Nhân Viên Văn Thư Làm Gì Mỗi Ngày? Công Việc Thực Tế

Nhân viên văn thư – vị trí tưởng chừng lặng lẽ nhưng lại đóng vai trò trung tâm trong việc lưu chuyển, sắp xếp và quản lý thông tin nội bộ doanh nghiệp. Trong guồng quay vận hành của bộ phận hành chính – văn phòng, họ chính là người giữ cho hệ thống tài liệu được thông suốt và chính xác. 

Vậy nhân viên văn thư làm gì mỗi ngày? Công việc này có đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ? Hãy cùng  Leanh.edu.vn khám phá chi tiết trong bài viết sau.

I. Nhân viên văn thư là gì? Vị trí và vai trò trong bộ máy hành chính

Trong guồng máy vận hành hành chính – văn phòng, nhân viên văn thư không chỉ là người “đưa giấy, phát văn bản” như nhiều người từng nghĩ.

Đây là vị trí giữ vai trò cốt lõi trong việc kiểm soát luồng thông tin, đảm bảo tính trật tự, hợp pháp và an toàn tài liệu nội bộ trong mọi tổ chức – từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đến trường học hay bệnh viện.

1. Nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, lưu trữ và bảo mật toàn bộ văn bản – tài liệu hành chính của đơn vị.

Họ chính là đầu mối tiếp nhận thông tin từ bên ngoài, đảm bảo thông tin đến đúng nơi – đúng người – đúng thời điểm, đồng thời là người kiểm soát dòng tài liệu nội bộ theo quy trình pháp lý chặt chẽ.

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, người làm văn thư phải tuân thủ đầy đủ các quy trình từ tiếp nhận, đăng ký, phân phối đến lập hồ sơ và bảo quản tài liệu theo chế độ lưu trữ.

2. Phân biệt nhân viên văn thư với các vị trí hành chính khác

=> Sự khác biệt lớn nhất của nhân viên văn thư là chịu trách nhiệm trực tiếp về vòng đời của văn bản và hồ sơ tài liệu, đảm bảo tính chính xác – bảo mật – lưu trữ hợp lý.

>>> Xem thêm:

• Nhân Sự Là Gì? - Những Thông Tin Cần Biết Về Nghề Nhân Sự
• Headhunter Là Gì? Làm Thế Nào Để Trở Thành Headhunter
• Quản Trị Nhân Lực Là Gì? Review Về Ngành Quản Trị Nhân Lực

3. Vị trí của nhân viên văn thư trong bộ máy hành chính

Trong sơ đồ tổ chức hành chính, nhân viên văn thư thường trực thuộc phòng hành chính – tổng hợp hoặc văn phòng cơ quan. Họ đóng vai trò trung gian giữa các bộ phận, kết nối hoạt động qua hệ thống văn bản.

• Là “cửa ngõ” tiếp nhận và luân chuyển mọi loại công văn – hồ sơ.
• Là nơi lưu trữ hồ sơ pháp lý, giấy tờ gốc và tài liệu lưu hành nội bộ.
• Là người kiểm soát quy trình luân chuyển, đảm bảo tính liền mạch và không gián đoạn thông tin.

4. Vai trò cốt lõi của nhân viên văn thư

   🔹 Giữ mạch thông tin hành chính thông suốt: Mọi tài liệu đi – đến, từ nội bộ đến bên ngoài đều phải qua khâu xử lý của nhân viên văn thư. Nếu không có họ, thông tin dễ bị thất lạc, chậm trễ hoặc sai lệch.

   🔹 Bảo đảm tính pháp lý và tuân thủ quy trình: Hồ sơ – văn bản được kiểm soát theo trình tự, thời hạn lưu trữ, số hóa hoặc tiêu hủy theo đúng quy định, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho tổ chức.

   🔹 Góp phần giữ gìn bảo mật thông tin: Tài liệu nội bộ – đặc biệt là tài liệu mật, hợp đồng, quyết định… – được quản lý phân quyền, đảm bảo chỉ đúng người được tiếp cận, hạn chế rò rỉ thông tin.

   🔹 Hỗ trợ ra quyết định quản trị: Khi hồ sơ, dữ liệu được lưu trữ khoa học và dễ truy xuất, lãnh đạo dễ dàng tra cứu, tổng hợp để đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả.

II. Mô tả công việc hằng ngày của nhân viên văn thư

Một ngày làm việc của nhân viên văn thư là hành trình vận hành thông tin, bảo đảm dòng chảy tài liệu trong tổ chức được thông suốt, chính xác và đúng quy định.

Ở mỗi khung giờ trong ngày, nhân viên văn thư đều đảm nhiệm những mắt xích quan trọng trong chu trình hành chính. Dưới đây là tái hiện thực tế qua nhịp làm việc tiêu biểu của một nhân sự văn thư chuyên nghiệp:

1. BUỔI SÁNG: Tiếp nhận và xử lý văn bản đến

- Nhận văn bản từ nhiều nguồn: Công văn, hồ sơ được chuyển đến từ bưu điện, cơ quan

đối tác, cơ quan chủ quản hoặc bộ phận nội bộ.

- Phân loại và ghi nhận: Xác định tính chất văn bản (khẩn/thường/mật), đóng dấu công văn đến, ghi số, ngày đến, sổ vào hệ thống quản lý văn bản.

- Trình lãnh đạo: Kịp thời báo cáo các văn bản quan trọng, chuyển hồ sơ đúng quy trình xin ý kiến chỉ đạo.

- Luân chuyển nội bộ: Phát hành bản cứng hoặc gửi văn bản số đến đúng bộ phận phụ trách, kèm theo hướng dẫn xử lý nếu có.

     ➡️  Hoạt động này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thời gian, mã số và tuyến xử lý – bởi một sai sót nhỏ có thể làm chậm toàn bộ tiến trình hành chính của doanh nghiệp.

2. GIỮA NGÀY: Cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ

- Cập nhật dữ liệu: Nhập thông tin văn bản vào phần mềm quản lý văn thư điện tử

oặc Excel theo định dạng chuẩn.

- Phân loại khoa học: Hồ sơ được sắp xếp theo loại văn bản, mã số, niên hạn, cơ quan ban hành… đảm bảo dễ tra cứu và đúng chuẩn lưu trữ nhà nước.

- Lưu trữ song song: Vừa lưu trữ bản cứng tại tủ hồ sơ có phân quyền truy cập, vừa sao lưu bản mềm trên hệ thống số hóa hoặc máy chủ.

- Hướng dẫn phòng ban: Giải thích, hỗ trợ các đơn vị trong việc lập hồ sơ, bàn giao tài liệu đúng thể thức và thời hạn lưu trữ.

     ➡️  Giai đoạn này thể hiện năng lực tổ chức và kỹ năng chi tiết hóa công việc – giúp doanh nghiệp kiểm soát được “dữ liệu sống” một cách chủ động và bền vững.

3. BUỔI CHIỀU: Soạn thảo và phát hành văn bản đi

- Soạn văn bản hành chính: Dự thảo các thông báo nội bộ, công văn trả lời, quyết định theo mẫu đã được phê duyệt.

- Kiểm tra thể thức: Đối chiếu theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức văn bản hành chính, đảm bảo đúng quy chuẩn Nhà nước và quy định nội bộ.

- Đăng ký – phát hành: Sau khi được phê duyệt, văn bản được in, đóng dấu, đánh số văn bản đi, ghi sổ theo dõi và gửi đúng đơn vị nhận (qua bưu điện hoặc email công vụ).

- Lưu bản gốc: Lưu bản lưu văn bản đi trong hồ sơ lưu trữ của đơn vị.

     ➡️  Công đoạn này yêu cầu kỹ năng hành chính vững vàng, sử dụng ngôn ngữ soạn thảo đúng mực, hạn chế sai sót và đảm bảo tính pháp lý của văn bản.

4. Xử lý hồ sơ mật và kiểm soát bảo mật

- Quản lý văn bản mật: Phân loại, đánh dấu, lưu trữ riêng trong tủ hồ sơ chuyên dụng có khóa và phân quyền rõ ràng.

- Thực hiện niêm phong: Theo dõi bàn giao hồ sơ mật và lập biên bản khi chuyển giao giữa các cá nhân hoặc bộ phận liên quan.

- Hủy hồ sơ hết hạn: Căn cứ vào thời hạn lưu trữ, phối hợp với bộ phận pháp chế để tiêu hủy hồ sơ theo quy trình bảo mật, lập biên bản hủy lưu.

- Tuân thủ quy định: Chấp hành nghiêm quy định về bảo mật tài liệu theo Luật Lưu trữ và các hướng dẫn nội bộ.

     ➡️  Đây là công việc đòi hỏi sự tín nhiệm và ý thức trách nhiệm cao – vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng đến tính bảo mật và uy tín của doanh nghiệp.

 III. Những kỹ năng và công cụ nhân viên văn thư cần có

Để đảm đương vai trò này một cách chính xác và hiệu quả, họ không chỉ cần phẩm chất cẩn trọng mà còn phải thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ và công cụ chuyên dụng. Dưới đây là những năng lực cốt lõi không thể thiếu:

1. Kỹ năng bắt buộc của nhân viên văn thư

🔹 Kỹ năng cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm với thông tin

Văn thư không chỉ đơn thuần là sắp xếp giấy tờ – mỗi văn bản hành chính đều mang giá trị pháp lý và thể hiện hình ảnh tổ chức. Do đó, người làm công tác văn thư phải:

• Đọc kỹ nội dung trước khi trình ký, vào sổ hay lưu trữ.
• Kiểm tra chéo các thông tin quan trọng: số hiệu, thời gian, người ký, dấu mộc.
• Tránh tuyệt đối việc thất lạc, rò rỉ hoặc xử lý sai lệch văn bản.

🔹 Hiểu rõ thể thức trình bày văn bản hành chính Nhà nước

Đây là nền tảng quan trọng khi tiếp nhận, soạn thảo, đóng dấu hay xử lý văn bản. Nhân viên văn thư cần nắm vững:

• Các thành phần cấu thành một văn bản hành chính chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV (hoặc cập nhật theo văn bản mới nhất).
• Phân biệt các loại văn bản (công văn, quyết định, thông báo, tờ trình…) và thể thức trình bày tương ứng.
• Kỹ năng trình bày thể thức đúng về lề, font chữ, căn dòng, đánh số trang, bố cục văn bản.

🔹 Thành thạo phần mềm quản lý văn bản và kỹ năng tin học văn phòng

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sử dụng phần mềm là không thể thiếu:

• Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp như: DOffice, MISA AMIS, iDesk, VNPT-eOffice… giúp quản lý luồng văn bản đi – đến, trình ký, phê duyệt, lưu trữ online.
• Microsoft Excel/Word: để thống kê, lập danh mục văn bản, lập sổ công văn.
• Kỹ năng số hóa văn bản: chuyển văn bản giấy thành file mềm để lưu trữ an toàn và dễ tìm kiếm hơn.

2. Công cụ hỗ trợ công việc văn thư

🔹 Trang thiết bị văn phòng chuyên dụng

• Máy scan: Sử dụng để số hóa hồ sơ, phục vụ lưu trữ điện tử và truy xuất nhanh chóng.
• Máy photocopy, máy in: Dùng để sao lưu văn bản, phục vụ các nhu cầu xử lý giấy tờ hàng ngày.
• Máy đóng dấu ngày, máy đóng dấu tròn: Giúp xác nhận tình trạng xử lý văn bản một cách chính xác.
• Tủ hồ sơ chuyên dụng và kệ phân loại văn bản: Giúp lưu trữ văn bản giấy khoa học theo mã số, loại hồ sơ, thời hạn lưu.

🔹 Hệ thống lưu trữ văn bản chuyên nghiệp

• Hồ sơ giấy: Phân loại theo thời gian, phòng ban, nội dung và mức độ bảo mật.
• Hồ sơ số (lưu trữ điện tử): Dùng phần mềm hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây có phân quyền truy cập, cho phép dễ dàng tra cứu – đặc biệt hiệu quả trong môi trường hành chính số.

>>> Xem thêm:

- Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Là Gì? Lợi Ích Và Cách Rèn Luyện

- Cách Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

- Quy Trình Làm Việc Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

- Kỹ Năng Viết Báo Cáo Chuyên Nghiệp Cho Nhân Viên

Nhân viên văn thư giỏi không chỉ cần sự chỉn chu mà còn là người ứng dụng linh hoạt công nghệ và am hiểu nghiệp vụ hành chính. Việc trang bị đầy đủ các kỹ năng và công cụ kể trên sẽ giúp họ trở thành mắt xích quan trọng đảm bảo vận hành trơn tru toàn bộ quy trình lưu chuyển thông tin trong tổ chức.

IV. Những thách thức và sai sót thường gặp trong công việc văn thư

Công tác văn thư – tưởng chừng chỉ là những thao tác hành chính đơn giản – nhưng lại ẩn chứa nhiều thách thức đòi hỏi sự chuẩn mực, chính xác và tuân thủ quy trình nghiêm ngặt.

Một sai sót nhỏ trong xử lý văn bản có thể dẫn đến hậu quả lớn về pháp lý, uy tín tổ chức hoặc làm đình trệ vận hành. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà nhân viên văn thư thường đối mặt và phân tích các sai sót hay gặp phải:

1. Sai quy trình luân chuyển văn bản – Nguy cơ thất lạc, chậm xử lý

Một trong những lỗi nghiêm trọng trong công việc văn thư là không tuân thủ đúng quy trình luân chuyển văn bản. Điều này dẫn đến:

• Văn bản không đến đúng người, đúng bộ phận xử lý.
• Thất lạc công văn, đặc biệt là với bản giấy hoặc văn bản đi – đến có tính khẩn.
• Chậm trễ trong phản hồi hoặc phê duyệt, ảnh hưởng đến tiến độ công việc của toàn bộ hệ thống.

🎯 Nguyên nhân thường do thiếu hướng dẫn chuẩn, không kiểm soát được luồng di chuyển hoặc sử dụng biểu mẫu theo dõi chưa tối ưu.

2. Lưu trữ hồ sơ không đúng quy định – Khó truy xuất, dễ thất thoát

Nhiều đơn vị lưu trữ văn bản nhưng không có cấu trúc rõ ràng hoặc không tuân thủ thời hạn, nguyên tắc lưu trữ theo quy định hiện hành (như Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức văn bản và lưu trữ tài liệu). Hệ quả:

• Mất nhiều thời gian khi cần tra cứu thông tin.
• Rủi ro mất, hỏng hồ sơ gốc.
• Không đảm bảo yêu cầu khi có kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra.

🎯 Việc phân loại tài liệu chưa logic (theo loại hình, thời hạn, bộ phận...), thiếu mã số lưu trữ, hoặc chưa có danh mục hồ sơ khoa học là nguyên nhân chính.

3. Quản lý văn bản mật chưa đúng quy định – Vi phạm nghiêm trọng về bảo mật

Một số tổ chức vẫn chưa có quy trình xử lý văn bản mật – tối mật – tuyệt mật theo đúng quy định pháp luật (ví dụ: Nghị định 26/2023/NĐ-CP về công tác bảo mật). Nếu không phân loại, đánh dấu, theo dõi và lưu trữ đúng chuẩn:

• Văn bản mật có thể bị lộ lọt, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và bảo mật nội bộ.
• Vi phạm pháp luật, có thể bị xử lý kỷ luật hoặc hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

🎯 Nhân viên văn thư cần được tập huấn định kỳ về phân loại văn bản mật, quy trình in ấn – phát hành – tiêu hủy.

4. Chậm ứng dụng công nghệ – Phụ thuộc vào hồ sơ giấy

Trong thời đại chuyển đổi số, việc số hóa tài liệu và sử dụng phần mềm quản lý văn bản là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên:

• Nhiều bộ phận văn thư vẫn chủ yếu làm việc trên giấy, dẫn đến cồng kềnh, khó quản lý.
• Dữ liệu phân tán, không đồng bộ, khó kiểm soát tiến trình xử lý.
• Nguy cơ mất mát tài liệu cao hơn do không có bản sao lưu điện tử.

🎯 Nguyên nhân do thiếu kỹ năng sử dụng phần mềm, ngại thay đổi hoặc không được đầu tư hệ thống số hóa phù hợp.

Công việc văn thư không chỉ là hành chính thuần túy mà là mắt xích quan trọng trong vận hành tổ chức. Mỗi sai sót trong quy trình xử lý văn bản đều tiềm ẩn hệ lụy, ảnh hưởng đến năng suất, pháp lý và uy tín doanh nghiệp. Do đó, nhân viên văn thư cần liên tục cập nhật kiến thức chuyên môn, tuân thủ quy trình chặt chẽ, và chủ động nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ trong nghiệp vụ hàng ngày.

V. Cơ hội phát triển nghề nghiệp của nhân viên văn thư

Dù được xem là một vị trí hành chính cơ bản, nhân viên văn thư vẫn sở hữu tiềm năng phát triển nghề nghiệp rõ rệt nếu biết tận dụng kinh nghiệm và không ngừng nâng cao chuyên môn.

Với nền tảng kỹ năng tổ chức, quản lý hồ sơ và tác phong cẩn thận, người làm văn thư có thể định hướng lộ trình nghề nghiệp theo nhiều hướng đa dạng và bền vững:

1. Trở thành chuyên viên văn thư – Lưu trữ

Sau một thời gian làm việc, nhân viên văn thư có thể tích lũy đủ kiến thức và kỹ năng để đảm nhiệm vai trò chuyên viên.

Ở cấp độ này, công việc không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ, phân loại hồ sơ đơn thuần, mà còn yêu cầu khả năng xây dựng hệ thống quản lý tài liệu khoa học, ứng dụng phần mềm lưu trữ chuyên nghiệp, và tư vấn quy trình văn thư cho tổ chức.

👉 Yêu cầu: Có kinh nghiệm từ 2–3 năm, kết hợp với các khóa đào tạo nâng cao về văn thư – lưu trữ và công nghệ số trong quản trị tài liệu.

2. Tiến xa hơn: Cán bộ phụ trách văn thư – Lưu trữ cấp cao

Tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn hoặc tổ chức có tính chất pháp lý cao, vị trí cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ cấp cao đóng vai trò giám sát toàn bộ hoạt động lưu trữ của đơn vị.

Đây là vị trí có thẩm quyền, tham gia hoạch định chính sách và quy định nội bộ về văn thư.

👉 Yêu cầu: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành lưu trữ học, hành chính công hoặc các ngành liên quan; có chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp; am hiểu các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ.

3. Phát triển theo hướng thư ký văn phòng hoặc trợ lý hành chính

Nhờ kỹ năng giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp và khả năng xử lý văn bản, nhân viên văn thư dễ dàng chuyển sang làm thư ký văn phòng hoặc trợ lý hành chính – các vị trí thường xuyên hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều phối công việc, ghi biên bản họp, soạn thảo công văn và theo dõi tiến độ.

👉 Điểm cộng: Nếu bạn thông thạo ngoại ngữ và tin học văn phòng, đây là hướng đi lý tưởng trong môi trường công ty đa quốc gia hoặc doanh nghiệp tư nhân chuyên nghiệp.

4. Chuyển ngang sang mảng hành chính nhân sự tổng hợp

Kỹ năng tổ chức hồ sơ nhân sự, nắm bắt quy trình tiếp nhận – nghỉ việc – ký hợp đồng... khiến nhân viên văn thư có thể chuyển ngang sang vị trí hành chính nhân sự.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên tuyển dụng nhân viên hành chính tổng hợp có nền tảng về lưu trữ để đảm bảo công tác quản lý hồ sơ nhân sự được bài bản.

👉 Yêu cầu bổ sung: Bổ sung kiến thức về pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, quy trình tuyển dụng và chính sách nội bộ.

5. Mở rộng cơ hội bằng việc ứng dụng chuyển đổi số

Xu hướng chuyển đổi số trong quản trị văn phòng là cơ hội để nhân viên văn thư nâng cao kỹ năng quản lý tài liệu điện tử, sử dụng phần mềm ECM (Enterprise Content Management) và tham gia các dự án số hóa hồ sơ.

Điều này giúp tăng tính cạnh tranh trong thị trường lao động hiện đại và mở ra cơ hội trở thành chuyên viên quản trị dữ liệu nội bộ.

👉 Gợi ý phát triển: Học thêm về các phần mềm lưu trữ như DMS, ISO điện tử, Microsoft SharePoint, hoặc các nền tảng ERP có tích hợp module văn thư.

>>> Xem thêm:

 Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp (Online – Offline)

 Khóa Học Đào Tạo Thực Hành C&B (Cơ Bản)

 Khóa Học C&B Chuyên Sâu

 Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Từ A-Z

 Khóa Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chuyên Sâu

 Khóa Học Chuyên Viên Tuyển Dụng

 Khóa Học Xây Dựng Ứng Dụng KPI Và BSC

 Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

Nhân viên văn thư không phải là vị trí “chân đứng tại chỗ” nếu người làm nghề biết học hỏi và mở rộng năng lực. Từ chuyên viên lưu trữ, thư ký, trợ lý hành chính đến cán bộ nhân sự hay quản trị dữ liệu số, cánh cửa phát triển luôn rộng mở cho những ai kiên trì, có định hướng và sẵn sàng thích ứng với yêu cầu mới của doanh nghiệp. 

Nhân viên văn thư không chỉ đơn thuần là người lưu trữ giấy tờ mà chính là “trung tâm điều phối thông tin” trong mọi tổ chức. Để trở thành một nhân viên văn thư chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững quy trình, rèn kỹ năng chuẩn và sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ.

>>> Tham khảo Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Thư tại Lê Ánh HR để học thực hành – làm được việc thật!