuận tiện tra cứu, kiểm tra và trích xuất khi cần.

=> Khuyến nghị ISO: Chèn thêm mã hiệu tài liệu, ký hiệu phát hành (ví dụ: TB-LEANHHR/2025-HC) để bảo đảm truy xuất nhanh trong quy trình quản lý chất lượng.

Kết luận: Tuân thủ bố cục chuẩn của mẫu thông báo theo quy định hành chính giúp văn bản đảm bảo tính pháp lý, chuẩn thể thức, dễ hiểu và dễ thực hiện, đồng thời thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp – minh bạch – hiện đại của bộ phận hành chính trong mọi tổ chức, doanh nghiệp.

IV. Một số mẫu thông báo chuẩn hành chính thông dụng

Trong môi trường hành chính, việc sử dụng các mẫu thông báo chuẩn không chỉ đảm bảo tính chính xác, mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.

Dưới đây là một số mẫu thông báo hành chính phổ biến và hướng dẫn điền thông tin cơ bản.

Mẫu Thông Báo Nghỉ Lễ, Tết, Nghỉ Phép Tập Thể: Mẫu này thường được sử dụng để thông báo cho toàn bộ nhân viên về các ngày nghỉ theo quy định hoặc lễ tết trong năm. Cần điền thông tin ngày tháng nghỉ, lý do và yêu cầu đối với nhân viên trong thời gian nghỉ.
Mẫu Thông Báo Thay Đổi Nhân Sự hoặc Bổ Nhiệm: Đây là mẫu thông báo thường dùng khi có sự thay đổi về nhân sự, như bổ nhiệm, thuyên chuyển hoặc sa thải. Nội dung cần đề cập rõ thông tin về vị trí mới, thời gian bắt đầu thay đổi và các yêu cầu cụ thể đối với nhân viên liên quan.
Mẫu Thông Báo Điều Chỉnh Quy Chế, Nội Quy: Mẫu thông báo này được dùng khi có sự điều chỉnh trong quy chế, nội quy của công ty hoặc tổ chức. Cần nêu rõ nội dung thay đổi, lý do thay đổi và yêu cầu nhân viên cập nhật thông tin.
Mẫu Thông Báo Thanh Toán, Tạm Ứng, Quyết Toán: Dùng để thông báo việc thanh toán hoặc yêu cầu quyết toán, tạm ứng. Mẫu này cần ghi rõ các khoản chi tiêu, đối tượng nhận thanh toán và thời hạn thực hiện.
Mẫu Thông Báo Mời Họp, Triển Khai Kế Hoạch: Mẫu thông báo này được sử dụng khi cần mời họp hoặc thông báo triển khai kế hoạch công việc. Nội dung cần chỉ rõ thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc họp.

TẢI NGAY "TRỌN BỘ MẪU THÔNG BÁO" TẠI ĐÂY

Kết Luận: Việc sử dụng mẫu thông báo chuẩn hành chính là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý hành chính tại các tổ chức, giúp bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin. Hãy luôn cập nhật các mẫu thông báo theo quy định pháp lý mới nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật và thuận tiện trong công việc.

V. Lưu ý khi soạn thảo và ban hành thông báo để tránh bị vô hiệu

Việc soạn thảo và ban hành thông báo hành chính đòi hỏi tính chính xác, hợp pháp và tuân thủ quy định thể thức văn bản. Dưới đây là những nguyên tắc cốt lõi giúp bảo đảm thông báo có hiệu lực và được thực thi đúng quy trình:

1. Kiểm tra kỹ tính pháp lý và thẩm quyền ban hành

Xác định đúng người ký, chức danh, đơn vị ban hành theo quy định của pháp luật và quy chế nội bộ.
Tránh tình trạng ký sai thẩm quyền, dẫn đến văn bản không có giá trị thi hành.
Trước khi phát hành, cần đối chiếu với Luật Ban hành văn bản hành chính và quy định của cơ quan chủ quản.

2. Bảo đảm nội dung hợp pháp, rõ ràng, không gây hiểu lầm

Nội dung phải phù hợp với mục đích thông báo, không trái quy định hiện hành.
Diễn đạt ngắn gọn, chính xác, tránh từ ngữ mơ hồ, đa nghĩa hoặc dễ hiểu sai.
Nên có phần căn cứ pháp lý rõ ràng (quyết định, thông tư, nghị định...) để tăng tính thuyết phục và hợp lệ.

3. Tuyệt đối không tẩy xóa hoặc chỉnh sửa văn bản đã phát hành

Khi phát hiện sai sót, ban hành thông báo đính chính hoặc thay thế chứ không được sửa trực tiếp trên văn bản cũ.
Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, lưu vết pháp lý và tránh gây nhầm lẫn cho người nhận.

4. Lưu trữ, đánh số và gửi đúng đối tượng nhận

Mỗi thông báo cần được đánh số, ghi ngày ban hành và lưu hồ sơ đầy đủ.
Gửi đúng phạm vi, bộ phận hoặc cá nhân được nhận, tránh lan truyền sai phạm vi hoặc bỏ sót đối tượng liên quan.
Việc lưu trữ giúp kiểm tra, đối chiếu và truy xuất khi cần thiết trong công tác hành chính.

Kết luận: Tuân thủ chặt chẽ các lưu ý trên giúp Cách soạn thảo mẫu thông báo chuẩn hành chính đạt hiệu lực pháp lý, thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của bộ phận hành chính – nhân sự trong mọi tổ chức.

Cách soạn thảo mẫu thông báo chuẩn hành chính là kỹ năng không thể thiếu đối với nhân sự, hành chính và quản lý văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay. Việc tuân thủ đúng quy định về thể thức, nội dung và ngôn ngữ hành chính không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nội bộ.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LEANH.EDU.VN để cập nhật thêm nhiều bài viết chuyên sâu trong chiến lược phát triển kỹ năng nghề hành chính – nhân sự hiện đại!

Hành Chính Nhân Sự